商務(wù)英語中電子郵件的寫作技巧

胡小禮++王祖丹

摘 要：我國對(duì)外貿(mào)易的增長不斷擴(kuò)大，對(duì)外貿(mào)易從業(yè)人員的數(shù)量也隨之增長。對(duì)對(duì)外貿(mào)易從業(yè)人員的溝通、交流能力有著非常高的要求，對(duì)外貿(mào)易從業(yè)人員必須具有較高的溝通交流能力才能勝任。國際商務(wù)貿(mào)易中，英文電子郵件的使用越來越頻繁。本文分析了商務(wù)英語電子郵件寫作常見問題，如主題模糊、內(nèi)容冗長、意義表達(dá)模糊、詞匯大而煩瑣及語法、拼寫錯(cuò)誤。對(duì)這些問題進(jìn)行仔細(xì)分析，在此基礎(chǔ)上，提出了相應(yīng)的寫作技巧，具體包括采用簡潔準(zhǔn)確的主題、使用禮貌客氣的措詞、巧用被動(dòng)結(jié)構(gòu)及多用肯定句，少用否定句。學(xué)生在寫電子郵件時(shí)如能靈活運(yùn)用以上寫作技巧，就能在電子郵件的交流中游刃有余。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語；電子郵件；寫作技巧

中圖分類號(hào)：TP393.098 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場化的運(yùn)營，商務(wù)英語作為國際貿(mào)易用語變得越來越重要。尤其是在我國加入WTO之后，我國的對(duì)外開放水平越來越高，外貿(mào)業(yè)務(wù)的日益增長，對(duì)國際商貿(mào)從業(yè)人員的商務(wù)書面溝通能力提出了更高的要求。

在對(duì)外商務(wù)貿(mào)易溝通交流中，商務(wù)英語電子郵件憑借其方便快捷的特點(diǎn)和便于搜索的優(yōu)勢(shì)，在現(xiàn)代商務(wù)中發(fā)揮著重要的作用。但是，一些工作人員因?yàn)椴恢匾暽虅?wù)英語中電子郵件的寫作注意事項(xiàng)和相應(yīng)的寫作技巧，在無形中給個(gè)人和公司的發(fā)展帶來負(fù)面影響，因此規(guī)范商務(wù)英語中電子郵件的寫作尤為必要。

二、商務(wù)英語電子郵件寫作中存在的問題

1. 主題模糊

郵件的主題應(yīng)該體現(xiàn)郵件內(nèi)容的精華。通過郵件的主題來讓收件人感覺到郵件內(nèi)容的價(jià)值，讓其能迅速做出打開郵件并且閱讀的決定。沒有主題的郵件或主題模糊的郵件是非常不明智的，一方面這會(huì)造成浪費(fèi)客戶的時(shí)間，可能會(huì)因此失去潛在的客戶，另一方面也是對(duì)客戶的不尊重，很難讓客戶留下良好的印象，并且主題模糊或不寫主題也會(huì)讓寫信人在以后的郵件搜索中遇到很大的困難。

主題模糊或沒有主題的情況非常常見，比如，以下兩種情況。

第一，Order （訂單）。在外貿(mào)行業(yè)中， order 包括很多種，其中有報(bào)價(jià)的訂單、確認(rèn)訂單、發(fā)貨訂單，所以郵件中必須確定好主題。如果是報(bào)價(jià)的訂單應(yīng)該寫“quotation for order ”；如果是確認(rèn)訂單應(yīng)該寫“confirmation order ”；如果是發(fā)貨的訂單就應(yīng)該寫上“dispatching order ”。主題明確可以讓收信人一目了然，否則會(huì)造成意思表達(dá)模糊的情況，最低可能導(dǎo)致交易失敗。

第二，Contract （合同）。同樣在國際貿(mào)易中，合同也有好多種形式，其中在書面合同、電子合同、口頭合同。如果是書面合同應(yīng)該寫明“written contract”；如果是電子合同應(yīng)該寫“electronic contract”；如果是口頭合同應(yīng)該寫“parol contract” 。

2. 內(nèi)容冗長

商務(wù)郵件的措辭應(yīng)簡潔明了，若用過多詞匯來表達(dá)一個(gè)或兩個(gè)詞就能表達(dá)的意思，顯然會(huì)使寫作的內(nèi)容拖沓冗長，觀點(diǎn)模糊，更會(huì)浪費(fèi)讀者的時(shí)間。同樣，商務(wù)英語中有大量的同義詞，在商務(wù)郵件的寫作中應(yīng)該使用常見的書面詞而不是生硬的、陌生的詞匯。當(dāng)人們收到一封長篇大論的商務(wù)郵件時(shí)，因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間長加上工作的緊迫性，閱讀的興趣就會(huì)降低，相反如果收到的是一封簡潔專業(yè)的郵件，便可節(jié)約彼此的時(shí)間，還可以提高工作效率。

例如：With regard to this order， we will recheck with our supplier and revert you later.（關(guān)于這票貨，我們將和供應(yīng)商核實(shí)，很快回復(fù)您的郵件。）

上面的例句雖然能看懂句子的意思，但是with regard to 在商務(wù)郵件中不常使用，如果用常用詞regarding 代替with regard to就可以很好地表達(dá)同樣的含義，并且能做到言簡意賅，所以以上的例句應(yīng)改為：Regarding this order， we will recheck with our supplier and revert you later.

又例如：Please make your comment for this charge so we can arrange dispatching accordingly. （請(qǐng)確認(rèn)此費(fèi)用以便我們后續(xù)安排發(fā)貨。）

在上面例子中使用了make your comment這個(gè)短語，是向客戶發(fā)出運(yùn)費(fèi)請(qǐng)求和確認(rèn)的表達(dá)方式，但是這樣的表達(dá)不簡潔而且有點(diǎn)累贅。這時(shí)如果使用confirm 這個(gè)單詞，就能讓收信人較易理解且達(dá)到內(nèi)容簡潔明了的目的，所以以上的例句應(yīng)改為較好：Please confirm this delivery charge so we can arrange dispatching accordingly.

通過以上兩個(gè)例句的分析，說明在商務(wù)寫作中應(yīng)盡量多用簡潔的語言，使傳達(dá)的信息直接并且一目了然，讓收信人在閱讀信件的過程中能更加快捷易懂。

3. 意義表達(dá)模糊

商務(wù)郵件寫作中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些模棱兩可的詞或短語，這種表達(dá)無疑會(huì)使讀者產(chǎn)生誤解。因此，商務(wù)郵件寫作的用詞應(yīng)具體化，句型結(jié)構(gòu)應(yīng)清晰，從而使得內(nèi)容清楚。但是有些人為了方便常用一些模糊又籠統(tǒng)的詞語，造成商務(wù)溝通障礙。因而寫郵件時(shí)應(yīng)該杜絕使用意思模糊的詞匯。

例如：Delivery time is 3 days.（交貨期是三天。）

上面這個(gè)例句可以看出，寫信人給客戶報(bào)的交貨期為3天，但這個(gè)3天在語義上就很模糊，因?yàn)榭蛻艨赡軙?huì)認(rèn)為是不含節(jié)假日的3天時(shí)間。如果等到客戶給出發(fā)貨指示的時(shí)候?qū)懶湃嗽偃ソ忉寛?bào)的是3個(gè)工作日的話，就會(huì)造成很大的麻煩，所以如果一開始寫明交貨期是working days，客戶就能明白3天時(shí)間這是不包含周末和節(jié)假日的，所以上面的例句應(yīng)改為：Delivery time is 3 working days. （交貨期是三個(gè)工作日。）

4. 詞匯大而繁瑣

商務(wù)英語在用詞方面強(qiáng)調(diào)簡潔而專業(yè)，當(dāng)收到的郵件是詞匯大而繁瑣時(shí)，收件人的閱讀興趣就會(huì)降低。因此，在寫郵件的時(shí)候要注意詞匯的選擇和使用。

例如：Taking the expensive airfreight cost into consideration， please keep this order in your good warehouse firstly.（考慮到這次海運(yùn)價(jià)格太高，請(qǐng)將此票貨暫時(shí)保存在貴司倉庫。）

該例句中Take into consideration是長且繁瑣的短語，在商務(wù)郵件中很少使用。如果在商務(wù)郵件中出現(xiàn)這樣的詞匯，不僅說明寫信人不專業(yè)，還會(huì)讓收件人產(chǎn)生反感，所以應(yīng)該使用consider這個(gè)高頻且專業(yè)的單詞，也顯得語句得體而大方，所以上面的例句應(yīng)改為：Considering the expensive airfreight cost， please keep this order in your good warehouse firstly.

這里的詞匯大指的是可以用一兩個(gè)詞來準(zhǔn)確表達(dá)而無須用冗長的短語去表達(dá)意思。而詞匯繁瑣是指在商務(wù)英語的寫作中應(yīng)該用專業(yè)常見的詞匯而不是一個(gè)單詞有多個(gè)意思的詞匯去表達(dá)句子的含義。

又例如：We always provide satisfying service for our accounts.（我們一向?yàn)榭蛻籼峁M意的服務(wù)。）

商務(wù)英語中account有賬目、財(cái)務(wù)、客戶等意思，可能因?yàn)閷?duì)詞意生疏，收件人很難立刻明白含義。因此，在考慮對(duì)方理解的前提下，應(yīng)該使用常見的詞匯小的簡潔的單詞，因此以上的例句應(yīng)改為：We always provide satisfying service for our customers.

在寫商務(wù)電子郵件時(shí)，寫信人不能只考慮自己的意思表達(dá)，還應(yīng)考慮收信人的語言文化背景，盡量使用雙方都能清楚明白的詞匯，以免雙方在用郵件交流過程中產(chǎn)生誤解。

5. 語法、拼寫錯(cuò)誤

商務(wù)交易中要求業(yè)務(wù)做到百分百的仔細(xì)和精確，這樣既可以反映個(gè)人積極的工作態(tài)度還可以體現(xiàn)公司良好的管理水平。在商務(wù)郵件的寫作過程做到語言文字的精準(zhǔn)，不僅可以提高個(gè)人的職業(yè)發(fā)展，還可以為公司創(chuàng)造更好的業(yè)績和價(jià)值。相反，如果在商務(wù)郵件的寫作中經(jīng)常出現(xiàn)語法、拼寫錯(cuò)誤，會(huì)對(duì)個(gè)人的長期發(fā)展不利甚至影響到公司在社會(huì)上的知名度和影響力。

例如：Dear Mr.Kathrine， you ordered store were well supplied on board， here attached delivery note for your ref.（親愛的凱瑟琳女士，您的貨已經(jīng)安全及時(shí)的供上船，請(qǐng)參考附件中船上的簽單。）

一般“凱瑟琳”英文單詞是Katherine，而且女士是用Mrs.訂單明明是單數(shù)卻用復(fù)數(shù)表達(dá)，這會(huì)讓收件人費(fèi)解甚至誤解，因此以上的例句應(yīng)改為：Dear Mrs. Katherine， you ordered store was well supplied on board， here attached delivery note for your ref.

三、 商務(wù)英語中電子郵件的寫作技巧

商務(wù)電子郵件在商務(wù)貿(mào)易交流中的作用已被人們廣泛的認(rèn)可，所以我們更加需要知道商務(wù)英語電子郵件的寫 作技巧，以此來有效、快捷的進(jìn)行商 務(wù)往來，這對(duì)商務(wù)交易有至關(guān)重要的 意義。

1.簡潔準(zhǔn)確的主題

在國際貿(mào)易競爭激烈的當(dāng)今社會(huì)，簡潔而準(zhǔn)確的商務(wù)交流在商務(wù)英語電子郵件的寫作中特別重要。商務(wù)郵件的主題應(yīng)該開門見山讓對(duì)方知道郵件要表達(dá)的是什么，是感謝、是道歉、是詢價(jià)，還是其他的目的。如果主題行沒有內(nèi)容，看起來就像是群發(fā)的垃圾郵件的話，接收方就會(huì)直接刪除。因?yàn)槭招湃藢?duì)郵件的第一個(gè)印象是通過主題來切入的，如果要通過看完整個(gè)郵件才能明白郵件的主要意思，這樣就會(huì)浪費(fèi)對(duì)方的時(shí)間。

在電子郵件中正確地使用主題很重要，因此郵件主題應(yīng)盡量簡短、準(zhǔn)確、做到一目了然。

以下幾個(gè)標(biāo)題在商務(wù)信函中就比較容易令人接受，也很好地總結(jié)了郵件的內(nèi)容。例如： “Re： quotation（詢價(jià)）”“ Re：offer （報(bào)價(jià)）”“Re： order confirmation （訂單確認(rèn)）”“Re： updating order status （報(bào)告貨物狀態(tài)）”“Re： dispatching to Singapore by DHL （發(fā)貨到新加坡）”，等等。

2. 使用禮貌客氣的措詞

禮貌用語與適當(dāng)?shù)拇朐~不僅能體現(xiàn)員工自身的文化素養(yǎng)，還能為公司樹立良好的企業(yè)形象。在商貿(mào)往來中，長期如此，能促進(jìn)貿(mào)易往來并且建立良好的商務(wù)關(guān)系。

因此，在商務(wù)電子郵件中可以使用please、kindly等禮貌詞匯。

例如：Please kindly find attached AWB and commercial invoice for your tracking and customs clearance.（貨已發(fā)出，附件是快遞面單和發(fā)票，請(qǐng)知悉，以便跟蹤和清關(guān)使用。）

又例如：Please confirm this charge by revert so we can arrange accordingly.（請(qǐng)確認(rèn)運(yùn)費(fèi)，以便安排發(fā)貨。）

3.巧用被動(dòng)結(jié)構(gòu)

被動(dòng)結(jié)構(gòu)在商務(wù)郵件中經(jīng)常使用，主要是因?yàn)樗腥齻€(gè)優(yōu)點(diǎn)：一是被動(dòng)句是一種有效而委婉的表達(dá)方式，它強(qiáng)調(diào)了動(dòng)作的順利完成；二是避免過多的人稱代詞作主語，使事情的發(fā)生更加客觀而非過于主觀，更易于收信人接受；三是被動(dòng)語態(tài)比主動(dòng)語態(tài)在結(jié)構(gòu)上更加經(jīng)濟(jì)和緊湊。

例如：If we receive your sight draft under a confirmed， irrevocable L/C， we will effect the payment.（只有收到貴司即期、不可撤銷的信用證，我們才會(huì)付款。）

這個(gè)句子讓收信人會(huì)產(chǎn)生不信任、不尊重的感覺，所以應(yīng)該使用被動(dòng)句，因?yàn)楸粍?dòng)結(jié)構(gòu)可以省略從句，這樣可以用更少的語言達(dá)到表達(dá)同樣意思的效果，在結(jié)構(gòu)上還能顯得更加經(jīng)濟(jì)緊湊，因此以上的例句應(yīng)改為：Payment is to be made against sight draft under a confirmed， irrevocable L/C.（在收到貴司即期的、不可撤銷的信用證的情況下，我方將會(huì)付款。）

4.多用肯定句， 少用否定句

在商務(wù)英語的寫作中要從正面角度談問題，強(qiáng)調(diào)那些積極的、能做到的事情，避免或減少達(dá)不到的事實(shí)，這樣更容易被收信人接受。

例如：We have to deny your payment by cash.（我們不接受現(xiàn)金。）

這個(gè)句子的表述過于絕對(duì)，容易讓對(duì)方感覺沒有一點(diǎn)商量的余地，在交易中可能因?yàn)檫@個(gè)原因失去了一個(gè)潛在的客戶，所以在商務(wù)英語的寫作中要多采用肯定的語句、語氣去表達(dá)某件事，從而讓對(duì)方感到舒服和被尊重，因此以上的例句應(yīng)改為We can only accept L/C payment.

修改后的句子同樣表達(dá)了“我們不接受現(xiàn)金”這個(gè)意思，但是達(dá)到的效果卻不同，這個(gè)句話強(qiáng)調(diào)了接受的現(xiàn)實(shí)， 但弱化了不接受的現(xiàn)實(shí)，語氣上也更加委婉。

四、 結(jié)語

隨著國際商務(wù)活動(dòng)的不斷發(fā)展，商務(wù)英語中電子郵件寫作的重要性和應(yīng)用性也日益突出。然而在不斷追求效率的現(xiàn)代社會(huì)，寫作者常常忽視商務(wù)英語電子郵件中應(yīng)有的規(guī)范和格式，這就會(huì)造成或大或小的問題。因此，在撰寫英文郵件時(shí)，適當(dāng)使用一些寫作技巧能夠達(dá)到事半功倍的效果。

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