對檔案信息資源開發(fā)利用的思考

文·孫金綴

對檔案信息資源開發(fā)利用的思考

文·孫金綴

檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作的重中之重。開發(fā)利用檔案資源，要從思想認(rèn)識上轉(zhuǎn)變觀念，制度建設(shè)上健全機(jī)制，服務(wù)內(nèi)容上拓展領(lǐng)域，把檔案服務(wù)推向市場，為社會提供悠閑的場所。在提供利用上搞好創(chuàng)新服務(wù)，縮短檔案與社會的“距離”。在人員管理上培養(yǎng)和造就一支復(fù)合型檔案干部隊(duì)伍。加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案技術(shù)設(shè)備及管理模式的應(yīng)用，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資料快速準(zhǔn)確檢索，等等。在此筆者僅就如何快速有效開發(fā)館藏檔案資源，談幾點(diǎn)粗淺的看法。

一、轉(zhuǎn)變觀念，變被動為主動

（一）思想認(rèn)識上徹底轉(zhuǎn)變被動服務(wù)觀念

檔案工作的宗旨是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”。在以市場經(jīng)濟(jì)為主體的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案資源的開發(fā)利用若繼續(xù)停留在傳統(tǒng)的“你要我查”“你問我答”“等客上門”的被動服務(wù)上，檔案工作將會被市場經(jīng)濟(jì)這只無形的手推向社會的邊緣，檔案行業(yè)也將會被社會淡忘。因此，檔案工作人員必須解放思想，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，主動服務(wù)，把為黨和政府中心工作服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為人民大眾服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

（二）制度建設(shè)上健全完善主動服務(wù)機(jī)制

要在準(zhǔn)確把握政策法規(guī)的前提下，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)的服務(wù)規(guī)范，實(shí)行服務(wù)人員公示制，工作人員掛牌上崗制、服務(wù)承諾制、提供利用限時制，推行賓客式微笑服務(wù)，規(guī)范服務(wù)行為語言，使檔案提供利用服務(wù)符合窗口行業(yè)規(guī)范和國際慣例，讓利用者從我們的服務(wù)中體會到舒適和便捷。

（三）服務(wù)內(nèi)容上重點(diǎn)拓展主動服務(wù)領(lǐng)域

廣泛收集社會密切關(guān)注的熱點(diǎn)檔案資料?！扒蓩D難為無米之炊”，檔案資料是檔案提供利用服務(wù)之“炊”之“米”。在檔案資料征集工作中，要根據(jù)社會需要，廣泛征集社會密切關(guān)注的熱點(diǎn)檔案資料原件和復(fù)制件，既豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，又滿足社會對檔案查閱的需要。

二、推向市場，加快檔案工作的社會化進(jìn)程

（一）為社會各界提供悠閑的場所

檔案館要打消機(jī)關(guān)化，走向社會化。上網(wǎng)有“網(wǎng)吧”，飲酒有“酒吧”，作為文化事業(yè)的檔案部門也可將檔案館建成漂亮美觀、功能齊全、信息豐富、館藏合理、陳列新穎、接待熱情的“檔吧”，真正發(fā)揮出檔案的文化服務(wù)功能。廣饒縣檔案館以晉升國家一級檔案館為契機(jī)，建設(shè)了布局合理，功能齊全的文檔服務(wù)中心。為方便群眾利用檔案，該中心建于檔案館首層，里面有電子文件查閱區(qū)，政務(wù)文件查閱區(qū)，管理人員工作區(qū)，查檔人員休息等待區(qū)，開放目錄查閱區(qū)，圖書資料閱覽區(qū)，整個文檔服務(wù)中心寬敞明亮，真正為檔案利用提供了舒適、便捷的服務(wù)型場所。

（二）在提供利用上搞好創(chuàng)新服務(wù)

要充分利用館藏內(nèi)容，開展“圖片展覽式”“新聞發(fā)布式”“專題簽約式”“提前供給式”等多種形式的主動提供利用服務(wù)，同時，充分發(fā)揮檔案館的愛國教育基地作用。通過舉辦展覽、推介檔案珍品等措施，拓展教育內(nèi)涵，向社會公民提供受教育的場所。廣饒縣檔案館通過征集社會各界名人書畫，成功舉辦了3屆檔案書畫展供群眾日常參觀；以中國廣饒孫子文化節(jié)為依托，舉辦孫武研究檔案展覽；以愛國主義教育基地為依托，在節(jié)假日對中小學(xué)生進(jìn)行愛國主義教育；接收婚姻檔案等民生檔案進(jìn)館，積極為退休、貸款、購房等需求提供檔案服務(wù)，真正做到了最大限度利用館藏檔案資源為社會服務(wù)。

（三）縮短檔案與社會的“距離”

一是增加檔案館的功能，把檔案館辦成“檔案銀行”，賦予檔案館收藏、管理、寄存、研究、利用等多重功能。除收藏管理和提供利用應(yīng)進(jìn)館單位的檔案資料和向社會征集的部分檔案資料外，還可嘗試所有社會團(tuán)體和社會公民均可憑有效證件到檔案館存放和利用自已檔案的模式。二是實(shí)行跟蹤管理。經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就跟到哪里；社會文化活動開展到哪里，檔案工作就開展到哪里。檔案部門應(yīng)緊緊圍繞黨委、政府的中心工作，積極參與，主動出擊，使檔案工作融入經(jīng)濟(jì)和社會各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)之中。三是建設(shè)利用好“現(xiàn)行文件服務(wù)中心”。將各部門、單位公布實(shí)施的文件資料，按有關(guān)規(guī)定提前集中管理起來，面向社會統(tǒng)一提供利用。對未收集到公開文件，可提供代為查詢服務(wù)。廣饒縣檔案館設(shè)有政務(wù)信息查閱中心，該平臺與廣饒縣政府網(wǎng)使用同一數(shù)據(jù)庫，能及時查閱各機(jī)關(guān)單位當(dāng)天發(fā)布的最新文件，彌補(bǔ)了現(xiàn)行文件整理的滯后性，縮短了檔案與社會的距離。

（四）依據(jù)館藏內(nèi)容和社會需求做好檔案編研

做好檔案編研，向社會提供綜合性的檔案資料內(nèi)容，可以不受查閱地點(diǎn)、時間等條件的限制，打破以往檔案“養(yǎng)在深閨人不識”的局面，較好地適應(yīng)利用者的要求。因此，檔案部門要充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢，深入挖掘檔案信息，搞好檔案編研，為利用者提供系統(tǒng)的史料。同時，開展檔案編研工作，也可以提高檔案部門的科研能力。近年來，廣饒縣檔案局以館藏檔案為依托，先后編輯出版了《天南地北廣饒人》《廣饒歷史上的今天》《情系廣饒》等圖書資料，把加工好的檔案推向了社會，提高了檔案的知名度，又收到顯著的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、強(qiáng)化措施，健全檔案部門的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

（一）努力培養(yǎng)和造就一支業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)、素質(zhì)高、知識廣的復(fù)合型檔案干部隊(duì)伍

加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，是做好檔案提供利用工作，樹立良好的行業(yè)形象，打造主動、熱情、周到服務(wù)的“檔案品牌”的基礎(chǔ)。檔案是一門專業(yè)性極強(qiáng)且具復(fù)雜性、綜合性的學(xué)科，其涉及內(nèi)容之廣、領(lǐng)域之多是其它諸多學(xué)科所不能比擬的。因此，必須加強(qiáng)對檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)，定出計劃，拿出措施，下大力氣培養(yǎng)“素質(zhì)高、能力強(qiáng)、基礎(chǔ)厚、知識廣、業(yè)務(wù)精”的敢于創(chuàng)新的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案工作的需要。

（二）加強(qiáng)對現(xiàn)代化的檔案技術(shù)、設(shè)備及管理模式的應(yīng)用

檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必由之路。隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷增長的檔案資源與有限的保管、開發(fā)利用條件之間的矛盾必須解決，傳統(tǒng)的服務(wù)方式與不斷變化的利用需求之管理模式的應(yīng)用的矛盾必須解決，以適應(yīng)紙質(zhì)資料、電子文件、網(wǎng)絡(luò)信息的轉(zhuǎn)換，從而提高檔案信息資源的開發(fā)利用速度和效果。

（三）加強(qiáng)對檢索工具的編制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料快速、準(zhǔn)確檢索

檔案信息資源的開發(fā)利用既可從原有的紙質(zhì)檔案中發(fā)掘，也可從電子文件中查找，還可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的資源共享。這就要求我們在編制檢索工具時，要立足多樣化，注重實(shí)用性和可操作性，編制機(jī)讀的、網(wǎng)絡(luò)的、保密的、專題的、數(shù)據(jù)的等多種檢索工具及其說明，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資料、電子文件、網(wǎng)絡(luò)信息等多種載體檔案信息資料的快速、準(zhǔn)確檢索，滿足利用者的不同要求和快速查詢。

（作者單位：廣饒縣檔案局）