從機要到EMS：高校學生檔案寄送方式的嬗變

車向清

（廣西師范大學檔案館 桂林 541004）

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從機要到EMS：高校學生檔案寄送方式的嬗變

車向清

（廣西師范大學檔案館 桂林 541004）

隨著快遞業(yè)務的成熟以及現(xiàn)代化手段在各個領域的廣泛應用，快遞以其速度快、易查詢等優(yōu)勢得到人們的認可。當前高校學生檔案寄送方式由機要到郵政快遞的轉變已成事實，但在實施過程中還面臨一些挑戰(zhàn)，因此面對郵政快遞這種新的檔案寄送方式，政府、學校、郵政快遞公司以及檔案接收單位，需要有針對性地采取積極措施，對相關工作進行調整和完善。

高校 學生檔案 寄送方式 機要 EMS

2015年4月，中國郵政集團公司發(fā)布文件，“自2015年6月1日起，各?。ê灾螀^(qū)、直轄市，下同）郵政公司各級機要通信機構停止收寄和投遞各大專院校、人社部門及所屬各級人才交流中心的各類‘大學生檔案’”，“引導有關單位將原來由郵政機要通信渠道傳遞的‘大學生檔案’轉由‘EMS標準快遞’等方式傳遞”。這一改變提高了學生檔案的轉遞效率，同時也給各方的工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

一、郵政快遞寄送學生檔案之優(yōu)勢

原來的檔案機要轉遞方式因程序復雜、時間長、費用多、準確性差、易丟失等弊端已經(jīng)不能很好地適應快速發(fā)展的社會需要[1]114-116。改為郵政快遞方式寄送學生檔案后可以有效地解決機要寄送中存在的一些問題。

1.郵政快遞寄送速度快、時間短。以往機要寄送學生檔案程序復雜、時間長，日常寄送大概需要十幾天時間，在高校集中寄送畢業(yè)生檔案時，速度會更慢，滯壓現(xiàn)象明顯，從寄出日起一個月沒有收到也屬正常。而快遞一般一周之內到達，縮短了畢業(yè)生報到與檔案簽收的時間差，給畢業(yè)生報到和單位政審提供方便。另外，在日常的高校學生檔案工作中，以郵政快遞方式寄送學生檔案，大大提高了工作效率。郵政快遞寄送會有專門的快遞業(yè)務員上門取件，并且會根據(jù)需要隨叫隨到，改變了機要寄送時的時間限制和專人“送貨上門”的固定模式。而作為檔案接收方來講，接收快遞寄來的學生檔案也更方便了，郵局的派件人會直接將檔案送到接收部門，一改以往機要件層層簽領的煩瑣手續(xù)，在學生檔案工作較繁忙時大大節(jié)約了人力資源。

2.郵政快遞寄送方便后續(xù)跟蹤查詢。學生檔案寄出后，很多檔案接收單位收到但不退回執(zhí)，導致檔案回執(zhí)的作用無法發(fā)揮。機要形式寄出學生檔案后，如果沒有收到回執(zhí)，檔案寄送部門也無法得知檔案是否被簽收，只能通過機要號到機要局查詢。而大部分學生不了解機要方式寄送產(chǎn)生的機要號查詢有效期限為一年，并且缺少確認檔案是否已經(jīng)到了接收單位的意識，當發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題時，往往已經(jīng)錯過查詢期限，造成檔案丟失。即便在查詢時限內，憑機要號通過機要局查詢檔案的簽收情況手續(xù)煩瑣，耗時較長，并且必須由學?；騿挝徊樵儯唤哟龑W生個人查詢。而改為郵政快遞方式寄送檔案后，提供的快遞單號可以在網(wǎng)絡上直接查詢快遞進度、派件人電話以及簽收情況，這是機要寄送所達不到的。另外，以郵政快遞方式寄送，即使有特殊情況發(fā)生，相對機要方式也會更及時發(fā)現(xiàn)，更方便解決。

3.郵政快遞寄送更容易被大家認識和接受。學生幾乎沒有通過機要途徑寄送過物品，甚至不知道機要是什么，并且機要也不對個人開放。但快遞卻不同，它開放性更強，幾乎面向所有人，已經(jīng)成為現(xiàn)代人生活中一個重要的運輸途徑，沒有了機要的神秘感和陌生感，更容易被大家認識和接受。學生是快遞業(yè)務群的重要組成部分，對快遞的寄出和查詢相當熟悉，以快遞的方式寄送學生檔案更能引起學生的關注，它的高效性和透明性更方便學生本人跟蹤檔案寄送進度和簽收情況。

二、郵政快遞方式寄送學生檔案面臨的問題

寄送方式由機要到快遞的轉變，解決了以往學生檔案寄送中速度慢、耗時長等問題，但面對一種新的寄送方式，為了保證學生檔案轉遞的安全高效，各相關部門的工作細節(jié)以及規(guī)章制度等都有待調整和完善。

1.面對新的寄送方式，高校學生檔案工作有待調整改進。對于高校來講，一直以來都是采用機要方式寄送學生檔案，很多規(guī)章制度、方案策略都是針對機要寄送制定的，學生檔案工作單位對機要寄送也是輕車熟路。面對快遞寄送這一新方式，各項規(guī)章制度以及操作細節(jié)等還在逐步調整中，有待完善。另外，快遞寄送檔案的經(jīng)驗較少，仍在不斷的摸索中，需要盡快成熟起來，以充分發(fā)揮快遞寄送學生檔案的優(yōu)勢。

2.畢業(yè)生檔案接收單位復雜，越權拆封學生檔案現(xiàn)象亟待杜絕。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)方向的變化，畢業(yè)生檔案的流向越來越廣，學校的檔案管理人員也不能完全掌握用人單位是否具有接收、拆封、保管學生檔案的權限。以往機要寄送檔案遇到未建立機要投遞關系、無檔案保管權限的接收單位時，檔案會自動退回學校。這也是檔案安全投遞的一個重要關卡。但是郵政快遞寄送無須建立投遞關系，只要接收地址及單位正確均可簽收，這就會造成部分檔案被不該簽收的地方簽收甚至拆封或擱置現(xiàn)象的發(fā)生。例如，有些學生對就業(yè)單位的性質不明或者檔案知識匱乏而有意為之，認為檔案直接寄到工作單位，不用經(jīng)過人才交流中心等機構中轉，手續(xù)相對簡單，豈不知其所去單位是沒有檔案保管權限的，快遞簽收后被拆開而又無權密封，導致最后檔案無處接收，會造成很大的麻煩。

3.學生檔案的簽收尚無統(tǒng)一規(guī)定，制度有待完善。以郵政快遞方式寄送學生檔案，簽收環(huán)節(jié)中與機要件簽收相比要求并不十分嚴格，各接收單位的簽收機制也不同，沒有統(tǒng)一的簽收要求。根據(jù)快遞單號對某高校非集中寄檔時間寄出的300份學生檔案的簽收人進行網(wǎng)上查詢后，得出下圖：

實名簽收占總數(shù)的39.6%，非實名簽收占60.4%。在大批量接收檔案時，這種非實名簽收只多不少。而在非實名簽收中，單位收發(fā)章簽收所占比例最高，如果簽收部門人員較多，出了問題不知從何追問，這種簽收方式也會淡化工作人員的責任心。還有個別單位不允許快遞員進入，直接由門衛(wèi)代簽，此簽收方式占總數(shù)的4%。這種簽收的隨意性是缺乏規(guī)章制度約束的一種外在表現(xiàn)。另外，接收到檔案后，不退回執(zhí)的現(xiàn)象依然存在。某高校2015年7月集中寄出學生檔案約6000份，截至2016年4月檔案回執(zhí)率僅為10.8%，且大多數(shù)僅蓋公章未署名。這些都給學生檔案安全埋下隱患。

三、保證郵政快遞方式寄送下學生檔案安全的策略

學生檔案的安全性既包括檔案實體的安全也包括檔案內容的安全，在郵政快遞方式寄送學生檔案過程中，如何保證檔案的安全成為人們最為關注的問題。與畢業(yè)生檔案轉遞直接相關的各單位，如學校、郵政公司、檔案接收單位等都應該做好行業(yè)的自我完善，實現(xiàn)服務的專業(yè)化、系統(tǒng)化和標準化，為學生檔案的安全轉遞提供保障。

1.高校內部要協(xié)調一致共同努力，為學生檔案安全轉遞打下基礎。從學校的層面出發(fā)，首先，加大對檔案工作的重視程度。長久以來，教育水平都是教育界考核、評估高校的重要指標，教學、管理等工作在這項指標的評比中發(fā)揮了顯性作用，而檔案工作所發(fā)揮的隱性作用卻鮮為人知，沒有得到應有的重視，這一現(xiàn)狀必須改變。學校要把學生檔案工作放到與教學、管理等工作同等的地位看待。其次，制定嚴格的高校畢業(yè)生檔案轉遞制度。面對學生檔案寄送方式的轉變，學校要根據(jù)新方式制定符合實際需要的規(guī)章制度及流程。另外，必要的人力資源配備必不可少。集中轉檔時，學生檔案工作部門十分繁忙，人手嚴重不足，影響檔案轉遞質量，學校要根據(jù)實際需要增加專兼職人員數(shù)量，提高工作效率，優(yōu)化工作質量，保障學生檔案的安全轉遞。

從學生檔案工作部門的層面出發(fā)，針對郵政快遞的特殊性，首先，加大檔案宣傳力度，運用現(xiàn)代媒體搭建與外界交流、互動的平臺，例如微博、微信等。畢業(yè)季通過召開全校畢業(yè)生檔案轉遞工作會議、制作檔案轉遞宣傳手冊等途徑，強調郵政快遞寄送的特殊要求，收集準確的寄送地址及對應的接收單位電話。安排專人把關核查收集到的檔案寄送地址是否符合郵政快遞投寄要求，是否符合檔案接收標準。其次，在檔案的密封、蓋章、裝袋等工作中要充分發(fā)揮監(jiān)督和指導作用。再次，加強與郵政快遞公司的業(yè)務交流和溝通，針對轉遞具體事宜及需求交換意見，達成一致。最后，要做好轉出檔案的后續(xù)跟蹤工作。

從學生自身角度來講，要自覺加強檔案意識，了解檔案知識，認識檔案的重要性，提高檔案關注度，在填寫檔案去向時能夠做到準確無誤，杜絕檔案“有人拆、無人封”現(xiàn)象的發(fā)生，并且及時關注檔案的寄送進度和簽收狀態(tài)，從根源上保障寄出檔案的安全。

2.郵政快遞公司要加強溝通、完善制度，為檔案安全轉遞保駕護航。首先，郵政快遞公司剛剛接手高校學生檔案寄送業(yè)務，要深刻認識到學生檔案的特殊性，積極與高校檔案工作部門溝通交流，提前制定工作方案，并根據(jù)實際情況對方案進行調整。工作中多配合，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，共同做好檔案轉遞的前期準備和交接。檔案寄出后保證后續(xù)跟蹤順暢，積極配合查詢。其次，根據(jù)學生檔案的特殊性完善各項規(guī)章制度，從制度層面保證這項新的業(yè)務迅速成熟起來，在原則上百分之百避免郵件丟失的可能。主要從以下幾個方面著手：第一，各快遞公司劃分責任區(qū)域，避免跨區(qū)爭搶業(yè)務現(xiàn)象的發(fā)生。第二，開展工作人員的業(yè)務培訓，提升職業(yè)道德水平。雖然是快遞方式寄送學生檔案，但是要以機要標準嚴格要求，借鑒機要寄送中的有效經(jīng)驗。第三，嚴格檔案取件、投遞制度。每個區(qū)域設置專人取件配送，快遞員投遞時不能有章不循、拖沓馬虎。另外，他山之石，可以攻玉。吸取郵政快遞寄送新生錄取通知書的有效經(jīng)驗，應用到學生檔案的寄送中來，但借鑒并非照抄照搬，要根據(jù)所寄物品的特殊性量體裁衣。例如，除及時準確投遞外，學生檔案的完整性和保密性至關重要，所以要加強學生檔案寄送中的保密性監(jiān)管。

3.檔案接收單位要嚴格檔案簽收制度，為檔案安全轉遞提供支持。首先，在高校畢業(yè)生的檔案接收工作中做好與郵政快遞的銜接與配合，進一步保證在郵政快遞寄送學生檔案情況下畢業(yè)生檔案的安全與高效利用。要做到以下幾點：一是制定嚴格的檔案簽收制度，完善責任制度，落實責任到個人，在接收檔案的高峰期盡量設置專人簽收學生檔案，并制定實名簽收制。二是保證檔案接收部門電話暢通。三是加強檔案工作人員的職業(yè)道德培訓。其次，檔案回執(zhí)是檔案是否簽收、由誰簽收的一個重要依據(jù)，接收單位要做好簽退回執(zhí)工作。接收單位在接收到檔案后，要按照隨附的通知單進行細致檢查后填寫回執(zhí)單，在回執(zhí)單上加蓋單位印章，并確定好收件人的姓名和日期，退回到高校檔案管理部門，以此作為簽收憑證，方便后續(xù)查詢。

4.加大政府監(jiān)管力度，為檔案轉遞工作提供安全保障。高校學生檔案的轉遞要確保有依據(jù)可循，就要加強檔案管理制度的完善，在條件成熟時可以進行立法，通過制度的完善和立法的健全才能真正為檔案轉遞工作提供依據(jù)[2]230-231，也為郵政快遞公司和檔案接收單位提供收寄、接收標準。例如，針對檔案接收單位的簽收制度制定統(tǒng)一標準，對學生檔案的包裝、密封等細節(jié)設定規(guī)范性要求。另外，對郵政公司的檔案寄送業(yè)務也要進行深入的規(guī)范，以嚴格的內容要求和程序要求進行管理，加大監(jiān)管力度。政府可以通過實地調查研究等方式，采集快遞途徑下寄送學生檔案遇到的實際問題，聽取一線工作者的意見建議，結合實際進行對策的研究。

[1]王靜,荊秀琴.畢業(yè)生檔案機要轉遞與自帶轉遞之比較[J].山西檔案,2015（2）.

[2]王寧.高校學生檔案轉遞中存在的問題與對策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2014（24）.

From Confidential to EMS：The Change of Transm itting Mode of College Students’Archives

Che Xiangqing
（Archives of Guangxi Normal University, Guilin 541004, China）

W ith the maturity of the express business and the w ide application of modern methods in various fields, express has gotten people’s recognition because of its advantages like fast speed and easy access to query. At present the change of transm itting mode of college students’archives from confidential to EMS has become a reality, but there are some challenges in the implementation process. Faced w ith the new transm itting mode, the government, colleges, postal delivery company and archive receiving units need to take active measures to adjust and improve the related work.

colleges and universities；students’archives；transm itting mode；confidential；EMS

G270.7

A

2016-10-17

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.11

車向清，廣西師范大學檔案館館員，研究方向為檔案管理與資源開發(fā)利用。