新加坡國家檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)建設(shè)策略及其啟示

李江瑞　趙麗

摘 要：檔案網(wǎng)站信息服務(wù)是檔案館面向社會(huì)實(shí)現(xiàn)其功能價(jià)值的重要平臺(tái)?；谏虾Ｊ袡n案館網(wǎng)站的調(diào)研比較可以發(fā)現(xiàn)，新加坡檔案館網(wǎng)站建設(shè)的許多思路、原則和經(jīng)驗(yàn)值得學(xué)習(xí)，如信息服務(wù)理念、信息服務(wù)手段等。梳理上海市和新加坡的檔案館信息服務(wù)建設(shè)狀況、存在問題和服務(wù)理念，對我國眾多國家檔案館網(wǎng)站的信息服務(wù)建設(shè)很有實(shí)踐借鑒意義。

關(guān)鍵詞：新加坡；檔案網(wǎng)站；信息服務(wù)；策略

Abstract： The information service of archives website is an important platform for archives to realize its society functional value. Based on the investigation and comparison of Shanghai Municipal Archives website， we can find many ideas， principles and experiences of National Archives of Singapore website worth learning， such as information service concept and information retrieval service. It is of great practical significance for our numerous national archives to compare two websites on construction status， problems and service concepts.

Keywords： Singapore；Archives Website；Information Services；Strategy

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案網(wǎng)站是檔案館發(fā)揮社會(huì)功能和實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的重要窗口，是開展信息服務(wù)的重要平臺(tái)。新加坡國家檔案館（National Archives of Singapore，簡稱NAS）[1]成立于1968年，隸屬于文化部。新加坡十分注重國家記錄和歷史記憶的保存，為了保存新加坡人珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，NAS在網(wǎng)站建設(shè)方面投入不菲，幾十年積累下來形成了許多可資借鑒的建設(shè)思路、原則和經(jīng)驗(yàn)。本文通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研比較，分析NAS門戶網(wǎng)站建設(shè)策略，以上海市檔案館（Shanghai Municipal Archives，簡稱SMA）[2]門戶網(wǎng)站為參照對象，對兩大網(wǎng)站進(jìn)行全面的搜索和瀏覽，對網(wǎng)站信息服務(wù)功能進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)查和分析，力求找出兩者的差異，得出較為客觀的調(diào)查結(jié)論，總結(jié)對我國檔案館網(wǎng)站建設(shè)的啟示。

檔案網(wǎng)站信息服務(wù)，即檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)這一媒介采用多種手段向信息利用者傳輸政府公開信息或檔案信息，開發(fā)信息資源，最大限度地滿足公眾的政府信息知情權(quán)和檔案信息利用需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值?？傮w來看，SMA門戶網(wǎng)站和NAS門戶網(wǎng)站各具特色，SMA網(wǎng)站大氣磅礴，充滿大都市的現(xiàn)代氣息，布局嚴(yán)整規(guī)范，給人以舒適感；NAS網(wǎng)站色彩清新，活潑自在，生意盎然。單從表面來看兩個(gè)網(wǎng)站，均表現(xiàn)為內(nèi)容豐富，信息服務(wù)功能全面。但是，經(jīng)過綜合考察并對兩大網(wǎng)站進(jìn)行去粗取精、由表及里的調(diào)研分析之后，檔案信息服務(wù)功能的深層差異愈發(fā)凸顯，如表1：

通過表1我們可以看出，兩個(gè)檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)功能各有千秋，SMA網(wǎng)站在信息服務(wù)手段方面占優(yōu)，信息檢索工具種類多于新加坡，但是在信息服務(wù)理念方面，NAS網(wǎng)站明顯走在上海市的前面，新加坡檔案網(wǎng)站注重信息服務(wù)理念的宣傳，服務(wù)周到、貼心、務(wù)實(shí)，并注重信息服務(wù)的集成。下面將對這些差異做具體深入的比較分析。

1 我國檔案網(wǎng)站信息服務(wù)功能

作為我國發(fā)達(dá)省市檔案館的代表，SMA檔案館網(wǎng)站鮮明地體現(xiàn)著我國特色。我國檔案事業(yè)采用的是“局館合一”的管理體制，同時(shí)擔(dān)負(fù)檔案行政管理和檔案業(yè)務(wù)管理的職能，這體現(xiàn)在檔案網(wǎng)站信息服務(wù)功能上的特點(diǎn)是，檔案網(wǎng)站一方面發(fā)揮檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案信息服務(wù)功能，提供檔案信息網(wǎng)上檢索、舉辦網(wǎng)上展覽等，同時(shí)作為政府機(jī)構(gòu)之一的檔案局還擔(dān)負(fù)起了政府信息公開和已公開現(xiàn)行文件查詢的行政職能，這在新加坡檔案網(wǎng)站上是不可能出現(xiàn)的，這是我國檔案網(wǎng)站的一大特色，而且我國的法規(guī)也賦予了檔案部門這種權(quán)力，《中華人民共和國政府信息公開條例》（2006年4月5日頒布，2008年5月1日實(shí)施）第十六條規(guī)定，各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國家檔案館、公共圖書館提供主動(dòng)公開的政府信息。因此，我們可以很明顯地發(fā)現(xiàn)，在我國的檔案網(wǎng)站中一個(gè)很鮮明的信息服務(wù)功能就是政府公開信息查詢和已公開現(xiàn)行文件的查詢，SMA網(wǎng)站的政府公開信息查詢系統(tǒng)強(qiáng)大易用，可以按照政府行政機(jī)構(gòu)分類進(jìn)行瀏覽檢索，檢索目錄層次高達(dá)8級，分為市級機(jī)關(guān)和區(qū)縣級機(jī)關(guān)兩大類，可以直接下載閱讀全文。同時(shí)，為了使市民更加迅速快捷地搜索到所需信息，SMA網(wǎng)站還推出了“政府公開信息實(shí)用類目分類體系查詢”，本分類體系區(qū)別于現(xiàn)有的單一按照政府部門職能對信息進(jìn)行分類的方法，而是以政府部門的職能分工為基礎(chǔ)，以市民日常生活中經(jīng)常會(huì)遇到的有關(guān)信息查詢問題為切入點(diǎn)，構(gòu)建了一個(gè)以使用方便為主要特點(diǎn)的政府公開信息類目查詢系統(tǒng)。比如，類目累擊率排名前十的分別是戶籍、檔案事業(yè)、房屋拆遷、勞動(dòng)關(guān)系、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工程建設(shè)管理、政策法規(guī)、知識產(chǎn)權(quán)、基礎(chǔ)教育和國有資產(chǎn)管理，用戶可以直接點(diǎn)擊相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行查詢，通過網(wǎng)站的網(wǎng)絡(luò)民調(diào)的結(jié)果來看，大部分人認(rèn)為利用“政府公開信息實(shí)用類目分類體系”來查詢政府公開信息十分必要，實(shí)際操作便利，分類設(shè)置科學(xué)。

此外，SMA網(wǎng)站還提供已公開現(xiàn)行文件查詢服務(wù)，包括全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)、國務(wù)院和上海市各職能機(jī)構(gòu)的已公開現(xiàn)行文件查詢，并提供全文查詢下載服務(wù)，方便易用。這些都是NAS網(wǎng)站上看不到的，這便是我國檔案網(wǎng)站特有的一種信息服務(wù)功能。SMA不僅是一個(gè)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，同時(shí)還擔(dān)負(fù)著社會(huì)公眾政府信息知情權(quán)的保障和服務(wù)工作。

2 新加坡網(wǎng)站信息服務(wù)理念

2.1 以人為本的親民理念。與SMA網(wǎng)站相比，NAS網(wǎng)站除了公布到檔案館參觀訪問的地址和聯(lián)系方式，還公布了最近的地鐵站、公交車服務(wù)線路甚至最近的停車地點(diǎn)，真是詳盡周到。NAS的聯(lián)系方式更是具體，粗略統(tǒng)計(jì)了一下，NAS網(wǎng)站中公布了不下四個(gè)電子郵箱、七個(gè)電話號碼和兩個(gè)傳真，從這些聯(lián)系方式中我們可以發(fā)現(xiàn)NAS網(wǎng)站信息服務(wù)分工明確，有網(wǎng)站方案、活動(dòng)或改進(jìn)提高反饋意見的聯(lián)系方式，有一般館藏詢問的聯(lián)系方式（免費(fèi)），流動(dòng)展覽的聯(lián)系方式，預(yù)訂檔案館出版物的聯(lián)系方式，甚至還有公眾如果在訪問NAS離開后發(fā)現(xiàn)個(gè)人財(cái)物遺失的聯(lián)系方式，考慮周到貼心，“檔案網(wǎng)站信息服務(wù)平臺(tái)基于用戶需求為中心提供信息服務(wù)，必然要圍繞用戶滿意的視角設(shè)計(jì)服務(wù)的模式和架構(gòu)” [3]。而與之相比，SMA只給出了一個(gè)生硬的表格，極其簡略地介紹SMA的地址和唯一的公開聯(lián)系方式，其中差距，不言自明。要充分分析影響用戶滿意度的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)服務(wù)要素，以期通過合理的優(yōu)化控制為改進(jìn)和完善相關(guān)服務(wù)提供建議。

2.2 創(chuàng)意十足的宣傳理念。毫無疑問，中新檔案信息服務(wù)的最終目標(biāo)都是為了服務(wù)公眾，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展。但是新加坡的高明之處在于善于宣傳自己的檔案信息服務(wù)理念，打造一種綠色和親民的服務(wù)形象，并讓這種理念深入人心，走進(jìn)公眾，這種理念宣傳在NAS網(wǎng)站上隨處可見。例如，NAS在網(wǎng)站顯眼位置高調(diào)亮出自己的檔案館新標(biāo)志，并做詳盡介紹：整個(gè)標(biāo)志象征著檔案在這個(gè)信息時(shí)代的能動(dòng)性作用，波浪式的特征說明NAS在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，既是數(shù)字時(shí)代政府記錄的保管者，又是民族共同記憶的知識庫；而零落疏散的像素和正方形則象征著NAS對檔案的積極利用，推動(dòng)公眾更好地理解和感受新加坡的歷史和遺產(chǎn)，培養(yǎng)一個(gè)剛健自強(qiáng)、永恒持續(xù)的民族。

再比如，NAS推出了命名為a2O的檔案信息一站式門戶，這其中更是蘊(yùn)含了一種嶄新的服務(wù)理念，即a2O是對H2O的一個(gè)比喻，而H2O是生活中不可缺少的元素，所以跟人類需要水來生存一樣，檔案網(wǎng)站信息服務(wù)不是可有可無的，也是我們生活中不可缺少的組成部分，這種理念也是NAS網(wǎng)站信息服務(wù)的奮斗目標(biāo)，即把a(bǔ)2O打造成公眾生活的必需元素。更令人佩服的是NAS還精巧地對a2O進(jìn)行形象宣傳，包括圖片和視頻：一個(gè)剛剛開啟的易拉罐，噴涌而出的是檔案照片、錄像帶、錄音帶、縮微膠片、文物、紙質(zhì)文件，下方是一個(gè)標(biāo)語——百分百純遺產(chǎn)，您生活的新元素（100% Pure Heritage. The New Element in You）。視覺沖擊強(qiáng)烈，很好地闡釋了NAS將a2O打造成生活必需元素的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)理念。類似這樣的靈感和創(chuàng)意，我們在SMA的網(wǎng)站上是看不到的，呈現(xiàn)在公眾眼前的只是一個(gè)布局規(guī)整、按部就班的檔案網(wǎng)站，欠缺文化理念的宣傳，文化吸引力不足，NAS的網(wǎng)站宣傳實(shí)踐值得中國檔案網(wǎng)站深入思考和學(xué)習(xí)。

2.3 服務(wù)的集成理念。NAS注重檔案網(wǎng)站信息服務(wù)的集成。NAS開發(fā)的a2O網(wǎng)上檔案館入口可以在線查閱NAS的檔案資源寶庫，獲取新加坡文化遺產(chǎn)原始資源。a2O的最大特點(diǎn)就是對網(wǎng)站檔案信息服務(wù)進(jìn)行集成，該入口集成的服務(wù)項(xiàng)目包括8大數(shù)據(jù)庫檔案信息的在線檢索服務(wù)、流動(dòng)展覽宣傳及網(wǎng)上預(yù)訂服務(wù)、NAS參觀網(wǎng)上預(yù)定服務(wù)、重要網(wǎng)站銜接服務(wù)、館藏精品檔案網(wǎng)絡(luò)展示和網(wǎng)上展覽服務(wù)、電子商務(wù)照片服務(wù)、檔案利用和法律知識普及服務(wù)、趣味服務(wù)等8項(xiàng)服務(wù)。用戶只要登錄a2O便可以在導(dǎo)航地圖的指引下足不出戶地享受NAS提供的各種信息服務(wù)，方便實(shí)用而又快捷迅速，堪稱NAS信息服務(wù)的最大亮點(diǎn)。值得指出的是，a2O憑借著出色的信息服務(wù)理念不斷獲得國際大獎(jiǎng)。2004年，NAS因?yàn)閍2O的實(shí)施而贏得了斯德哥爾摩科技挑戰(zhàn)賽[1]的“電子文化”類大獎(jiǎng)。2005年7月，a2O作為新加坡的最佳“電子文化”被提名世界信息峰會(huì)大獎(jiǎng)。

相比NAS的強(qiáng)大的網(wǎng)站集成功能，在SMA網(wǎng)站我們看到的是各種信息服務(wù)功能分散在網(wǎng)站的各個(gè)角落里，比如“網(wǎng)上查檔”在網(wǎng)站的左上角，“網(wǎng)上展覽”又分布在網(wǎng)站的右下角，全宗目錄只有點(diǎn)擊網(wǎng)站的英文版才能找到，各種功能不能呼應(yīng)，各自為政，給利用者利用檔案信息帶來諸多不便。

3 新加坡檔案網(wǎng)站信息服務(wù)手段

“檔案網(wǎng)站的靈魂就是檔案數(shù)據(jù)信息”[4]。SMA網(wǎng)站檔案目錄檢索工具種類多樣，包括：介紹性目錄，如全宗指南（386個(gè)）、專題指南（15個(gè)）；查檢性目錄，包括分類目錄、專題目錄（15個(gè)）、工商登記索引；館藏性目錄，如全宗目錄（英文）、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄，等等，雖然多樣的檢索工具可以實(shí)現(xiàn)多樣化的檢索途徑，但同時(shí)也需要用戶具備一定的專業(yè)檢索知識，辨別最有效的檢索工具，因而也帶來了困擾。用戶利用率不高。

NAS網(wǎng)站檔案目錄檢索工具沒有SMA網(wǎng)站這么多的種類，沒有全宗指南、專題指南，沒有全宗目錄和專題目錄，也沒有瀏覽檢索和專題檢索的入口，NAS提供的只是單一的經(jīng)過整合的八大數(shù)據(jù)庫組成的檢索總庫[5]，這八大數(shù)據(jù)庫具體指政府檔案信息數(shù)據(jù)庫GRID、演講文本自動(dòng)檢索系統(tǒng)STARS、私人檔案信息系統(tǒng)PRISM、新加坡制圖和建筑檔案數(shù)據(jù)庫CARDS、口述歷史檔案數(shù)據(jù)庫CORD、新加坡圖片檔案庫PICAS、新加坡影音檔案庫MISAS和新加坡海報(bào)數(shù)據(jù)庫POSTERS。各個(gè)數(shù)據(jù)庫都是基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)都擁有強(qiáng)大的檢索引擎，如CARDS檢索引擎，在引擎中輸入檢索詞進(jìn)行檢索可以得到檢索地圖的題名、描述、出版商、日期、比例、索取號等搜索結(jié)果，復(fù)制需要經(jīng)過NAS的書面允許。同時(shí)，NAS適應(yīng)電子政務(wù)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)整合的趨勢，對這8大數(shù)據(jù)庫在網(wǎng)上進(jìn)行了整合，使檢索引擎更加強(qiáng)大，用戶可以自由選擇檔案信息的載體進(jìn)行組合檢索，比如可以同時(shí)檢索同一主題下的紙質(zhì)檔案、照片和影音檔案。

顯然，NAS網(wǎng)上查檔的優(yōu)勢在于8大數(shù)據(jù)庫的整合，其實(shí)質(zhì)是一種主題法的目錄組織和檢索形式，即通過輸入檢索主題對全庫進(jìn)行檢索，而SMA則是一種分類法為主的目錄組織和檢索形式，我國檔案編目受目錄學(xué)的影響，多年來一直采用分類法，事實(shí)證明分類法和主題法各有長短，沒有孰優(yōu)孰劣，不能把兩者對立起來。分類法的基本原則是知識的系統(tǒng)性，它從事物之間的關(guān)系出發(fā)，可以滿足各種程度的族性檢索，但在滿足專指性檢索要求方面的能力卻不理想；“主題法的基本原則是知識的特指性，它從事物本身出發(fā)，集中了用不同觀點(diǎn)、不同方法研究該事物的一切文獻(xiàn)資料，因而有利于按特性進(jìn)行檢索，但用同樣方法和觀點(diǎn)研究不同對象的資料卻被分開了”[6]?？梢?，兩種方法的優(yōu)缺點(diǎn)是互補(bǔ)的。目前的文獻(xiàn)工作者越來越感到，要建立一個(gè)高功能的檢索體系，應(yīng)該尋求兩者的結(jié)合而不是兩者的對立，合則雙美，離則兩傷。但是“合”不能代表同時(shí)編制兩套目錄，這是不現(xiàn)實(shí)的，工作量巨大，內(nèi)容多有重復(fù)。目前學(xué)界的普遍觀點(diǎn)是確定一種目錄為主導(dǎo)目錄，同時(shí)采用輔助目錄加以補(bǔ)充，以彌補(bǔ)主導(dǎo)目錄本身的不足。顯然，SMA由于存在專題目錄等較合理的目錄體系，一定程度地彌補(bǔ)了分類法目錄的不足，雖然這離真正的分類法還有一定的距離。

4 結(jié)語

就像當(dāng)年WTO官員在調(diào)查完上海后定下“中國是發(fā)達(dá)國家”的錯(cuò)誤結(jié)論一樣，一個(gè)上海當(dāng)然不能代表全中國，何況SMA網(wǎng)站的信息服務(wù)工作要改進(jìn)的地方還不少，我國其他地區(qū)的檔案網(wǎng)站要做的工作則更多。新加坡檔案網(wǎng)站建設(shè)的諸多原則、思路和經(jīng)驗(yàn)值得我們學(xué)習(xí)。“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下，我國檔案館需優(yōu)化信息服務(wù)策略，更好地服務(wù)于公眾、滿足公眾需求，才能實(shí)現(xiàn)新形勢下的功能轉(zhuǎn)型，發(fā)揮檔案信息資源的信息知識價(jià)值。

2.5 被引次數(shù)最多的論文的分析。對被引論文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可分析出《管理》所刊文章中最有影響力的論文，被引5次及以上的27篇論文列于表7，共被引頻次193。從地區(qū)看，27名第一作者11位來自河南，7位來自江浙滬，3位來自京津地區(qū)，其余的來自湖北、福建、廣東、海南等，說明高影響力的作者區(qū)域集中度較高；從研究主題看，關(guān)于“檔案網(wǎng)站建設(shè)”“檔案信息（化）”的研究比較集中，作者的研究方向較為固定；從研究方法看，實(shí)證、綜述研究較多，這也是《管理》的特色欄目；從發(fā)表時(shí)間來看，主要集中在2005年～2010年，被引有16篇，2011年～2013年被引11篇，說明這三年中“檔案信息化”“檔案網(wǎng)站建設(shè)”的研究主題拉動(dòng)了被引頻次，在未來的一段時(shí)間內(nèi)這類研究熱點(diǎn)還將繼續(xù)。

3 結(jié)語

本文運(yùn)用文獻(xiàn)計(jì)量的方法，基于引用論文和被引用論文的數(shù)據(jù)分析，從內(nèi)部結(jié)構(gòu)角度揭示了《管理》的學(xué)術(shù)影響力情況，印證了《管理》是一本對檔案學(xué)和圖書情報(bào)學(xué)學(xué)科具有較大影響力的權(quán)威學(xué)術(shù)期刊，進(jìn)一步證明了《管理》的特色“調(diào)查報(bào)告”欄目對檔案學(xué)領(lǐng)域研究的較強(qiáng)影響力和國內(nèi)檔案學(xué)專業(yè)實(shí)力較強(qiáng)的高校同行、知名專家對該刊的社會(huì)認(rèn)可和積極關(guān)注與支持。

因數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)的工作量較大，本文僅研究了2010年～2015年《管理》被CNKI數(shù)據(jù)庫核心期刊引用的情況，暫未統(tǒng)計(jì)被一般期刊、教材、專著、碩博士論文等引用的情況，另外，由于研究設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)計(jì)量、時(shí)間倉促等因素導(dǎo)致的疏漏，敬請各位同仁批評指正。

參考文獻(xiàn)：

[1]新加坡國家檔案館門戶網(wǎng)站的網(wǎng)址：http：//www.nhb.gov.sg/NAS/

[2]中國上海市檔案館門戶網(wǎng)站的網(wǎng)址：http：//www.archives.sh.cn

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[6]吳寶康.當(dāng)代中國檔案學(xué)論[M].北京：檔案出版社，1988：188.

（作者單位：李江瑞，陜西科技大學(xué)檔案館；趙麗，上海市政總院 來稿日期：2016-12-19）