用友ERP財(cái)務(wù)管理軟件使用探析

劉瑩

摘要：用友ERP-U8財(cái)務(wù)管理軟件在近年來的高職院校會(huì)計(jì)技能大賽和企業(yè)管理中大放異彩，通過對(duì)多模塊的有條分散和系統(tǒng)整合深受各界人士好評(píng)，但由于多模塊尤其是供應(yīng)鏈部分的使用導(dǎo)致院校學(xué)生和企業(yè)財(cái)務(wù)人員、管理人員對(duì)使用流程、數(shù)據(jù)關(guān)系等方面的掌握存在困難。文章通過對(duì)2012—2014年高職院校會(huì)計(jì)技能大賽樣題的分析，探究ERP-U8軟件的使用方法及大賽的應(yīng)對(duì)技巧。

關(guān)鍵詞：ERP軟件 會(huì)計(jì)技能大賽 供應(yīng)鏈

用友ERP-U8軟件的常用模塊包括總賬、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、固定資產(chǎn)、薪資管理以及供應(yīng)鏈的采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算，會(huì)計(jì)技能大賽的考試主要分為以下幾部分：初始設(shè)置、業(yè)務(wù)處理、報(bào)表設(shè)置與分析。

一、初始設(shè)置

企業(yè)在應(yīng)用軟件時(shí)一般已經(jīng)完成了基礎(chǔ)建賬工作，但在使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)置的修改，使其更適用于企業(yè)本身，這些修改可以總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

（一）基礎(chǔ)檔案的設(shè)置?；A(chǔ)檔案的設(shè)置在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→基礎(chǔ)設(shè)置→基礎(chǔ)檔案目錄下，可以直接設(shè)置機(jī)構(gòu)人員、客商信息、存貨、會(huì)計(jì)科目、外幣設(shè)置、結(jié)算方式、付款條件等。

（二）業(yè)務(wù)參數(shù)的設(shè)置。主要包括除薪資管理以外所有模塊的選項(xiàng)設(shè)置和參數(shù)設(shè)置，其選項(xiàng)設(shè)置窗口格式如圖1所示，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要勾選相應(yīng)選項(xiàng)即可。參數(shù)設(shè)置部分會(huì)運(yùn)用到會(huì)計(jì)知識(shí)，如折舊分?jǐn)偂⒐べY分?jǐn)?，管理部門的折舊、工資攤?cè)牍芾碣M(fèi)用，銷售部門的折舊、工資攤?cè)脘N售費(fèi)用等。

（三）薪資模塊的設(shè)置。薪資模塊的難點(diǎn)主要在于工資項(xiàng)目的公式設(shè)置，如病假扣款的公式為iff（工齡>=10，日工資*病假天數(shù)*0.2，iff（工齡>=5 and 工齡<10，日工資*病假天數(shù)*0.3，日工資*病假天數(shù)*0.4）），意為：如果工齡大于10年，所扣工資金額為正常日工資的0.2倍；如果工齡在5到10年之間，所扣工資金額為正常日工資的0.3倍；如果工齡小于5年，所扣工資金額為正常日工資的0.4倍。從公式中可以看出企業(yè)保護(hù)老員工利益的傾向。Iff公式的解讀如下：iff（邏輯表達(dá)式，公式1，公式2），表示在符合邏輯表達(dá)式時(shí)取公式1，否則取公式2。上述例題是iff公式的套用。

二、日常業(yè)務(wù)處理

企業(yè)的日常業(yè)務(wù)基本包括對(duì)上期未完業(yè)務(wù)的繼續(xù)，本期的日常業(yè)務(wù)如不涉及受控科目的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，日常采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、盤點(diǎn)，工資計(jì)提與方法，計(jì)提折舊，期末結(jié)轉(zhuǎn)等。

（一）對(duì)上期未完成業(yè)務(wù)的處理。主要包括上月暫估入庫(kù)存貨的回沖，操作過程是先進(jìn)行單據(jù)記賬（業(yè)務(wù)處理→存貨核算→業(yè)務(wù)核算→正常單據(jù)記賬），再生產(chǎn)憑證（業(yè)務(wù)處理→存貨核算→財(cái)務(wù)核算→生產(chǎn)憑證），生產(chǎn)的憑證會(huì)自動(dòng)傳遞到總賬。

（二）不涉及受控科目的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理。對(duì)于這類業(yè)務(wù)直接在總賬系統(tǒng)中填制憑證即可，這類業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，但應(yīng)注意涉及收付款出納應(yīng)簽字，而后審核記賬。

（三）固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)主要包括固定資產(chǎn)的購(gòu)入、計(jì)提折舊、處置等，購(gòu)入固定資產(chǎn)時(shí)按業(yè)務(wù)處理→固定資產(chǎn)→卡片→資產(chǎn)增加→處理→批量制單進(jìn)行處理；計(jì)提折舊時(shí)按業(yè)務(wù)處理→固定資產(chǎn)→計(jì)提折舊→憑證生產(chǎn)進(jìn)行處理；固定資產(chǎn)減少時(shí)按業(yè)務(wù)處理→固定資產(chǎn)→卡片→資產(chǎn)減少→處理→批量制單進(jìn)行處理，制成憑證自動(dòng)傳遞到總賬。需要說明的是固定資產(chǎn)減少當(dāng)月的折舊計(jì)提通常會(huì)與手工做賬產(chǎn)生差異，究其原因是在軟件執(zhí)行固定資產(chǎn)減少時(shí)，軟件誤將減少當(dāng)月初的累計(jì)折舊寫入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中“累計(jì)折舊轉(zhuǎn)出”（張文福，2014），這與會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中固定資產(chǎn)減少當(dāng)月依舊計(jì)提折舊的規(guī)定不符，需要手工進(jìn)行改正或更改數(shù)據(jù)庫(kù)字段。

（四）薪資管理業(yè)務(wù)。這部分業(yè)務(wù)主要包括計(jì)提和繳納應(yīng)交職工薪酬項(xiàng)目，含五險(xiǎn)一金、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)的計(jì)提與繳納，具體處理是：薪資管理→業(yè)務(wù)處理→工資分?jǐn)偂》抗e（失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)）→制單，發(fā)放時(shí)：薪資管理→業(yè)務(wù)處理→工資分?jǐn)偂l(fā)放工資→制單。

（五）采購(gòu)-應(yīng)付款管理模塊。采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理共同構(gòu)成一條完整的數(shù)據(jù)鏈，操作員先在采購(gòu)管理模塊錄入采購(gòu)訂單并參照生成采購(gòu)到貨單和采購(gòu)發(fā)票，然后一方面按照采購(gòu)到貨單在庫(kù)存管理模塊填制采購(gòu)入庫(kù)單，在存貨核算模塊記賬并制單，形成原材料入庫(kù)的會(huì)計(jì)分錄；另一方面按照采購(gòu)發(fā)票在應(yīng)付款管理模塊制單形成購(gòu)入原材料的會(huì)計(jì)分錄，并錄入付款單，表示支付采購(gòu)貨款，憑證自動(dòng)傳遞到總賬模塊。

（六）銷售-應(yīng)收款管理模塊。銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)收款管理共同構(gòu)成一條完整的數(shù)據(jù)鏈，操作員先在銷售管理模塊錄入銷售訂單并生成發(fā)貨單和銷售發(fā)票，然后一方面按照發(fā)貨單生產(chǎn)出庫(kù)單，在存貨核算模塊記賬并制單，形成結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)成本的會(huì)計(jì)分錄；另一方面按照銷售發(fā)票在應(yīng)收款管理模塊制單形成銷售產(chǎn)品的會(huì)計(jì)分錄，并錄入收款單，表示收到貨款，憑證均自動(dòng)傳遞到總賬模塊。

（七）存貨盤點(diǎn)業(yè)務(wù)。在日常業(yè)務(wù)處理中難免會(huì)遇到財(cái)產(chǎn)清查，在軟件中也一樣，這時(shí)無論盤盈或盤虧，只需要在庫(kù)存管理模塊選擇盤點(diǎn)業(yè)務(wù)，登記賬存實(shí)存數(shù)，再在入庫(kù)業(yè)務(wù)中錄入其他入庫(kù)單（盤盈）、其他出庫(kù)單（盤虧），并在存貨核算模塊記賬并生產(chǎn)憑證即可。

總的來說，ERP-U8軟件最大程度地將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)轉(zhuǎn)化成了各部門人員對(duì)日常業(yè)務(wù)的處理流程，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員繁瑣、技術(shù)難度系數(shù)大的財(cái)務(wù)記賬變得簡(jiǎn)單直接，在收到各模塊的憑證之后，不同操作員在總賬模塊進(jìn)行出納簽字、審核、記賬，并在月末進(jìn)行結(jié)賬。

三、報(bào)表設(shè)置與分析

企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表，在三張報(bào)表生成之后再利用其中的數(shù)據(jù)分析企業(yè)的償債能力、營(yíng)運(yùn)能力、盈利能力，主要指標(biāo)有流動(dòng)比率、速動(dòng)比率、資產(chǎn)負(fù)債率、產(chǎn)權(quán)比率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、存貨周轉(zhuǎn)率、主營(yíng)業(yè)務(wù)利潤(rùn)率等。其中資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表都有固定模版，可以直接生產(chǎn)，但應(yīng)在初始設(shè)置時(shí)指定現(xiàn)金流量科目（會(huì)計(jì)科目→編輯→指定）。

（一）資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表公式。資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表公式的設(shè)置是在“格式”下，選中單元格主設(shè)置為函數(shù)名（“科目名稱”，會(huì)計(jì)期間，[“方向”]，[賬套號(hào)]，[會(huì)計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2]），在大賽時(shí)由于只需做一個(gè)月的會(huì)計(jì)處理，可以簡(jiǎn)化為函數(shù)名（“會(huì)計(jì)科目”，會(huì)計(jì)期間，，，，，，，）。

（二）財(cái)務(wù)指標(biāo)分析。財(cái)務(wù)指標(biāo)的分析要求選用技術(shù)指標(biāo)公式，然后利用表間取數(shù)得到，表間取數(shù)的原理可以理解為選中公式錄入的單元格后，單擊fx，設(shè)置公式，設(shè)置“月”為關(guān)聯(lián)條件，選擇需要數(shù)據(jù)所在表，會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)需要的路徑，保留選中的路徑，在圈內(nèi)位置輸入需要數(shù)據(jù)的單元格名，中間以數(shù)學(xué)符號(hào)連接另一個(gè)單元格路徑即可，如圖2所示。

四、建議

高職院校會(huì)計(jì)技能大賽近幾年均以用友ERP-U8商流企業(yè)為考察項(xiàng)目，未來版本的升級(jí)和生產(chǎn)制造類企業(yè)的考察是大勢(shì)所趨，總的來說生產(chǎn)制造類企業(yè)較商流企業(yè)業(yè)務(wù)處理較為復(fù)雜，但大致相同，區(qū)別主要在于生產(chǎn)制造類企業(yè)生產(chǎn)要素的分配，在這方面直接填制材料出庫(kù)單，進(jìn)行正常單據(jù)記賬，生產(chǎn)憑證；期末結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用、完工產(chǎn)品入庫(kù)類比商流企業(yè)。

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