檔案管理信息化建設(shè)新探

張福東

【摘要】隨著科技水平的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)得到了迅速的發(fā)展，而互聯(lián)網(wǎng)推崇的是自由開放平等的環(huán)境和平臺(tái)，所以對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的檔案資料管理就提出了新的要求?；ヂ?lián)網(wǎng)資源往往是多而雜，很多數(shù)據(jù)和資料都是具有原創(chuàng)性的，也會(huì)在知識(shí)版權(quán)上有一定的要求，所以在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何進(jìn)行資料的收集和整理，甚至包括后期的加工處理等等都提出了新的要求。本文正是基于此，對(duì)檔案管理中的互聯(lián)網(wǎng)思維模式進(jìn)行了研究和探討，目的是為了提高互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代發(fā)展的更加科學(xué)合理。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；效率

隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)變得越來越重要，以應(yīng)用多媒體技術(shù)為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案管理的信息化建設(shè)充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其定量化、系統(tǒng)化、智能化、信息化管理。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、應(yīng)用能力強(qiáng)、儲(chǔ)存信息量大、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。本文從檔案工作創(chuàng)新，行政人事檔案的重要性、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來闡述如何在新形勢(shì)下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）保密性差

目前許企業(yè)檔案工作都是由人工來操作的，加上檔案管理部門人員流動(dòng)性較大，從這個(gè)角度上來說，接觸檔案工作的人數(shù)就比較多，在日常檔案工作管理中，就會(huì)出現(xiàn)許多意外事故，尤其是對(duì)于一些保密級(jí)的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。

（二）成本高、效率低

傳統(tǒng)的基層檔案是以紙質(zhì)為主，成本高，檔案的維護(hù)與查閱非常不方便，檔案整理過程更是工作量大、操作煩瑣、易出錯(cuò)，同時(shí)，紙質(zhì)檔案容易受到潮濕、蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅，而且文檔沒有備份，容易造成文檔損失。紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱還會(huì)讓原件受損或遺失，從而給檔案管理工作帶來一定難度。

二、信息化建設(shè)的重要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開始越來越多得到企業(yè)的推廣及使用，檔案信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后，檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。通過對(duì)檔案的信息資源的整理和分類，進(jìn)而分析與提取來提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案是以計(jì)算機(jī)為載體，以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種形式來呈現(xiàn)的電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理相比，具有易于保管和修改，查詢便利，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞等特點(diǎn)，電子檔案在提高檔案的利用率的同時(shí)，降低了檔案的管理成本。

三、檔案信息化建創(chuàng)新性措施

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。

信息化時(shí)代檔案管理工作的重點(diǎn)就在于加強(qiáng)信息化建設(shè)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，讓檔案的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。首先應(yīng)該利用先進(jìn)的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化，例如在檔案分類的時(shí)候，為管理軟件進(jìn)行編程，自動(dòng)識(shí)別不同類型的檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源分類的高效統(tǒng)計(jì)、整理、分析。其次借助互聯(lián)網(wǎng)的傳輸通道，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作和相互交流的目的。

（二）增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理水平

信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的現(xiàn)階段，檔案管理工作也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，強(qiáng)化信息化建設(shè)，有效的增強(qiáng)檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)其信息化質(zhì)量以及數(shù)字化水平，并且有效的通過信息化技術(shù)進(jìn)而提升檔案管理的整體水平。檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于檔案工作的工作效率有著直接的影響，是將信息資源科學(xué)化利用的有效手段以及有效途徑，所以在檔案的管理過程中要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的數(shù)字化管理水平，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的保存以及記錄，強(qiáng)化信息檔案的安全管理。

（三）建立信息化檔案管理平臺(tái)。

對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)一的搜集和處理，并建立信息化檔案管理平臺(tái)。要將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)由初級(jí)到高級(jí)的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性檔案管理資料庫(kù)和分級(jí)化檔案管理資料庫(kù)，以此來共同形成信息化檔案管理平臺(tái)，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。同時(shí)，在創(chuàng)新思維的引導(dǎo)之下，要建立檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各單位資源的有效共享，打破傳統(tǒng)檔案管理工作中時(shí)間和空間的限制。

（四）提高檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)

進(jìn)行檔案工作人員的篩選優(yōu)化。對(duì)于檔案管理人員存在的素質(zhì)不高的問題，首先需要對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態(tài)度消極，工作技能嚴(yán)重不過關(guān)和玩忽職守的人員，保證整體檔案管理隊(duì)伍的先進(jìn)性和積極性。

進(jìn)行科學(xué)的檔案工作人員學(xué)習(xí)管理。檔案室管理人員需要從自身出發(fā)，認(rèn)識(shí)到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據(jù)檔案室的實(shí)際情況，進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規(guī)章制度，明確各部門工作人員的工作內(nèi)容和職責(zé)。同時(shí)需要進(jìn)行定期檔案管理人員的工作技能培訓(xùn)，對(duì)于新行業(yè)新領(lǐng)域的進(jìn)行足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時(shí)要求工作人員不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，即使不能做到所有行業(yè)的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業(yè)和部分新興行業(yè)上做到檔案管理工作技能達(dá)標(biāo)。

四、結(jié)束語

當(dāng)今社會(huì)，想要適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理并達(dá)成新目標(biāo)，只能科學(xué)并且規(guī)范的做好檔案管理的信息化建設(shè)。只有具有規(guī)范性，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新細(xì)化信息化建設(shè)工作，才能將檔案管理工作做好。通過自身對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的研究和創(chuàng)新開發(fā)，才可以體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。當(dāng)今時(shí)代，在挑戰(zhàn)中才能發(fā)現(xiàn)機(jī)遇。故步自封只會(huì)停滯不前，我們要抓住機(jī)遇，將我國(guó)自己的管理優(yōu)勢(shì)和其他國(guó)家的優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，走出具有中國(guó)特色的檔案管理信息化建設(shè)道路，做到百花齊放，將檔案管理工作達(dá)到一個(gè)新高度。

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