借力SRM提升采購(gòu)供應(yīng)管理管控水平

張?zhí)m蘭

浙江傳化股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)傳化股份）信息化建設(shè)從1996年起步，經(jīng)歷了單項(xiàng)覆蓋階段、集成提升階段，正處在創(chuàng)新突破階段。

傳化化學(xué)集團(tuán)從成立采購(gòu)中心集中采購(gòu)以來(lái)，主要存在以下痛點(diǎn)：

供應(yīng)商分布不合理，很多關(guān)鍵原材料是獨(dú)家供應(yīng)，傳化化學(xué)的議價(jià)能力并不強(qiáng)；應(yīng)付款周期明顯不合理，沒(méi)有硬性標(biāo)準(zhǔn)約束；供應(yīng)商準(zhǔn)入和評(píng)價(jià)機(jī)制不健全；下屬各公司產(chǎn)品原材料出于保密的目的編碼和名稱(chēng)不統(tǒng)一，存在一物多碼的情況；采購(gòu)中心的采購(gòu)員被日?，嵥槭聞?wù)所累，不能集中精力做戰(zhàn)略尋源、行情研究；詢比價(jià)過(guò)程不透明、不標(biāo)準(zhǔn)；從采購(gòu)計(jì)劃到合同、訂單的審批流程過(guò)長(zhǎng)，效率過(guò)低；缺乏對(duì)采購(gòu)員的績(jī)效考核機(jī)制；采購(gòu)中心與下屬企業(yè)之間的界面不清晰，集采和自采物料存在模糊等痛點(diǎn)。為保障傳化化學(xué)的國(guó)際化戰(zhàn)略的落地，推動(dòng)傳化化學(xué)“卓越運(yùn)營(yíng)”轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、集中化管理，傳化化學(xué)啟動(dòng)SRM項(xiàng)目，試圖通過(guò)SRM項(xiàng)目的順利實(shí)施，達(dá)到加強(qiáng)采購(gòu)全過(guò)程管控、提升供應(yīng)鏈協(xié)同能力、建立標(biāo)準(zhǔn)化體系的目標(biāo)。

SRM系統(tǒng)把控供應(yīng)商管理

供應(yīng)商準(zhǔn)入管理功能

當(dāng)現(xiàn)有貨源無(wú)法滿足采購(gòu)需求時(shí)，由負(fù)責(zé)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的部門(mén)，通過(guò)同行推介、報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)信息、行業(yè)展銷(xiāo)會(huì)等渠道獲取新的貨源信息，接洽、現(xiàn)場(chǎng)考察供應(yīng)商并達(dá)成合作意向。提供開(kāi)放平臺(tái)供供應(yīng)商自助注冊(cè)，維護(hù)供應(yīng)商基本信息，維護(hù)供應(yīng)商主營(yíng)產(chǎn)品及品牌、倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨地址等物料清單信息。根據(jù)采購(gòu)物料的市場(chǎng)特點(diǎn)，可由供應(yīng)商進(jìn)行自主注冊(cè)，并依據(jù)物料品類(lèi)管理的細(xì)分原則形成每一類(lèi)物料供應(yīng)商的長(zhǎng)名單。

供應(yīng)商主數(shù)據(jù)集中管理

建立統(tǒng)一編碼規(guī)則，根據(jù)在規(guī)則下查重整理后的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，形成集成唯一的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)基本信息，保證在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中供應(yīng)商的一致性。將來(lái)所有供應(yīng)商數(shù)據(jù)基本信息更改、業(yè)務(wù)凍結(jié)必須在SRM系統(tǒng)中完成，在ERP系統(tǒng)中只提供相應(yīng)的查詢功能。由于所有供應(yīng)商信息在SRM系統(tǒng)中完成，供應(yīng)商資質(zhì)、認(rèn)證填報(bào)、業(yè)績(jī)以及產(chǎn)品目錄全部在SRM系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。不合格供應(yīng)商一旦在SRM系統(tǒng)中被凍結(jié)，則不允許在SRM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生任何業(yè)務(wù)往來(lái)。

供應(yīng)商認(rèn)證管理功能

針對(duì)不同物資品類(lèi)的供應(yīng)商，根據(jù)采購(gòu)物資類(lèi)別的相關(guān)特點(diǎn)及貿(mào)易、分銷(xiāo)和生產(chǎn)等不同的業(yè)務(wù)形態(tài)，由采購(gòu)中心供應(yīng)商資質(zhì)與認(rèn)證的審核部門(mén)，設(shè)置對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)主要基于產(chǎn)品和服務(wù)、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)狀況、管理能力等多個(gè)維度，并由供應(yīng)商審核部門(mén)依據(jù)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)部門(mén)提供的資料對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)核實(shí)和認(rèn)證，確定是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于供應(yīng)商認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)必須由采購(gòu)中心統(tǒng)一制定，下屬單位日常申請(qǐng)的供應(yīng)商的認(rèn)證審批流程必須在采購(gòu)中心完成。

供應(yīng)商改進(jìn)與退出管理功能

按照供應(yīng)商管理制度，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商兩級(jí)集中管理，采購(gòu)中心與下屬單位按權(quán)責(zé)管理不同級(jí)別的供應(yīng)商以及同一供應(yīng)商的不同屬性，按照權(quán)限分配，采購(gòu)中心統(tǒng)一管理所有供應(yīng)商的退出響應(yīng)流程，并作出最后決定。按等級(jí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的處理措施，采購(gòu)過(guò)程中各物資品類(lèi)或服務(wù)類(lèi)供應(yīng)商，可由采購(gòu)中心及下屬單位二級(jí)出具績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告督促其改進(jìn)，采購(gòu)過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題的供應(yīng)商可直接在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)集團(tuán)及下屬單位二級(jí)凍結(jié)禁止使用的管理模式。如果供應(yīng)商仍舊不能改進(jìn)供貨能力及服務(wù)水平的， 淘汰此類(lèi)供應(yīng)商可直接在系統(tǒng)禁止使用。依據(jù)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理功能

供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理應(yīng)分為采購(gòu)中心供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)、下屬公司/單位供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)多級(jí)評(píng)價(jià)管理功能。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果信息能全方位體現(xiàn)供應(yīng)商歷年、歷次績(jī)效，以支持其自主的采購(gòu)評(píng)標(biāo)業(yè)務(wù)。支持采購(gòu)中心及下屬公司供應(yīng)商歷史績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果的互相查詢與共享。同一個(gè)供應(yīng)商在不同業(yè)務(wù)單位的供應(yīng)商績(jī)效庫(kù)中，應(yīng)保證使用同一編碼。根據(jù)不同的采購(gòu)物資特點(diǎn)，和業(yè)務(wù)板塊選定績(jī)效評(píng)估的內(nèi)容，如QCDSTM指標(biāo)、價(jià)格等，設(shè)定例如交貨及時(shí)率、價(jià)格水平，付款條款等評(píng)估指標(biāo)，并依據(jù)對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響，設(shè)置對(duì)應(yīng)指標(biāo)的權(quán)重，針對(duì)不同采購(gòu)物料，選擇不同的評(píng)估模板；供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估結(jié)果，作為深度合作和優(yōu)化淘汰的依據(jù)，向供應(yīng)商傳遞績(jī)效評(píng)估結(jié)果并設(shè)計(jì)改善和提升計(jì)劃，提高與供應(yīng)商合作效率。

供應(yīng)商分級(jí)分類(lèi)管理功能

供應(yīng)商分級(jí)分類(lèi)，可以按物資品類(lèi)，細(xì)分為一般供應(yīng)商、重要供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。供應(yīng)商根據(jù)不同的分類(lèi)，可以采取不同的管理措施。

SRM系統(tǒng)完善采購(gòu)管理

采購(gòu)需求計(jì)劃管理功能

采購(gòu)需求計(jì)劃的制定，基于生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生的原材料需求、庫(kù)存需求、市場(chǎng)預(yù)測(cè)產(chǎn)生；生產(chǎn)用設(shè)備、大型備件等工程類(lèi)物資的采購(gòu)，基于工程項(xiàng)目的需求產(chǎn)生；生產(chǎn)企業(yè)備品備件的采購(gòu)，基于生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)部門(mén)的需求產(chǎn)生。采購(gòu)需求計(jì)劃管理，將需求產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃及貨源分配的流程固化于系統(tǒng)，使流程規(guī)范化、透明化，提高下屬企業(yè)的需求提報(bào)準(zhǔn)確率，及采購(gòu)中心的采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確率。

采購(gòu)全流程管理功能

尋源采購(gòu)功能可分為詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。

采購(gòu)目錄管理功能

產(chǎn)品目錄為目錄中最基本的目錄結(jié)構(gòu)，對(duì)所有內(nèi)部用戶提供基本的瀏覽能力。

該目錄對(duì)所有內(nèi)部用戶開(kāi)放，并可察看在其上面鏈接的相關(guān)產(chǎn)品及詳細(xì)屬性。系統(tǒng)具有建立標(biāo)準(zhǔn)目錄的功能，將供應(yīng)商產(chǎn)品信息錄入到目錄中，系統(tǒng)功能可以做到添加、修改、刪除產(chǎn)品信息，并能夠選取產(chǎn)品目錄形成采購(gòu)訂單等業(yè)務(wù)單據(jù)。

采購(gòu)價(jià)格庫(kù)管理功能

基于化工原料物資品類(lèi)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，分析價(jià)格趨勢(shì)，結(jié)合同期市場(chǎng)情況，對(duì)影響價(jià)格的因素進(jìn)行分析，對(duì)未來(lái)經(jīng)營(yíng)提供決策支持和預(yù)警。根據(jù)原料的配比，通過(guò)各種渠道進(jìn)行成分的價(jià)格分析，以利于今后尋源談判過(guò)程中，增加對(duì)價(jià)格區(qū)間的話語(yǔ)權(quán)，逐步建立原材料的價(jià)格庫(kù)信息。

采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理功能

采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理功能應(yīng)實(shí)現(xiàn)合同結(jié)構(gòu)化信息形成，審批以及制作合同模版、合同文本等功能，同時(shí)合同在企業(yè)內(nèi)部的開(kāi)放查詢、修改功能應(yīng)可以按需設(shè)定。采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理，支持一次性采購(gòu)合同和長(zhǎng)期協(xié)議性合同。系統(tǒng)還應(yīng)提供不同管理級(jí)別的合同查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表，供企業(yè)決策使用。原材料采購(gòu)有年度框架協(xié)議/合同來(lái)確定價(jià)格；輔料也有框架協(xié)議/合同的管理功能。另外，目錄采購(gòu)的貨源，也可以來(lái)自簽署的年度框架協(xié)議/合同。

采購(gòu)審批工作流管理功能

打通現(xiàn)有采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)中心內(nèi)部，采購(gòu)中心與各下屬企業(yè)和生產(chǎn)單位之間的協(xié)同管理，打破各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的協(xié)同。

采購(gòu)信息統(tǒng)計(jì)與分析功能

支持采購(gòu)中心等部門(mén)對(duì)采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)信息進(jìn)行監(jiān)督和分析，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的相關(guān)分析，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)各下屬單位的采購(gòu)信息共享。系統(tǒng)所搜集而形成的大量業(yè)務(wù)單據(jù)信息，可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析、綜合信息查詢，將大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、分析；制定統(tǒng)計(jì)報(bào)表，在經(jīng)管理人員維護(hù)、整理、審計(jì)后，面向不同角色的用戶開(kāi)放，不同用戶根據(jù)其自身的權(quán)限在不同界面，可以查詢到不同內(nèi)容和形式的統(tǒng)計(jì)分析信息。提供例如物資品類(lèi)年度采購(gòu)量、采購(gòu)訂單歷史價(jià)格數(shù)據(jù)（行情）、采購(gòu)支出分析、采購(gòu)成本分析等統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。系統(tǒng)提供多種查詢方式（定制查詢、組合查詢、模糊查詢等），以多種形式表現(xiàn)查詢結(jié)果（數(shù)字報(bào)表、圖型報(bào)表），查詢結(jié)果可輸出到打印機(jī)或Web瀏覽器，或保存到本地。