學(xué)校業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化問題探索

金敏紅

（臨海市外國語學(xué)校）

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容之一，業(yè)務(wù)檔案更是檔案工作的重中之重。通過業(yè)務(wù)檔案管理，能夠?qū)W(xué)校形象的展示，以及長期發(fā)展產(chǎn)生重要的作用。它主要對學(xué)校自身教學(xué)實(shí)踐活動中能夠反映教學(xué)活動的內(nèi)容進(jìn)行歸檔，對于之后的教學(xué)工作具有重要的參考價值。而規(guī)范化管理是學(xué)校在管理過程中依據(jù)相同的價值觀念，科學(xué)制定工作流程，形成的一套標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和權(quán)責(zé)明晰的管理體系。在進(jìn)行檔案管理的過程中，有必要加強(qiáng)規(guī)范化管理，讓業(yè)務(wù)檔案能夠真實(shí)地反映出學(xué)校的教學(xué)水平，促使學(xué)校檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、學(xué)校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的意義

業(yè)務(wù)檔案管理工作主要是對學(xué)校教育教學(xué)活動進(jìn)行記錄，并將其進(jìn)行有效的管理。實(shí)施學(xué)校業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理具有以下重要意義。

首先，進(jìn)行學(xué)校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠?yàn)榻虒W(xué)工作的開展提供資料，為教學(xué)積累經(jīng)驗(yàn)。業(yè)務(wù)檔案工作與教學(xué)、教師和學(xué)生以及學(xué)校事務(wù)關(guān)系非常密切。教學(xué)科研工作作為一項(xiàng)創(chuàng)新性的工作，能夠通過規(guī)范化的檔案管理進(jìn)行記錄，從而進(jìn)一步提升教學(xué)效率和教學(xué)質(zhì)量，尤其是其中優(yōu)秀的教學(xué)成果和教學(xué)案例，能夠幫助教學(xué)工作順利進(jìn)行，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)工作的順利與有效開展。

其次，進(jìn)行學(xué)校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠?yàn)榻虒W(xué)活動的改革與研究提供有價值的依據(jù)。業(yè)務(wù)檔案對于教學(xué)活動進(jìn)行記錄，各種教學(xué)和教研活動等內(nèi)容及其相關(guān)教學(xué)問題都進(jìn)行了記錄，從這些內(nèi)容中，可以挖掘到有益信息，總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，研究教學(xué)規(guī)律，在進(jìn)行教學(xué)改革和科研活動的時候找出可參考的依據(jù)。

第三，進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠?yàn)榻虒W(xué)活動的評價提供可靠的資料。業(yè)務(wù)檔案的管理和應(yīng)用能夠直接反映出學(xué)校的辦學(xué)理念以及教學(xué)的質(zhì)量。在進(jìn)行教學(xué)評價的過程當(dāng)中，檔案會成為重要的教學(xué)評價依據(jù)，從中可以對教學(xué)的實(shí)際情況進(jìn)行了解。如果檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完善，就無法對教學(xué)活動和教學(xué)管理水平進(jìn)行客觀、全面的評價，使得最終的評價結(jié)果出現(xiàn)誤差，權(quán)威性也大大降低。

第四，進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，還能夠塑造學(xué)校良好的社會形象。通過規(guī)范化的業(yè)務(wù)檔案管理，能夠?qū)W(xué)校的歷史建設(shè)以及辦學(xué)情況有一個更加清晰的梳理，學(xué)生、家長和社會能夠?qū)W(xué)校有一個更加清晰的認(rèn)識，學(xué)校教育教學(xué)工作變得有章可循、有依可查。通過規(guī)范化的業(yè)務(wù)檔案管理，可以建立規(guī)范的校史記錄和學(xué)校榮譽(yù)展覽館，可以展示學(xué)校工作取得的進(jìn)展及成就，塑造良好的學(xué)校形象。

二、規(guī)范化管理在學(xué)校業(yè)務(wù)檔案管理中遇到的問題

（一）文件歸檔意識不強(qiáng)

由于中學(xué)階段的教學(xué)任務(wù)較重，同時學(xué)校事務(wù)雜多，條塊內(nèi)容也是比較復(fù)雜的，不同教育教學(xué)管理和教育教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的內(nèi)容也較多，一些教師對于教育教學(xué)資料記錄保存的重要性方面缺乏正確的認(rèn)識，文件歸檔意識不強(qiáng)，認(rèn)為只要將資料與教師和管理人員進(jìn)行分享即可，沒有要將文件進(jìn)行及時歸檔的意識，也沒有將檔案保管作為重要的工作。還有一些教師存在一定的文件歸檔抵觸心理，認(rèn)為自己的教育教學(xué)文件應(yīng)當(dāng)由自己保管，使用起來也更加的方便，這樣給業(yè)務(wù)檔案管理工作帶來了一定的阻礙。還有的教師在文件借用之后不能及時歸還，造成文件的丟失，這也會造成業(yè)務(wù)檔案資源的缺失。

（二）業(yè)務(wù)檔案管理體制有待完善

當(dāng)前，針對中學(xué)階段的檔案管理制度還沒有明確提出，教育部門也沒有出臺相關(guān)的規(guī)章制度，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理規(guī)范化建設(shè)方面沒有形成良好的管理。大部分的學(xué)校只能依據(jù)各省市提出的中小學(xué)檔案管理辦法來對檔案工作進(jìn)行管理，這樣就造成了管理體制不健全的問題。學(xué)校教育教學(xué)活動中的各類文件通常僅僅是單純地進(jìn)行了檔案保管，對內(nèi)容和名稱進(jìn)行了歸檔，尚未構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的體制，在檔案管理工作中不能實(shí)現(xiàn)文件的細(xì)分，資料的量化管理也存在一定的困難。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

中學(xué)階段的大部分檔案管理人員并不是專職人員，同時也不是專業(yè)檔案管理人員，主要是由學(xué)校安排的管理人員來負(fù)責(zé)，大部分屬于兼職的性質(zhì)。目前擔(dān)任學(xué)校檔案管理工作的是學(xué)校的管理層人員，他們?nèi)粘９ぷ鬏^為繁重，在檔案管理方面缺少足夠的時間和精力，再加上沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，在檔案管理方面的專業(yè)知識不足，實(shí)際技能也相對較弱，使得學(xué)校的檔案管理工作較為松散，檔案規(guī)范化管理沒有充足的人力資源保障，檔案管理工作就不能形成體系。

（四）檔案管理手段較為滯后

當(dāng)前，學(xué)校管理層存在著對于檔案管理認(rèn)識不足的問題，僅僅是將檔案管理工作看成是教育教學(xué)管理工作當(dāng)中的基礎(chǔ)性工作之一，認(rèn)為其不能夠產(chǎn)生教學(xué)效果和經(jīng)濟(jì)效益，對于學(xué)校的整體發(fā)展影響不明顯。使得檔案管理在政策上沒有足夠的支持，相關(guān)的人力、物力和財力上也沒有保障，有的學(xué)校檔案管理手段還停留在非電子化檔案階段，甚至出現(xiàn)重要材料遺失、丟失和不完整現(xiàn)象。統(tǒng)一的調(diào)配制度也尚未建立起來，無法對檔案資源進(jìn)行有效的整合與共享，這樣使得檔案的使用率也大大降低。

三、做好學(xué)校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的對策

（一）形成檔案管理意識

首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案管理的管理力度，讓教師和管理人員認(rèn)識到文件歸檔的重要性。歸檔文件應(yīng)當(dāng)包括教師的教育教學(xué)過程、學(xué)生指導(dǎo)、學(xué)生評價以及學(xué)生學(xué)習(xí)等各個階段的資料，反映出真實(shí)的教學(xué)活動，從而為教學(xué)評價工作保留參考依據(jù)。其次，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到文件歸檔對于教學(xué)質(zhì)量的評價和提升具有重要的作用，只有對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，才能構(gòu)建起相關(guān)的教學(xué)檔案，從而為教學(xué)質(zhì)量的評價和提高提供客觀的依據(jù)。

（二）構(gòu)建規(guī)范化的管理體制

在管理體制方面應(yīng)當(dāng)將教學(xué)文件的管理形成一個規(guī)范化的承襲，對于教學(xué)設(shè)計、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)評價等方面注意實(shí)效性，保證所形成的教學(xué)文件具有明顯的時效性，從而形成具有實(shí)效性的檔案。構(gòu)建完整的教學(xué)檔案歸檔體制，保證在搜集整合階段，能夠?qū)n案文件進(jìn)行完整管理，然后建立分口定則的歸檔體制，將責(zé)任落實(shí)到具體的個人。明確規(guī)定業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍，對管理主題的責(zé)任進(jìn)行明確，并且保證資料完整，定理具體的規(guī)范。另外還應(yīng)當(dāng)確定教學(xué)檔案的搜集、整理、歸檔、立卷、保存以及利用，對具體的內(nèi)容進(jìn)行明文規(guī)定，形成規(guī)章體制。

（三）提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案管理工作是一項(xiàng)具有重要意義的工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握檔案管理的知識，掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織對檔案管理人員的培訓(xùn)，同時引進(jìn)信息化管理人才，將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，培養(yǎng)多元化的檔案管理人才，提高其檔案管理的知識和技術(shù)水平。另外，對于檔案管理人員來講，責(zé)任心是非常重要的，責(zé)任心不強(qiáng)的人是不能夠在檔案管理崗位上做出業(yè)績的，因此還要注重培養(yǎng)其責(zé)任意識和服務(wù)意識，堅(jiān)守職業(yè)道德，做好檔案管理工作。

（四）運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理

隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量也在不斷地增加，文檔數(shù)目也更加龐大，因此需要運(yùn)用信息化手段來加強(qiáng)檔案規(guī)范化的管理。構(gòu)建學(xué)校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將教育教學(xué)計劃、教育教學(xué)活動、教育教學(xué)體制、科研信息、課程內(nèi)容等材料錄入到信息網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，形成互聯(lián)網(wǎng)檔案，并采用檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。

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