淺談我市急救指揮中心檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

邢國(guó)亮

【摘 要】急救指揮中心檔案管理是中心在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像以及其他不同形式、不同載體的歷史記錄，它以實(shí)物或者電子文件的格式保存。建立健全和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高檔案管理信息化水平，增強(qiáng)其提供服務(wù)的能力，適應(yīng)新形勢(shì)的需要，積極推動(dòng)檔案管理長(zhǎng)足發(fā)展，搞好急救指揮中心的檔案管理，具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】急救指揮中心 檔案管理 存在問(wèn)題和對(duì)策

2016年全國(guó)衛(wèi)生計(jì)生工作會(huì)議已經(jīng)在京召開(kāi)，深化當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革處于關(guān)鍵時(shí)期，此改革在公共衛(wèi)生體系中具有重要性、緊迫性和艱巨性；而醫(yī)療急救系統(tǒng)是社會(huì)公共安全和公共衛(wèi)生體系的重要組成部分，急救指揮中心檔案管理是急救指揮中心管理工作中一個(gè)重要組成部分；在新形勢(shì)下，急救指揮中心檔案工作也呈現(xiàn)出一些新特點(diǎn)、新情況、新問(wèn)題、新任務(wù)，那么，在探尋新途徑適應(yīng)發(fā)展的同時(shí)，如何發(fā)現(xiàn)急救指揮中心檔案管理存在的問(wèn)題，制定出新的改進(jìn)措施，從而適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，是檔案工作者急需解決的新問(wèn)題。

1 檔案管理工作在急救指揮中心建設(shè)中的重要性

1.1 急救指揮中心檔案定義[1]

急救指揮中心檔案是指中心在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像以及其他不同形式、不同載體的歷史記錄，它以實(shí)物或者電子文件的格式保存。我市急救指揮中心檔案起始于急救指揮中心的規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展的全過(guò)程，同時(shí)又貫穿于急救指揮中心各職能部門(mén)、組織、管理的各個(gè)方面，真實(shí)地記述和反映了中心的發(fā)展軌跡，是重要的信息資源，它包含大量有形資料（如：房屋、設(shè)備及其規(guī)劃、建設(shè)、購(gòu)買等相關(guān)資料）和無(wú)形資料（如：管理思想、管理制度、急救經(jīng)驗(yàn)傳承等）；這些信息資源忠實(shí)地反映了歷史的全貌，可以清楚地了解急救指揮中心艱難發(fā)展歷程，也為其在以后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2 急救指揮中心檔案是管理工作的依據(jù)[2]

急救指揮中心建立一整套管理運(yùn)行機(jī)制。自運(yùn)行以來(lái)，先后建立健全了30多項(xiàng)管理制度和運(yùn)行機(jī)制，起草并修訂《菏澤市社會(huì)急救醫(yī)療管理辦法》，編印《菏澤市院前急救人員崗位職責(zé)和工作規(guī)范》、《菏澤市院前急救中心（站）績(jī)效考核細(xì)則》、《規(guī)章制度和崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，確保工作有章可循，規(guī)范運(yùn)行。同時(shí)，強(qiáng)化考核監(jiān)督，制定完善績(jī)效考核獎(jiǎng)懲辦法，將日?？己伺c定期考核相結(jié)合。每月對(duì)中心人員考核，結(jié)果與待遇掛鉤；每半年對(duì)急救站考核，作為年底評(píng)先樹(shù)優(yōu)的依據(jù)。加強(qiáng)全市院前急救行業(yè)管理，規(guī)范了急救市場(chǎng)，促進(jìn)全市醫(yī)療急救事業(yè)健康發(fā)展。這些做法均形成檔案材料在急救指揮中心備案。因此，急救指揮中心檔案是急救指揮中心日常工作和管理的原始記錄， 它不但如實(shí)地反映了上級(jí)的指示、意見(jiàn)，而且也記錄了歷屆決策者和執(zhí)行者的指導(dǎo)思想，以及本中心開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的措施和辦法；這些各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)地凝聚了急救指揮中心的工作成就、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。由此可見(jiàn)，急救指揮中心檔案為各部門(mén)工作人員提供了查考?xì)v史的依據(jù)，為以后的工作制定計(jì)劃和進(jìn)行決策尋找憑證，以便制定科學(xué)化決策，減少無(wú)效或重復(fù)勞動(dòng)，有效提高工作效率和質(zhì)量。

1.3 急救指揮中心檔案是精神文明建設(shè)重要組成部分[3]

急救指揮中心檔案記載著全市急救衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的歷程，凝聚了各屆衛(wèi)生工作人員的心血與汗水，是一筆寶貴的精神財(cái)富。從急救指揮中心建設(shè)以來(lái)，檔案工作占有重要角色，它不但記載著中心演化和硬件設(shè)施的更替，更記載著歷屆中心優(yōu)秀干部職工為中心發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡等情況，以及急救指揮中心發(fā)展史上的重大事件，這些都凝聚成一種精神，這種精神引導(dǎo)著職工積極進(jìn)取、艱苦奮斗的優(yōu)良作風(fēng)，它們豐富而生動(dòng)，富有極強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力，能夠激發(fā)中心全體職工愛(ài)崗敬業(yè)、熱愛(ài)急救工作，也使這種精神文明延綿不斷地得以傳承。

1.4 急救指揮中心檔案是急救醫(yī)學(xué)的基礎(chǔ)和條件[4]

急救醫(yī)學(xué)是一門(mén)具有繼承性、連續(xù)性、傳遞性的學(xué)科，它的發(fā)展和進(jìn)步，不但依靠成功經(jīng)驗(yàn)材料的不斷積累，而且需要?dú)v年血的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累，這些都為后人的工作提供參考和依據(jù)，例如我中心在2015年12月份正式上線互聯(lián)急救APP，在關(guān)鍵時(shí)刻為自己、為他人提供快捷的120報(bào)警服務(wù)，解決了工作當(dāng)中所出現(xiàn)的聾啞人、空巢老人、方言過(guò)重等群體呼救“120”溝通障礙的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了手機(jī)呼叫精準(zhǔn)定位，同時(shí)將市民個(gè)人健康信息反饋到中心，為調(diào)度員快速指揮調(diào)度提供科學(xué)依據(jù)；互聯(lián)急救APP還可根據(jù)積累的急救醫(yī)學(xué)知識(shí)，使當(dāng)事人或親屬掌握并應(yīng)用簡(jiǎn)單急救醫(yī)學(xué)知識(shí)及時(shí)施救，所以相關(guān)資料和檔案的保存非常重要。

2 我市急救指揮中心檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1 急救指揮中心歷史短，檔案庫(kù)存量少，發(fā)揮作用有限

菏澤市120急救指揮中心于2011年6月批復(fù)成立，2012年11月正式運(yùn)行。該中心是以現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將全市急救指揮中心、急救站、急救報(bào)警點(diǎn)聯(lián)合起來(lái)，形成覆蓋全市城鄉(xiāng)、指揮統(tǒng)一的醫(yī)療急救網(wǎng)絡(luò)體系。引進(jìn)珠海安克公司應(yīng)用軟件使用平臺(tái)，具有GPS、聯(lián)通手機(jī)定位、互聯(lián)急救APP、視頻、生命體征回傳等先進(jìn)技術(shù)和功能，做到了國(guó)家、省、市、縣應(yīng)急視頻會(huì)議四級(jí)聯(lián)網(wǎng)。由于中心建設(shè)時(shí)間短，硬件和軟件設(shè)施和人事建設(shè)都從空白開(kāi)始，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)少，職工院前急救知識(shí)和各儀器設(shè)備使用知識(shí)匱乏，各種規(guī)章制度建立和各分支機(jī)構(gòu)無(wú)法協(xié)調(diào)工作等大量檔案材料無(wú)法及時(shí)收集歸檔，致使有價(jià)值的檔案流失，造成了保管的檔案數(shù)量較少，制約檔案管理和業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。由于現(xiàn)存的檔案信息少，而急救網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、調(diào)度預(yù)警建設(shè)、急救站管理等材料都在建設(shè)初期，從而也無(wú)法收集齊全及時(shí)歸檔，也就無(wú)法給目前工作決策提供幫助。另外，各種電子檔案不能入檔檢索，造成檔案查閱不夠繁瑣，開(kāi)發(fā)利用率低。

2.2 檔案工作重視不夠，導(dǎo)致職責(zé)不清，分工不明[5]

中心不少職工沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案了解少，認(rèn)識(shí)淺，加上人員少，人手不足等原因，只能應(yīng)付日常工作，無(wú)暇顧及檔案管理；大家對(duì)檔案管理在日常工作中不夠重視，認(rèn)為檔案只是承載過(guò)去歷史，對(duì)現(xiàn)在工作不能起到推動(dòng)作用，在向上級(jí)匯報(bào)工作或內(nèi)部進(jìn)行質(zhì)量檢查時(shí)，相關(guān)職能科室人員對(duì)材料要么只是電子版，要么只是紙質(zhì)版，沒(méi)有意識(shí)到這些材料也是具有利用價(jià)值的檔案材料，遂造成無(wú)法及時(shí)歸檔，從而影響檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)，由于中心成立晚，中心一直無(wú)獨(dú)立檔案室，相關(guān)工作也是其他人員兼職，造成檔案工作分工不明，任務(wù)落實(shí)不到位，造成檔案材料無(wú)人管理，無(wú)人收集的尷尬局面，更不會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)歸檔整理，造成檔案殘缺不全。

2.3 涉檔資金投入低，基礎(chǔ)設(shè)施不健全

菏澤急救指揮中心成立以來(lái)一直沒(méi)有建立獨(dú)立檔案室，檔案材料都是放在辦公室，不能及時(shí)整理、分類存放。同時(shí)，單獨(dú)涉及檔案管理方面的軟硬件資金投入幾乎空白，遂造成檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)比較落后，設(shè)施嚴(yán)重不足，如：檔案管理需責(zé)任到人，消防設(shè)施不完備，電腦及硬盤(pán)設(shè)備需要及時(shí)升級(jí)，音像影像設(shè)備需要添置等，只有這樣，檔案工作才可順利開(kāi)展。

2.4 電子信息檔案工作發(fā)展滯后，不能跟上時(shí)代發(fā)展步伐[6]

面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，從過(guò)去的紙質(zhì)檔案保存模式，應(yīng)該進(jìn)化到電腦數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和紙質(zhì)并重的過(guò)程，盡管一些紙質(zhì)檔案能及時(shí)歸類整理，但電子影像檔案越來(lái)越重要，它們分散在各個(gè)工作人員電腦中，不能及時(shí)集中管理，使得一些珍貴電子影像資料極易遺失，遂造成難于挽回的損失。

3 急救指揮中心檔案管理工作改進(jìn)措施[7]

3.1 組建一支機(jī)構(gòu)健全，職責(zé)明確的檔案管理隊(duì)伍

組織成立由中心領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)制的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，建立綜合檔案室，設(shè)立有專職檔案員和各職能科室指派兼職檔案員三位一體的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，并將檔案工作列入科室責(zé)任目標(biāo)的考核范疇，讓檔案工作滲透到業(yè)務(wù)工作中，使兩者相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)職工檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

中心定期召開(kāi)專兼職檔案工作培訓(xùn)制度，定期通報(bào)檔案現(xiàn)狀和制定中長(zhǎng)期年度檔案工作計(jì)劃，并邀請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行檔案法規(guī)基本知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案法制觀念和意識(shí)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，提升檔案管理的專業(yè)水平，確保檔案質(zhì)量。同時(shí)加強(qiáng)全體職工檔案管理目的、意義、作用認(rèn)識(shí)，正確處理檔案管理與日常工作關(guān)系。

3.3 增加檔案專項(xiàng)資金投入，完善和健全各項(xiàng)規(guī)章制度[8]

增加檔案管理方面的專項(xiàng)資金投入，增強(qiáng)軟硬件設(shè)施；急救指揮中心一方面從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和房屋設(shè)施等方面提供了有力保障。另一方面購(gòu)置檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、管理軟件等。使檔案室設(shè)施更加合理，達(dá)到檔案保管保護(hù)“八防”要求。

建立健全和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定《菏澤市120急救指揮中心檔案管理辦法》和《檔案分類編號(hào)歸檔范圍及保管期限表》，并分門(mén)別類制定各個(gè)職能部門(mén)檔案管理規(guī)定和檔案查閱、借閱、保密、鑒定、入檔、銷毀、庫(kù)房保管等方面的制度，規(guī)范急救指揮中心檔案管理行為；使檔案在收集、分類、管理、利用中做到有章可循、有法可依，為檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、制度化保駕護(hù)航，從而保證了目標(biāo)管理的順利實(shí)施。

3.4 提高檔案管理信息化水平，增強(qiáng)其提供服務(wù)的能力[9]

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案管理也應(yīng)該提高其信息化水平，如購(gòu)買檔案管理軟件，使檔案歸集錄入規(guī)范化，提高案卷整理效率和質(zhì)量；在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)收集電子檔案，并定期做好備份管理。

急救指揮中心檔案工作的根本目的和意義在于利用這些檔案資料，使其為急救指揮中心各項(xiàng)工作服務(wù)。提高檔案管理的信息化水平，建立一套完整、方便、快捷的檔案查詢檢索系統(tǒng)，對(duì)全部庫(kù)存各類檔案進(jìn)行案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄查詢。除計(jì)算機(jī)檢索外，還應(yīng)建立一套手工檢索工具，更好的做好檔案服務(wù)利用工作，更好地服務(wù)中心的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

急救中心檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在取得各方力量支持的同時(shí)，更要從管理思想、方法、手段等各方面進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，在檔案信息凸顯重要的今天，檔案工作需要根據(jù)新任務(wù)、新問(wèn)題、新情況的變化，又要立足檔案、更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，憑借云計(jì)算技術(shù)及大數(shù)據(jù)分析， 提高管理效率及質(zhì)量?？傊本戎行臋n案管理需要從整體上利用創(chuàng)新思維，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案的規(guī)范化管理工作，以便更好地服務(wù)當(dāng)?shù)丶本戎行墓ぷ鞯拈_(kāi)展。

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