淺析信息化時代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與設(shè)備的更新

李芳

摘 要：當(dāng)前我國學(xué)校的各個部門及辦公室的檔案管理工作，正緊跟時代的步伐不斷進行整改，其功能也隨之朝著科學(xué)化、多樣化的方向發(fā)展。由于時代的飛速發(fā)展，給學(xué)校部門工作帶來了準(zhǔn)確方向引領(lǐng)的同時，也形成了較大壓力，面對這些壓力，學(xué)校必須對各個部門單位檔案管理工作進行有效完善，加快運用信息化時代的先進管理辦法和手段，從而提高整體的學(xué)校部門及辦公室檔案管理的工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化；學(xué)校部門；檔案管理

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時代的到來，學(xué)校各個部門及辦公室的工作辦事效率正處于穩(wěn)步上升的階段，其自身的檔案管理水平也因為融合了信息化的科技手段而明顯提高，但是這些充滿信息化先進氣息的設(shè)備并未能在檔案管理工作中最大限度地發(fā)揮效益，反而很多時候產(chǎn)生了不好的影響，人們對于信息化設(shè)備產(chǎn)生了較強的依存感，幾乎每一項操作都是通過智能信息化開展，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了簡單的形體化操作，實質(zhì)性的收益并不大。在現(xiàn)階段的學(xué)校部門檔案管理工作中，人們越來越離不開信息化的管理設(shè)備和手段，而要想獲得進一步的管理方面的突破，首先就必須正視檔案管理中的各種問題，采用信息化的管理措施進行有效的解決，同時逐步健全檔案管理機制，使檔案管理更加具有可操作性。

一、當(dāng)前學(xué)校部門檔案管理存在的問題

1.整體的檔案管理制度并沒有與時代相結(jié)合

在新時代的發(fā)展中，學(xué)校各個部門管理工作的動向與時代的變遷是緊密結(jié)合的，面對社會的不斷改革，部門需要不斷進行工作內(nèi)容和設(shè)備的革新，一旦出現(xiàn)對社會教育信息跟不上的狀況，很容易造成學(xué)校部門各項工作的落后和延誤。要想從本質(zhì)上提升學(xué)校部門的工作效率，必須完善現(xiàn)階段的檔案管理制度，但是，當(dāng)前許多學(xué)校部門的檔案制度并不能很好地與時代接軌，沒有及時進行設(shè)備和管理系統(tǒng)的更新，甚至許多單位的檔案管理主要采用的還是文籍庫存的形式。

2.檔案管理中的程序銜接不當(dāng)，檢索十分不易

雖然我國大多數(shù)學(xué)校都采用了信息化的檔案管理存儲設(shè)備，但是其在各個管理部門中的具體應(yīng)用和操作程序是不同的，而許多學(xué)校的管理人員都對現(xiàn)代管理設(shè)備的性能缺乏一定的認知，不能較好地加以利用，實現(xiàn)其功能的最大化。在實際的檔案管理過程中，學(xué)校部門往往進行了檔案管理的部分形式化作業(yè)，而實際的操作程序卻無法進行具體的銜接，并建立了許多繁瑣的搜索工具，導(dǎo)致檢索的過程十分冗雜，效率十分低下，缺乏實效性。

3.檔案的管理設(shè)備十分缺乏，系統(tǒng)漏洞較多

雖然現(xiàn)階段的檔案管理主要由簡單的計算機等電子設(shè)備操作，這些設(shè)備有很多一部分都沒有進行過更新，不僅數(shù)據(jù)的處理系統(tǒng)得不到提升，也不利于整體檔案管理工作的有效開展。但是，當(dāng)前的檔案管理人員明顯沒有認識到這一狀況，學(xué)校對于檔案管理工作也未能全面地加以重視，投入的設(shè)備購入資金也十分少，導(dǎo)致其實質(zhì)性的工作效率并不高。此外，由于檔案管理設(shè)備的不完善，容易出現(xiàn)整體檔案管理工作過程中的許多疏漏，管理人員發(fā)現(xiàn)漏洞后也無法給予最準(zhǔn)確有效的處理，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)嚴重誤差的狀況。

二、信息化管理方法在學(xué)校部門檔案管理中的運用策略

在時代的要求下，學(xué)校各個部門及辦公室必須正視檔案管理中存在的各種問題，加快落實信息化的管理方法和手段，促使學(xué)校部門的檔案管理水平能夠得到不斷地提升，同時要在運用信息設(shè)備管理的基礎(chǔ)上，加入科學(xué)的人為管理方法，使學(xué)校部門的工作開展變得更加順利，辦公效率獲得有效提高。

1.逐步健全規(guī)范檔案管理制度的科學(xué)化

現(xiàn)有的學(xué)校部門檔案管理制度，在各個環(huán)節(jié)和實施中都存在著一些不足，要想使其具有執(zhí)行力和操作力，學(xué)校部門應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進行檔案管理制度的規(guī)范和深化，利用新型的科技電子管理設(shè)備不斷對檔案進行科學(xué)的整理分配，同時在時代的督促下加大對管理制度的革新，使其隨著時代的進步不斷具有新鮮的活力和動力，能夠在日益變化的社會中保持其先進的管理水平。除此之外，在進行檔案管理制度的創(chuàng)新和制定時，管理者要充分結(jié)合學(xué)校部門的實際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化。

2.提高管理人員計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的操作水平

新時代下的學(xué)校部門檔案管理必然離不開計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運用，但是許多的學(xué)校部門管理人員對計算機的管理運用手段并沒有較好的認知，其計算機的操作水平也亟待提升。因此，學(xué)校部門必須對管理人員進行專業(yè)素質(zhì)的強化，提高其基本技能的操作能力，逐步加強計算機管理在檔案管理中的實際運用，使得新時代的檔案管理更加具有條理性和科學(xué)性。

3.合理地更新信息化設(shè)備，創(chuàng)設(shè)嶄新的檔案存儲體制

當(dāng)前學(xué)校部門的檔案信息化管理設(shè)備十分多，而且處于不更新發(fā)展的狀態(tài)中，學(xué)校要想進一步完善提高自身的檔案管理水平，就必須對設(shè)備進行及時的更新發(fā)展，根據(jù)實際的檔案管理內(nèi)容選擇最適合的管理設(shè)備，并對系統(tǒng)進行及時的更新完善，確保檔案管理設(shè)備的先進性。

總之，學(xué)校部門的檔案管理工作，本身是一項校園管理的重要內(nèi)容，其能夠?qū)W(xué)校的整體教育管理水平產(chǎn)生較大的影響，學(xué)校各個部門及辦公室必須充分利用信息化管理設(shè)備，發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前檔案管理制度中的不足，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率。

參考文獻：

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[2]王偉國.中國檔案職業(yè)發(fā)展問題研究[D].四川大學(xué)，2007.

編輯 魯翠紅