探討行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時代信息檔案管理

李啟紅

【摘要】行政事業(yè)單位在不斷進(jìn)步的社會中變得越發(fā)重要，而在大數(shù)據(jù)時代，所管理的檔案、事物不僅增多，復(fù)雜性也更高，以至于如今的檔案管理方式無法負(fù)荷行政事業(yè)單位所負(fù)擔(dān)的任務(wù)量，因而，當(dāng)今中國的大部分行政事業(yè)單位已經(jīng)選用了信息化管理方式進(jìn)行檔案管理工作，從而很好地提高了工作效率。但這個方式仍然有需要完善的地方，所以，本文主要針對大數(shù)據(jù)時代行政事業(yè)單位信息檔案管理工作中的不足之處進(jìn)行研究，有針對性地進(jìn)行完善。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;信息化建設(shè)

一、行政事業(yè)單位信息檔案管理的意義

行政事業(yè)單位作為組成國家機(jī)構(gòu)的一個重要部分，主要的特性是行政性、管理性與服務(wù)性。而行政事業(yè)單位的發(fā)展健康良性與否，與國家的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展有著直接聯(lián)系。其中，要保證行政事業(yè)單位的發(fā)展健康且持續(xù)，信息檔案管理的科學(xué)合理性是重要的一個要素。因為信息檔案匯聚了行政事業(yè)單位中的所有信息，所以管理系統(tǒng)是行政事業(yè)單位檔案管理中最不可或缺的存在。信息化的管理能夠很大程度上提高系統(tǒng)的工作效率和工作質(zhì)量。

此外，信息檔案管理在整理歸納歷史發(fā)展性事件的時候，能夠從歷史實踐中吸取經(jīng)驗，促進(jìn)行政事業(yè)單位更好地成長發(fā)展，在決策上能有更多的實際參考。信息檔案管理實際上是為了使用檔案，其中行政事業(yè)單位做出決策和司法部門的相關(guān)調(diào)查方面都需要使用檔案信息，在決策方面，行政事業(yè)單位在歷史上的真實活動內(nèi)容與狀況是很好的參考依據(jù);而在司法實踐方面，檔案管理中的信息可以提供關(guān)鍵的真實證據(jù)。因而，行政事業(yè)單位信息檔案管理的意義深遠(yuǎn)。

二、行政事業(yè)單位信息化檔案管理的不足

（一）不完善的管理制度。當(dāng)今中國的行政事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時代得到了更多的重視，但在發(fā)展的過程中存在著許多的不足之處需要不斷完善，其中，當(dāng)屬行政事業(yè)單位信息檔案管理制度為首個項目。從工作人員方面來看，行政事業(yè)單位檔案管理的部分工作人員存在素質(zhì)不高的現(xiàn)象，對外界的誘惑抵制力薄弱，如果行政事業(yè)單位的管理制度不夠完善，約束力不足，這部分人很有可能會為了一己私利而以權(quán)謀私，對行政事業(yè)單位的信息檔案內(nèi)容做出違規(guī)篡改等操作，這不僅會造成巨大的損失，還嚴(yán)重阻礙了信息檔案管理工作的發(fā)展。

（二）行政辦公室檔案管理的不足之處。行政辦公室中存在的問題主要在于辦公室內(nèi)檔案內(nèi)容的缺失，不完整的檔案內(nèi)容使得行政事業(yè)單位工作的全程不能得到真實準(zhǔn)確的表達(dá)，檔案使用在行政事業(yè)單位發(fā)展中所起的作用無法全部實現(xiàn)。而造成這一問題的主要原因在于行政部門工作人員對該項工作的不正確認(rèn)知，重視程度的不足直接導(dǎo)致了敷衍的工作態(tài)度與工作方式，大大降低了工作的效率，檔案使用的價值自然是大打折扣，直接阻礙了行政辦公室的發(fā)展。

（三）落后的檔案管理方式。時代在不斷地發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理方法自然也需要不斷地發(fā)展進(jìn)步。然而，實際情況卻是如今的信息檔案管理方式與信息時代的要求不匹配，大大影響了檔案管理過程中的實際操作性能。即使現(xiàn)今已出現(xiàn)了不少先進(jìn)高效的信息管理工具，但礙于工作人員的技能欠缺，拖延了檔案管理工作向現(xiàn)代信息化發(fā)展的腳步。而又由于信息檔案管理的安全完整要求，管理部門在對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化的同時還需要建立完整的保護(hù)機(jī)制。

（四）行政事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備不足。為了達(dá)到大數(shù)據(jù)時代下行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的所需，當(dāng)今中國引進(jìn)了不少先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)在其中。但由于目前的部分政府領(lǐng)導(dǎo)仍舊對信息檔案管理工作不夠重視，使得如今的行政事業(yè)單位檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備不能負(fù)荷高精尖的科學(xué)技術(shù)，落后的設(shè)施設(shè)備使得部分電子光盤檔案的處理需要不能得到滿足。這就間接損害了大部分現(xiàn)代化檔案信息資料，而這種損失通常難以修復(fù)，很大程度上阻礙了行政事業(yè)單位的發(fā)展管理。

三、優(yōu)化行政事業(yè)單位信息化檔案管理的方式

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理力度。由于信息檔案管理的安全穩(wěn)定持續(xù)特性，對工作人員的投入程度要求很高，為了提升工作人員的投入程度和工作積極性，要求行政事業(yè)單位管理部門對工作人員從工作分配、人員分配等方面作出科學(xué)合理的安排，加深工作人員對檔案管理工作的正確認(rèn)知，從而保障檔案信息資料的完整性和現(xiàn)代信息化工作的真實可靠性。

（二）提升相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。相關(guān)的政府領(lǐng)導(dǎo)對行政事業(yè)單位的發(fā)展通常起著直接性、決定性作用，因而，加強(qiáng)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的正確認(rèn)知和重視程度，可以加大政府對行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的投資力度，而有了政府領(lǐng)導(dǎo)足夠的支持，在建立完善檔案管理制度、人事安排與設(shè)備和技術(shù)的升級上都能給予直接的助力。直接促進(jìn)了檔案管理工作的良性發(fā)展。

（三）檔案管理工作的信息化發(fā)展。21世紀(jì)是大數(shù)據(jù)信息時代，行政事業(yè)單位檔案管理工作更需要跟著時代的腳步不斷進(jìn)步，需要從多方面共同助力。諸如對檔案管理工作人員的專業(yè)性信息技能學(xué)習(xí)，教會他們掌握檔案管理的新型技術(shù)，從一線提升檔案管理工作的安全穩(wěn)定性;在計算機(jī)時代，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善，也能促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代信息化發(fā)展。

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