淺析高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措

侯志東

[摘 要] 在中國社會(huì)信息化進(jìn)程日益加快的背景下，傳統(tǒng)的高校紙質(zhì)檔案管理工作簡(jiǎn)單、單一、被動(dòng)的檔案管理服務(wù)已經(jīng)不能滿足高校教學(xué)、科研等對(duì)其內(nèi)容高效、安全等要求的。文章通過介紹高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措內(nèi)容，并進(jìn)行分析，從而對(duì)高校建立更加適應(yīng)社會(huì)需求和發(fā)展的檔案管理工作和服務(wù)利用工作模式提出了良好建議。

[關(guān)鍵詞] 高校；檔案管理；服務(wù)；安全；創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01

高校檔案管理主要是黨政管理，科研和教學(xué)等歷史記錄，記載高校發(fā)展歷史，并反映高校的教學(xué)、科研、黨政等諸多方面的現(xiàn)狀。高校檔案管理，是為校內(nèi)的學(xué)生、老師等進(jìn)行服務(wù)，對(duì)教學(xué)、教研工作的開展有極大的背景支撐作用。同時(shí)，高校檔案管理工作面向校外，對(duì)自身培養(yǎng)的人才負(fù)責(zé)，對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。

1 傳統(tǒng)高校檔案管理與服務(wù)的困境

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式注重紙質(zhì)檔案的使用，在長(zhǎng)久的應(yīng)用過程中，紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出其對(duì)于社會(huì)人才管理、事物輔助性方面的突出優(yōu)點(diǎn)，但是也有其不足之處，比如信息分散，應(yīng)用調(diào)度苦難等等。在高校檔案數(shù)字化管理的過程中，出現(xiàn)的困境主要有四點(diǎn)：①紙質(zhì)檔案資源分散，檔案立卷部門不一致，使檔案的收集和數(shù)字化的過程難度較大；②各高校對(duì)檔案的保護(hù)、利用等方面的工作投入力度不同，且信息載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì)，或者音頻和視頻等，信息載體的單一不利于各高校之間進(jìn)行信息資源的共享；③檔案的收集、管理和利用的環(huán)節(jié)中，由于高校檔案發(fā)展沒有足夠利用自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行技術(shù)更新，使高校的檔案管理和服務(wù)工作落后，不能適應(yīng)社會(huì)的信息化高速發(fā)展；④我國的檔案管理的信息化工作處于起步階段，檔案工作對(duì)于科研和教學(xué)的重要性并沒有得到全面的認(rèn)識(shí)，使高校檔案管理工作的拓展難以展開，不利于管理模式變革。

2 高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措

2.1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理并行

傳統(tǒng)的檔案分散管理為檔案信息的高效、安全利用帶來了阻力，而檔案的集中管理，為高校的發(fā)展、社會(huì)信息化管理、檔案的多方面利用等工作帶來了極大的便利，集中管理主要通過現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的管理方式來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。電子檔案是在數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展的條件下，產(chǎn)生的產(chǎn)物，具有：存儲(chǔ)容量大、信息獨(dú)立、可長(zhǎng)期保存、操作方便、易于資源共享、儲(chǔ)存空間小，并能有多種表現(xiàn)形式。但電子檔案同時(shí)存在缺點(diǎn)，比如對(duì)設(shè)備等載體都有依賴性，不能直接讀取，信息易于共享同時(shí)安全性降低，易于修改等。結(jié)合以上電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，在高校檔案管理中，可以在紙質(zhì)檔案正常的歸檔管理前提下，總檔案管理人員督促各院系檔案管理處室將歸檔的文件進(jìn)行數(shù)字化處理和電子文檔的同步錄入、存儲(chǔ)，并通過建立高校統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，使各高校之間、高校與社會(huì)之間，主要是高校內(nèi)部的教學(xué)和科研管理能更加高效地完成。

2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱利用可以互補(bǔ)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單獨(dú)使用時(shí)，檔案管理工作對(duì)教學(xué)、科研等高校工作產(chǎn)生了積極的幫助，但是在電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用下，檔案的利用在安全與高效的前提下，可以通過標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、集中化的手段，將檔案的查閱工作由原來的紙質(zhì)查閱，手續(xù)繁瑣，不易傳送等缺點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，通過電子檔案規(guī)范化管理，既能避免安全性問題，也能使檔案的查閱、使用更加方便、高效。

2.3 高校檔案服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，可以從要求檔案數(shù)量向要求檔案質(zhì)量進(jìn)行轉(zhuǎn)變

高校檔案管理工作要從簡(jiǎn)單的檔案收集工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行發(fā)掘，從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面檔案信息管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變，將工作提高到更高水平、更高層次。檔案的價(jià)值在于被利用，只有堅(jiān)持以利用檔案內(nèi)容為核心，加大檔案編輯研究的工作力度，提高服務(wù)的主動(dòng)性，才能創(chuàng)造出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 檔案管理的服務(wù)性工作由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變

高校的檔案管理工作，應(yīng)該在現(xiàn)有的檔案基數(shù)上，將其向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化和開放化上大力轉(zhuǎn)變，建立出科學(xué)管理、反映敏捷、能夠靈活運(yùn)行的體制，對(duì)社會(huì)服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)該更加多元化、社會(huì)化，更加高效、優(yōu)質(zhì)。

3 結(jié) 語

在社會(huì)高速的信息化發(fā)展前提下，高校的檔案管理與服務(wù)需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理、被動(dòng)進(jìn)行檔案管理服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)變，高校檔案的管理對(duì)于高校教學(xué)、科研等事物有極大的基礎(chǔ)性作用和幫助。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合、將以往的被動(dòng)性檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)，增加內(nèi)容，變?yōu)橹鲃?dòng)性服務(wù)等，諸多的創(chuàng)新性舉措，將使高校的檔案管理工作更加安全、高效，并創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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