人事檔案管理信息化建設(shè)概述

馬絲絲

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)水平顯著提高和人事制度改革的不斷深化，人事檔案的利用率和管理工作的強(qiáng)度也快速提升；與此同時，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及的挑戰(zhàn)和沖擊下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)越來越難以滿足時代的需求，而人事檔案管理的信息化建設(shè)也隨之取得了良好的發(fā)展；因此，本文從人事檔案管理信息化建設(shè)的意義出發(fā)，深入分析發(fā)展信息化道路的制約因素及相應(yīng)的解決對策，從而為提高現(xiàn)代化人事檔案管理水平貢獻(xiàn)出一份力量。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 建設(shè) 對策

一、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)的意義

在人類進(jìn)化和發(fā)展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經(jīng)由古代的石刻、竹簡等慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)榻募垙?，而這種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進(jìn)步，同時也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢；因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術(shù)，從而有效提高當(dāng)代人事檔案管理的效率和水平。

結(jié)合現(xiàn)代社會和經(jīng)濟(jì)環(huán)境，可以看出發(fā)展人事檔案信息化建設(shè)的意義主要分為理論和現(xiàn)實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術(shù)改革和建設(shè)工作不僅是社會科技發(fā)展的根本趨勢，還是實現(xiàn)我國檔案管理達(dá)到國際先進(jìn)水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)；其次，人事檔案信息化建設(shè)還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學(xué)的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達(dá)到人盡其才的效果，進(jìn)而對維護(hù)社會的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的制約因素分析

在檔案管理信息化建設(shè)中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現(xiàn)階段我國人事檔案管理信息化建設(shè)的主要制約因素進(jìn)行分析和探討：

1、人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設(shè)工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認(rèn)識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導(dǎo)致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴(yán)重的制約，而這些因素也導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)水平相對落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

3、信息化建設(shè)成本較高

軟硬件設(shè)施作為實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的根本，其發(fā)展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的成敗，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)或地區(qū)檔案管理部門的信息化建設(shè)工作仍處于起步階段，其軟硬件設(shè)施的建設(shè)和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強(qiáng)大的壓力，同時也給信息化建設(shè)的周期和水平帶來了嚴(yán)重的制約。

4、檔案信息安全形式嚴(yán)峻

檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發(fā)生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴(yán)重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)；然而，在現(xiàn)階段由于檔案管理部門的軟硬件設(shè)施的仍處于建設(shè)階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機(jī)，其通過非法入侵檔案管理部門數(shù)據(jù)庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設(shè)帶來毀滅性的災(zāi)難。

三、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)對策

通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設(shè)的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設(shè)中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：

1、加強(qiáng)信息化建設(shè)的投資力度

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于軟硬件設(shè)施的建設(shè)，而這些設(shè)施的建設(shè)離不開資金的支持，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和意義，并加大信息化建設(shè)的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來長久的利益和支持。

2、加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)力度

人才作為21世紀(jì)最寶貴的財富，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)中同樣也需要大量高素質(zhì)的專業(yè)型人才，而這同樣也是信息時代發(fā)展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)在對現(xiàn)有員工進(jìn)行培訓(xùn)和提高的同時，加強(qiáng)對專業(yè)型和復(fù)合型人才的培養(yǎng)和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)出一只高品質(zhì)的生力軍。

3、完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

一方面，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案信息安全的重視程度，加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權(quán)限的控制，從而防止內(nèi)部檔案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，并對電子檔案信息進(jìn)行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。

四、總結(jié)與展望

總之，21世紀(jì)作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產(chǎn)活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發(fā)展和成長中的重要信息，在對其進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化記錄和管理同時，也應(yīng)當(dāng)敢于探索應(yīng)用高科技信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學(xué)合理高效。

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