血站會計檔案制度化管理的探索與實踐

王彩云

（衢州市中心血站）

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報表和其他會計核算資料組成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的資料。2016年1月1日起修訂后的《會計檔案管理辦法》正式施行。新辦法對加強會計檔案管理，有效保護和運用會計檔案提出了新的要求。事實上，血站會計檔案作為信息資源對血站發(fā)展的預測和決策發(fā)揮著重要作用。此外在發(fā)生醫(yī)療糾紛時，血站會計檔案也是劃分責任的重要依據來源。然而會計檔案缺乏相應的制度，就會失真、失效。建立完善的血站會計檔案相關制度，才能更好地實現血站檔案管理的價值。

一、血站會計檔案管理制度現狀

（一）崗位職責不完善

隨著行政事業(yè)單位內部控制制度的建立，對各個崗位進行梳理和流程再造，制定了不同崗位的崗位職責和權限。然而由于大多數血站都未在單位內部設置專門的會計檔案保管人員。使得血站在內部控制制度建設中忽略了檔案管理這一關鍵崗位的重要性。會計檔案管理人員的相關崗位職責在制度上不清晰，進而造成會計信息失真、會計檔案裝訂不合規(guī)、會計資料混亂放置等隱患，嚴重影響了血站會計檔案管理效率。

（二）缺乏會計檔案保管制度

《會計法》《檔案法》以及新修訂的《會計檔案管理辦法》都為會計檔案管理提供了法律依據和一定的規(guī)范。然而血站自身未根據行業(yè)和單位的“個性”制定出適用于本單位的會計檔案管理實施辦法。血站會計檔案保管制度的缺失，導致保管要求不明確，檔案未按照要求表明存檔時間和內容等不合規(guī)情況時有發(fā)生，加大了兼職檔案管理工作人員的工作難度。尤其是對血站會計檔案管理缺少考評機制，更缺乏相關的獎懲制度。勢必會影響會計檔案管理工作的積極性。

（三）缺乏會計檔案借閱制度

血站的會計檔案管理制度最終要通過使用體現其自身價值。這就使得借閱會計檔案情況經常發(fā)生。但是當前血站會計檔案缺乏相應的借閱制度。一是沒有在制度上設置查閱權限，是否符合借閱條件全憑檔案保管人員主觀判斷，這就使無關的工作人員也能接觸到會計檔案信息。二是會計檔案查閱的信息記錄不健全，會計檔案借閱較為隨意，無需經過審批，查閱的時間、查閱的內容、查閱的緣由及借出檔案歸還時間沒有專門登記在冊。檔案遺失后根本無法追本溯源。

二、我站會計制度化管理的探索實踐

（一）完善管理制度

2016年我單位檔案人員提出存在的相關問題后，及時上報單位領導，單位領導高度重視，在單位內部建立了會計檔案管理制度專門的研究小組，將財務工作人員和檔案管理工作人員納入其中，建立和完善了單位會計檔案管理制度，建立了《財務組織體系管理制度》《資產管理制度》等10個管理制度，同時也明確了檔案管理人員的崗位職責。

1.財務組織體系管理制度中，新增第三章，規(guī)定了檔案管理人員的崗位職責。會計檔案由檔案室統(tǒng)一管理，財務部門負責會計檔案的收集、整理和向檔案室移交，編制移交清冊，移交時，交接雙方根據移交清冊逐項檢查核對，簽字確認。劃分了會計人員與檔案管理人員的職責權限。

2.制定了血站會計檔案保管制度。對會計檔案歸檔范圍進行細致的規(guī)定，同時對會計檔案的存檔方法、保存期限的標注、會計檔案存放環(huán)境、會計檔案達到年限的銷毀工作做了詳細的規(guī)定。為了更好地進行檔案查閱，要求按照會計檔案的類別和會計檔案的年限按順序排列。

3.制定了會計檔案的借閱制度。會計檔案的借閱需要單位領導的審批，確因工作需要要查閱相關檔案的，需由會計檔案保管員陪同下進行查閱，無關人員不得接觸會計檔案；會計檔案的借閱、復印需要詳細登記借閱人員、時間、內容、是由、歸還時間，并在相應位置雙方簽字確認。

（二）落實制度執(zhí)行與考核

將財務各項管理制度納入單位科室年終考核目標，對制度的執(zhí)行進行監(jiān)督，提高制度執(zhí)行率。

三、我站會計檔案制度化管理的成效

（一）提高了相關人員意識

血站會計檔案管理制度的建立，使得從管理層到普通員工開始意識到會計檔案管理工作的重要性。提高單位人員對會計檔案工作的意識，有助于單位會計檔案工作的順利開展。單位內部的會計檔案管理崗位有了明確的崗位職責。在會計檔案的整理、歸檔過程中會計工作人員與檔案管理人員權責明晰，不僅提高了辦事的效率，而且遇到問題也不會出現互相推諉扯皮的情況。

（二）檔案實現規(guī)范化管理

血站應根據“適應性”原則建立適合本單位的會計檔案管理制度，對會計檔案的整理、歸檔、保管、銷毀等各方面在制度上進行全方位約束并進行流程再造，使會計檔案管理工作日益規(guī)范化。特別是會計檔案按照相關分類進行有序存放后，使主管部門、財政局、審計局等相關部門對本單位的檢查中或者其他情況需要借閱會計檔案資料時，可以迅速有效的查閱到相關資料，節(jié)省了時間。

（三）加大監(jiān)管的力度

會計檔案管理制度的建立，讓會計檔案管理工作有理可依、有據可循。改變了血站會計檔案工作的盲目現狀。血站也可根據相關的制度加大監(jiān)管的力度，通過制度去考評相關人員的工作，在工作考評后，對檔案管理人員結果進行獎懲，建立有效的考評機制，以此提高工作人員的積極性、主動性。實現血站會計檔案管理的規(guī)范化。

四、結論

總而言之，新時期血站會計檔案管理工作任重而道遠。而推進會計檔案管理工作的發(fā)展，無疑需要制度作為強有力的后盾，通過制度的改進和完善來提高會計檔案管理意識，著力解決我們當前工作中的漏洞的同時尋求新突破，為會計檔案管理工作注入新的活力。最終實現血站會計檔案價值，提升血站經濟效益。

［1］ 張娜.淺談血站財務檔案管理［J］.中外醫(yī)療，2013（33）：135—137.

［2］ 張舒.會計檔案管存在的問題及解決措施［J］.清華大學領導力培訓，2011（8）：9.

［3］ 閆志秋.會計檔案電子化相關問題研究［J］.財經界（學術版），2015（5）：214—216.