關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件整理歸檔的若干思考

劉忠秀/核工業(yè)檔案館

招投標(biāo)活動(dòng)是建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)之一，為保證建設(shè)項(xiàng)目依法合規(guī)地進(jìn)行，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目驗(yàn)收”）的相關(guān)要求，在工程決算審計(jì)和項(xiàng)目驗(yàn)收中，都需要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)（以下合稱為招投標(biāo)）活動(dòng)進(jìn)行全面細(xì)致的審核，而建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件可為項(xiàng)目驗(yàn)收查驗(yàn)招投標(biāo)活動(dòng)提供完整可信的證據(jù)。下面，筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件的整理歸檔作如下思考。

1　招投標(biāo)歸檔文件整理原則是“應(yīng)招必招、招標(biāo)必組”

在建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告（如果屬于“立項(xiàng)帶可研”情況時(shí)亦同）批復(fù)中，對(duì)于該建設(shè)項(xiàng)目哪些內(nèi)容需要招標(biāo)、采取哪種招標(biāo)形式等，都會(huì)有明確要求，這些招標(biāo)內(nèi)容就是在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和工程竣工驗(yàn)收中所說(shuō)的“應(yīng)招必招”的內(nèi)容。對(duì)于項(xiàng)目管理部門和建設(shè)單位檔案部門，在管理招投標(biāo)項(xiàng)目時(shí)，首先要做到的是明確哪些招投標(biāo)項(xiàng)目屬于“應(yīng)招必招”范圍，凡在“應(yīng)招必招”范圍內(nèi)的招投標(biāo)文件，就屬于“應(yīng)招必招、招標(biāo)必組”的范圍，應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目檔案驗(yàn)收“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的要求，及時(shí)整理完畢，絕不能缺失流散。

2　按招標(biāo)流程開展招投標(biāo)文件整理

按照“遵照歸檔文件的形成規(guī)律、保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系、便于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和檔案信息利用”的原則來(lái)整理建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件。在組織項(xiàng)目招標(biāo)文件整理工作前，建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門應(yīng)當(dāng)梳理招投標(biāo)內(nèi)容，區(qū)分不同情況下招投標(biāo)文件的形成特點(diǎn)，按照不同的招標(biāo)項(xiàng)目特點(diǎn)來(lái)組織招投標(biāo)歸檔文件的整理工作。

2.1　資質(zhì)預(yù)審文件的整理與組卷

我國(guó)《招標(biāo)投標(biāo)法》第十八條規(guī)定：“招標(biāo)人可以根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目本身要求，在招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請(qǐng)書中，要求潛在投標(biāo)人提供有關(guān)資質(zhì)證明文件和業(yè)績(jī)情況，并對(duì)潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格審查；國(guó)家對(duì)投標(biāo)人的資格條件有規(guī)定的，依照其規(guī)定”；我國(guó)《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》第十五條對(duì)需要進(jìn)行資質(zhì)預(yù)審情況作出規(guī)定：“招標(biāo)人采用資格預(yù)審辦法對(duì)潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格審查的，應(yīng)當(dāng)發(fā)布資質(zhì)預(yù)審公告，編制資格預(yù)審文件?！币虼?，如果招標(biāo)方案提出對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行資格預(yù)審，則首先應(yīng)當(dāng)對(duì)形成的資格預(yù)審文件進(jìn)行整理，整理順序?yàn)椋嘿Y格預(yù)審招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、資格預(yù)審?fù)稑?biāo)文件、資格預(yù)審評(píng)標(biāo)文件、資格預(yù)審入圍單位公告等。

由于資格預(yù)審?fù)稑?biāo)文件的數(shù)量一般比較大，如果都?xì)w檔保存會(huì)對(duì)檔案庫(kù)房造成壓力，因此可以考慮只把入圍的資格預(yù)審?fù)稑?biāo)文件歸檔，而未入圍的資格預(yù)審?fù)稑?biāo)文件不予歸檔。這樣做的原因是，如果其他投標(biāo)單位對(duì)資格預(yù)審入圍的單位有異議，則會(huì)提出異議，資格預(yù)審評(píng)標(biāo)小組會(huì)依法予以處理，然后再進(jìn)行下一步招標(biāo)工作；如果沒有單位提出異議，資格預(yù)審未中標(biāo)的投標(biāo)文件可以由建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門保存到工程結(jié)束，按規(guī)定流程銷毀即可。資格預(yù)審文件如果數(shù)量較多，可以按投標(biāo)單位組卷；如果數(shù)量較少，可以根據(jù)實(shí)際情況組為一卷。

2. 2 招標(biāo)文件的整理與組卷

一是招標(biāo)文件的整理、組卷。招標(biāo)文件可以按照招標(biāo)文件確認(rèn)來(lái)往函件（文件）、招標(biāo)書的順序組織案卷，可組為1卷。

二是評(píng)標(biāo)過(guò)程文件的整理、組卷。評(píng)標(biāo)過(guò)程文件是指在發(fā)出招標(biāo)公告直至發(fā)出中標(biāo)通知書的過(guò)程中相關(guān)文件，包括招標(biāo)公告、購(gòu)買標(biāo)書的文件、開標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程文件（開標(biāo)書、評(píng)標(biāo)專家文件、評(píng)標(biāo)方案、打分表、評(píng)標(biāo)專家組意見、中標(biāo)單位公告等。需要注意的是，由于各招標(biāo)代理公司的工作方式有所差別，因此形成的評(píng)標(biāo)過(guò)程文件可能會(huì)有所差異）、中標(biāo)通知書。如果評(píng)標(biāo)過(guò)程文件已經(jīng)裝訂成冊(cè)，可以與其他評(píng)標(biāo)文件組為1卷；也可以根據(jù)評(píng)標(biāo)過(guò)程形成文件的實(shí)際情況，分別按照技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)部分、商務(wù)標(biāo)評(píng)標(biāo)部分、評(píng)標(biāo)匯總部分分別組卷，不必過(guò)于拘泥數(shù)量多寡。如果有數(shù)量較少的澄清答疑文件，可以單獨(dú)組卷或合并在評(píng)標(biāo)匯總資料中組卷；如果數(shù)量較多，則可以按投標(biāo)單位進(jìn)行組卷。

三是投標(biāo)文件的整理、組卷。投標(biāo)文件宜放在評(píng)標(biāo)過(guò)程文件后進(jìn)行整理、組卷、排列。如果投標(biāo)文件的數(shù)量不多，可以按中標(biāo)單位、未中標(biāo)單位的順序進(jìn)行排列，組為1卷；如果投標(biāo)書是以商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)（含暗標(biāo)）、報(bào)價(jià)書等多冊(cè)的形式出現(xiàn)時(shí)，可以按投標(biāo)單位組卷，每個(gè)投標(biāo)單位組為1卷或多卷。要注意的是，中標(biāo)單位的投標(biāo)文件保管期限宜長(zhǎng)（項(xiàng)目的投標(biāo)文件保管期限一般劃定為永久，設(shè)備的投標(biāo)文件保管期限可以劃定為10年或30年）。

2.3　中標(biāo)通知書與合同的整理與組卷

在一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目中，既有需要招標(biāo)的內(nèi)容，也有不進(jìn)行招標(biāo)的內(nèi)容，建議把中標(biāo)通知書放在評(píng)標(biāo)過(guò)程文件中整理、組卷，而把合同放在所有的單位工程（含工程項(xiàng)目和設(shè)備項(xiàng)目）卷內(nèi)文件中組卷，其他的歸檔文件在合同后面排列，這樣能夠便于查找。

2.4　招標(biāo)內(nèi)容調(diào)整文件的組卷

在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，可能會(huì)因各種情況對(duì)項(xiàng)目批復(fù)文件中招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整，由此形成的招標(biāo)項(xiàng)目調(diào)整文件，不宜放在招投標(biāo)文件中組卷，建議把調(diào)整招標(biāo)項(xiàng)目的報(bào)告、批復(fù)與可行性研究報(bào)告批復(fù)一起組卷比較恰當(dāng)。之所以這樣做，是出于兩方面考慮：一是保持批復(fù)文件的成套性，便于全面準(zhǔn)確地掌握建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)情況；二是便于在財(cái)務(wù)審計(jì)、項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)相關(guān)人員了解和掌握建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)的實(shí)際情況。

2.5　比選歸檔文件的組卷

如果建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容不是采用招標(biāo)方式而是采用比選方式，可以參考招投標(biāo)歸檔文件的整理方式，但需要把建設(shè)單位確認(rèn)入圍比選范圍的依據(jù)性文件歸檔。

3　建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)歸檔文件的整理標(biāo)準(zhǔn)

按照國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目文件材料整理應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T 11822）進(jìn)行。也就是說(shuō)，建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照科技檔案分類與組卷的方式進(jìn)行分類與組卷。建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)歸檔文件的組卷，可以根據(jù)實(shí)際情況辦理，其原則就是要保持建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)歸檔文件與相關(guān)項(xiàng)目文件的成套性，具體來(lái)說(shuō)就是只要有可能，就把具有有機(jī)聯(lián)系的歸檔文件組織在一起。以設(shè)計(jì)招標(biāo)項(xiàng)目為例，可以按照設(shè)計(jì)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)招標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程文件、中標(biāo)通知書、中標(biāo)單位投標(biāo)文件、未中標(biāo)單位投標(biāo)文件（如未中標(biāo)單位投標(biāo)文件的保管期限劃定為10年，可以考慮單獨(dú)組卷）、設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)圖（設(shè)計(jì)圖可以按建筑、結(jié)構(gòu)、暖通等專業(yè)排列組卷）的大致順序來(lái)組卷。設(shè)備儀器招投標(biāo)文件亦可按單臺(tái)（套）的組卷方式辦理。

4　打包招標(biāo)時(shí)歸檔文件的整理與組卷

在很多情況下，建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)是采用打包招標(biāo)的方式進(jìn)行的，經(jīng)過(guò)這樣的操作，再以單項(xiàng)工程（單臺(tái)套設(shè)備）的方式來(lái)處理組卷問(wèn)題就可能存在一定困難。如果是打包招標(biāo)的項(xiàng)目，可以考慮按發(fā)包招標(biāo)的項(xiàng)目來(lái)整理招投標(biāo)歸檔文件，按打包招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、打包招標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程文件進(jìn)行組卷，在相關(guān)案卷中，把打包招標(biāo)的相關(guān)歸檔文件的檔號(hào)在卷內(nèi)目錄的“文號(hào)”和“備注”中注明，這樣就體現(xiàn)了“遵照歸檔文件的形成規(guī)律、保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系”的整理原則，保持了建設(shè)項(xiàng)目打包招標(biāo)歸檔文件的整體性。

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