淺談公路檔案信息化建設(shè)及有效管理

許瑞芳

山西省公路局太原分局

淺談公路檔案信息化建設(shè)及有效管理

許瑞芳

山西省公路局太原分局

公路建設(shè)項目檔案的管理具有重要的意義，不但能保證項目進(jìn)程合乎進(jìn)度要求，更能使項目合理有序的進(jìn)行，對于成本控制也起著至關(guān)重要的作用，而對于管理過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)實施精細(xì)化管理模式，根據(jù)項目要求確定合理科學(xué)的組織管理方案，運用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，從多角度強(qiáng)化對公路建設(shè)項目檔案的管理工作，從而達(dá)到保證項目質(zhì)量，控制項目成本促進(jìn)公路建設(shè)的健康發(fā)展。基于此，本文將著重分析探討公路檔案信息化建設(shè)及管理，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

公路工程；檔案；信息化

1 、公路檔案信息化建設(shè)管理現(xiàn)狀

公路檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展和需要，要在加強(qiáng)信息化管理來提升為社會服務(wù)的能力。近年來，我們交通系統(tǒng)大力加強(qiáng)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，但是，在現(xiàn)實工作中，要以電子文件的形式逐步取代了紙質(zhì)文件需要一個過程，需要思維的轉(zhuǎn)變，需要能力的提升。特別是隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等出現(xiàn)之后，我們的檔案管理工作出現(xiàn)了一些改變。這樣一些文件往往都是以機(jī)讀文件的形態(tài)存在，因此，我們需要對這些檔案提供電腦空間，并分類存放，并隨時能夠信息綜合系統(tǒng)地提供出來，使檔案系統(tǒng)性，真實性、價值性地隨時為工作提供幫助。但是我們一些站所檔案管理方面比較落后。如一些地方還是重視紙質(zhì)檔案，缺少實現(xiàn)檔案信息電子化的意識，檔案信息管理人員的素質(zhì)需要提高；檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不夠，因此，采用信息化管理有一定的難度；另外，檔案管理檔案整理、分類方法以及著錄標(biāo)準(zhǔn)因人而異，缺乏統(tǒng)一性，從而制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2 、公路檔案信息化建設(shè)管理措施

2.1 建立健全檔案管理機(jī)制

要想實現(xiàn)公路檔案管理的信息化建設(shè)，需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展管理工作，制定科學(xué)可行的管理制度，對現(xiàn)有檔案管理機(jī)制加以優(yōu)化，確保檔案信息管理建設(shè)的安全。同時以檔案規(guī)范為依據(jù)，合理構(gòu)建公路數(shù)字檔案館，通過數(shù)字化形式來管理公路的全部檔案，實現(xiàn)檔案信息的共享，有效滿足社會對檔案的使用需求。另外，公路檔案管理部門可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)通訊優(yōu)勢，構(gòu)建資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，以此拓寬信息渠道，讓人們了解相關(guān)的公路建設(shè)信息，實現(xiàn)資源信息共享，提高工作效率。

2.2 完善信息化管理系統(tǒng)

想要進(jìn)一步的完善公路工程檔案信息化管理系統(tǒng)，必須將計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)嵌入進(jìn)檔案管理的工作之中，這樣才能實現(xiàn)公路工程檔案的科學(xué)化管理。一是構(gòu)建體系。檔案管理工作的管理者必須順應(yīng)時代的發(fā)展，依據(jù)檔案管理的實際情況，針對性的進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，聘請專業(yè)的檔案信息化管理專才，構(gòu)建完整的信息化管理體系。二是同步控制。檔案建設(shè)的過程必須與公路建設(shè)的過程相同步，然后再將檔案資料錄入到信息化的系統(tǒng)之中，做好資料的統(tǒng)計與分析，保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。三是精細(xì)工作。在項目開展的進(jìn)度上，時刻統(tǒng)計與記錄，及時做好工程規(guī)劃和控制，分步驟，有節(jié)奏的來對項目管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，最后再將審批完的資料錄入到相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)之中，并且，在信息錄入的過程之中，必須要保證錄取信息的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

對于公路檔案管理工作而言，其需要從大量檔案信息中提煉出規(guī)律性與結(jié)論性的數(shù)據(jù)，然后將其歸納整理，形成文字精練與結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木C合體，為相關(guān)部門的決策提供參考依據(jù)。如交通公路系統(tǒng)工程建設(shè)部門可以積極構(gòu)建計算網(wǎng)絡(luò)，將其與檔案管理工作相結(jié)合，在網(wǎng)絡(luò)中統(tǒng)一納入全系統(tǒng)的檔案資料，便于深層次開發(fā)與綜合性利用各種檔案，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。此外，可以實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)動態(tài)化管理，為社會活動的決策者或司機(jī)等提供有效的信息，避免因路況等因素而造成物力與人力的浪費，保障人們的生命財產(chǎn)安全。

2.4 加強(qiáng)管理人員素質(zhì)

公路檔案管理工作的有效性在一定程度上取決于檔案管理人員素質(zhì)高低，因此公路主管部門需要積極培訓(xùn)檔案管理人員，使其掌握新的知識，提高自身的業(yè)務(wù)知識水平和專業(yè)素質(zhì)，成為優(yōu)秀的檔案管理人員。隨著辦公自動化的深入發(fā)展，電子文件被應(yīng)用檔案管理工作中，需要檔案管理人員積極學(xué)習(xí)電子檔案管理知識，與時俱進(jìn)，從而為企業(yè)形成良好的形象做出貢獻(xiàn)。此外，檔案管理人員應(yīng)對文件歸檔工作和電子文件鑒定加以重視，鑒定文件的真實性和完整性，保證電子文件背景信息與內(nèi)容的完整性。

2.5 加強(qiáng)公路檔案的信息庫建設(shè)

首先，要將傳統(tǒng)的紙張儲存模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募鏅n。電子文檔解決了紙張占地大、記得少、尋找起來繁瑣、工作效率低的缺點，更為省時和方便。其次，要建立公路檔案的信息庫，滿足信息資源方面的需求，及時制定出解決實際問題的措施。通過及時補(bǔ)充、更新、維護(hù)數(shù)據(jù)信息庫，完善資料的接收整理體系。另外，可以利用現(xiàn)代科技，通過互聯(lián)網(wǎng)，在實行安全維護(hù)的條件下可以實現(xiàn)信息資源的共享，建立項目網(wǎng)絡(luò)共享平臺。這樣一來，獲取信息的渠道擴(kuò)大不少，有利于自身的改進(jìn)完善，也能讓公眾加深對公路建設(shè)的了解，提升信賴度與滿意度，對于實現(xiàn)廉潔高效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)的建設(shè)目標(biāo)邁進(jìn)了一大步。

總而言之，在公路建設(shè)工程中，其建設(shè)檔案管理工作始終貫穿整個工程，從立項、審批、設(shè)計、施工以及竣工，建設(shè)資料都發(fā)揮了極其重要的作用，因此必須提高對其管理工作的重視。隨著科技的不斷發(fā)展，如今信息化管理技術(shù)覆蓋至公路工程建設(shè)工程的檔案管理工作中，并為其提供了巨大的便捷，這也要求我們在以后的實際工作中必須對其實現(xiàn)進(jìn)一步研究探討。

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