對(duì)“五水共治”過程中的檔案管理工作的若干思考

柳紅波

（杭州市富陽區(qū)環(huán)境保護(hù)局）

“五水共治”是浙江省推進(jìn)新一輪改革發(fā)展的關(guān)鍵之策。“五水共治”工作過程中形成的檔案（包括具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等各種不同形式和載體的歷史記錄），是全省“五水共治”工作的真實(shí)反映，是“五水共治”工作考核驗(yàn)收的重要憑證和項(xiàng)目建成后投入運(yùn)行以及今后管理維護(hù)的重要依據(jù)，也是“五水共治”工作成果展示的第一手素材?！拔逅仓巍睓n案工作是“五水共治”工作的重要組成部分，是記錄省委、省政府這一重大戰(zhàn)略舉措，保障“五水共治”工作順利進(jìn)行的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。為此，作為“五水共治”重要參與方的政府部門更應(yīng)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，切實(shí)提高對(duì)做好“五水共治”檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，采取有效措施，確?！拔逅仓巍比^程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

一、齊抓共管，密切聯(lián)合

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是“五水共治”項(xiàng)目工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。在具體行動(dòng)上，一是立足“早”字，早建機(jī)構(gòu)、快速行動(dòng)。做到早介入、早謀劃、早部署，及時(shí)與區(qū)水利、區(qū)農(nóng)辦等“五水共治”牽頭及責(zé)任單位溝通聯(lián)系，落實(shí)人員負(fù)責(zé)“五水共治”開展過程中資料的歸集建檔工作。同時(shí)，深入“五水共治”一線開展走訪調(diào)研，了解基層檔案工作需求，及時(shí)調(diào)整工作方法，提升服務(wù)“五水共治”檔案管理水平，為展示“五水共治”成果早做準(zhǔn)備。二是立足“明”字，明確方向、善用資源。根據(jù)省領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于要求做好“五水共治”全記錄的指示精神，結(jié)合省、市“五水共治”建檔工作要求，把“五水共治”與推進(jìn)“五檔共建”緊密結(jié)合，與開展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)有機(jī)結(jié)合，扎實(shí)開展“比實(shí)干、比服務(wù)”主題實(shí)踐活動(dòng)，在治水中轉(zhuǎn)變作風(fēng)，以“五水共治”新成果推動(dòng)教育實(shí)踐活動(dòng)取得新成效。善用各方資源，形成工作合力，積極爭(zhēng)取黨委、政府的重視，依靠職能部門參與，發(fā)動(dòng)各類媒體，調(diào)動(dòng)民間力量，共同推進(jìn)工作。三是立足“嚴(yán)”字，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格把關(guān)。嚴(yán)格按照檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案齊全完整，做到客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依，有檔可查，能全方位全景式記錄，聲像齊全、圖文并茂地反映“五水共治”全過程。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員積極對(duì)“五水共治”檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，適時(shí)開展檢查，并將其納入檔案工作年度考核內(nèi)容。對(duì)工作不到位，造成檔案損毀、遺失或拒不移交的單位和個(gè)人，將依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。與此同時(shí)，建立檔案室，設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。此外，還應(yīng)完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理

長期以來，我們對(duì)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各級(jí)各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)，沒有很好地和有關(guān)部門主動(dòng)聯(lián)系，沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。全省推出“五水共治”決策且實(shí)施后，我們意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作，開始逐步轉(zhuǎn)變觀念。為確保檔案工作服務(wù)中心、服務(wù)大局，不缺位、有作為，采取了一系列措施，區(qū)“五水共治”工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室與區(qū)檔案局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于做好“五水共治”檔案工作的通知》，為落實(shí)區(qū)委提出的“最嚴(yán)格的責(zé)任制，最嚴(yán)厲的監(jiān)管制，最嚴(yán)肅的問責(zé)制”做好檔案工作的支撐，對(duì)“五水共治”項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行超前管理。

（一）拓寬檔案收集渠道

從實(shí)際情況看，“五水共治”項(xiàng)目工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣，內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長，稍有疏忽就可能遺漏。而有些“五水共治”小型項(xiàng)目工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)一完成，臨時(shí)機(jī)構(gòu)就解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解“五水共治”項(xiàng)目工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程，以及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案材料，對(duì)每種檔案材料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：

1.追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程，檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快，檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。

2.分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長的工程。對(duì)于某些“五水共治”大型項(xiàng)目工程及某些跨年度的“五水共治”項(xiàng)目工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

3.強(qiáng)制性收集。對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位，我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)“五水共治”項(xiàng)目工程報(bào)建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案材料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。

（二）制定規(guī)范，及時(shí)歸檔整理

根據(jù)省治水辦和省檔案局制定的《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》，我區(qū)轉(zhuǎn)發(fā)了《省治水辦、省檔案局關(guān)于加強(qiáng)全省“五水共治”工作過程中檔案管理的通知》，制定《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》。根據(jù)這一文件精神，明確了檔案分類大綱、保管期限、檔號(hào)分類方法等，將“五水共治”工作過程中的檔案共分為“五水共治”工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室形成的檔案材料和各相關(guān)職能部門、項(xiàng)目責(zé)任單位形成的檔案材料兩部分，細(xì)分有4個(gè)屬類，即文書檔案大類、綜合類、宣傳類、督查類和業(yè)務(wù)管理類4個(gè)屬類，以及治污水管理類、防洪水管理類、排澇水管理類、保供水管理類和抓節(jié)水管理類5個(gè)小類。并同時(shí)要求各單位樹立“同步”意識(shí)和“積累”意識(shí)，從源頭抓起，及時(shí)做好文件材料的收集歸檔和移交工作，做好電子文件歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描和檔案登記備份工作。要求縣級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的單位做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記、備份和專項(xiàng)驗(yàn)收工作。在此基礎(chǔ)上，我們制定了《科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法》，嚴(yán)格執(zhí)行《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件材料進(jìn)行分類整理，立出預(yù)備案卷，可以裝訂成正規(guī)卷的，及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

三、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平

“五水共治”項(xiàng)目工程檔案具有“次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事“五水共治”項(xiàng)目工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利與環(huán)保工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達(dá)到“五水共治”項(xiàng)目工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn)，講解“五水共治”項(xiàng)目工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于今后需歸檔的有保存價(jià)值的檔案，并講解具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照我們檔案整理的要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，做了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，在工作中更好地發(fā)揮，注意積累資料。這種培訓(xùn)使檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。

四、通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作，積累貯存檔案是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。“五水共治”項(xiàng)目工程檔案的形成是“五水共治”工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給“五水共治”工作者利用。對(duì)于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和“五水共治”工作者，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。我們?cè)诮鼛啄陙韺?shí)施信息化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們的“五水共治”事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理工作更上一層樓。