項目檔案培訓內(nèi)容設置的幾個關鍵要素

毛竹青

（浙江省檔案干部教育培訓中心）

項目檔案對于項目的建設、管理和維護有著不可替代的基礎性作用，也是審計、稽查等工作開展的必要條件，尤其是在一些涉及民生領域的重大項目上，更是直接關系到社會公共安全和群眾公共利益。近年來，隨著政府和企業(yè)投資項目數(shù)量急劇增長和項目管理日趨規(guī)范，社會對項目檔案培訓的需求也在不斷擴大。

從筆者所在單位歷年來組織過的項目檔案培訓活動來看，各項目參建和管理機構(gòu)都已對項目檔案管理給予了一定的重視，參加項目檔案培訓的人員數(shù)量增長較快，并從原來相對單一的參培對象，現(xiàn)已擴展到有項目建設單位的綜合檔案管理員、工程部門的資料員，設計、施工、監(jiān)理單位的資料員，從事基層檔案行政管理的人員等。不同參培對象同時也帶來了不同的培訓需求，作為組織開展項目檔案培訓的機構(gòu)，如何圍繞這些需求，提供參培對象所需要的培訓課程內(nèi)容，筆者對培訓學員、項目業(yè)主單位、檔案行政管理部門及從事項目檔案咨詢服務的中介機構(gòu)進行了調(diào)查研究，認為有幾方面需要加以注意。

一、站位要高——應注重項目檔案管理理念的宣貫

在以往的項目檔案培訓活動中，偏重的是項目檔案管理實務，即組卷、編目、裝訂等具體業(yè)務，而忽略項目檔案管理理念的宣貫，參培人員雖然掌握到了一定技能，但是站位不高，檔案人員不能從項目全局的角度考慮檔案工作的開展，特別是在自身檔案管理職能的發(fā)揮及檔案工作的思路、策略和方法等方面還是模糊不清，項目檔案管理水平并沒有得到明顯的提升。因此，在培訓中，筆者認為應將當前關于項目檔案管理方面的意義加以宣貫，將優(yōu)秀項目檔案發(fā)揮的重要作用進行案例分析，將項目檔案管理的規(guī)律和經(jīng)驗加以總結(jié)。因此，培訓內(nèi)容設置要從整個項目乃至項目群的管理需要出發(fā)，著重于怎么“管”項目檔案。例如，項目檔案管理分別有哪些職責；有哪些制度，怎么制定這些制度；有哪些管理措施，怎么使用這些措施；甚至包括當前有哪些外包服務，怎么運用這些外包服務等等。這些都是可以傳授給學員的很好的管理理念和方法。

二、規(guī)范要新——要及時解讀最新的項目檔案管理標準規(guī)范

目前，國家、地方和系統(tǒng)行業(yè)上雖然對項目檔案管理標準規(guī)范更新的頻率并不是很高，但由于項目涉及的行業(yè)眾多，總體上相關標準規(guī)范更新的發(fā)生還是不少。一些新制定出臺的標準規(guī)范是針對新行業(yè)新情況，以往并無依據(jù)可參考；同時多數(shù)修訂行為也是間隔十余年甚至更長，前后標準規(guī)范發(fā)生了較大變化。因此，更有必要在培訓時，及時將這些信息傳遞給參培人員，使其能夠明白新標準新規(guī)范有哪些要求，怎么理解掌握，修訂后的標準規(guī)范有什么變化，需要注意什么方面等，使這些最新的標準規(guī)范能夠盡快應用到當前的項目檔案管理中去。

三、目標要準——要突出項目檔案質(zhì)控方法的講解

項目檔案培訓的目標是做好項目全過程記錄，項目檔案的質(zhì)量關鍵是看項目文件的形成和積累情況，如果項目文件的形成本身就存在缺陷，積累本身就不規(guī)范，那最終的項目檔案質(zhì)量就不可能得到改善。因此，首先要為參培人員厘清基本建設程序，根據(jù)這個程序逐一梳理每個環(huán)節(jié)會產(chǎn)生的項目文件，使參培人員能夠知道本項目將會有什么文件產(chǎn)生或者說現(xiàn)在少了什么文件，從而有針對性地收集和補救相關資料。其次是要對部分重要資料進行專門講解，如工程質(zhì)保資料的形成、施工監(jiān)理正確填表、工程質(zhì)量驗收時的內(nèi)業(yè)資料檢查要求等。參培人員能夠掌握基本的資料檢查方法，可以在第一時間控制項目文件的質(zhì)量，進而可以保障項目檔案質(zhì)量。

四、實操要精——應使參培對象掌握基本組卷方法

由于項目涉及行業(yè)眾多，培訓時間有限，無法兼顧到每一個人每一個項目的培訓需求，因此，在實務培訓方面最為重要的是讓參培人員掌握基本組卷方法。所謂基本組卷方法，并不是具體某一個項目、每一個環(huán)節(jié)的業(yè)務細節(jié)，而是傳授參培人員一種區(qū)分識別、參照借鑒的方法，比如可以怎樣區(qū)分一個項目的文件類型，怎樣根據(jù)文件類型而進行相應的組卷，組卷時遵循怎樣的基本規(guī)律等。掌握這些基本組卷方法，也就是將《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中所提到的內(nèi)容及其應用方法，普遍運用到各種類型的項目檔案整理業(yè)務中去。

五、內(nèi)容要全——覆蓋特種載體檔案管理培訓內(nèi)容

在以往的項目檔案培訓中，由于現(xiàn)有特種載體檔案管理相關標準規(guī)范的適用性不強的問題，培訓往往偏重于紙質(zhì)檔案管理的內(nèi)容，較為忽略特種載體檔案管理的內(nèi)容。然而隨著項目建設過程中各種現(xiàn)代記錄技術和信息化系統(tǒng)的應用，大量產(chǎn)生的數(shù)碼照片、音視頻、電子文件以及實物等如何進行有效管理，卻恰恰是參培人員現(xiàn)實需要也無法回避的問題。所以在培訓課程內(nèi)容的設計上，應根據(jù)項目檔案的管理特點，將項目中產(chǎn)生的數(shù)碼照片、音視頻、電子文件和實物的形成、收集和整理、歸檔的策略和方法，詳細地向參培人員做一介紹，使這些特種載體檔案能夠與工程項目紙質(zhì)檔案形成一個整體，共同完整地記錄工程項目建設的過程。