探討如何做好項(xiàng)目管理中的招標(biāo)采購(gòu)及合約管理

韓峰

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，項(xiàng)目管理已逐漸成為建筑行業(yè)的一個(gè)重要名稱。招標(biāo)采購(gòu)是項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié)，做好項(xiàng)目管理中的招投標(biāo)工作管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。項(xiàng)目管理是項(xiàng)目管理在項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目管理項(xiàng)目投資、質(zhì)量、工期和協(xié)調(diào)管理的重要環(huán)節(jié)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，如如何控制建筑成本，創(chuàng)造企業(yè)利潤(rùn)，擴(kuò)大企業(yè)再生產(chǎn)，關(guān)系到建筑企業(yè)的生存和發(fā)展重要的話題。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理 招標(biāo)采購(gòu) 合約管理

項(xiàng)目管理中的招標(biāo)采購(gòu)是項(xiàng)目工作的重點(diǎn)，將招標(biāo)采購(gòu)工作做好關(guān)系到工程項(xiàng)目的整體發(fā)展。但在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中，存在各種問題，這就要求項(xiàng)目管理部門采取科學(xué)的措施，合理解決工作中遇到的問題，促進(jìn)項(xiàng)目管理中的招標(biāo)采購(gòu)及合同管理工作有序進(jìn)行

一、招標(biāo)采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

招標(biāo)采購(gòu)具有公開性的特點(diǎn)，其面向社會(huì)，極大地?cái)U(kuò)大了物資的采購(gòu)來(lái)源，使挖掘市場(chǎng)潛力的概率達(dá)到最大。招標(biāo)采購(gòu)，是要把采購(gòu)的信息、宗旨、要求公布于眾，使所有的人和單位都有機(jī)會(huì)參加這一活動(dòng)，從而達(dá)到拓寬采購(gòu)渠道的目的。招標(biāo)采購(gòu)也是避免企業(yè)采購(gòu)腐敗的重要措施之一，使物資采購(gòu)的各個(gè)程序走向公開化，監(jiān)督和管理有的放矢，而且招標(biāo)采購(gòu)把以往的事后審計(jì)、檢查變成事前預(yù)防，提高了工作效率。同時(shí)，招標(biāo)采購(gòu)可以使供應(yīng)成本大幅度降低，降低項(xiàng)目成本，不斷提升項(xiàng)目的整體經(jīng)濟(jì)效益。

二、招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃及方式的制定

（一）招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃的制定

招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃，采取三級(jí)計(jì)劃管理系。首先、根據(jù)項(xiàng)目的總控計(jì)劃節(jié)點(diǎn)要求，結(jié)合公司采購(gòu)流程的時(shí)間，排出滿足總控計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的招標(biāo)采購(gòu)整體計(jì)劃，在此基礎(chǔ)上，制定年度招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃目標(biāo)，在每項(xiàng)采購(gòu)啟動(dòng)時(shí)，再編制詳?shù)膶ｍ?xiàng)采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)施過(guò)程中，不斷加強(qiáng)計(jì)劃的檢視與跟蹤，專人跟進(jìn)落實(shí)，來(lái)保證項(xiàng)目計(jì)劃的達(dá)成。這過(guò)程同時(shí)需考慮市場(chǎng)情況尤其是超高層建筑的特性，如大型動(dòng)臂式塔吊M1280就需在總包進(jìn)場(chǎng)前，提前采購(gòu)，因?yàn)槭袌?chǎng)上沒有這種現(xiàn)成的大型塔吊，塔吊的訂貨、生產(chǎn)又需要一定周期。只有提前策劃好，才能滿足現(xiàn)場(chǎng)施工要求。

（二）招標(biāo)采購(gòu)方式的制定

針對(duì)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、標(biāo)的額度、潛在供應(yīng)商情況、市場(chǎng)環(huán)境等因素，招標(biāo)采購(gòu)方式主要分為邀請(qǐng)招標(biāo)、議標(biāo)、單一來(lái)源、詢價(jià)等方式，不同的采購(gòu)方式對(duì)采購(gòu)結(jié)果會(huì)有不同的影響。

（三）供應(yīng)商的篩選

（1）來(lái)說(shuō)，要根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際需求，采取公開招標(biāo)采購(gòu)方式，利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格，在保證貨物質(zhì)量的前提下，以貨物的最低價(jià)格與供應(yīng)商簽訂合同。本項(xiàng)目建筑高度超過(guò)600m，市場(chǎng)上有類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商并不多，一方面，我們要廣泛收集信息及資料，嚴(yán)格預(yù)審及通過(guò)深入考察，確保入圍供應(yīng)商的綜合素質(zhì)及能力，寧缺毋濫，另一方面，我們要使入圍的供應(yīng)商能形成有效競(jìng)爭(zhēng)，只有通過(guò)市場(chǎng)充分和有效的競(jìng)爭(zhēng)，業(yè)主才可能找到最合適的供應(yīng)商。

（2）招投標(biāo)過(guò)程組織與中標(biāo)單位的確定。嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)制度及流程，對(duì)發(fā)標(biāo)、答疑、回標(biāo)、開標(biāo)、商務(wù)技術(shù)澄清、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)答辯、標(biāo)書分析報(bào)告等環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真組織，按批準(zhǔn)的評(píng)標(biāo)辦法或評(píng)定分離的評(píng)標(biāo)辦法，組織專家評(píng)委評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)首選單位與備選單位。

三、完善和改進(jìn)物資招標(biāo)采購(gòu)管理的具體措施

（一）加強(qiáng)物資招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備，充分發(fā)揮物資專業(yè)隊(duì)伍作用

一是建立專業(yè)招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)集中招標(biāo)，并選派具有豐富的現(xiàn)場(chǎng)管理經(jīng)驗(yàn)的物資人員從事項(xiàng)目物資招標(biāo)采購(gòu)工作，要做到思想品德高、業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬、遵章守紀(jì)、嚴(yán)于律己。嚴(yán)禁非物資專業(yè)人員、不合格人員從事物資管理的關(guān)鍵崗位工作；二是對(duì)于專業(yè)招標(biāo)采購(gòu)人員要不斷鍛煉，增加其行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)物資采購(gòu)管理人員要組織培訓(xùn)，增加其招標(biāo)工作理論知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，不斷提高招標(biāo)采購(gòu)工作人員業(yè)務(wù)技術(shù)和采購(gòu)工作的基礎(chǔ)水平，正確理解和運(yùn)用操作要領(lǐng)，全面；隹確掌握有關(guān)法律、法規(guī)和政策，系統(tǒng)地掌握招標(biāo)采購(gòu)工作重點(diǎn)和方法：三是參與物資招標(biāo)采購(gòu)人員要發(fā)揚(yáng)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)求是的工作作風(fēng)，把大事做好、小事做細(xì)、細(xì)節(jié)做精。自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)施精細(xì)化管理，履行好工作職責(zé)。

（二）加強(qiáng)組織監(jiān)督和風(fēng)險(xiǎn)防控，確保物資業(yè)務(wù)健康發(fā)展

推進(jìn)物資精細(xì)化管理工作，必須要加強(qiáng)組織監(jiān)督，在物資招標(biāo)采購(gòu)上全程監(jiān)控，對(duì)招標(biāo)各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確保合法合規(guī)。監(jiān)察部門要與職能管理部門密切配合，對(duì)采購(gòu)招標(biāo)管理相關(guān)制度的貫徹落實(shí)等事項(xiàng)加大監(jiān)督檢查力度，堅(jiān)決對(duì)認(rèn)識(shí)不到位、行動(dòng)不積極、工作不達(dá)標(biāo)的單位和相關(guān)人員進(jìn)行處理。不斷強(qiáng)化項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)物資管理，提升項(xiàng)目物資精細(xì)化管理水平。堅(jiān)決杜絕未按規(guī)定程序采購(gòu)、加工制作的物資進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)；嚴(yán)禁項(xiàng)目規(guī)避招標(biāo)、明招暗定行為，堅(jiān)決杜絕人情采購(gòu)、關(guān)系采購(gòu)。 “陽(yáng)光是最好的防腐劑”，要把每一項(xiàng)采購(gòu)行為都置于制度的籠子里，確保采購(gòu)過(guò)程依法合規(guī)。

（三）強(qiáng)力推進(jìn)采購(gòu)電子商務(wù)平臺(tái)的推廣應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子商務(wù)已經(jīng)成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要手段。電子商務(wù)采購(gòu)?fù)黄屏藭r(shí)空限制，減少了很多中間環(huán)節(jié)，降低了管理和物流成本，是生產(chǎn)方式、流通方式和消費(fèi)方式的一場(chǎng)革命。電子商務(wù)平臺(tái)的推廣和應(yīng)用是企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式的一項(xiàng)重大變革，是對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)及供應(yīng)流程進(jìn)行重新再造的過(guò)程，不僅涉及采購(gòu)部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員的崗位設(shè)置，而且還涉及其他相關(guān)部門的職能調(diào)整，也會(huì)觸及到各層級(jí)、各部門的采購(gòu)權(quán)限和既得利益。平臺(tái)推廣應(yīng)用將對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理產(chǎn)生巨大推動(dòng)，激發(fā)更大活力，產(chǎn)生諸多積極作用。應(yīng)用電子商務(wù)有利于信息的溝通，促進(jìn)采購(gòu)管理定量化、科學(xué)化，為決策提供更多、更；隹確、更及時(shí)的信息，使決策依據(jù)更充分，以消除在物資采購(gòu)、供應(yīng)鏈管理等方面的低效率。

（四）加快采購(gòu)資金結(jié)算，保障物資招標(biāo)采購(gòu)健康運(yùn)行

資金及時(shí)結(jié)算與支付是提升物資集中招標(biāo)采購(gòu)質(zhì)量的根本保障，確保物資集中招標(biāo)采購(gòu)得以持續(xù)健康發(fā)展的前提條件。拖欠采購(gòu)資金并不能解決項(xiàng)目資金問題且會(huì)產(chǎn)生更多副作用，得不償失。

（五）制定科學(xué)的招標(biāo)采購(gòu)管理方案

強(qiáng)化對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程的控制，合理協(xié)調(diào)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的時(shí)間性與功能性，重視招標(biāo)采購(gòu)工作的總結(jié)、跟蹤和評(píng)價(jià)工作。在項(xiàng)目物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，有些項(xiàng)目不重視招標(biāo)采購(gòu)后的跟蹤和后評(píng)價(jià)工作，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目在管理過(guò)程中有頭無(wú)尾，無(wú)法實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理的要求。

四、運(yùn)用合同管理手段

工程項(xiàng)目建設(shè)中，合同是保證招標(biāo)人和投標(biāo)人各自利益的法律保障，因此，合同管理在工程項(xiàng)目管理中具有十分重要的作用。合同管理有利于規(guī)范工程項(xiàng)目各方的市場(chǎng)行為，維護(hù)合作雙方的合法權(quán)益，將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)降到最低。合同管理中要堅(jiān)持以下幾個(gè)原則：流程管理原則、預(yù)防為主原則、分類管理原則、綜合管理原則。要采取相關(guān)措施把這幾個(gè)原則應(yīng)用到合同管理的過(guò)程中去。

（一）建立健全合同實(shí)施保證體系

為了確保合同實(shí)施中各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，更好的控制工程項(xiàng)目的合同事件，就要求建立健全合同實(shí)施保證體系。

（二）建立合同管理的具體程序

項(xiàng)目工程實(shí)施過(guò)程中，合同管理涉及的事物多且雜，既要根據(jù)不同時(shí)間和要求安排協(xié)調(diào)制度，又要權(quán)衡各種相關(guān)因素，訂立具體工作程序，使工程管理人員有章可依，從而保證工程項(xiàng)目合同的正常實(shí)施。

（三）建立健全合同文檔系統(tǒng)

建立健全合同文檔系統(tǒng)是保證合同有序履行的基礎(chǔ)。合同文檔系統(tǒng)的主要作用是：作為因一方失約造成損失的賠償依據(jù)，是保護(hù)正當(dāng)利益的武器；有利于工程項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)控，對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)和報(bào)告。

（四）合同交底，實(shí)施目標(biāo)管理，明確合同責(zé)任

在正式簽訂合同后，一般由項(xiàng)目部人員具體的執(zhí)行，這就提高了項(xiàng)目部人員的要求，項(xiàng)目管理人員要努力學(xué)習(xí)合同條款，全面了解合同規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)，合同管理人員應(yīng)該與項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，從而更好的了解合同責(zé)任，及相關(guān)法律責(zé)任。在當(dāng)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的環(huán)境下，工程項(xiàng)目要及時(shí)調(diào)整管理措施，用合同確保雙方利益，做好合同交底工作，完善合同管理系統(tǒng)能夠促進(jìn)工程項(xiàng)目的發(fā)展。

（五）強(qiáng)化合同實(shí)施過(guò)程控制

強(qiáng)化合同實(shí)施過(guò)程控制有利于保障合同規(guī)定內(nèi)容的切實(shí)實(shí)施，在合同實(shí)施的過(guò)程中要加強(qiáng)合同雙方間的溝通、交流，要把各種安排落實(shí)到位，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)行信息管理，確保合同順利實(shí)施。

（六）合同爭(zhēng)議及糾紛管理

在履行合同要求的過(guò)程中，難免會(huì)遇到各種爭(zhēng)議和糾紛事件，如：招標(biāo)中計(jì)價(jià)爭(zhēng)議，黑白合同，以他人名義簽訂合同，實(shí)際情況與合同規(guī)定不符等問題，解決這類問題就要運(yùn)用合理的方式和有效的法律手段，預(yù)防和避免糾紛的出現(xiàn)，對(duì)糾紛做好管理，積極面對(duì)索賠。索賠的主體是雙向的，造成索賠的原因也是多方面的，部分風(fēng)險(xiǎn)難以避免，需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、規(guī)避，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，預(yù)防、控制損失，保證利益的最大化。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，工程招標(biāo)采購(gòu)作為工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系到工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，我們務(wù)必要做好工程招標(biāo)采購(gòu)的策劃管理工作，編制合理的招標(biāo)方案策劃文件，優(yōu)選供應(yīng)商，加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)中合同管理，同時(shí)還要做好招標(biāo)采購(gòu)的事后管理工作，這樣才能提高招標(biāo)采購(gòu)管理水平，確保采購(gòu)質(zhì)量和進(jìn)度，降低采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)建筑工程項(xiàng)目管理目標(biāo)。

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