關(guān)于檔案管理中災(zāi)害防御機(jī)制構(gòu)建的思考

姚光暉

（湖南省武靖高速公路建設(shè)開發(fā)有限公司，湖南邵陽422499）

關(guān)于檔案管理中災(zāi)害防御機(jī)制構(gòu)建的思考

姚光暉

（湖南省武靖高速公路建設(shè)開發(fā)有限公司，湖南邵陽422499）

水火、地震、洪水等災(zāi)害頻繁發(fā)生，其突發(fā)性與不可預(yù)知性嚴(yán)重威脅到檔案的安全，也為檔案的日常管理帶來了難題。文章以此為切入點(diǎn)，深入分析建立檔案災(zāi)害防御機(jī)制的重要性，并探索建立災(zāi)害防御機(jī)制的一些具體對(duì)策，以期通過機(jī)制的構(gòu)建盡可能的降低災(zāi)害對(duì)檔案安全的傷害度。

檔案管理；災(zāi)害防御；機(jī)制構(gòu)建

洪澇災(zāi)害、地震、滑坡、泥石流、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害與人為災(zāi)害的發(fā)生嚴(yán)重威脅了人民的財(cái)產(chǎn)安全，也造成了難以估量的經(jīng)濟(jì)損失。災(zāi)害的出現(xiàn)也給檔案的存續(xù)帶來了難題，其破壞性帶來的損失難以估量，構(gòu)建檔案災(zāi)害防御機(jī)制是減少檔案損失的有效手段，刻不容緩。目前，檔案災(zāi)害防御機(jī)制構(gòu)建尚停留在理論探索與設(shè)想環(huán)節(jié)，鮮有付諸實(shí)踐。

一 構(gòu)建檔案災(zāi)害防御機(jī)制的重要性

災(zāi)害具有突發(fā)性、偶然性、破壞性等的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)災(zāi)害，建立檔案災(zāi)害預(yù)防機(jī)制是應(yīng)有之舉，且至關(guān)重要，主要表現(xiàn)在以下兩方面：

一是災(zāi)害防御機(jī)制的建立可以大大提高檔案管理的安全性。檔案是對(duì)個(gè)人乃至國(guó)家全方位的原始記錄，可以說是記憶的縮影。由于其記錄的資料較多，檔案的數(shù)量和信息價(jià)值都比較大。檔案是一種寶貴的社會(huì)財(cái)富，它能為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的研究都能提供珍貴、有價(jià)值的借鑒參考。此外一些原始檔案往往具有唯一性，一旦遭到損毀或破壞，對(duì)于該領(lǐng)域研究所造成的破壞是難以估量的。因此面對(duì)無情的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害，建立起有效的檔案災(zāi)害預(yù)防機(jī)制對(duì)于保護(hù)檔案的完整性與價(jià)值性是非常重要的。

二是災(zāi)害防御機(jī)制的建立可以更加有效應(yīng)對(duì)突發(fā)自然災(zāi)害。構(gòu)建檔案災(zāi)害預(yù)防機(jī)制其根本目的就是為了確保檔案的安全與完整，但在水火無情的災(zāi)害面前，其破壞力是驚人的。如何在自然災(zāi)害驚人的破壞力下，在最短的時(shí)間內(nèi)保證檔案的安全，無疑是擺在檔案管理者面前的重要的課題和現(xiàn)實(shí)的要求。因此檔案災(zāi)害機(jī)制的建立可以使檔案管理者在應(yīng)對(duì)突發(fā)自然災(zāi)害時(shí)，能夠有效應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害，更好的保障檔案完整與安全，將災(zāi)害對(duì)檔案的破壞和造成的損失控制到最低點(diǎn)。

二 構(gòu)建檔案災(zāi)害預(yù)防機(jī)制應(yīng)當(dāng)注意的問題

檔案獨(dú)特的社會(huì)價(jià)值與研究?jī)r(jià)值使檔案管理者非常重視檔案的安全問題。檔案災(zāi)害預(yù)防機(jī)制的構(gòu)建無疑是在將檔案管理過程中的安全問題再加把“放心鎖”，如何將這把“放心鎖”加實(shí)加好，還應(yīng)當(dāng)注重以下幾個(gè)方面問題：

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的災(zāi)害預(yù)防意識(shí)

檔案的安全與否，其影響因素除了這些地震、洪澇、滑坡、臺(tái)風(fēng)等突發(fā)性的災(zāi)害以外，還有社會(huì)對(duì)它的漠視、歷史社會(huì)的變遷、保護(hù)不足與管理不善等方面，而在這些影響檔案因素中，最主要的因素仍然是檔案管理工作人員意識(shí)觀念的單薄。因此在構(gòu)建檔案災(zāi)害預(yù)防機(jī)制時(shí)，除了一些檔案建筑物等硬件設(shè)施之外，更應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作人員的應(yīng)急災(zāi)害意識(shí)。

“防災(zāi)勝于救災(zāi)”一針見血的指出了預(yù)防災(zāi)害的重要性。檔案部門更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的防災(zāi)意識(shí)教育，使防災(zāi)意識(shí)能夠深入檔案管理人員人心，從而使觀念和意識(shí)正確指導(dǎo)工作人員在災(zāi)害發(fā)生時(shí)候的應(yīng)急行動(dòng)。因此檔案部門在平常要定期的舉行關(guān)于檔案防災(zāi)知識(shí)的專題講座、論壇以及檔案防災(zāi)方面的知識(shí)競(jìng)賽，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的檔案防災(zāi)意識(shí)教育的積極性。

更為重要的是要把所學(xué)的防災(zāi)知識(shí)充分的運(yùn)用在防災(zāi)行動(dòng)中。災(zāi)害雖不可能每天發(fā)生，但是卻隨時(shí)都可能發(fā)生。因此定期的舉行檔案防災(zāi)演練，使檔案管理人員在災(zāi)害發(fā)生時(shí)更加的得心應(yīng)手的應(yīng)對(duì)災(zāi)難發(fā)生時(shí)的危急情況。通過一系列的檔案防災(zāi)教育和演練來有意識(shí)地提升工作人員的防災(zāi)減災(zāi)意識(shí)。

（二）形成系統(tǒng)的檔案災(zāi)害防御應(yīng)急組織架構(gòu)

災(zāi)害的突發(fā)性決定了防御機(jī)制必須在短時(shí)間內(nèi)有效形成，國(guó)外許多災(zāi)害頻繁的國(guó)家都設(shè)立了多層次多等級(jí)的災(zāi)害防御應(yīng)急治理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)設(shè)立的同時(shí)明確了不同層次不同等級(jí)防御機(jī)構(gòu)的職責(zé)與分工，這些機(jī)構(gòu)的建立為防御災(zāi)害的突發(fā)形成了有效的組織保障。在我國(guó)，從政府管理的層面來看，檔案防御部門并未在各級(jí)檔案行政管理部門以及檔案保管單位中占有一席之地，所有的檔案災(zāi)害防御工作都被動(dòng)的由地方應(yīng)急管理部門來承擔(dān)，應(yīng)急管理部門相關(guān)人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，往往在面對(duì)檔案突發(fā)災(zāi)害無所適從。形成系統(tǒng)的檔案災(zāi)害防御快速應(yīng)急組織架構(gòu)是應(yīng)對(duì)之策，具體應(yīng)為：改變“條”狀為主的單災(zāi)防御體系，形成“網(wǎng)”狀層疊式防御系統(tǒng)。從中央到地方的縱向指揮，從應(yīng)急部門到檔案部門的橫向合作，保證災(zāi)害防御政令暢通，保障檔案災(zāi)害防御中專業(yè)意見不被擱置。從檔案行政管理部門角度看，應(yīng)設(shè)立災(zāi)害防御應(yīng)急小組，科學(xué)運(yùn)用平戰(zhàn)結(jié)合的策略，平時(shí)做好突發(fā)災(zāi)害的預(yù)警、預(yù)案、演練、防治等一系列工作，一旦突發(fā)災(zāi)害發(fā)生，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，一面將災(zāi)情迅速反饋上級(jí)部門，一面迅速派出檔案專業(yè)應(yīng)急小組配合應(yīng)急管理部門緊急搶險(xiǎn)；從檔案保管部門角度看，應(yīng)加強(qiáng)災(zāi)害監(jiān)測(cè)預(yù)警與信息溝通工作，檔案保管部門是掌控檔案災(zāi)情的第一線，凡事預(yù)則立，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有可能的災(zāi)害，平時(shí)加強(qiáng)同氣象、水文、地震等相關(guān)部門的聯(lián)系，多采集相關(guān)數(shù)據(jù)，用以預(yù)防有可能形成的檔案災(zāi)難，以免錯(cuò)過防御的最佳時(shí)機(jī)。

（三）完善自然災(zāi)害面前檔案保護(hù)工作的法規(guī)制度

檔案災(zāi)害防御除了有系統(tǒng)的組織架構(gòu)外，還應(yīng)當(dāng)有法可依。法律的權(quán)威性和強(qiáng)制約束力可以為災(zāi)害防御保駕護(hù)航，因此，把檔案災(zāi)害防御工作納入法制化軌道刻不容緩。國(guó)外許多災(zāi)害頻繁的國(guó)家建有門類眾多的檔案專業(yè)防災(zāi)治災(zāi)法，為應(yīng)對(duì)各種災(zāi)害提供堅(jiān)實(shí)的法律保障。而在我國(guó)，災(zāi)害防治法律涵蓋的領(lǐng)域尚窄，汶川地震過后雖然災(zāi)害防治法制化一度被提上日程，但仍舊不健全，如《檔案法》中涉及到檔案災(zāi)害防御的條例少之又少，災(zāi)難中檔案信息的備份存儲(chǔ)與難后修復(fù)的條例更是沒有，存在法律盲區(qū)。為了讓檔案防御工作有章可循，針對(duì)性的開展檔案的搶救、保護(hù)工作，首先，檔案行政管理部門應(yīng)積極推動(dòng)檔案災(zāi)害防御的法制化進(jìn)程，以健全檔案實(shí)體與檔案內(nèi)容安全的法律體系為目標(biāo)，修訂已有的相關(guān)法律法規(guī)，將檔案災(zāi)害防御工作的責(zé)任、職責(zé)、監(jiān)管、義務(wù)、監(jiān)察、法律責(zé)任主體等規(guī)定納入相關(guān)法律，譬如：現(xiàn)有的針對(duì)檔案工作應(yīng)急處置的一些管理辦法中，對(duì)“事件的嚴(yán)重程度”沒有進(jìn)行具體、細(xì)致的定義和等級(jí)劃分，對(duì)不同突發(fā)事件“應(yīng)急處置小組”成員組成、小組成員的職責(zé)也沒有進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)范，在實(shí)際工作中，檔案部門很難執(zhí)行條款；其次，應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)的執(zhí)行力度，使得法律條文擲地有聲，落實(shí)有道。

（四）重視檔案異地備份工作

檔案的備份工作是檔案安全保障的重要輔助方式。它可以為損壞的檔案和檔案系統(tǒng)提供最為良好有效的恢復(fù)手段。而檔案異地備份工作主要是針對(duì)珍貴檔案信息和重要檔案信息方面，進(jìn)行多套備份工作，將原件和珍貴的檔案信息存放在一個(gè)安全的場(chǎng)所，以確保其完整性與安全性。因此檔案的異地備份保存可以延長(zhǎng)檔案的使用壽命以及可以避免一些人為以及自然因素發(fā)生的災(zāi)害對(duì)其的毀滅性破壞，從而更好的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

21世紀(jì)初的“9·11”事件給美國(guó)的世貿(mào)大廈造成了毀滅性的破壞。這座大廈里匯集的瑞士銀行、摩根—斯坦利銀行以及其他重要的世界級(jí)公司，面對(duì)這場(chǎng)突發(fā)性、毀滅性的災(zāi)難這些公司的檔案損失情況也是難以估量的。正當(dāng)這些檔案損失嚴(yán)重的跨國(guó)公司進(jìn)行檔案的恢復(fù)與搜救工作的同時(shí)，摩根—斯坦利銀行卻立即進(jìn)行了重新的開業(yè)，維持其正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。而這些都要?dú)w功于摩根—斯坦利銀行在新澤西州建立的一處災(zāi)難備份中心。而我國(guó)在檔案異地備份工作方面卻有待完善。最為典型的是2008年發(fā)生的一場(chǎng)突發(fā)性、毀滅性的里氏8.0級(jí)汶川地震。當(dāng)時(shí)處于地震深處的北川縣檔案館在這場(chǎng)地震中被夷為平地，該館館藏的記錄和保存的反映羌族1700多年歷史的孤檔——《泉州縣志》也沒有躲過這場(chǎng)驚世的浩劫，被這場(chǎng)災(zāi)難深埋地下。中外兩個(gè)突發(fā)災(zāi)害事件的對(duì)比中，可以清楚的發(fā)現(xiàn)檔案異地備份工作的功能與作用。如果當(dāng)時(shí)對(duì)《泉州縣志》的原檔進(jìn)行異地的備份存儲(chǔ)的話，就可以避免這次檔案史上悲劇的發(fā)生。

因此對(duì)珍貴檔案和重要的檔案進(jìn)行異地備份保存能有效提高檔案的安全。同時(shí)也可以采用原件進(jìn)行異地保存，對(duì)復(fù)制件進(jìn)行展示，這樣也能更好的保護(hù)原始的檔案的歷史價(jià)值和信息價(jià)值。

（五）重視數(shù)字化檔案建設(shè)工作

現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，為提高檔案的安全性應(yīng)加大新技術(shù)的運(yùn)用，應(yīng)重視檔案的數(shù)字化工作。檔案的保存不能在局限于紙張等形式的傳統(tǒng)保存方式，更應(yīng)該豐富信息化的保存方式。紙質(zhì)形式的保存固然有其優(yōu)點(diǎn)，但其占地需求與紙張使用壽命等客觀因素也就造成了這種傳統(tǒng)保存方式的弊端；而數(shù)字化、信息化的保存就可以有效規(guī)避這些問題，一個(gè)小小的優(yōu)盤就可以便捷、高效、安全的保存整個(gè)檔案館的海量信息，同時(shí)也能方便檔案信息的傳播和使用，還能避免羌族的歷史孤檔《泉州縣志》湮滅于塵土中的事故發(fā)生?？梢姍n案數(shù)字化、信息化建設(shè)能夠有效起到了保護(hù)檔案的作用，成為檔案防災(zāi)機(jī)制的重要組成部分。

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（責(zé)任編校：周欣）

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2016－11－14

姚光暉（1975－），女，湖南望城人，湖南省武靖高速公路建設(shè)開發(fā)有限公司政工人事部部長(zhǎng)，研究方向?yàn)槿肆Y源管理、檔案管理與薪酬績(jī)效管理。