芻議如何管理電力系統(tǒng)檔案

張愛貞

【摘要】盡管文檔管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，但是依然被大部分企業(yè)所忽視，電力系統(tǒng)也是如此。本文將結(jié)合當(dāng)今社會(huì)里電力系統(tǒng)企業(yè)對(duì)于檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行說明，并進(jìn)一步討論如何提升電力系統(tǒng)企業(yè)檔案管理的水平。

【關(guān)鍵詞】電力系統(tǒng)；檔案管理

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人口素質(zhì)的不斷提高，越來越多的人已經(jīng)開始意識(shí)到良好的檔案管理，有利于企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。電力系統(tǒng)的檔案包括原始數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)規(guī)劃和電力的生產(chǎn)信息，具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性、縝密性和科學(xué)性，多年累積的電力系統(tǒng)檔案可以推進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展，但是，在目前的電力系統(tǒng)檔案的實(shí)際工作中存在著一些不容忽視的問題，值得關(guān)注。

一、電力系統(tǒng)檔案管理的重要性

電力系統(tǒng)行業(yè)具有極強(qiáng)的技術(shù)性和科學(xué)性，這直接導(dǎo)致了電力系統(tǒng)檔案是極為繁瑣和復(fù)雜的，因此檔案管理工作十分艱巨。首先，電力系統(tǒng)的檔案記載著企業(yè)發(fā)展的原始數(shù)據(jù)，而電力行業(yè)的快速發(fā)展，正是建立在這些原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上的；其次，電力系統(tǒng)的檔案記錄著各個(gè)地區(qū)電力的生產(chǎn)和供求信息，電力企業(yè)每年都會(huì)提前對(duì)于其管控地區(qū)的電力需求進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，然后根據(jù)預(yù)測(cè)的結(jié)果安排明天的生產(chǎn)計(jì)劃，在電力系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的支持下，企業(yè)對(duì)于用戶用電量需求的預(yù)測(cè)將更為準(zhǔn)確，而電力生產(chǎn)計(jì)劃也更為周詳。

二、目前電力系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）從業(yè)人員素質(zhì)低且變動(dòng)頻繁

根據(jù)電力行業(yè)的特點(diǎn)，企業(yè)在招收電力系統(tǒng)從業(yè)人員時(shí)，往往會(huì)挑選那些電力專業(yè)的畢業(yè)生，他們有著較強(qiáng)的電力系統(tǒng)專業(yè)知識(shí)，但是對(duì)于文檔管理是初學(xué)乍練十分陌生的。而電力企業(yè)往往會(huì)安排那些年邁、多病的員工到檔案管理崗位，這些員工只有電力方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于文檔管理毫無經(jīng)驗(yàn)，再加上年齡較大，接受新鮮事物的能力較差，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)出錯(cuò)，導(dǎo)致電力系統(tǒng)檔案管理工作出現(xiàn)混亂。在這樣的混亂局面出現(xiàn)多年之后，反而在人們的潛意識(shí)里已經(jīng)將文檔管理工作崗位默認(rèn)為一個(gè)“閑職”、一個(gè)養(yǎng)老的地方，在個(gè)別電力系統(tǒng)企業(yè)，甚至?xí)霈F(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將個(gè)人的親屬安排在檔案管理崗位進(jìn)行過度，待時(shí)機(jī)成熟之時(shí)，立刻將其調(diào)離。而檔案管理工作本身是一項(xiàng)極為復(fù)雜、繁重且責(zé)任重大的工作，將在崗的工作人員在未進(jìn)行工作交接的情況下立即調(diào)離，對(duì)于新接手的人來說是極為困難的，如果新接手的員工是一個(gè)毫無檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的新人，是極有可能在未來的工作出現(xiàn)檔案遺失或檔案混亂的情況的，進(jìn)而給企業(yè)帶來不必要的損失。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視不足

在當(dāng)前的電力系統(tǒng)企業(yè)之中，仍存在個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)輕視對(duì)于電力系統(tǒng)檔案的管理，將全部的精力投入到生產(chǎn)建設(shè)之中。在他們看來，檔案管理是一項(xiàng)十分獨(dú)立的工作，文檔資料只不過是廢紙一堆，毫無使用價(jià)值。因此，企業(yè)的檔案管理制度松散，毫無約束性。

（三）檔案管理投入不夠

在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視的情況下，企業(yè)自然不會(huì)為檔案管理工作給予更多的資本投入。但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，所形成的檔案也越來越多，現(xiàn)有的檔案室已無法容納更多的檔案，同時(shí)，檔案室已多年未更新防蟲措施，大量珍貴的文檔存在被蟲食的隱患。

三、解決電力系統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)問題的措施

（一）提高從業(yè)人員素質(zhì)

在電力系統(tǒng)企業(yè)進(jìn)行人員招聘時(shí)，不應(yīng)只招聘電力系統(tǒng)專業(yè)的人員，應(yīng)該考慮到檔案管理工作的實(shí)際需要，招聘一些檔案管理方面的人才，并對(duì)其進(jìn)行必要的崗位專業(yè)培訓(xùn)。在選擇檔案管理從業(yè)人員時(shí)，應(yīng)充分考慮到檔案管理工作的重要性，選擇工作能力強(qiáng)的人，以應(yīng)付檔案管理繁重的工作；選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人，以應(yīng)付電力系統(tǒng)檔案的復(fù)雜性；選擇有耐性并抗壓能力強(qiáng)的人，以應(yīng)付檔案管理工作帶來的巨大壓力。由此可見，檔案管理工作是一項(xiàng)十分艱巨的工作，而檔案管理的從業(yè)人員要求也是極高的。

（二）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

要用事實(shí)來轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)過去錯(cuò)誤的思想，經(jīng)過不斷的說明情況，培養(yǎng)其檔案管理意識(shí)，從根本上改變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度。在實(shí)現(xiàn)這個(gè)初步目標(biāo)之后，要組織企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況和電力系統(tǒng)檔案工作的特殊性，制定出一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案工作管理規(guī)定，并要求檔案管理從業(yè)人員嚴(yán)格按照管理規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行工作，同時(shí)，在企業(yè)員工到檔案室借閱資料時(shí)，也必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，避免了因?yàn)閱T工借閱而遺失檔案情況的發(fā)生，以保證檔案管理工作有序進(jìn)行。

（三）加大對(duì)于檔案管理工作的力度

在改變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作態(tài)度的情況下，要加大企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的投入。首先，要擴(kuò)大檔案室的空間，以滿足日益增多的文檔存放；然后，采購(gòu)檔案管理工作所需要的硬件設(shè)施，將老舊失修的替換掉，并增加防蟲措施，防止文檔被蟲食；最后，要提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，在端正了對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度后，明確了檔案管理工作實(shí)際上是十分艱巨的，在提高了對(duì)于檔案管理工作要求的同時(shí)，也應(yīng)該適當(dāng)?shù)脑黾訖n案管理從業(yè)人員的薪金。

（四）結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)該為工作和生活提供了很多的便利。電力系統(tǒng)的文檔工作在現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持下，可以實(shí)現(xiàn)快速提升工作水平的目標(biāo)。例如，可以將紙質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)換為電子版文檔，既為檔案的存放節(jié)省了空間，同時(shí)也避免了文檔被蟲食的情況。同時(shí)，利用最新的文檔管理軟件，檔案管理人員可以文檔分類更為細(xì)化，為將來查找文檔提供的極大的便利。

四、結(jié)論

電力系統(tǒng)檔案是十分重要的，各電力系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)加大對(duì)于檔案管理的力度。不但要將工作能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)并有耐性的員工安排在檔案管理的工作崗位；而且要加大對(duì)于檔案管理的投入，提升檔案管理的硬件設(shè)施，為檔案管理工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)；同時(shí)，要加強(qiáng)思想教育工作，為檔案管理的從業(yè)人員灌輸其工作的重要性，加強(qiáng)其使命感。盡管要搞好電力系統(tǒng)的檔案工作是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，有大量的工作需要安排，困難重重，但是只要企業(yè)能夠堅(jiān)定信心，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)帶頭，上下一心，就一定可以管理好電力系統(tǒng)的檔案，并為企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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