高校OA系統(tǒng)改進(jìn)研究與探索

曹摯

摘 要：OA系統(tǒng)已經(jīng)成為高校行政辦公的主流系統(tǒng)，以徐州幼兒師范高等專科學(xué)校的OA系統(tǒng)為例，針對目前主流的OA辦公系統(tǒng)提出了改進(jìn)的意見和設(shè)想，并對這些改進(jìn)的功能進(jìn)行詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞：OA;行政辦公;改進(jìn);功能

一、引言

OA系統(tǒng)的全稱是辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation），OA系統(tǒng)利用計算機(jī)軟件技術(shù)提高行政辦公的效率，進(jìn)而實現(xiàn)辦公的自動化處理。目前高校的行政辦公基本都普及了OA系統(tǒng)。我校自2012年部署了正方公司的OA系統(tǒng)以后，行政辦公效率得到了較大的提升，行政辦公較以往有了較大的改進(jìn)。OA系統(tǒng)能夠沉淀行政辦公資料和信息，為日后文件的查詢和處理提供了條件。然而在這些年的使用中，也出現(xiàn)了某些功能不適用的問題，需要進(jìn)行改進(jìn)。本文從界面、功能和流程三個方面對OA系統(tǒng)提出了改進(jìn)的意見，這些改進(jìn)意見有一定的普遍性。

二、界面的改進(jìn)

目前我校OA辦公系統(tǒng)的界面是以菜單和模塊為主的界面，菜單在界面的上方和左邊，面板在界面的中間。面板是菜單中主要功能的體現(xiàn)。在管理員的界面中，主要是以菜單為主。在用戶界面中，菜單的內(nèi)容從左到右依次是公文管理、會議管理、事務(wù)管理、個人辦公、公共服務(wù)、資源管理和系統(tǒng)管理。每一個菜單都對應(yīng)一個功能模塊。在面板中，目前我校OA系統(tǒng)設(shè)計的名稱有8項，最上面的兩項是通知公告和個人日程。通知公告發(fā)布的是一些全校性的通知和日程，使用比較頻繁，可以保留。而個人日程是空白，考慮去掉?；蛘吡硪环N辦法是讓系統(tǒng)自動生成個人的日程信息。當(dāng)某個教職工登錄OA以后可以看到個人本周需要做的事情，一目了然，但是這種生成必須要在后臺進(jìn)行提前配置。第二行是最新公文和學(xué)院動態(tài)兩個板塊。最新公文是必須使用的，而學(xué)院動態(tài)欄目可以考慮取消，因為和學(xué)校網(wǎng)站的新聞重復(fù)了。第三行是待辦事宜和已辦事宜，使得教職工能夠查看自己還有哪些文件沒有處理，哪些文件已處理。最后一行板塊是校務(wù)公開和指南瀏覽，這兩項意義不大，可以取消。

三、流程的改進(jìn)

目前我校流程的主要問題是一對多轉(zhuǎn)發(fā)文件的問題，該問題困擾了很久，一直沒能順利解決。具體問題如下：比如在收文的過程中，黨辦秘書將收到的文件發(fā)給黨政辦主任進(jìn)行批閱，黨政辦主任按照歸屬關(guān)系將文件提交給相應(yīng)的分管副校長進(jìn)行批閱。在分管副校長處，有可能將該文件轉(zhuǎn)發(fā)給多個部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行辦理，問題就出在了這里，轉(zhuǎn)發(fā)給多個部門負(fù)責(zé)人后，部門負(fù)責(zé)人只能點擊結(jié)束，無法將該文件繼續(xù)傳給經(jīng)辦人員。而如果分管領(lǐng)導(dǎo)將文件轉(zhuǎn)給單個部門負(fù)責(zé)人，就不會出現(xiàn)這種情況，這時，部門負(fù)責(zé)人既可以將文件轉(zhuǎn)給具體經(jīng)辦人，也可以直接結(jié)束該文件的流程?？梢詫⒃搯栴}歸結(jié)為“一對多”的問題，該問題牽扯到流程的唯一性問題。對于一個流程來說，必須要有始有終，在技術(shù)層面，要有一個唯一的標(biāo)識號來標(biāo)識該流程，流程要有開始的起點，要有結(jié)束的終點。因此如果將一個文件轉(zhuǎn)發(fā)給多個人進(jìn)行處理，再向下一步的時候，就會出現(xiàn)多種情況。但是在現(xiàn)實過程中，確實普遍存在著一對多發(fā)送的情況。要解決這個問題，需要從業(yè)務(wù)和技術(shù)兩個層面進(jìn)行改進(jìn)。業(yè)務(wù)上要對流程做出嚴(yán)格的限制，否則技術(shù)上無法實現(xiàn)。比如可以規(guī)定當(dāng)轉(zhuǎn)發(fā)給多個部門負(fù)責(zé)人的時候，部門負(fù)責(zé)人不能夠退回，也不能夠結(jié)束，只能轉(zhuǎn)交給具體經(jīng)辦人，然后由經(jīng)辦人選擇結(jié)束。對于技術(shù)層面來說，要對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行保障而實現(xiàn)。這里還存在一個問題就是如果某個經(jīng)辦人由于出差或者其他原因沒有及時點擊結(jié)束，那么這個流程就一直不能夠完結(jié)，相關(guān)統(tǒng)計工作也就會收到影響，這也是需要注意的地方。

四、功能的改進(jìn)

在OA的請假/銷假的流程中，出現(xiàn)了一個關(guān)鍵性的問題：當(dāng)教師休完假正常返回工作崗位時，需要進(jìn)行銷假申請，銷假申請的流程很簡單，即銷假人提出申請，然后到部門負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審核，最后到人事處備案。銷假制度是請假制度的一個很好的補(bǔ)充，因為有些教職工可能會提前到崗上班，因此人事處不能夠只通過請假的流程來計算教師的工作量，還要參照銷假的時間進(jìn)行計算。在我校的OA系統(tǒng)中，當(dāng)某個教職工完成銷假請求后，原來的請假的項目在統(tǒng)計過程中也看不到了，相當(dāng)于銷假是將原來請假的流程取消了，這種方式是嚴(yán)重錯誤了，造成了我校人事處考勤統(tǒng)計工作的不便和麻煩，需要OA軟件公司技術(shù)人員進(jìn)行重新設(shè)計和修改。

OA系統(tǒng)還有一個很重要的功能就是短信功能。目前我校OA系統(tǒng)該尚未實現(xiàn)該功能。要實現(xiàn)短信的功能，需要將OA系統(tǒng)和電信運營商的短信平臺進(jìn)行對接，對接完成后，當(dāng)向某位教職工轉(zhuǎn)發(fā)文件的時候，系統(tǒng)會自動向該教職工的手機(jī)中發(fā)一條短信，提醒該教職工查看OA系統(tǒng)，完成相應(yīng)的操作。這項功能是我校OA系統(tǒng)下一步改進(jìn)的主要方向。

OA系統(tǒng)目前還存在一個跨年度的時間問題，該問題主要體現(xiàn)在報修管理的模塊中。在保修的統(tǒng)計中，當(dāng)出現(xiàn)跨年的統(tǒng)計時，系統(tǒng)在統(tǒng)計界面中會自動丟失上一年度的報修信息，這樣，給報修統(tǒng)計工作帶來了不便，目前該問題尚未找到有效的解決方法。

五、總結(jié)與展望

下一步，我們將不斷優(yōu)化OA辦公系統(tǒng)的界面，不斷增強(qiáng)OA系統(tǒng)的功能模塊，不斷完善OA系統(tǒng)的流程走向，使得OA系統(tǒng)能夠更加適合高校的行政辦公流程，能夠更好地為高校行政辦公服務(wù)。OA的便捷化、掌上化、移動化也是下一步的發(fā)展趨勢。