加強(qiáng)照片檔案的收集與管理促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)

胡玉娥

襄陽市中醫(yī)醫(yī)院，湖北襄陽 441000

加強(qiáng)照片檔案的收集與管理促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)

胡玉娥

襄陽市中醫(yī)醫(yī)院，湖北襄陽 441000

照片檔案是以感光材料為載體、以影像為主要反映方式反映國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄價(jià)值的、歷史記錄。簡潔、真實(shí)、形象、直觀，使用價(jià)值和查考價(jià)值珍貴性。在宣傳醫(yī)院上發(fā)揮著重要。醫(yī)院文化是醫(yī)院在醫(yī)療市場競爭中突出競爭地位、優(yōu)勢(shì)和競爭特殊的重要組成部分，照片檔案發(fā)揮著鼓舞職工、激勵(lì)情致的作用。該文對(duì)當(dāng)前醫(yī)院照片檔案中存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，并提出相應(yīng)對(duì)策。

照片檔案；收集；管理；醫(yī)院文化建設(shè)

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以感光材料為載體、以影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般分為底片、照片和說明3部分。照片檔案可以最簡潔、真實(shí)、形象、直觀地記錄國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在歷史長河中發(fā)展的面貌，具有非常高的使用價(jià)值和查考價(jià)值的珍貴性.具體到醫(yī)療行業(yè)的醫(yī)院一個(gè)單住中它具有反映醫(yī)院歷史面貌、重要人物、核心事件等。是醫(yī)院檔案管理中紙質(zhì)檔案補(bǔ)充，為醫(yī)院管理人員在撰寫《院史》《院志》《醫(yī)院大事記》《名醫(yī)錄》和宣傳醫(yī)院新業(yè)務(wù)新技術(shù)的進(jìn)展中等可以發(fā)揮重要的憑證作用、宣傳作用、參考作用及使用價(jià)值。當(dāng)前，醫(yī)院面臨著激烈的競爭環(huán)境，如果不斷提升醫(yī)院文化軟實(shí)力競爭力，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展注入生機(jī)和活力，才能從競爭中脫穎而出。醫(yī)院文化是醫(yī)院在醫(yī)療市場競爭中突出競爭地位、優(yōu)勢(shì)和競爭特殊的重要組成部分，在潛移默化中發(fā)揮作用和影響，實(shí)現(xiàn)鼓舞職工、激勵(lì)情致，從而為醫(yī)院的發(fā)展帶來經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會(huì)效益的雙豐收。

1 當(dāng)前醫(yī)院照片檔案中存在的普遍問題

醫(yī)院的照片檔案均產(chǎn)生于各項(xiàng)事件的攝影活動(dòng)。受照相機(jī)器材、洗印成本、照相人才的專業(yè)等多方面的限制因此效果參差不一。筆者從工作中接觸到當(dāng)前醫(yī)院的照片檔案普遍存在以下問題。

1.1 文字說明記錄不準(zhǔn)確，或是無文字說明

文字說明是照片共同構(gòu)成了照片檔案的基本要素，它包括符號(hào)部分和文字部分。符號(hào)部分是照片冊(cè)內(nèi)照片的順序號(hào)；參見號(hào)是該張或該組照片有聯(lián)系的其他照片或其他門類的檔案的檔號(hào)，包括保管期限的類別。文字部分包括攝影時(shí)間、攝影者和文字說明應(yīng)由事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等6大要素組成[1]。擬寫文字說明要求符合歷史客觀事實(shí)，實(shí)事求是、文字簡潔、語言通順。需用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，用圓點(diǎn)替代“年、月、日”字樣。常用橫寫的格式。大幅照片的文字說明必須另紙書寫，與照片一同保存。如果一張反映醫(yī)院大事記的照片，缺少了標(biāo)準(zhǔn)文字說明，多年以后，后人無法辨認(rèn)和了解其彌足珍貴的價(jià)值，將不能準(zhǔn)確地揭示和表達(dá)出事物的本來面目。因此照片和文字說明必須要相輔相成，互不可分。

1.2 收集種類不齊全，分類、入冊(cè)不規(guī)范

反映照片檔案的底片部分缺失。如現(xiàn)在使用的數(shù)碼相機(jī)和手機(jī)拍攝的檔案類照片，是存在最多的現(xiàn)象。在移交和分類整理上不科學(xué)，形成的檔案照片未經(jīng)整理分類工作人員直接交到相應(yīng)的檔案形成部門而不是按照規(guī)范上交到醫(yī)院的綜合檔案室進(jìn)行保管，影響了照片檔案的質(zhì)量。照片檔案的反映內(nèi)容單一、連續(xù)性不強(qiáng)[2]；反映的事件主、次性不強(qiáng)；重復(fù)內(nèi)容多，重點(diǎn)不突出，降低了照片檔案今后的利用價(jià)值。應(yīng)制定明確的檔案照片的接收、歸檔、保管、利用制度，做到有章可循，讓分散在各職能部門和有關(guān)人員手中有照片檔案價(jià)值的照片和底片一起，盡快地集中到檔案管理部門，實(shí)行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)管理。要購置由芯頁和封面、封底組成照片冊(cè)。應(yīng)按照照片檔案形成的時(shí)間、事件分類、排列順序。醫(yī)院照片檔案的收集時(shí)間上應(yīng)注意，有歸檔價(jià)值的照片，應(yīng)在當(dāng)月移交至相關(guān)的檔案管理部門，一般不應(yīng)跨年度。醫(yī)院照片檔案的收集范圍一般為醫(yī)院職能活動(dòng)工作成果資料；國家、省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中有突出專長領(lǐng)軍人物參加的醫(yī)院有關(guān)的重大活動(dòng)的資料；醫(yī)院組織或人員參加的重要會(huì)議和事件；涉及醫(yī)院權(quán)益的資料以及其它具有長期保存價(jià)值的照片資料。照片檔案收集齊全后，就要遵循有利于保證照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則，系統(tǒng)地進(jìn)行整理。其保管期限按照照片的價(jià)值，依據(jù)《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，分為永久、長期、短期3種。在照片檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)與底片部分同時(shí)歸檔。照片檔案的編號(hào)一般分為二類，一類為工程類，一類為綜合類。分別按照不同的類別編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)組成照片冊(cè)。大幅照片可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。檔案照片的堆放高度不宜超過5 cm，以豎直放置為宜。力求做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。

隨著數(shù)碼技術(shù)的不斷成熟與完善，現(xiàn)在應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行照相已經(jīng)非常普及，數(shù)碼技術(shù)擁有成像迅速方便、后期處理及時(shí)、遠(yuǎn)距離傳輸快速.數(shù)字影像不褪色、不變形等優(yōu)勢(shì)成為取代傳統(tǒng)膠片照片檔案的發(fā)展趨勢(shì)。但是，數(shù)碼檔案照片在電腦上使用軟件進(jìn)行后期處理受應(yīng)用軟件的影響，對(duì)數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性有較多制約。在保證數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性，主要應(yīng)注意選用PAW格式存儲(chǔ)數(shù)碼照片。在初級(jí)收集時(shí)就應(yīng)注意數(shù)碼照片的格式，以便有利于歸檔、儲(chǔ)存。數(shù)碼照片存儲(chǔ)格式大多采用JPG、TIF、RAW 3種。如果用高分辨率打印機(jī)打印或照片彩擴(kuò)機(jī)擴(kuò)印出有損壓縮技術(shù)處理的圖像，數(shù)碼照片的成像就會(huì)顯現(xiàn)出受損的跡象，由此會(huì)給數(shù)碼照片檔案的利用造成影響。另外在選用加密光盤存放數(shù)碼照片檔案時(shí)應(yīng)注重存取速度、容量、價(jià)格等重要的參數(shù)。數(shù)碼照片最常用的存儲(chǔ)介質(zhì)有硬盤、軟盤、光盤、磁帶、U盤和網(wǎng)絡(luò)，但病毒、死機(jī)、操作失誤等因素會(huì)造成硬盤上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)損壞或丟失。數(shù)碼照片的保存應(yīng)首選光盤，在存放管理做好防光、防塵、防火、防水、防氣體、防擠壓、防干燥等方面工作。在將數(shù)碼檔案照片存在光盤存儲(chǔ)時(shí)，可以應(yīng)用加密軟件對(duì)光盤進(jìn)行加密，防止他人更改照片檔案數(shù)據(jù)，可有效保證數(shù)碼照片檔案的原始性和真實(shí)性。在各種照片檔案的存放過程中都要注意控制溫度、濕度，防壓、防光等破壞，采取積極措施防止數(shù)碼照片檔案的老化[3]。

2 照片檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中發(fā)揮的作用

醫(yī)院文化是醫(yī)院發(fā)展的靈魂和支柱，它不僅包括醫(yī)院固有的建筑、文化設(shè)施、環(huán)境綠化等；還包括醫(yī)院的主體成員醫(yī)院職工在長期的醫(yī)療活動(dòng)中形成的科技人文、道德規(guī)范、規(guī)章制度、價(jià)值觀等。醫(yī)院文化是醫(yī)院在技術(shù)力量、設(shè)備、人員要素、經(jīng)營理念、醫(yī)院精神等核心競爭力上的綜合展示。一張高質(zhì)量的檔案照片可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用,它讓一幅宣傳畫面靈活、生動(dòng)、富有生氣如果配以的說明能讓讀者用最短的時(shí)間了解到最多的信息[4]。醫(yī)院的照片檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療活動(dòng)、科研、行政管理、黨務(wù)工作及其他各項(xiàng)活動(dòng)形成的，以靜態(tài)方式展示的有保存價(jià)值的歷史記錄。醫(yī)院通過讓員工參與制作醫(yī)院文化冊(cè)，設(shè)置宣傳醫(yī)院風(fēng)貌、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷、專業(yè)學(xué)科專家、精良設(shè)備、先進(jìn)技術(shù)、重點(diǎn)?？啤⒖蒲锌茖W(xué)、醫(yī)院建筑風(fēng)格、診療環(huán)境、精神文明、社會(huì)公益活動(dòng)、版塊的投稿及設(shè)計(jì)。可讓員工自覺形成良好的職業(yè)習(xí)慣、道德準(zhǔn)則、行為規(guī)范和價(jià)值觀[5]，增強(qiáng)自豪感、成就感，從而提高醫(yī)院整體凝聚力和向心力。通過制作醫(yī)療專家專科特長、就診時(shí)間、國家、省市級(jí)重點(diǎn)專科、專藥等科普小冊(cè)子，用照片配以通俗易懂的文字介紹說明，可以讓老百姓、讓社會(huì)了解醫(yī)院、理解醫(yī)生，在構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系上發(fā)揮應(yīng)用的作用。

醫(yī)院的文化宣傳園地通過照片檔案宣傳醫(yī)院和員工參加的公益活動(dòng)，如各類專家義診、扶貧濟(jì)困活動(dòng)、黨員活動(dòng)日活動(dòng)、各類文體娛樂活動(dòng)照片檔案可反映醫(yī)療員工的精神風(fēng)貌，緩解工作壓力，提升服務(wù)激情。醫(yī)院的照片檔案是醫(yī)患溝通的橋梁和紐帶是展示醫(yī)院風(fēng)貌的窗口。一張張?bào)w現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員真情細(xì)節(jié)、辛苦付出的照片、記錄了醫(yī)院不斷發(fā)展壯大的過程中一代代醫(yī)務(wù)人員的付出、拼搏、汗水與成績、驕傲的瞬間，廣大干部職工增強(qiáng)了自豪感，從而激勵(lì)、帶動(dòng)更多的人為維護(hù)醫(yī)院形象、維護(hù)醫(yī)療行為更加努力學(xué)習(xí)和工作。特別是拍攝有患者贈(zèng)送醫(yī)務(wù)人員個(gè)人“醫(yī)術(shù)精湛、醫(yī)德高尚”類的牌匾和錦旗瞬間的照片，更起到加強(qiáng)醫(yī)患溝通、改善醫(yī)患關(guān)系、積極配合治療共同的意愿和話題，有效減少醫(yī)療糾紛。

照片檔案是醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展中的寶貴財(cái)富，為醫(yī)院文化建設(shè)發(fā)揮著積極的作用。不僅能夠?yàn)獒t(yī)院樹立良好形象，擴(kuò)大影響力，而且還能為醫(yī)院文化建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)和創(chuàng)造途徑，有助于提升醫(yī)院的核心競爭實(shí)力。醫(yī)院的照片檔案醫(yī)院文化是建設(shè)中行之有效的重要載體和展示醫(yī)院形象的高效、直觀平臺(tái)、形式多樣、內(nèi)容豐富，醫(yī)院從事檔案相關(guān)的工作人員應(yīng)充分挖掘照片檔案的資源優(yōu)勢(shì)，不斷探尋充分發(fā)揮醫(yī)院照片檔案積極作用的渠道，把醫(yī)院文化建設(shè)推上更高的臺(tái)階。

[1]賴蘇平.淺談?wù)掌瑱n案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（6）：146.

[2]麻麗.淺議如何加強(qiáng)照片檔案的收集工作[J].中國管理信息化，2016（7）：215.

[3]冷靜，陸微微.數(shù)碼照片檔案的老化及其防治對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2010（22）：36.

[4]劉衛(wèi)萍.照片檔案的作用與利用[J].山西檔案，2006（5）：31.

[5]李紅宙.照片檔案對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：114.

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.30.088

R197.324

A

1672-5654（2017）10（c）-0088-02

胡玉娥（1970-），女，湖北襄陽人，碩士，檔案副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

2017-07-28）