醫(yī)院后勤檔案管理工作思考

殷艷華

摘要：后勤檔案管理作為醫(yī)院后勤管理工作的重要環(huán)節(jié)，其管理水平直接影響了后勤管理工作的開展，做好后勤檔案管理對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展起著至關重要的作用。本文將醫(yī)院后勤檔案分為基建類檔案、常規(guī)類檔案和外包類檔案三個大類，分析了當前醫(yī)院后勤檔案管理工作存在的問題，并提出了一系列改進措施，供同行參考。

關鍵詞：后勤檔案管理；制度；意識；信息化

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-0000-01

引言

醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院在后勤活動中生成的各項資料記錄，是醫(yī)院在設計建設、裝修改造、清潔綠化、水電氣供應、物資管理等后勤活動的直接信息來源。根據檔案資料來源的不同，醫(yī)院后勤檔案可分為基建類檔案、常規(guī)類檔案和外包類檔案三個大類。這些檔案是后勤工作的真實記錄，是醫(yī)院正常運行和可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，在醫(yī)院檔案管理中起著非常重要的作用。隨著醫(yī)院業(yè)務的不斷擴展，后勤檔案也越來越體現它的重要性，后勤檔案作為后勤工作的重要組成部分，是提升后勤管理水平和加快后勤管理改革的基礎和參照。如何提升后勤檔案管理水平，優(yōu)化后勤管理流程，對保障醫(yī)院平穩(wěn)運行具有非常積極的意義。

一、后勤檔案管理的意義

1.醫(yī)院基建類檔案管理的意義

醫(yī)院基建類檔案是在醫(yī)院建設活動中形成的第一手資料，包括新建、改建、維修等建設活動中產生的各種記錄。醫(yī)院在日常運行和管理中經常會有改造維修的需要，而改造維修活動必須參照歷史檔案和記錄，才能保證改造維修活動安全、有序、方便地進行。另外，隨著社會需求的變化和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院需要進行不間斷的繼續(xù)建設，先前的建設資料會為繼續(xù)建設人員提供參考和依據，幫助醫(yī)院更好、更快、更節(jié)約地進行建設活動。

2.醫(yī)院常規(guī)類檔案管理的意義

醫(yī)院常規(guī)類檔案包含水電氣、物資消耗、清潔消毒、食堂管理等內容，具有工作繁復、標準高等特點，涵蓋了醫(yī)院日常管理的核心內容。常規(guī)類檔案管理是醫(yī)院后勤檔案管理的重點部分，科學高效的管理能為醫(yī)院日常運行提供準確而詳細的運行數據，為醫(yī)院日常管理提供依據，保證醫(yī)院診療服務的正常運行。

3.醫(yī)院外包類檔案管理的意義

在當前深化醫(yī)改的大環(huán)境下，開源節(jié)流已成為醫(yī)院經濟效益重要增長點，為實現醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，優(yōu)化整合優(yōu)勢資源，醫(yī)院將主要精力投入到醫(yī)院的診療服務、教學科研等重點方向上，而將一部分專業(yè)性后勤工作進行外包，包括安保、保潔、土建等項目。后勤工作的外包減輕了醫(yī)院后勤管理的負擔，提升了后勤工作的質量，但項目外包本身具有一定的風險和管理難度，因此建立一套完備的外包管理檔案，可實現對外包企業(yè)的科學高效管理。

二、后勤檔案管理目前存在的問題

1.檔案意識薄弱，人員素質參差不齊

醫(yī)院后勤檔案管理工作是后勤各項工作中最容易被忽視的一個環(huán)節(jié)，長期以來，基層領導和職工對檔案工作意識不強，不注重后勤檔案建設，相關工作由兼職人員負責，未經過專業(yè)培訓，缺乏對檔案資料的收集、整理和保存，導致部分原始資料遺漏、缺失，進而影響后勤工作的管理效率和質量。

2.規(guī)章制度不完善，管理體系不健全

檔案管理意識薄弱必然導致檔案管理規(guī)范和標準體系的缺失，或缺乏規(guī)章制度的執(zhí)行力。檔案管理員在歸納、整理檔案時，缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理準則，缺少對檔案工作的監(jiān)督、檢查和考核，進而導致檔案管理工作混亂，調閱歷史檔案費時費力。

3.管理手段原始，信息化程度不高

盡管數字化醫(yī)院建設如火如荼，但信息技術在檔案管理中的應用屈指可數，不少醫(yī)院的后勤檔案管理依舊原始手工操作階段，大部分檔案仍以紙質材料存放，不利于長期保存和快速檢索。

三、后勤檔案管理改進措施

1.增強檔案意識，提高人員素質

管理向來是一把手工程，只有領導從思想上排除干擾，從行政組織上得到保證，各項管理工作方能穩(wěn)步推進，后勤檔案管理亦不例外。因此，領導要從思想上提高對檔案管理重要性的認識，將后勤檔案管理工作真正列入日常管理之中，并安排專人進行落實。同時，加強宣傳、強化教育培訓，提高全員檔案意識和業(yè)務水平，讓每一位后勤員工認識到檔案管理的重要意義，自覺協助完成檔案管理相關工作。

2.建立健全規(guī)章制度，優(yōu)化管理流程

規(guī)章制度是開展管理工作的準繩，高效的管理離不開科學的制度。醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度應當包括資料搜集、分類、存儲、檢索諸多內容，還應明確檔案管理各環(huán)節(jié)的工作程序和職責任務。醫(yī)院后勤檔案管理要結合各部門、各班組的工作特征，理清檔案形成的一般規(guī)律，制定科學的檔案管理制度。同時要優(yōu)化管理流程，將檔案管理工作納入班組及個人績效考核，將各項規(guī)章制度落到實處，增強相關人員的責任心，提升后勤檔案管理水平，保障后勤工作穩(wěn)步開展。

3.轉變管理思維，創(chuàng)新管理方式

醫(yī)院后勤檔案管理應將檔案收集工作貫穿于項目立項、招標采購、運行維護等全生命周期中，要樹立檔案管理工作的動態(tài)觀，轉變檔案管理工作思路由事后收集轉變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的全過程管理理念。同時，當前信息化管理已深入醫(yī)院各項管理工作中，要充分發(fā)揮信息技術在后勤檔案管理中的作用，利用醫(yī)院內部網絡、計算機設備來完成資料的收集和管理工作。

四、結束語

數字化醫(yī)院的建設為后勤檔案管理指明了方向，將信息化技術應用于后勤檔案的管理，可優(yōu)化后勤檔案管理流程，實現后勤檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，提高后勤檔案管理水平，促進后勤管理效率提升，提高內部服務質量，降低管理成本。因此，強化醫(yī)院后勤檔案管理工作，才能物盡其用，最大限度發(fā)揮醫(yī)院后勤檔案的價值，促進醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

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