小議財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范與水平的提高

姜春昕

摘 要：財(cái)務(wù)檔案管理是指財(cái)務(wù)人員記錄能夠反映單位內(nèi)部財(cái)務(wù)相關(guān)信息以及單位的財(cái)務(wù)狀況的單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作的數(shù)據(jù)，針對(duì)的主要是單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平對(duì)于實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)檔案管理起到非常重要的作用。但是由于各種因素造成單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作存在問(wèn)題，如何解決這些問(wèn)題就成為了當(dāng)前單位中財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)[1]。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；規(guī)范；水平

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，各單位之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)在不斷升級(jí)，單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理也逐漸成為各個(gè)單位之間競(jìng)爭(zhēng)的手段，良好的財(cái)務(wù)檔案管理能夠提升單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，確保單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。良好的財(cái)務(wù)檔案管理可以直接反映出單位財(cái)務(wù)的透明化程度，促進(jìn)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。因此，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平是勢(shì)在必行的。

1 財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容

財(cái)務(wù)檔案管理主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1）為單位的資金流向提供憑證，比如財(cái)務(wù)記賬憑證等。

2）為單位在一段時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告，例如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、季度財(cái)務(wù)報(bào)表以及年度財(cái)務(wù)報(bào)表等按時(shí)間劃分的報(bào)表。

3）統(tǒng)計(jì)單位內(nèi)部詳細(xì)的財(cái)務(wù)賬目，例如固定資產(chǎn)相關(guān)的資料記錄。

4）包括銀行對(duì)賬單以及各項(xiàng)保管項(xiàng)目的賬目清單。

5）包括對(duì)單位內(nèi)部一些電子檔案的存儲(chǔ)資料及內(nèi)部數(shù)據(jù)備份存檔。

6）包括單位內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄情況以及借閱情況。

7）包括對(duì)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)軟件、報(bào)賬系統(tǒng)等各種財(cái)務(wù)軟硬件設(shè)備的管理。

8）包括單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)記錄已經(jīng)經(jīng)濟(jì)抽查的財(cái)務(wù)資料等數(shù)據(jù)的管理。

2 財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏管理意識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)不高

現(xiàn)階段，單位財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏基本的工作積極性，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，且人員自身缺乏專業(yè)的管理能力，不能很好的勝任財(cái)務(wù)檔案管理工作。目前，很多財(cái)務(wù)檔案管理人員通常采用的仍舊是采用紙質(zhì)的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行管理，由于紙質(zhì)的財(cái)務(wù)資料需要人工進(jìn)行財(cái)務(wù)核算工作，無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作量。有些財(cái)務(wù)檔案管理人員甚至認(rèn)為單位的賬目核算本身比較簡(jiǎn)單，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理僅僅是一些報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證和賬簿的管理，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致單位缺乏基本的財(cái)政預(yù)算資料，甚至有些財(cái)務(wù)檔案管理人員無(wú)視單位的相關(guān)保密條例，隨意將檔案中的信息透漏給他人。

2.2 單位的財(cái)務(wù)檔案管理制度不完善，程序操作不規(guī)范

我國(guó)制定了一些列的財(cái)務(wù)檔案管理制度，但在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)檔案管理制度的實(shí)施會(huì)受到各種因素的影響，這些都直接或者間接的導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理制度難以正常實(shí)施，特別是在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中可能會(huì)因?yàn)槟承┏绦蛟诓僮魃系牟灰?guī)范導(dǎo)致的各種問(wèn)題[2]。例如在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的銷毀程序的操作中，原本應(yīng)該成立專門的檔案鑒定小組，由該小組負(fù)責(zé)某些財(cái)務(wù)檔案的銷毀工作，由于缺乏規(guī)范的操作程序，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)檔案的銷毀仍舊是領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了算。

2.3 缺乏信息化的電子財(cái)務(wù)檔案管理，信息資源投入明顯不足

單位中傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理采用的都是紙質(zhì)財(cái)務(wù)核算，雖然近年來(lái)由于信息技術(shù)的發(fā)展，單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作引入了電子財(cái)務(wù)檔案管理，但是由于受到傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理的影響，有部分財(cái)務(wù)檔案管理人員認(rèn)為電子財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方便保管。有些單位雖然引入了電子財(cái)務(wù)檔案管理，卻因?yàn)閷?duì)此忽視，設(shè)備資金投入不是很大，造成了很多電子財(cái)務(wù)檔案因?yàn)樵O(shè)備的老舊而不能很好的實(shí)施。此外，一些單位即使配備了先進(jìn)的信息設(shè)備，但是由于對(duì)信息技術(shù)操作不熟練導(dǎo)致電子財(cái)務(wù)檔案管理工作無(wú)法繼續(xù)。

3 提高財(cái)務(wù)檔案管理的水平策略

3.1 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識(shí)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，單位財(cái)務(wù)檔案管理開(kāi)始向著網(wǎng)絡(luò)資源共享發(fā)展，與此同時(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員的要求也提高了不少，為了適應(yīng)新時(shí)期的財(cái)務(wù)檔案管理工作，管理人員必須要積極參加單位組織的各項(xiàng)新技術(shù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平，努力提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理意識(shí)，在實(shí)際工作中要注重理論聯(lián)系實(shí)際，在每季度都制定出財(cái)務(wù)檔案工作管理目標(biāo)，明確崗位責(zé)任，做好文件的收發(fā)、歸檔和整理，全方位提升管理意識(shí)和管理效果[3]。

3.2 完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，科學(xué)設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，要嚴(yán)格遵守國(guó)家的各項(xiàng)關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度，結(jié)合本單位自身實(shí)際情況完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，在具體的程序操作上要規(guī)范操作，嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行操作。財(cái)務(wù)檔案管理人員穩(wěn)定后，應(yīng)該及時(shí)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制，制定季度管理目標(biāo)，避免管理人員沒(méi)有工作目標(biāo)，工作茫然，整體渙散。

3.3 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)代化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位都開(kāi)始具備了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)代化條件[3]。通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，將紙質(zhì)的財(cái)務(wù)資料錄入到計(jì)算機(jī)中，極大地降低了人工財(cái)務(wù)核算成本，利用互聯(lián)網(wǎng)可以有效地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資料的資源共享。

4 財(cái)務(wù)檔案管理的作用

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的管理是單位財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，能夠清晰準(zhǔn)確的反映出單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)水平。在2016年實(shí)施的《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》中，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的定義和范圍進(jìn)行了進(jìn)一步的擴(kuò)充和完善，由于信息技術(shù)的發(fā)展，增加了電子財(cái)務(wù)檔案管理這方面的內(nèi)容。這份文件的提出對(duì)單位中財(cái)務(wù)檔案管理提出了更高的要求。財(cái)務(wù)檔案是一個(gè)單位各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)的最真實(shí)的信息反饋，能夠幫助單位進(jìn)行有效地分析，對(duì)其進(jìn)行管理有利于單位開(kāi)展其他活動(dòng)，對(duì)單位的發(fā)展起到了不可替代的作用[4]。首先，財(cái)務(wù)檔案管理是維持單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提條件，有利于加強(qiáng)單位對(duì)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)狀況的了解和掌握。對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，為了維護(hù)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)所發(fā)放的人員工資以及各種維持運(yùn)轉(zhuǎn)的設(shè)備資金投入，還有運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的收益都會(huì)形成各種各樣的財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案管理人員根據(jù)這些各種各樣的檔案進(jìn)行逐一的分類、分析和整理，以便于為單位之后的財(cái)務(wù)預(yù)算提供重要的依據(jù)，為單位的某項(xiàng)措施提供一定的材料支持。在當(dāng)代社會(huì)中建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度有利于企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。財(cái)務(wù)檔案是單位收支的重要憑證，可以在一些特殊的情況下為單位產(chǎn)生一些效益。財(cái)務(wù)檔案管理能否順利的實(shí)施與單位自身是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著密不可分的管理，二者相輔相成。其次，對(duì)財(cái)務(wù)檔案加強(qiáng)管理是為了進(jìn)一步完善法制管理，嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律法規(guī)，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)有效。最后，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，可以提高單位的財(cái)務(wù)信息公開(kāi)透明度，確保財(cái)務(wù)檔案資料的準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合信息時(shí)代的要求的必然結(jié)果。只有不斷提高單位的財(cái)務(wù)檔案管理水平，才能促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展，更好地發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要作用。

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