對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及信息化建設(shè)的探討與分析

禹卉

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的不斷增長以及信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，如何利用先進(jìn)的數(shù)字化管理模式，實現(xiàn)便捷高效的檔案管理，成為我們需要認(rèn)真思考的一個問題。推動檔案信息化建設(shè)管理，從根本上改變傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)的缺點和弊端。本文通過我國現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)狀的介紹以及對檔案信息化管理的特點分析，來對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

一、我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀介紹

在我國，事業(yè)單位的檔案管理工作是十分重要的，檔案管理工作與單位內(nèi)部許多重要的工作流程都有著非常緊密的聯(lián)系，比如對于工作人員的審查和優(yōu)秀員工的篩選等，都需要通過對檔案的調(diào)度和分析來進(jìn)一步處理。我們應(yīng)當(dāng)意識到，檔案管理工作部門是事業(yè)單位的核心部門之一，如何提升單位的檔案管理水平，將直接影響到單位的正常有序發(fā)展。

不過在我國現(xiàn)階段的發(fā)展情況而言，對于事業(yè)單位的檔案管理工作多少還是存在著一些問題的。許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員還沒有意識到自己工作的重要性，并且相關(guān)的單位領(lǐng)導(dǎo)也沒有意識到本單位的檔案管理工作對于單位發(fā)展的重要程度，甚至忽視了檔案管理工作，造成一種認(rèn)為“檔案管理工作只是抄抄寫寫，任何人都能干的了”的消極氛圍，抑制了檔案管理工作人員的工作積極性，從而制造成一種較為枯燥死板的檔案管理工作環(huán)境，阻礙了單位的健康發(fā)展。很顯然，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項較為系統(tǒng)且周密的工程，這不僅需要工作人員具有一定的專業(yè)知識以及相應(yīng)的管理技巧與技能，還需要有具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及足夠的耐心，從而妥善處理好單位中檔案歸類與存儲等工作。我國事業(yè)單位中檔案管理工作人員許多還停留在手寫辦公的狀態(tài)，工作效率較低，所記錄的信息容易出現(xiàn)漏洞。在一些事業(yè)單位中，檔案部門的管理設(shè)備依然是十分陳舊的，沒有跟上時代的腳步，對計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用的程度也不高，信息化的檔案管理工作還沒有完全落實，管理工作人員的工作效率與質(zhì)量得不到保障。

近些年來，隨著我國事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷深入發(fā)展，我國開始逐漸重視對事業(yè)單位檔案管理工作硬件設(shè)施的配置與完善，進(jìn)一步地推動了檔案管理工作“無紙化”，并開始意識到信息化的管理模式應(yīng)當(dāng)更加深入的滲透到事業(yè)單位的各個工作流程中，包括對人員的檔案管理工作。應(yīng)當(dāng)說這樣的發(fā)展觀念對于推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展是有利的，因此我們應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇來實現(xiàn)對檔案資源管理工作信息化的進(jìn)程加快。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

（一）檔案存儲環(huán)境較以往具有顯著優(yōu)勢

傳統(tǒng)的以人工錄入方式進(jìn)行檔案記載與管理工作，是采用紙張和紙制品檔案袋為主要的記錄載體的。而由于紙類制品在長時間的存檔過程中，會出現(xiàn)老化和被侵蝕現(xiàn)象，如果不能得到有效的定期維護(hù)處理會給信息采集工作帶來極大的困難，并且大量的檔案存放需要占用很大的空間，這些檔案存放的地方需要嚴(yán)格進(jìn)行干燥處理防治檔案受潮，耗費極大的人力物力對其進(jìn)行管理工作。而通過信息化的檔案管理工作，可以建立相應(yīng)的電子與網(wǎng)絡(luò)信息平臺，以電子錄入的方式對檔案的信息管理工作起到本質(zhì)上的改變。單位員工的檔案可以進(jìn)行電子磁盤儲存管理，所占用的空間小，對存儲環(huán)境的要求也比以往的紙制類檔案低，從根本上改善了檔案存儲的環(huán)境情況。

（二）檔案的使用與查詢工作效率提高

高效地管理與運用檔案資源，提高資源在內(nèi)部的共享性與便利性是事業(yè)單位檔案管理工作所重視考慮的問題。傳統(tǒng)的檔案資源處理模式，對檔案的調(diào)動與查閱往往需要辦理各類繁雜的手續(xù)，并且在人事關(guān)系調(diào)動較為頻繁的時期，會給工作人員和檔案歸屬人員帶來很大的不便。而通過建立建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化管理模式，就能夠進(jìn)行對檔案資源管理與利用的效率提高，大大簡化了檔案查詢與轉(zhuǎn)接的流程，管理人員往往只需要利用計算機(jī)從數(shù)據(jù)庫里查詢相應(yīng)人員的姓名或者工號，就能夠直接對檔案進(jìn)行處理工作，極大地提高了檔案管理工作的工作效率。

三、加快事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程的策略分析

（一）完善相應(yīng)的信息化檔案管理制度

制度的確立與完善是實現(xiàn)各類工作有序進(jìn)行的必要前提，對于檔案管理工作也不例外。我國針對檔案的管理工作有明確的《檔案法》作為約束條件，在這個大前提下，各個事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)指定出相應(yīng)的信息化檔案管理制度，這種制度與以往的管理程序有異有同，同的是都是對管理人員的工作行為做出規(guī)范性要求和工作流程規(guī)定，異的是在以往的管理工作基礎(chǔ)上加入了檔案信息化處理的工作內(nèi)容。針對單位內(nèi)部的檔案管理工作所實施的先進(jìn)的管理制度不僅是對管理人員的一種能力要求的提升，也是對整個企業(yè)工作環(huán)境的一種創(chuàng)新和改善。有了制度的保障，一切工作都能夠穩(wěn)定有序的進(jìn)行，檔案管理的信息化程度也會隨之不斷提高。

（二）改善檔案管理部門的硬件設(shè)施

這種策略或者說建議的提出首先要建立在事業(yè)單位部門內(nèi)部協(xié)調(diào)發(fā)展的觀念之上，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及我國相應(yīng)的管理部門應(yīng)當(dāng)重視起來各單位的檔案管理工作，而不僅僅將投資的目光著眼于其他辦公部門的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)母纳埔恍┦聵I(yè)單位檔案管理部門的辦公環(huán)境，適當(dāng)?shù)脑黾右恍┕芾斫?jīng)費，進(jìn)行對檔案管理工作的硬件設(shè)施的更新與維護(hù)，尤其是計算機(jī)硬件以及電子資料存儲設(shè)施，這些針對硬件設(shè)施的建設(shè)是對檔案資料完整存儲不被破壞，且調(diào)用流暢不卡頓不影響正常工作進(jìn)行的先決條件，加大對檔案管理工作的資金投入，能夠?qū)n案信息的管理工作起到十分重要的作用。

（三）開發(fā)事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件以及信息平臺網(wǎng)站的建設(shè)

硬件設(shè)施對事業(yè)單位的檔案管理工作來說是基礎(chǔ)，而軟件條件則是針對檔案管理工作的重要手段與方式，要從根本上提高事業(yè)單位檔案信息化水平和程度，就必須要針對檔案管理工作開發(fā)建設(shè)出適用性較強(qiáng)的軟件和平臺，從而配合單位的檔案管理工作。而對于檔案信息網(wǎng)站平臺的建設(shè)來說，這將對整個事業(yè)單位發(fā)展檔案管理的信息化實施起到核心的作用。建立網(wǎng)站平臺能夠通過網(wǎng)頁的形式給于相關(guān)工作人員提供相信的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上在線咨詢與求助、電子文化內(nèi)容的建立或歸檔處理，下載以及瀏覽使用的服務(wù)功能等，都是對我國事業(yè)單業(yè)檔案管理工作信息化程度提升的重要標(biāo)志。如果有足夠的資金或其他相應(yīng)的條件支持，甚至可以與國內(nèi)外有實力的網(wǎng)絡(luò)軟件公司進(jìn)行聯(lián)合，并根據(jù)單位的自身情況量身定制出一套完善的管理服務(wù)軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺體系，并進(jìn)行適時的更新與數(shù)據(jù)傳遞整理，進(jìn)一步的改善檔案管理工作的環(huán)境。

（四）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

依照我國現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事制度，檔案管理工作人員需要進(jìn)行相應(yīng)的事業(yè)單位考核進(jìn)行篩選。但隨著檔案管理信息化進(jìn)程不斷提高，也對檔案管理工作人員提出更高的要求。最為突出的表現(xiàn)就是針對檔案管理人員計算機(jī)技術(shù)的要求不同以往，賦予了極大的提升要求。并且在檔案管理工作人員的心中應(yīng)當(dāng)樹立起數(shù)字化信息化的現(xiàn)代檔案管理意識，在平時的工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積累，并且單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)依據(jù)實際情況開展對管理人員工作技能的培訓(xùn)工作，特別是對相應(yīng)的檔案管理軟件與數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，從而有效的提升工作人員的檔案管理工作水平，有助于單位培養(yǎng)出高素質(zhì)的信息化檔案管理建設(shè)人才。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作借助計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺實現(xiàn)信息化建設(shè)，是合乎時代發(fā)展的進(jìn)程的。并且對于事業(yè)單位的組織建設(shè)、工作質(zhì)量的提升以及科研管理工作等各個工作環(huán)節(jié)都有著顯著的優(yōu)化和提升。我們應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，對檔案管理工作信息化建設(shè)中的問題尋找出解決問題的措施和辦法，為推動加快對各個單位的檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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