學(xué)校檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對策略研究

初麗萍

【摘 要】檔案管理工作是一項(xiàng)比較系統(tǒng)以及復(fù)雜性的工作，對檔案進(jìn)行妥善管理能有效地為工作提供參考依據(jù)，促進(jìn)工作的順利進(jìn)行，使得學(xué)校為社會提供更加全面的服務(wù)。所以，進(jìn)行勞動人事與社會保障管理工作是當(dāng)前十分重要的工作，但是，在實(shí)際工作過程中，勞動人事和社會保障檔案管理仍存在著一系列的問題。因此，本文將從勞動人事和社會保障檔案管理的現(xiàn)狀以及檔案管理的具體對策這兩個方面進(jìn)行闡述，為當(dāng)前的檔案管理工作提供有利的參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；思考

我國的社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，促使科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，因此，新的技術(shù)的引入迫使當(dāng)前的檔案管理工作做一定程度上的變革。在當(dāng)前勞動人事和社會保障檔案管理工作中，存在著檔案管理意識薄弱、檔案管理分散等問題。所以，相關(guān)的檔案管理部門要重視檔案管理工作的有效開展，促使檔案管理工作更加規(guī)范與科學(xué)化。下文主要提出相關(guān)的檔案管理對策，期望能為檔案管理工作提供實(shí)際幫助。

一、檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況

（一）缺乏檔案管理意識

目前形勢下，各個事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人忽視勞動人事與社會保障檔案管理的意識，并且尚未制定出完善的規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理工作。所以，在開展檔案管理工作時，工作人員會將檔案材料等胡亂地對方，使得檔案材料不能及時有效地歸檔，使得檔案殘缺部分比較嚴(yán)重。在這種情況下，對事業(yè)單位等相關(guān)部門的公眾形象造成一定程度上的影響。

（二）檔案管理比較分散

目前對檔案的管理多由相關(guān)的職能部門進(jìn)行分散管理，尚未形成對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的局面。所以，這在一定程度上影響了檔案的使用價值，檔案的保持價值也比較低，這就造成了檔案使用的惡性循環(huán)現(xiàn)象，影響了事業(yè)單位工作的正常進(jìn)行，給當(dāng)事人造成很多不良后果。

（三）檔案管理服務(wù)意識不強(qiáng)

同時，在當(dāng)前檔案管理工作中還存在著較為嚴(yán)重的問題，相關(guān)的檔案管理人員不能對檔案進(jìn)行及時歸檔，檔案信息不能及時到位，從而不能滿足閱讀者的需求，不能全面地掌握檔案信息。不能及時對檔案信息進(jìn)行歸檔完全不符合當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下相關(guān)部門對檔案的需求。從而，不能根據(jù)實(shí)際情況提出更具權(quán)威的證明材料，造成檔案的利用價值低下，所以，相關(guān)的人事單位的服務(wù)功能越來越弱。

（四）對檔案的管理不夠完善

在檔案管理過程中，管理不夠完善。例如：沒有對大難材料進(jìn)行及時地收集、傳遞以及歸檔，所以，使得檔案材料和內(nèi)容都不夠完整，并且檔案的信息有所缺失。另一方面，即使已經(jīng)對檔案進(jìn)行及時歸檔了，但是收集的檔案材料也缺乏規(guī)范性，檔案的紙張與要求不符合，記載的內(nèi)容與實(shí)際情況相違背，同時對檔案材料的審核不符合標(biāo)準(zhǔn)。另者，對檔案的管理沒有專門的地方，不具備通風(fēng)、防潮、防霉以及防火等要求，將檔案材料進(jìn)行隨意地堆放，市場出現(xiàn)檔案遺失的情況。

二、檔案管理的應(yīng)對策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，并落實(shí)到實(shí)處

想要促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視檔案管理工作，進(jìn)行有組織的靈丹，定期地對檔案工作進(jìn)行研究，定期地進(jìn)行監(jiān)督、檢查以及指導(dǎo)，從而促進(jìn)檔案管理工作順利規(guī)范地進(jìn)行。在指導(dǎo)思想上，要樹立全局“一盤局”的思想，有計(jì)劃地建立起綜合檔案室，將分散的檔案聚集實(shí)現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理，最后，加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理的意識，促進(jìn)其工作時將檔案管理任務(wù)落實(shí)到實(shí)處。

（二）對檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確

檔案管理工作是一個比較系統(tǒng)性并復(fù)雜性的工作，事業(yè)單位的相關(guān)的檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)或者參加培訓(xùn)等各種途徑，學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理內(nèi)容，熟悉檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)以及相應(yīng)的要求，特別是對檔案材料的甄別和分類做到了如指掌。檔案管理工作同時是一項(xiàng)繁瑣以及枯燥的工作，檔案人員要提高管理工作的熱情，保持高度的責(zé)任感，在工作中采取正確的方法，提高自身的工作效率，順應(yīng)社會發(fā)展的變化，對檔案管理工作的管理模式進(jìn)行探索，從而利用新的檔案管理模式促進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)用性，最終為社會的發(fā)展與進(jìn)步提供更有效的人事資源。

（三）進(jìn)行科學(xué)地檔案管理，促進(jìn)規(guī)范管理

在進(jìn)行檔案管理工作時，要加強(qiáng)與完善相關(guān)的檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案的安全性得到切實(shí)地保障。在工作過程中，建立檔案管理的程序化制度，收集檔案時按照相應(yīng)的程序進(jìn)行收集，鑒別整理時做到規(guī)范化，在設(shè)施建設(shè)上做到標(biāo)準(zhǔn)化，形成規(guī)范地檔案管理制度，并嚴(yán)格地按照檔案管理制度進(jìn)行管理，從而促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量，使得人事勞動與社會保障檔案管理工作更加科學(xué)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）進(jìn)行信息開發(fā)，提供全程服務(wù)

社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)影響到人們生活的方方面面，其中包括對檔案管理工作的影響。因此，在當(dāng)前時代背景下，相關(guān)檔案管理部門要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流。充分地利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，建立起更加完善的人事勞動與社會保障檔案管理系統(tǒng)。利用檔案日常管理的軟件對檔案進(jìn)行歸檔、檢索等，以便日常的傳閱與查詢，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使得檔案信息的實(shí)效性和真實(shí)性得到有效地保障。與此同時，要注意檔案的深度和廣度，為再就業(yè)、社會保障、干部任免等惠及民生的問題提供相應(yīng)的服務(wù)，把“死”檔案變“活”，為社會提供更加有效的服務(wù)。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣以及系統(tǒng)的工作，在工作時檔案人員極易感覺到單調(diào)。但是檔案管理工作對于事業(yè)單位而言又是一項(xiàng)必不可少的重要工作。因此，相關(guān)的檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，使管理工作落實(shí)到實(shí)處，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，進(jìn)行科學(xué)以及規(guī)范的歸檔，最后，要順應(yīng)時代潮流，進(jìn)行信息開發(fā)，建立檔案管理系統(tǒng)，從而提供全程地服務(wù)。最終促進(jìn)勞動人事和社會保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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