文書檔案全電子化的可行性及難點(diǎn)分析

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，信息化水平不斷提升，而信息技術(shù)也走進(jìn)了人們生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域，推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展。而在我們各領(lǐng)域的發(fā)展當(dāng)中，有許多文書檔案需要整理，文書檔案對(duì)于一個(gè)行業(yè)的發(fā)展具有指導(dǎo)性和參考性的價(jià)值。在今天這種信息化水平不斷提升的時(shí)代，是否可以把某些領(lǐng)域的文書檔案全部進(jìn)行電子化、利用計(jì)算機(jī)信息手段進(jìn)行儲(chǔ)存已經(jīng)成為了一個(gè)課題。本文就是基于這一點(diǎn)，分析了文書檔案全電子化的可行性，并針對(duì)其難點(diǎn)進(jìn)行了討論。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；電子化；信息儲(chǔ)存

1 緒論

1.1 研究背景

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的科技、文化等各個(gè)領(lǐng)域都有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。而我國(guó)的發(fā)展也變得更為迅速。在這一背景之下，我們緊跟世界電子信息革命的腳步，實(shí)現(xiàn)了國(guó)家的信息化大發(fā)展，而在電子信息領(lǐng)域，我們的技術(shù)也越來越強(qiáng)。信息技術(shù)開始進(jìn)入人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，并成為了各個(gè)領(lǐng)域的強(qiáng)大助力。因此，信息技術(shù)在當(dāng)前開始被廣泛關(guān)注，并有許多的研究者開始對(duì)本行業(yè)的信息化進(jìn)行專項(xiàng)研究，信息技術(shù)的影響可見一斑。另外，隨著社會(huì)的高速度發(fā)展，這種發(fā)展的高速度也使得發(fā)展的容錯(cuò)率降低，因此做好發(fā)展的預(yù)期設(shè)計(jì)以及及時(shí)地解決發(fā)展當(dāng)中的問題是十分重要的環(huán)節(jié)。文書檔案是發(fā)展當(dāng)中寶貴的指導(dǎo)和參考資料，因此做好文書檔案的管理，能為行業(yè)的發(fā)展提供巨大的幫助?；谝陨锨闆r，就有許多人提出將信息化管理辦法引入文書檔案管理當(dāng)中。本文的研究就是從這一背景下進(jìn)行的，試圖研究文書檔案全電子化的可行性以及難點(diǎn)。

1.2 研究意義

1.2.1 理論意義

文書檔案對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都有著不可忽視的作用，其制定與管理是任何行業(yè)都需要關(guān)心的課題。因此，在文書檔案的管理研究當(dāng)中，已經(jīng)有了十分豐碩的成果，文書檔案的錄入辦法、排列辦法、管理策略等等研究都已經(jīng)比較成熟，為文書檔案的管理提供了巨大的理論支持。但是，在今天電子信息化趨勢(shì)越來越強(qiáng)的背景之下，開始有人提出文書檔案的全電子化管理，提議利用電子信息的儲(chǔ)存和管理來取代傳統(tǒng)的管理方式。但是，關(guān)于這一方面的理論資料并不是很多，而更是缺乏針對(duì)性的研究，而本文就是重點(diǎn)分析了這一點(diǎn)，能為這一方面的研究拋磚引玉，因此具有一定的理論意義。

1.2.2 現(xiàn)實(shí)意義

在電子信息技術(shù)越來越成熟的今天，已經(jīng)有不少領(lǐng)域開始嘗試文書檔案的電子化管理，但是在實(shí)施的過程當(dāng)中，卻出現(xiàn)了不少的問題。當(dāng)今社會(huì)，電子化的趨勢(shì)越來越強(qiáng)，因此我們不能因?yàn)槠鋯栴}而放棄文書檔案的電子化發(fā)展，而更應(yīng)當(dāng)幫助其認(rèn)識(shí)到其中的問題并加以改進(jìn)。本文的研究就是針對(duì)于此展開的，將能夠?yàn)槲臅鴻n案管理的電子化提供直接的參考。

1.3 研究方法

1.3.1 文獻(xiàn)查閱法

針對(duì)文書檔案的管理和信息儲(chǔ)存管理的問題，我查閱了大量的文獻(xiàn)，從中發(fā)現(xiàn)了文書管理的特點(diǎn)以及價(jià)值，并看到了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，因此這成為了本文論述的主要支點(diǎn)。

1.3.2 走訪調(diào)查法

為了保證本文研究的有效性，我在論文成文之前對(duì)一些文書檔案管理者進(jìn)行了走訪，收集了一些一線工作者的意見和建議，這成為了本文論述的真實(shí)性和有效性保障。

1.4 可行性分析

本文的研究針對(duì)的是文書檔案的全電子化，其研究具有很強(qiáng)的可行性。首先，電子信息技術(shù)的進(jìn)步使得這一問題已經(jīng)凸現(xiàn)出來，而文書檔案管理的研究也有著很深的底蘊(yùn)，因此有許多可以參考和借鑒的資源。其次，文書檔案的管理是一個(gè)普遍的問題，因此可以較為輕松地實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員的走訪。最后，筆者對(duì)文書檔案電子化管理的分析更多地是偏重“文書檔案管理”，因此不會(huì)涉及專業(yè)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)問題，只需要了解信息化的基本特征即可，因此，在技術(shù)操作上不會(huì)存在大的障礙。

2 文書檔案全電子化的可能性

2.1 電子信息技術(shù)的發(fā)展

文書檔案的管理是一個(gè)比較“古老”的話題，因?yàn)槊總€(gè)行業(yè)從一開始都會(huì)注重這種檔案的整理。但是，文書檔案的全電子化依托的是電子信息技術(shù)，是需要電子信息技術(shù)支持的。目前，其他領(lǐng)域的電子化也是在信息技術(shù)的發(fā)展下才得以實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)前，我們的信息化水平越來越高，而且相關(guān)的技術(shù)也在不斷完善，這為文書檔案的全電子化管理提供了可能。寬泛地講，學(xué)校人事檔案、學(xué)生檔案的管理都屬于文書檔案的管理，而學(xué)校圖書館的管理也與之類似。在信息技術(shù)的發(fā)展之下，這一類檔案管理已經(jīng)開始向電子化發(fā)展，例如我校以及周邊學(xué)校的此類檔案都有了專門的信息庫(kù)，這一類信息都被歸納到了信息庫(kù)當(dāng)中。我們所能直觀看到的就是我們的圖書館，幾乎所有的圖書館都有了電子信息檢閱系統(tǒng)，更是有大量的電子書收藏。這在電子信息技術(shù)沒有出現(xiàn)之前是不可能的，是電子信息技術(shù)為其萌芽提供了土壤，而這一技術(shù)的發(fā)展也為文書檔案的全電子化發(fā)展提供了更多可能。

2.2 行業(yè)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步

文書檔案的信息化需要一定的經(jīng)濟(jì)支持。首先，要進(jìn)行文書檔案的信息化錄入需要大量的人力物力，沒有一定的經(jīng)濟(jì)支持是難以實(shí)現(xiàn)這種電子化轉(zhuǎn)換的，這也是文書檔案電子化的一個(gè)前提。其次，文書檔案的電子化管理需要更多的計(jì)算機(jī)設(shè)備，而我們大部分的行業(yè)沒有專門用來進(jìn)行文書檔案管理的計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備，如果要實(shí)現(xiàn)這一電子化，就需要更多的經(jīng)濟(jì)支持。最后，系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用也是較高的。而我們當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)正在飛速的發(fā)展當(dāng)中，各行各業(yè)的經(jīng)濟(jì)收入都開始增加，因此在經(jīng)濟(jì)上有了更大的自由度，可以拿出更多的資金來進(jìn)行這一方面的投入，這成為了文書檔案全電子化發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.3 管理的多元化趨勢(shì)

前文當(dāng)中筆者多次提到了文書檔案對(duì)于行業(yè)和領(lǐng)域發(fā)展的重要性，因此對(duì)于文書檔案的儲(chǔ)存和管理，每個(gè)管理者都十分注重，這是他們賴以生存和發(fā)展的關(guān)鍵資源。因此，為了避免管理中的問題，有許多管理者憚?dòng)谶M(jìn)行文書檔案管理的改革。傳統(tǒng)的文書檔案管理辦法已經(jīng)得到了全面的完善，而研究者也并沒有放棄對(duì)原有管理辦法的改進(jìn)，因此傳統(tǒng)的管理辦法并沒有對(duì)行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更大的障礙，這就更使得一些管理者不愿意進(jìn)行改革。因此，管理多元化趨勢(shì)的出現(xiàn)使得文書檔案的全電子化發(fā)展看到了希望，在多種管理辦法的沖擊當(dāng)中，更多優(yōu)秀的管理辦法被發(fā)掘出來并對(duì)行業(yè)的發(fā)展提供了巨大的幫助，因此在競(jìng)爭(zhēng)越來越大的今天，越來越多的管理者敢于嘗試新的管理策略。

3 文書檔案全電子化的優(yōu)勢(shì)

3.1 電子化的高效性

電子信息技術(shù)從出現(xiàn)開始，就代表了一種新的效率，這種效率已經(jīng)成為了電子信息技術(shù)的最主要特征。從賓夕法尼亞大學(xué)第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)開始，人們就開始關(guān)注其運(yùn)行效率，發(fā)展到現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)的運(yùn)行效率越來越高，而人們之所以將其引入到行業(yè)發(fā)展當(dāng)中，與其高效性是分不開的。因此，如果實(shí)現(xiàn)了文書檔案的全電子化，那文書檔案管理的效率將會(huì)得到實(shí)質(zhì)性的大提升。例如在資料的錄入過程當(dāng)中，傳統(tǒng)的資料錄入需要進(jìn)行錄入、打印、封存等各方面環(huán)節(jié)，而實(shí)現(xiàn)全電子化之后，只需要將信息輸入計(jì)算機(jī)然后分類上傳就可以，減少了許多環(huán)節(jié)的麻煩，筆者在對(duì)一些檔案管理者進(jìn)行走訪時(shí)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在已經(jīng)有了許多信息可以進(jìn)行電子管理，這一部分信息的錄入十分便捷，比傳統(tǒng)的信息錄入在效率上有了極大的提升。

3.2 電子保存的長(zhǎng)效性

我們傳統(tǒng)的文書檔案管理一般是用資料袋進(jìn)行封存，而檔案的材料一般都是紙質(zhì)，因此在保存上會(huì)存在不少的問題。盡管當(dāng)前的紙質(zhì)已經(jīng)有了很大的進(jìn)步，比原先的紙已經(jīng)更耐腐蝕，能夠保存更長(zhǎng)的時(shí)間，但是紙質(zhì)的保存時(shí)間依然較短，而且會(huì)受到潮濕，蟲蝕等多方面的危害，幾年之內(nèi)就必須進(jìn)行重新整理，甚至有些檔案資料需要重新錄入。而如果實(shí)現(xiàn)了文書檔案的全電子化，這種問題就將得到一個(gè)較好的解決，電子信息儲(chǔ)存能夠有效地避免紙質(zhì)檔案所可能受到的外部環(huán)境侵蝕，而如果需要文檔的管理或者重整，利用計(jì)算機(jī)的“查找”、“復(fù)制”等功能就可以較為便捷地進(jìn)行。因此可以保持更長(zhǎng)的時(shí)間。

3.3 空間的節(jié)儉性

傳統(tǒng)的文書檔案管理需要一個(gè)甚至幾個(gè)較大的檔案室，尤其是一些大的企事業(yè)單位，其文書檔案的數(shù)量更多，因此會(huì)占用許多的空間資源。而如果文書檔案實(shí)現(xiàn)了全電子化，那么無數(shù)的數(shù)據(jù)都將變成信息資源，需要一臺(tái)或幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)資料的儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省大面積的空間。

4 文書檔案全電子化的難點(diǎn)

4.1 對(duì)技術(shù)以及技術(shù)人員的要求提升

要實(shí)現(xiàn)文書檔案的全電子化，就必須要進(jìn)行文書檔案管理設(shè)備的升級(jí)，而這些設(shè)備一般是高技術(shù)型的。而就目前來說，我們的電子信息儲(chǔ)存設(shè)備在技術(shù)上仍然沒有完全成熟，因此在管理當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)一定的問題，在走訪當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)這些設(shè)備的效率雖然提升了不少，但是運(yùn)行中仍然不可避免地有卡頓、運(yùn)行不暢等問題，技術(shù)上的問題并不是一朝一夕可以解決的。其次，由于技術(shù)設(shè)備的升級(jí)，對(duì)管理中技術(shù)人員的技術(shù)要求也不斷提升，如果實(shí)現(xiàn)了文書檔案的全電子化，那么文書檔案的管理者不僅需要掌握文書檔案的管理技能，更要掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用甚至維護(hù)技能。筆者在對(duì)文書檔案管理員的訪問當(dāng)中發(fā)現(xiàn)，這些人員基本都十分嫻熟地掌握了文書檔案的管理，但是在計(jì)算機(jī)技術(shù)上并沒有過多的學(xué)習(xí)，因此有很大一部分有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者需要進(jìn)行再學(xué)習(xí)，這也是文書檔案全電子化的一個(gè)重要阻礙。

4.2 安全性的問題

文書檔案事關(guān)一個(gè)行業(yè)的生存與發(fā)展，甚至有一些機(jī)密檔案更是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，因此在文書檔案的管理當(dāng)中，對(duì)于安全性的要求是很高的，一旦出現(xiàn)安全問題，輕則丟失數(shù)據(jù)，重則使一個(gè)單位面臨發(fā)展困境甚至造成重大損失。而在當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息安全一直是一個(gè)難以解決的問題。因此，要實(shí)現(xiàn)文書檔案的全電子化，就必須關(guān)注這一安全問題。在近幾年，由于信息數(shù)據(jù)庫(kù)被入侵而造成企業(yè)虧損的例子屢見不鮮，這更為我們文書檔案全電子化的發(fā)展敲響了警鐘。

4.3 發(fā)展速度慢、經(jīng)濟(jì)消耗大

當(dāng)前有許多單位的發(fā)展歷史已經(jīng)十分久遠(yuǎn)，因此其文書檔案信息十分龐大。而 由于當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域間的交流變得頻繁，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也更為繁復(fù)，因此各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)階層都已經(jīng)有了龐大的文書檔案數(shù)據(jù)。而以往的文書檔案有許多是按照傳統(tǒng)辦法進(jìn)行儲(chǔ)存管理的。所以，要文書檔案的全電子化需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、文檔的錄入、管理辦法的革新都需要大量的時(shí)間。而在這之中，也將耗費(fèi)大量的人力、物力資源，需要購(gòu)置更新的設(shè)備，因此經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)也成為了文書檔案全電子化所需要考慮的一個(gè)問題。

5 文書檔案電子化發(fā)展策略

5.1 嚴(yán)把技術(shù)關(guān)

技術(shù)問題是制約文書檔案全電子化發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵因素，也是文書檔案電子化的基礎(chǔ)，因此，在技術(shù)上應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把關(guān)。首先是在設(shè)備選擇上，應(yīng)當(dāng)選擇信譽(yù)產(chǎn)品，在這一點(diǎn)上可以到兄弟單位進(jìn)行考察，選擇更好的設(shè)備。其次，在管理人員的問題上，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技術(shù)培養(yǎng)，為相關(guān)職員提供再學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，并鼓勵(lì)職員進(jìn)行再學(xué)習(xí)。最后，為了更有效地進(jìn)行技術(shù)保障，可以適當(dāng)引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，更為有效地提升自身的技術(shù)水平。

5.2 保證安全性

對(duì)于文書檔案來說，信息安全性是關(guān)鍵性問題，而電子信息的安全問題卻是一個(gè)待解決的難點(diǎn)。因此，我們要實(shí)現(xiàn)文書檔案的全電子化，更要注重信息的安全。首先，我們可以先對(duì)一些非機(jī)密信息進(jìn)行電子化處理，機(jī)密文件仍然按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，避免由于電子信息泄露造成不必要的損失，在安全問題解決之后再完成文書檔案的全電子化。其次，在信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性上，應(yīng)當(dāng)盡量加強(qiáng)管理，不斷升級(jí)與更新安全系統(tǒng)，為數(shù)據(jù)安全提供更為切實(shí)的保障。最后，對(duì)于機(jī)密文件，還可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，不進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)的接入，有效保障信息的安全。

5.3 循序漸進(jìn)

由于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等各方面的原因，想要快速完成文書檔案的全電子化是不現(xiàn)實(shí)的，高速度容易帶來各方面的問題。因此在文書檔案的電子化發(fā)展當(dāng)中應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)，有計(jì)劃、有目的地進(jìn)行改進(jìn)，不可操之過急，避免造成不可挽回的損失。另外，在經(jīng)濟(jì)投資上，筆者也建議循序漸進(jìn)，甚至可以利用這種經(jīng)濟(jì)控制的手段來控制文書檔案的全電子化速度。對(duì)于企業(yè)的重要信息資源，謹(jǐn)慎與循序漸進(jìn)也可以提供更多的安全性保障。

6 結(jié)語

在信息技術(shù)電子化的大潮當(dāng)中，各領(lǐng)域的電子化發(fā)展已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)，而文書檔案的電子化能夠?yàn)槠涔芾戆l(fā)揮極大的作用。但是，全電子化卻對(duì)文書檔案的管理提出了許多的問題。本文筆者就從這些方面出發(fā)，從文書檔案全電子化的可能性及優(yōu)勢(shì)分析了文書檔案全電子化管理的可行性，并針對(duì)其難點(diǎn)找到了一些解決辦法，希望能為文書檔案管理的進(jìn)步助力。

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作者簡(jiǎn)介

羅佳豪（1994-），男，浙江省杭州市人?，F(xiàn)為浙江越秀外國(guó)語學(xué)院本科在讀學(xué)生。研究方向?yàn)闈h語言文學(xué)專業(yè) 。

作者單位

浙江越秀外國(guó)語學(xué)院 浙江省紹興市 312000