論高校檔案管理的現(xiàn)代化建設

朱麗麗

[摘要]檔案管理工作就是一個單位的文化建設?，F(xiàn)代大多數(shù)高校都在不斷地提高現(xiàn)代化水平，在檔案管理中配置了一系列現(xiàn)代化設備，實現(xiàn)了辦公數(shù)字化，促進了檔案管理的現(xiàn)代化。健全檔案管理制度，成立檔案管理工作領導小組，配備固定專職檔案員，形成以綜合檔案室為中心，形成檔案管理網絡體制，并將管理制度上墻，實現(xiàn)檔案管理的制度化。

[關鍵詞]檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進一步加強高校的檔案管理，一般高校都能夠專門設立檔案室、配備專業(yè)人員管理檔案。與此同時還加強了檔案管理制度建設，制定出臺相應的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化。為貫徹落實圍繞中心、聚焦主業(yè)、深化“三轉”的精神，解決紀檢檔案資料管理不規(guī)范、信息化程度不高的問題，為紀檢監(jiān)察工作提供強有力的后勤保障，柳州地稅著力推進紀檢監(jiān)察檔案管理信息化、規(guī)范化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠專業(yè)

現(xiàn)在很多高校不能強化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項負責檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應工作。對照有關檔案工作的法規(guī)要求，將檔案分門別類進行認真細致地歸檔，才能夠實現(xiàn)檔案分類明確，排列科學合理，編排規(guī)范。檔案管理部門制定了相應的法律法規(guī)明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規(guī)章制度進行，借閱必須經過審批，屬涉密資料，還要求借閱者簽訂保密責任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

實現(xiàn)高校檔案管理的專業(yè)化要求按照一級檔案室的標準建設高校檔案室，檔案室實行庫房、微機、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標準配備專用檔案密集架，配置防火系統(tǒng)、自動滅火裝置、除濕機、臭氧消毒機、吸塵器等設備，使檔案的管理工作硬件設施齊備，安全保護實現(xiàn)了專業(yè)化。

（二）查閱程序不夠規(guī)范

部分檔案管理人員沒能對各種檔案堅持及時、合理、有效的分類和整理。只有檔案分管管理條件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實現(xiàn)高校的檔案管理信息化需要配套自主研發(fā)高校檔案管理系統(tǒng)。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀人員處分索引等索引目錄數(shù)據庫，但是還沒有完全實現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調閱效率低。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的具體策略

推進會計檔案管理是一項長期而艱巨的任務，加強制度建設、健全監(jiān)督機制，明確操作規(guī)范，各大高校在推進檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實現(xiàn)各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關規(guī)定，要對需要歸檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴格管理，規(guī)范使用，確保檔案工作規(guī)范化運轉。具體措施如下：

（一）加強制度建設實現(xiàn)檔案管理精細化

“天下難事始于易，天下大事始于細”，精細化財務管理并不復雜，只是細中求精。各高校應該以細、全、高、嚴、新、實“六字”精細化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進一步完善提高。根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī)，各高校應該分別制定適應自己的檔案管理辦法，進一步明確學校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質和計算機、網絡通信等信息技術手段管理檔案。紙質文檔數(shù)字化，在收集整理的同時在檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規(guī)范化。高校數(shù)字化檔案室的建立，有利于實現(xiàn)國家級數(shù)字化檔案室。

“數(shù)字化檔案室”是指將實體檔案信息數(shù)字化，基于網絡來實現(xiàn)檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數(shù)字化檔案室建設應該獲得上級檔案局在政策、技術等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設備，建成后將實現(xiàn)公文交換系統(tǒng)（OA）與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接。

數(shù)字化檔案室是高校檔案建設中的一項基礎性工作，能夠穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平。建設高校數(shù)字化檔案室還應增強檔案的服務功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質量；通過完善機制，實現(xiàn)檔案管理的精細化；并且通過加強檔案管理作為促進高校檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設的有效手段。

高校數(shù)字化檔案室建設要做到檔案資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、傳遞網絡化、檔案信息數(shù)據化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經實現(xiàn)了“前三化”，接下來還要繼續(xù)實現(xiàn)“信息數(shù)據化”“利用知識化”等兩個目標。除了與OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，高校檔案管理還應該將檔案管理系統(tǒng)與網絡、微信公眾平臺相結合，部分文檔信息通過移動端實時發(fā)布，實現(xiàn)信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數(shù)字化檔案室與移動端的結合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質量。

（二）明確操作規(guī)范實現(xiàn)過程精細化管理

高校的檔案的規(guī)整和管理是很煩瑣和復雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規(guī)范。從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規(guī)范流程，強化責任，推進檔案管理工作規(guī)范運行，為科學、有序、高效地開展各項外匯管理工作打下了良好的基礎。檔案管理辦法規(guī)定，高校應該嚴格按照《檔案管理條例》及相關制度規(guī)定進行操作，使檔案更好地為高校的管理服務。嚴格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實推進高校檔案管理工作。完善制度，規(guī)范管理。嚴格按照查借閱手續(xù)，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強專業(yè)人員的培訓。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質量要求、歸檔時間和手續(xù)等六個方面。培訓能夠增強工作效率，讓管理人員進一步加深對檔案工作方法及重要性的認識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓能夠進一步提高檔案整理的業(yè)務水平和實際操作能力，為進一步規(guī)范檔案工作打下堅實基礎，也為今后更好的服務和工作的發(fā)展提供強有力的保障。

（三）健全監(jiān)督機制實現(xiàn)內部控制精細化

用制度約束和規(guī)范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機構或人員共同進行。加強督促歸檔、嚴格審查機制。嚴格按照條例做到保質保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項、補正相關資料。

結語：強化檔案管理意識，明確人員責任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，按照相應的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設，強化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，檔案歸檔的操作規(guī)程等檔案管理制度，將資料進行整理、分卷、復核、編目。召開培訓班，全員參與，自查自改，進一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應該進行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進實體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應該為檔案管理人員進行業(yè)務上的培訓指導，工作人員利用業(yè)務管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關業(yè)務。高校的檔案管理部門為保證電子檔案的順利報送提供可靠保證。當前，實體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經實現(xiàn)，實體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現(xiàn)了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進行列，同時也表明高校檔案事業(yè)進入了信息化時代。

此外，為規(guī)范完善檔案管理，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標準化，高校應該強化四項措施，進一步加強檔案管理工作：一是強化資料收集，指定專人負責檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進行收集和積累，以及校內開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報、季報、年報順序負責歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強化信息化管理，加強檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點數(shù)據資料及時進行備份保存，進行電子化管理，方便統(tǒng)計資料的查閱和利用，實現(xiàn)檔案管理信息化；三是強化安全保密，遵守保密制度，切實履行公文的收發(fā)、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環(huán)節(jié)，對各專業(yè)報表嚴格執(zhí)行簽字、登記、歸檔手續(xù)，嚴禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規(guī)范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類規(guī)范，一目了然。

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責任編輯：張麗