圖書情報檔案一體化管理的實現(xiàn)途徑之研究

袁道明 （南京林業(yè)大學(xué) 210037）

圖書情報檔案一體化管理的實現(xiàn)途徑之研究

袁道明 （南京林業(yè)大學(xué) 210037）

早在上世紀(jì)八十年代，國家教育局與國家檔案局就提出了“圖書、情報、檔案一體化”的計劃。圖書情報與檔案管理一體化，有利于資源優(yōu)化配置，真正實現(xiàn)資源共享。但就目前信息網(wǎng)絡(luò)化程度愈來愈深的情況來看，我國對三者的整合依然面臨巨大挑戰(zhàn)。為此，筆者通過對我國圖書情報檔案一體化管理的必要性以及現(xiàn)狀的分析，提出切實可行的解決方案。

圖書情報檔案；一體化管理；實現(xiàn)方案

所謂圖書情報檔案一體化管理，就是指將原本獨立不同的三種信息整合在一起的管理方式。而一體化并非將圖書、情報和檔案所屬的部門簡單地結(jié)合在一起，而是運用科學(xué)的方法手段，對三者進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使其改變以往雜亂無章的無序狀態(tài)，從而提高信息資源的利用效率，真正地實現(xiàn)資源共享。為各個生產(chǎn)及科研領(lǐng)域提供更方便更快捷的服務(wù)。

一、圖書情報檔案一體化管理的必要性

1.圖書、情報、檔案需要通過互補(bǔ)來實現(xiàn)信息體系完善的目標(biāo)

圖書、情報、檔案的性質(zhì)和特征等因素決定了三者各自存在弊端，其中，檔案受到記載內(nèi)容的限制，通常檔案所記載的內(nèi)容僅在一定時期內(nèi)有效，若利用者超過此時間才對檔案進(jìn)行利用的話，很有可能不會奏效；圖書提供的信息更新速度慢，且真實可靠性較差，與情報和檔案相比；而情報的真實度則因傳遞媒介而異，現(xiàn)實中存在因傳遞媒介的失誤導(dǎo)致信息內(nèi)容錯誤的情況，因此，情報的真實性不高1。

同時，隨著社會經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)化程度的加深，大數(shù)據(jù)時代成為引領(lǐng)信息高速發(fā)展的方向標(biāo)。因此它要求多種信息整合到同一平臺，供利用者從多種角度對一事物進(jìn)行判斷，并為利用者查看和提取信息提供方便。

2.圖書、情報、檔案一體化能適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要

社會總體的發(fā)展離不開知識、技術(shù)的創(chuàng)新與進(jìn)步，因此，隨著知識與技術(shù)在社會發(fā)展中的作用不斷增大，商業(yè)、高校等社會各領(lǐng)域?qū)π畔①Y源的需求量不斷增加。將圖書、情報、檔案三者進(jìn)行整合，使其形成一體化管理的方式，有利于各類信息的相互補(bǔ)充、相互融合，實現(xiàn)信息資源的合理配置，進(jìn)而為信息需求者提供一個多角度、綜合性較強(qiáng)的一體化信息查詢平臺。

同時，由于目前我國圖書、情報、檔案三者“各自為政”的弊端日益顯現(xiàn)出來，這種相互分裂的信息傳遞模式必定會制約社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。因此。在這種現(xiàn)狀之下，對三者進(jìn)行整合，使三者在一體化管理的模式下發(fā)展。從這一角度來講，對圖書、情報和檔案一體化的管理，并非將三者簡單地相加，一體化管理所產(chǎn)生的社會和經(jīng)濟(jì)效益會極大地超過三者在分離狀態(tài)時各自對社會的作用。

二、實現(xiàn)圖書情報檔案一體化管理的有效途徑

1.深化一體化管理的思想和理念

唯物主義認(rèn)識論強(qiáng)調(diào)，實踐是認(rèn)識的來源，同時認(rèn)識又對實踐具有重要的反作用，因此，樹立圖書、情報、檔案一體化管理的先進(jìn)理念是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由于目前圖書、情報、檔案的管理歸屬于不同的機(jī)構(gòu)，不同機(jī)構(gòu)之間由于管理模式和理念等差異，通常很少主動尋找機(jī)會進(jìn)行溝通和交流。所以，由于對于一體化管理的優(yōu)勢和必要性沒有一定程度上的了解，因而三個機(jī)構(gòu)達(dá)不成共識。針對三個機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員的消極的思想現(xiàn)狀，應(yīng)積極對其進(jìn)行一體化管理重要性及必要性的思想引導(dǎo)和教育，使其對一體化管理形成正面的認(rèn)識，促成管理人員思想理念的轉(zhuǎn)變，為圖書、情報、檔案真正實現(xiàn)一體化管理奠定良性的思想基礎(chǔ)2。

2.整合資源，搭建一體化網(wǎng)絡(luò)平臺

將網(wǎng)絡(luò)作為提取信息資源的平臺，以國家級的圖書、情報、檔案管理機(jī)構(gòu)作為節(jié)點，以省級的圖書、情報、檔案管理機(jī)構(gòu)作為網(wǎng)點，以基層級別的圖書、情報、檔案管理機(jī)構(gòu)作為成員，建立全方位、多層級的信息資源交流與共享的網(wǎng)絡(luò)平臺。不同級別的管理機(jī)構(gòu)通過自身建立的網(wǎng)絡(luò)平臺，將其所有的信息資源進(jìn)行集合、轉(zhuǎn)換與開發(fā)，共同建立統(tǒng)一的電子信息資源體系。這種整合手段使圖書、情報、檔案所包含的信息則全部被收入到虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界中，管理人員通過建立的網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)對圖書、情報和檔案的一體化管理。

與此同時，建立一體化的網(wǎng)絡(luò)平臺，查詢者即可利用此平臺對一事物從多種角度進(jìn)行判斷，并為查詢者查看和提取信息提供方便。

3.加強(qiáng)管理的重視程度、政府應(yīng)出臺相應(yīng)的法規(guī)設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

圖書、情報、檔案的管理是否起到應(yīng)有的作用完全取決于管理人員對此問題的重視程度和實際的執(zhí)行能力。若管理人員對于圖書、情報、檔案的一體化管理不給予重視，認(rèn)為三者的一體化管理對于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息資源的共享無任何益處，那么，可想而知，圖書、情報、檔案一體化管理實現(xiàn)的道路必定困難重重；反之，若管理人員對于圖書、情報、檔案的一體化管理認(rèn)識到位，并為一體化管理的實現(xiàn)提供大量的人力、物力和財力的支持，則必定會加快圖書、情報、檔案一體化管理的形成速度。

根據(jù)以上論述，筆者在此提出政府應(yīng)加快出臺相應(yīng)的法規(guī)設(shè)定一體化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建議。政府出臺相應(yīng)的法規(guī)，統(tǒng)一一體化管理的標(biāo)準(zhǔn)，不同區(qū)域的不同機(jī)構(gòu)根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范自身的管理行為，從而確保其能夠統(tǒng)一地加入到一體化的網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中。同時，設(shè)定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠管理機(jī)構(gòu)的行為加以約束和控制，使本質(zhì)上不相同的圖書、情報、檔案信息相互補(bǔ)充、相互配合、相互交流和溝通，從而協(xié)調(diào)平穩(wěn)發(fā)展。

4.引進(jìn)和培養(yǎng)綜合性信息管理人才

阻礙圖書、情報、檔案一體化管理實現(xiàn)的又一個重要的原因是綜合性信息管理的專業(yè)人才的稀缺，因此，相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)可從以下幾個方面著手改善現(xiàn)狀：

一方面，應(yīng)當(dāng)積極倡導(dǎo)高校培養(yǎng)專業(yè)能力較強(qiáng)的綜合性信息管理人才，高?？梢愿鶕?jù)自身的教學(xué)安排，增添信息管理方向的院系或者教研中心，將圖書、情報、檔案的管理課程整合在一起集中教學(xué)，這種方式有利于使該專業(yè)的學(xué)生潛移默化地形成一體化管理的理念。同時，也要對處在管理崗位的工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，使其理論知識與實踐切實結(jié)合在一起，而且也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)工作人員熟練操作計算機(jī)和處理網(wǎng)絡(luò)問題的能力，使其適應(yīng)日漸重要的圖書、情報、檔案一體化管理的工作模式3。另一方面，相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)引進(jìn)該專業(yè)的綜合性管理人才，不僅要求其掌握一體化管理的相關(guān)知識，同時也應(yīng)當(dāng)具備熟練計算機(jī)完善網(wǎng)絡(luò)平臺的能力，因為在一體化管理尚未成熟的階段，管理人員中能夠獨立操作該系統(tǒng)的人并不多。

三、結(jié)語

通過以上論述我們可知，圖書、情報、檔案一體化的管理模式，是加快信息技術(shù)發(fā)展的必然要求，是大數(shù)據(jù)時代形成的必要條件，更是世界領(lǐng)域信息資源共享的手段方式。因此，我國圖書、情報、檔案的管理機(jī)構(gòu)必須打破傳統(tǒng)的獨立管理理念，積極建設(shè)圖書、情報、檔案一體化管理體系。就目前來看，我國圖書、情報、檔案一體化管理的實現(xiàn)尚處于積極摸索的階段，這一理念從產(chǎn)生到最終實現(xiàn)也必將是一段漫長且曲折的過程。希望通過本文關(guān)于圖書、情報、檔案一體化管理的必要性的論述及加快一體化管理模式實現(xiàn)方案的提出，能夠起到拋磚引玉的作用，為管理部門提供一些借鑒。

注釋：

1.趙新堂，尹小波.圖書情報檔案一體化管理途徑研究[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2016（2）：133-133.

2.蘇潔.我國高校檔案、圖書及情報的一體化管理策略[J].企業(yè)改革與管理，2016（10）：200-201.

3.趙晚珠.檔案圖書情報一體化管理的新思考[J].太原理工大學(xué)學(xué)報，2015（41）：47-47.