檔案館服務模式創(chuàng)新的構想

程 婭

（浙江紡織服裝職業(yè)技術學院）

創(chuàng)新是一個行業(yè)不斷發(fā)展的內在動力。隨著網絡技術、信息技術及多媒體技術的飛速發(fā)展，檔案館傳統服務方式已不能滿足人們對檔案信息需求的多樣化。如何創(chuàng)新檔案館的服務模式，提高檔案館的服務水平，增強檔案館在信息社會中的核心競爭力，由單一的功能向復合式服務轉型，已成為當前檔案工作者研究的一個課題。

一、社會創(chuàng)新背景下檔案館服務的特點

創(chuàng)新已成為當今社會的熱點之一，在這種全社會創(chuàng)新的背景下，檔案館服務也從以檔案館為中心向以利用者為重心轉變，呈現出多維網狀立體化服務、超時空傳輸、前端控制等顯著特點，具體表現在：

（一）服務重心轉變

以檔案館為中心轉變?yōu)橐岳谜邽橹匦?。在手工時代，檔案利用者基本處于被動地位，利用者提交利用需求后只有被動等待，能否得到信息有很大的不確定性。隨著數字檔案館的建成，構建了一種檔案數字化信息資源環(huán)境，以利用者的需求和方便作為創(chuàng)建檔案信息環(huán)境的根本出發(fā)點，為利用者快捷、準確、全面地提供所需信息，在利用權限內，利用者可以通過自主行為實現與檔案信息資源的互動。

（二）服務立體化

在傳統檔案館中，檔案信息按照全宗、目錄、案卷、文件四個層次組成樹型結構，檔案與檔案之間存在著一種單一、簡單的邏輯內容上的聯系。而在創(chuàng)新背景下建成的數字檔案館中，就可以實現數字檔案信息的智能檢索、分析、處理，根據檔案的內容關聯在檔案間建立起多種鏈接，形成多維網狀立體結構，一個檢索需求，可以通過多種途徑自動完成，利用率大大提高。

（三）服務超時空化

在紙質時代，用戶查閱檔案，一定要到檔案館，由檔案館工作人員現場提供實體檔案。而在數字檔案館中，利用者可以不受時間和空間的限制，通過網絡隨時查找、利用、傳輸所需的檔案信息，檔案服務突破了時間和空間的制約。

（四）服務前端化

隨著文檔一體化的實現，改變了傳統的實體檔案收集模式，在數字檔案館中，可以實現在線歸檔、移交，根據文件生命周期理論，檔案館可以從文件的形成階段就開始介入，對文件的簽批、流轉、歸檔、進館進行一體化管理，完成檔案的前端管理到終端控制。

二、社會創(chuàng)新背景下檔案館服務模式架構

在全社會創(chuàng)新的大背景下，檔案館服務模式創(chuàng)新涉及方方面面，其中觀念創(chuàng)新是前提，服務內容創(chuàng)新是核心，服務方式創(chuàng)新是關鍵，人才和組織管理創(chuàng)新是保障。

（一）服務觀念創(chuàng)新

用知識管理思路指導檔案館服務創(chuàng)新。知識管理對檔案館服務創(chuàng)新的指導表現在深化檔案館服務內容上，即提供知識服務。這種服務不是簡單的信息積累和傳遞，而是知識的再開發(fā)和再利用?，F代檔案館除了提供日常的檔案利用外，還應具備檔案編研、統計分析、建立強大知識庫的功能，對各種軟件系統如OA、PDM、CAPP、ERP系統中的檔案信息，實時有效地進行收集、提煉、整合、交換、傳遞和共享，將檔案信息資源轉變?yōu)轱@性知識為利用者所用，主動為用戶提供檔案幫助與指導，以快捷有效的方法滿足用戶的檔案需求。

（二）服務內容創(chuàng)新

資源庫是檔案館基本特征的重要體現，也是檔案館建設的重點，只有不斷豐富檔案資源庫的內容，才能創(chuàng)新檔案館服務方式。資源庫建設應包括以下內容：（1）存量檔案全文數據庫建設。對紙質檔案采用掃描方式進行全文數字化處理，在數據庫中掛接掃描文件，形成檔案全文資源庫；對光盤類的電子文件，將其中的數據轉換為規(guī)范格式，按一定的組織方式存入檔案全文庫。（2）增量檔案全文數據庫建設。對新產生的紙質檔案和歸檔的光盤，建立資源庫的方法同存量檔案；對于OA、PDM等系統中產生的電子文件，通過開發(fā)與相關系統的接口，在線實時或離線定時接收產生的檔案信息。（3）多媒體檔案數據庫建設。多渠道收集多媒體檔案，包括在科研、生產、基建、培訓等活動中采用自主拍攝錄制形成的多媒體檔案；編研多媒體檔案材料生成的多媒體檔案。（4）專題數據庫建設。檔案專題數據庫是檔案數據庫建設的一種重要形式，它以各類檔案基礎庫為主要數據來源，通過檔案信息管理系統，按照某一專門題材內容編制而成的各類檔案數據集合。開發(fā)各類利用價值高、針對性強的專題庫，滿足利用者不同的需求，是充分發(fā)揮檔案作用的最佳突破口。

（三）服務方式創(chuàng)新

充分利用好檔案館網站，開設檔案動態(tài)、歷史瞬間、檔案利用效果實例、學習園地、問與答等欄目開展開放式的檔案服務。對網上利用檔案資源庫中的信息則應有權限限制，需要提出賦權申請，經檔案館審查后，方可查詢或瀏覽權限范圍之內的檔案目錄及全文信息。

（四）人才和組織管理創(chuàng)新

檔案館服務模式創(chuàng)新是一項系統工程，需要有堅實的人才支撐。首先應制定“實施方案”和“實施計劃”，組織參與人員學習，統一思想，并將相關內容分解落實到人。其次應建立績效考核制度，加強服務創(chuàng)新的考核。再次應制定檔案館服務的制度與標準，使創(chuàng)新服務有章可循，更加規(guī)范化、標準化。

總之，在檔案服務創(chuàng)新的過程中，我們要依托現代信息技術，逐步建成門類齊全、載體豐富、具有相當規(guī)模的檔案信息資源庫和集收集、管理、利用于一體的網絡平臺，實現檔案工作管理規(guī)范化、資源數字化、服務網絡化，在實踐中架構起檔案館服務創(chuàng)新模式。

［1］ 金志敏.創(chuàng)客空間與圖書館服務模式的創(chuàng)新［J］.圖書館學刊，2015（7）.