高校考務(wù)管理可視化研究

陳艷

摘要：高?？紕?wù)管理是教學管理中的一個重要環(huán)節(jié)，而考試安排在考務(wù)管理中起著非常重要的作用，但當前考試安排還存在很多問題，比如重修學生考試沖突問題、監(jiān)考教師合理分配問題、監(jiān)考調(diào)整問題等。本文的目的主要是利用Excel構(gòu)建一個考試管理模型，從而可以使整個考試安排過程變得可視化，從而可以很好地解決這些問題。

關(guān)鍵詞：考務(wù)管理；考試安排；考試管理模型；可視化

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）03-0014-03

高?？紕?wù)管理是教學管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，因為考試是檢測高校教師“教”與學生“學”效果的有效的檢測工具[1]。雖然各個高校在極力推進教務(wù)管理的信息化，但對于考務(wù)管理信息化程度依然不夠，很多高校還依賴Excel表格進行考務(wù)管理，尤其是針對考試安排和監(jiān)考安排這兩個環(huán)節(jié)。據(jù)調(diào)查，使用常規(guī)Excel表格進行考試安排依然存在以下問題：（1）由于學生人數(shù)眾多，特別是重修和轉(zhuǎn)專業(yè)的學生比較多，導(dǎo)致安排考試時考試沖突現(xiàn)象比較嚴重；（2）由于考試門類眾多，監(jiān)考老師也很多，導(dǎo)致監(jiān)考分配不均，有的教師監(jiān)考很多場，有的教師監(jiān)考比較少，導(dǎo)致任務(wù)分配不公平；（3）在考試期間，有的教師可能會臨時有事，要臨時找人代為監(jiān)考，但由于整個監(jiān)考安排量很大，很難一下子找到合適的人進行監(jiān)考。但自從筆者從事考務(wù)管理工作以來，通過Excel建模，逐步摸索出一套行之有效的方法解決這些問題。本文將介紹如何利用Excel表格建立考試管理模型來實現(xiàn)考試安排和監(jiān)考安排的可視化從而有效地解決這些問題。

一、統(tǒng)計正常選課和重修學生人數(shù)

首先，我們從教務(wù)管理系統(tǒng)把所有學生的選課情況導(dǎo)出來，包括專業(yè)、學號、姓名、班級、課程號、課程名、上課教師、修讀方式和課程屬性（見表1），然后利用Excel的數(shù)據(jù)透視表對學生的選課情況進行統(tǒng)計（見表2），從而得出精確的選課情況以及選課人數(shù)。然后按照表3的格式將正常選課的學生數(shù)和重修學生數(shù)填入表格，從而完成對于正常選課和重修學生人數(shù)的統(tǒng)計工作。

二、安排具體的考試日期和時間

根據(jù)學校規(guī)定的考試日期安排考試。在安排期間為了防止學生考試沖突，我們以班級為單位利用Excel數(shù)據(jù)菜單下的刪除重復(fù)項功能進行排查，防止考試沖突。對于有重修學生參加考試的科目，可以根據(jù)表2（學生選課情況統(tǒng)計表）把重修學生的班級也列出來，與正常選課的學生的班級一起應(yīng)用Excel數(shù)據(jù)菜單下的刪除重復(fù)項的功能進行排查，這樣不僅可以避免正常選課的學生考試沖突，也可以避免重修考試的學生考試沖突。

三、安排監(jiān)考教師監(jiān)考

目前高校教師一般只愿意監(jiān)考自己教的課，對于別的科目則不太愿意監(jiān)考，一方面由于監(jiān)考時間比較長，另一方面由于學生可能會作弊，作弊手段趨向多樣化，令監(jiān)考教師防不勝防，給監(jiān)考人員帶來非常大的困擾，所以有些教師能不監(jiān)考則不監(jiān)考。但是由于考生人數(shù)眾多，只安排任課教師和行政人員監(jiān)考也不現(xiàn)實，所以要體現(xiàn)公平性，需要把每個教師安排的監(jiān)考次數(shù)平均化。另外，由于全院教師眾多，將近有200人，要把每個人安排場次差不多，還要把輔導(dǎo)員班主任安排在自己負責的班級上，如果單靠人工進行監(jiān)考安排，則難度比較大。為了解決這個問題，我們利用Excel強大的數(shù)據(jù)處理能力，建立了一個安排教師監(jiān)考的模型，使教師的監(jiān)考安排過程變得可視化，操作起來非常方便。即使在考試期間有教師因為各種原因不能監(jiān)考，通過該模型也可以迅速找到可以監(jiān)考的教師名單，極大地簡化了工作流程。下面將以主監(jiān)考教師的安排為例對該模型進行闡述。

為了方便使用Excel中的Vlookup功能對每個監(jiān)考教師的監(jiān)考情況進行統(tǒng)計，我們首先將考試安排表的排列順序進行了調(diào)整，具體見表4。

然后以學院可以監(jiān)考的教師為列，考試時間為行，對教師的監(jiān)考情況進行統(tǒng)計。以1月11日上午孫某某老師的監(jiān)考情況為例，我們只要在需要統(tǒng)計的那個空格即H2輸入公式“=IF（ISNA（VLOOKUP（A2，主監(jiān)考老師！$F$60：$I$77，2，F(xiàn)ALSE）），”“，VLOOKUP（A2，主監(jiān)考老師！$F$60：$I$77，2，F(xiàn)ALSE））”即可。該公式中VLOOKUP（A2，主監(jiān)考老師！$F$60：$I$77，2，F(xiàn)ALSE）表示在主監(jiān)考老師監(jiān)考安排表即表4中從F60到I77的范圍內(nèi)精確尋找A2單元格中的內(nèi)容即孫某某，如果有孫某某的話，則在H2單元格中返回課程名稱即思想道德修養(yǎng)與法律基礎(chǔ)。如果沒有的話通常會返回#N/A，為了把#N/A轉(zhuǎn)換為空格，我們采用if函數(shù)結(jié)合isna函數(shù)即可。每個不同的日期和時間都要寫相應(yīng)的公式才可以。通過上述操作我們即可以得到表5即主監(jiān)考教師監(jiān)考情況統(tǒng)計表。采用類似的方法，我們還可以得到表6即監(jiān)考教師監(jiān)考情況統(tǒng)計表。然后我們通過Excel中“&”符號把表5和表6兩張表合并起來得到表7。以表7中H2為例，需要把表5中H2和表6中H2合并起來，公式為“=主監(jiān)考老師統(tǒng)計！H2&監(jiān)考老師統(tǒng)計！H2”。表7的主要作用有三個：（1）如果有教師在同一時間被排兩場的話可以很直觀地顯示出來；（2）可以非常方便地統(tǒng)計教師的總監(jiān)考場數(shù)；（3）在排教師監(jiān)考之前就需要把模型搭建好，這樣就可以在排的過程中即可以知道哪些教師在哪個時間段有空，到目前排監(jiān)考為止，該教師已經(jīng)監(jiān)考的場數(shù)。通過該模型可以極大地方便監(jiān)考的安排，尤其是在考試場數(shù)眾多和監(jiān)考教師眾多的情況下，可視化操作將顯得尤為重要。

四、總結(jié)

考務(wù)管理是非常煩瑣的工作，而且非常容易出錯，但由于對教務(wù)管理的重要性，我們必須對考務(wù)管理加以重視，并盡一切努力對整個流程進行優(yōu)化，一方面可以避免出錯，另一方面可以提高效率，簡化整個工作流程，而本文構(gòu)建的考試管理模型則可以很好地實現(xiàn)該目標。

參考文獻：

[1]馮興和.高?？紕?wù)管理若干問題的研究[J].華北科技學院學報，2002，4（3）：71-72.

Visualization Research of College Examination Management

CHEN Yan

（Business School，Yangzhou University，Yangzhou，Jiangsu 225127，China）

Abstract：College examination management is a key element of college teaching management，and test arrangement plays an important role in college examination management. However，there are still a lot of problems on test arrangement，such as test time conflict of students who retake courses learned before，reasonable invigilating arrangement of teachers，adjusting invigilating arrangement，and etc. The purpose of this paper is to build an Excel model to realize visualization of the process of the test arrangement so that these problems could be solved well.

Key words：college examination management；test arrangement；test management model；visualization