如何利用財(cái)務(wù)信息化實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制

林一真

摘要：當(dāng)下，信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到一個(gè)較高水平，傳統(tǒng)的會計(jì)電算化在形式上已經(jīng)落后于財(cái)務(wù)信息化管理。同時(shí)由于經(jīng)濟(jì)全球化速度愈發(fā)迅速，已經(jīng)成為世界經(jīng)濟(jì)的一個(gè)重要特征，財(cái)務(wù)信息化必須作為一種新興財(cái)務(wù)管理模式成為我國企業(yè)接軌世界經(jīng)濟(jì)的一種普遍模式。財(cái)務(wù)信息化相較于傳統(tǒng)的電算化提高了會計(jì)工作速率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制的價(jià)值提升。但是風(fēng)險(xiǎn)與利益并存，財(cái)務(wù)電算化進(jìn)化為信息化也意味著企業(yè)需要重新改變內(nèi)部控制部分客觀條件。如何利用財(cái)務(wù)信息化實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制已經(jīng)成為當(dāng)前我國部分企業(yè)的重大挑戰(zhàn)之一。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息化；內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了完成經(jīng)營任務(wù)，能保障公司資產(chǎn)完整，保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)、經(jīng)營目標(biāo)落實(shí)，同時(shí)確保企業(yè)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部使用的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。主要方式是根據(jù)企業(yè)單位原來的工作劃分，而不同工作的劃分就會形成約束和聯(lián)結(jié)的統(tǒng)一。這種對立與統(tǒng)一的關(guān)系看似矛盾，卻能從內(nèi)部將一個(gè)企業(yè)筑成一個(gè)整體，有利于企業(yè)高層對全局的掌握。

財(cái)務(wù)信息化最早起源于美國。早在上世紀(jì)八十年代，美國一家公司就出現(xiàn)了利用計(jì)算機(jī)的快速計(jì)算功能協(xié)助財(cái)務(wù)人員辦公的情況。但是直到90年代美國的Gartner Group公司才第一次提出基于企業(yè)流程化的財(cái)務(wù)信息化資源管理的ERP理論。財(cái)務(wù)信息化和企業(yè)內(nèi)部控制具有及其緊密的聯(lián)系。財(cái)務(wù)信息化區(qū)別于財(cái)務(wù)手工運(yùn)算或者財(cái)務(wù)電算法的重要一點(diǎn)是它可以節(jié)省大量的工作時(shí)間。從而有利于企業(yè)高層擴(kuò)大內(nèi)控范圍和提高內(nèi)控效率。相反持有一個(gè)科學(xué)合理的內(nèi)控系統(tǒng)也可以促使企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的流暢、高速運(yùn)轉(zhuǎn)。結(jié)合我國目前市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景，也要求每個(gè)企業(yè)也必須擁有一套較高效率的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)持續(xù)為企業(yè)提供精確、全面、最新的財(cái)務(wù)信息。因此財(cái)務(wù)信息化可以對企業(yè)內(nèi)控產(chǎn)生巨大影響。在下文中，作者將從資金池（人民幣、外幣和票據(jù)池）和財(cái)務(wù)共享（比如費(fèi)控系統(tǒng)和影像系統(tǒng)）這兩方面信息化來介紹如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制。

一、資金池的信息化

資金池是指企業(yè)聚集手頭資金建造一個(gè)類似于蓄水池那樣的存儲空間。對于國內(nèi)企業(yè)而言，他們需要存儲人民幣和國內(nèi)企業(yè)進(jìn)行交易，還必須儲存部分外幣參與到國際貿(mào)易和對外投資中去。同時(shí)針對國內(nèi)貿(mào)易經(jīng)常使用票據(jù)結(jié)算的實(shí)際情況，構(gòu)建創(chuàng)新票據(jù)管理平臺，對紙質(zhì)和電子票據(jù)進(jìn)行集中管理和使用。國內(nèi)企業(yè)的資金池一般包括人民幣、外匯和票據(jù)池三種，下文將結(jié)合A企業(yè)實(shí)際進(jìn)行分析。

（一）從集團(tuán)資金集中管理角度出發(fā)

A企業(yè)從“加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)資金集中管理和提高企業(yè)集團(tuán)資金使用效率為目的，為企業(yè)集團(tuán)成員單位提供統(tǒng)一資金管理服務(wù)”的定位出發(fā)，規(guī)劃公司的資金池建設(shè)。未來人民幣資金池將向統(tǒng)收統(tǒng)付的業(yè)務(wù)模式發(fā)展，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)“一個(gè)賬戶”即財(cái)務(wù)公司帳戶的資金管控理念，即：一個(gè)賬戶“進(jìn)”、一個(gè)賬戶“出”，每日各外部銀行賬戶資金通過系統(tǒng)自動統(tǒng)一歸集于財(cái)務(wù)公司總賬戶中，日常結(jié)算頭寸僅維持在幾億元，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)通過財(cái)務(wù)公司平臺使資金不落地的循環(huán)增值運(yùn)作。

（二）集團(tuán)化外匯資金集中管理

外匯資金集中管理能夠幫助國內(nèi)公司提高外匯資金運(yùn)作效率、節(jié)約結(jié)算成本、集中管控匯率風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)避外匯資產(chǎn)貶值風(fēng)險(xiǎn)等。2016年以來英國脫歐、特朗普當(dāng)選美國總統(tǒng)等黑天鵝事件頻發(fā)，國內(nèi)、外金融環(huán)境風(fēng)云變幻，歐元匯率不穩(wěn)定，美元保持強(qiáng)勢，特別是從2016年11月4日至21日，人民幣對美元匯率中間價(jià)遭遇十二連跌，通過傳統(tǒng)的遠(yuǎn)期結(jié)售匯等方式已不能完全規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)，更加突顯了企業(yè)集團(tuán)開展外匯資金集中管理項(xiàng)目的優(yōu)勢。

A企業(yè)下屬公司眾多，各成員單位獨(dú)立核算，自主收付匯，外匯資金余缺，幣種不均從而使集團(tuán)大額的外幣資產(chǎn)缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)管理的劣勢，2015年A企業(yè)獲準(zhǔn)開展跨國公司外匯資金集中管理業(yè)務(wù)。外匯集中管理項(xiàng)目極大地弱化了集團(tuán)外匯資產(chǎn)離散性的特點(diǎn)，為集團(tuán)建立了內(nèi)部交易對沖的匯率風(fēng)險(xiǎn)管控體系，提供了強(qiáng)有力的資金支持。同時(shí)也能充分利用外匯資金池平臺實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部購匯功能，通過集團(tuán)外匯資金調(diào)撥，滿足集團(tuán)內(nèi)對外支付外匯的需求，減少銀行購匯，節(jié)約購匯成本。

而目前國內(nèi)先進(jìn)企業(yè)，比如海爾公司，在其財(cái)務(wù)公司的推進(jìn)下，集團(tuán)資金集中管理更是實(shí)現(xiàn)了四個(gè)飛躍，即：由本地集中向全國集中（收支兩條線等網(wǎng)上銀行）、由本幣現(xiàn)金池向本外幣一體化現(xiàn)金池集中、由境內(nèi)本外幣現(xiàn)金池向境外多幣種現(xiàn)金池集中。

（三）集團(tuán)化票據(jù)池管理

票據(jù)結(jié)算已逐漸成為國內(nèi)企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的主要結(jié)算方式之一，企業(yè)一般都擁有大量的應(yīng)收匯票，同時(shí)使用商業(yè)匯票進(jìn)行支付結(jié)算的體制已經(jīng)覆蓋各類型各規(guī)模的行業(yè).。但是傳統(tǒng)票據(jù)管理的模式致使企業(yè)要向商業(yè)銀行融資，同時(shí)閑置大量票據(jù)資源。而通過和銀行開展票據(jù)池業(yè)務(wù)可以有效降低票據(jù)保管風(fēng)險(xiǎn)，利用資金結(jié)算中心統(tǒng)一進(jìn)行票據(jù)期限的錯(cuò)配盤活企業(yè)票據(jù)。因此企業(yè)可以將票據(jù)交予銀行托管，通過使用財(cái)務(wù)軟件使實(shí)物票據(jù)結(jié)算向電子化票據(jù)管理轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)了票據(jù)池的集中共享管理，提高了支付效率。今年以來圍繞紙質(zhì)票據(jù)的大案頻發(fā)。央行方面發(fā)布《關(guān)于規(guī)范和促進(jìn)電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)發(fā)展的通知》，這意味著央行已經(jīng)做出加速電子化票據(jù)的戰(zhàn)略決策。企業(yè)在規(guī)劃資金池建設(shè)時(shí)也需要考慮到這個(gè)未來趨勢，紙質(zhì)票據(jù)存在天然的操作風(fēng)險(xiǎn)，以電子票據(jù)的形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)，將會讓票據(jù)業(yè)務(wù)變得可追蹤、更透明，且有利于實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。

二、財(cái)務(wù)共享信息化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)核心系統(tǒng)平臺所涉及的信息系統(tǒng)主要集中在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)整體功能框架中的核算層和業(yè)務(wù)層，主要的信息系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)。下面作者將主要分析費(fèi)控系統(tǒng)和影像系統(tǒng)。

費(fèi)控系統(tǒng)對內(nèi)控的影響主要是來源于企業(yè)對員工的強(qiáng)制性要求。國內(nèi)企業(yè)可以要求每個(gè)業(yè)務(wù)員，只要持有公司指定信用卡消費(fèi)，數(shù)據(jù)就自動到報(bào)銷系統(tǒng)，省去了業(yè)務(wù)員的報(bào)銷錄入工作量。從財(cái)務(wù)部門角度鼓勵(lì)甚至強(qiáng)制業(yè)務(wù)員公務(wù)消費(fèi)刷卡。要求企業(yè)員工80%的消費(fèi)必須刷卡，因?yàn)樗⒖ǖ南M(fèi)比現(xiàn)金的消費(fèi)對財(cái)務(wù)來說真實(shí)性更容易辨認(rèn)，更容易把握。但是有不少員工一開始并不接受他們的方案，一是此種模式在國內(nèi)尚未完全開展開來，人們更喜歡運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)票務(wù)進(jìn)行消費(fèi)；二是以發(fā)票為主的稅務(wù)體制做的還不太完善。有不少有實(shí)力的公司開始做此種模式，但還有一些因不信任而不敢采取行動。但國家稅務(wù)總局從2015年12月1日起已在全國推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)。因此電子發(fā)票技術(shù)上是不存在問題，主要還是需要人們從觀念上進(jìn)行改變。因此大力推廣費(fèi)控系統(tǒng)的信息化，使此種新興模式在網(wǎng)絡(luò)上得到更多人的認(rèn)可（縱觀這幾年，每一種新興事物都是在網(wǎng)絡(luò)上先掀起高潮），國稅總局2016年第23號公告，更進(jìn)一步明確納稅人可以使用的發(fā)票種類包括增值稅電子普通發(fā)票，未來電子發(fā)票也會逐漸成為一種趨勢，企業(yè)利用國稅電子底賬系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管控也都不再是困難的事情。

影像管理系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重要基礎(chǔ)。電子票據(jù)代替票據(jù)實(shí)物主要是通過電子票據(jù)的影像在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中實(shí)現(xiàn)的，解決了紙質(zhì)票據(jù)流轉(zhuǎn)運(yùn)問題（放棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)票據(jù)而采用電子化票據(jù)的流程加以替代。各個(gè)板塊之間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通過使用信息技術(shù)交流、處理，減少了紙質(zhì)票據(jù)的運(yùn)用，節(jié)省了成本。）、原始憑證的調(diào)閱問題、離岸處理問題、業(yè)務(wù)處理的分工和效率問題。

系統(tǒng)的核心在軟件，而使用軟件的卻是人。因此我認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)對影響系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制，是否有合適的崗位職責(zé)人是關(guān)鍵。那如何判斷什么是合適的人呢，需要結(jié)合信息化系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。人力資源部門應(yīng)該不斷用模型來測試這些即將進(jìn)入企業(yè)工作的人。在入職測試完成后每年還要進(jìn)行跟蹤測試，以確定當(dāng)初測試的真實(shí)性。一是為了檢測用人是否正確，二是可以通過數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)積累確定符合你這個(gè)崗位是什么樣的人，完善招聘標(biāo)準(zhǔn)。

企業(yè)內(nèi)部控制對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)降低、企業(yè)精簡有巨大促進(jìn)作用。為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)可行性強(qiáng)的內(nèi)控體系，作者從財(cái)務(wù)信息化出發(fā)，通過對資金池和財(cái)務(wù)管理兩方面的信息化分析論述如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制，希望對你們有所幫助。

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[3]中國資金管理網(wǎng).

（作者單位：廈門宏發(fā)電聲股份有限公司）