淺談工程技術(shù)檔案管理

介紹工程檔案管理重要性，提出檔案管理明顯滯后問題，探討工程檔案現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方法，以實現(xiàn)工程與檔案管理同步。

工程技術(shù)檔案；同步管理；管理滯后

淺談工程技術(shù)檔案管理

□丁正冉

2017-11-16

丁正冉，女，漢族，河北供水有限責(zé)任公司，助理工程師。

工程技術(shù)檔案是指工程建設(shè)項目從立項、審批、勘察設(shè)計、建設(shè)管理、施工、監(jiān)理、試運行到竣工驗收等建管過程中形成的，具有歸檔保存價值的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的材料，是工程建設(shè)項目管理的重要組成部分。

1.工程技術(shù)檔案的重要性

工程技術(shù)檔案是工程建設(shè)過程的真實記錄和建設(shè)成果的準(zhǔn)確反映，直接收錄了工程建設(shè)中的每個細(xì)節(jié)，包括前期勘察設(shè)計文件及批復(fù)、工程建設(shè)期間的各類管理文件、工程實施過程中積累的相關(guān)資料（設(shè)計圖紙、變更通知、工程監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、竣工資料、工程結(jié)算、審計稽查等）、工程試運行期間的觀測分析等，真實編錄了工程項目所涉及的每個細(xì)部結(jié)構(gòu)，把現(xiàn)實工程完整的記錄在案。工程技術(shù)檔案是工程驗收、財務(wù)決算、審計稽查、運行管理、改造擴(kuò)建、工程質(zhì)量責(zé)任認(rèn)定以及工程維修養(yǎng)護(hù)等工作的重要依據(jù)和參考，是工程建設(shè)總結(jié)經(jīng)驗、技術(shù)交流、科學(xué)研究的重要信息資源，因此，建設(shè)管理單位必須加強(qiáng)對工程技術(shù)檔案工作的高度。

2.工程技術(shù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

工程技術(shù)檔案實行標(biāo)準(zhǔn)化管理，須設(shè)置專門部門，配置專業(yè)人才，制定檔案管理工作制度，創(chuàng)造檔案儲存條件，對檔案管理涉及的各個部門、各個崗位做出詳盡的說明和具體要求，細(xì)化到每個工作程序，并進(jìn)行全員專業(yè)培訓(xùn)，頒布檔案管理工作大綱和實施細(xì)則，使檔案管理工作實現(xiàn)正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。

2.1 檔案整編工作標(biāo)準(zhǔn)化

設(shè)置科學(xué)的檔案管理體系，把不同建設(shè)階段各類檔案的收集、分類、編目、歸檔、標(biāo)注、存儲等做出明確規(guī)定，對不同檔案資料的統(tǒng)計、分析、收移、結(jié)存、鑒定，要使用統(tǒng)一格式，對已歸檔資料的保存、借閱、使用等要設(shè)立統(tǒng)一規(guī)定，對檔案人員本身的管理、保密等要形成制度，使各項檔案管理工作全部實現(xiàn)制度化，每道工序處于可控狀態(tài)。

2.2 檢索工具現(xiàn)代化

一般情況下，檔案查找多半根據(jù)檔案人員對檔案的熟悉程度而定，但是隨著檔案增多、時間延長、人員更替，靠記憶是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，特別是工程技術(shù)檔案專業(yè)性較強(qiáng)，借閱者需借助檢索工具，才能找到所需技術(shù)檔案，因而檢索工具就需要利用現(xiàn)代手段，使用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.3 檔案用房規(guī)范化

為確保工程技術(shù)檔案的安全，檔案用房也要達(dá)到規(guī)范化，應(yīng)按照檔案管理的數(shù)量、重要程度、管理級別，確定檔案管理用房的標(biāo)準(zhǔn)，檔案用房要“三分開”，分設(shè)專用庫房、整理室和閱覽室，檔案庫房要做到“十防”，保持庫房通風(fēng)。

3.工程資料歸檔

工程技術(shù)檔案通常情況下最少歸檔2套，一套留給建設(shè)單位保存（或上級主管部門），建設(shè)后期的工程決算、財務(wù)審計、竣工驗收等還需繼續(xù)使用，另一套交給運行管理單位，便于工程運行管理、維修維護(hù)，使其發(fā)揮作用。歸檔完畢的資料要做到“三備份”，檔案整理人員留存電子備份、閱覽室專用電腦留存?zhèn)浞?、移動存儲硬盤也要留有電子備份，做到三重保險。

4.工程技術(shù)檔案工作滯后性及同步管理

4.1 工程技術(shù)檔案管理工作普遍存在滯后性

在工程建設(shè)現(xiàn)場，收集資料有一定困難，工地條件較差，檔案管理人員流動性大，特別是水利工程建設(shè)歷時較長，在保存原有資料的基礎(chǔ)上還需不斷整編新資料，這些客觀原因容易造成資料的丟失、混亂、污損，影響工程資料完整性、準(zhǔn)確性，加上參建管理單位對工程檔案認(rèn)識不足，對檔案管理工作不夠重視，就會因時間過長、管理體制變化或工程技術(shù)人員的工作變動等原因，造成檔案資料之間關(guān)系不清、歸檔材料不全或竣工圖編制不準(zhǔn)確等問題，殘缺不全或不成系統(tǒng)的檔案資料會給整理工作造成困難，對于日后利用檔案資料留下隱患。

4.2 檔案管理工作與工程建設(shè)要實現(xiàn)同步管理

同步管理的目的就是要在工程建設(shè)過程中，及時完成工程技術(shù)檔案的收集、整理工作，工程建設(shè)過程中，要注意做好檔案管理工作，從立項、開工建設(shè)起設(shè)立專職檔案人員進(jìn)行資料收集和整理工作，在檢查工程進(jìn)度、進(jìn)行工程質(zhì)量評定和驗收的同時檢查、驗收歸檔文件材料的完整性。

5.結(jié)語

工程技術(shù)檔案管理是對工程項目所有信息的記錄和保存，收集、利用和管理好水利工程技術(shù)檔案，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，是水利工程建設(shè)不可缺少的組成部分，也是建設(shè)管理者的責(zé)任和義務(wù)?！?/p>