淺談內(nèi)控信息化建設(shè)在醫(yī)院管理中的作用

何家偉

蚌埠醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

淺談內(nèi)控信息化建設(shè)在醫(yī)院管理中的作用

何家偉

蚌埠醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

內(nèi)部控制是現(xiàn)階段非常熱門的課題，諸多醫(yī)院都在推進這項工作，它是現(xiàn)在醫(yī)院管理的重要評價標準。 但是，從目前來看，很多醫(yī)院的內(nèi)部控制管理都是只具其形，不具其神，這使得醫(yī)院內(nèi)部控制工作單單只停留在理論和制度階段。而引入醫(yī)院內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，將醫(yī)院的內(nèi)控業(yè)務(wù)流程化，控制風險點，能夠解決這些問題，將醫(yī)院的內(nèi)部控制帶上一個新臺階。

內(nèi)部控制；信息化；醫(yī)院管理；建設(shè)模式；主要步驟；實施方案

隨著社會的飛速發(fā)展，醫(yī)院管理水平也在逐步提高，現(xiàn)如今，內(nèi)部控制早已分布在醫(yī)院的各個部門。很多醫(yī)院的內(nèi)部控制都已經(jīng)形成了制度、體系，但是想要真正實行起來，卻又存在著很多困難。 傳統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)部控制，嚴格遵循制度的話，不易操作，可如果想要靈活變通，又會存在漏洞。一直以來，醫(yī)院的內(nèi)部控制成果仿佛是“魚與熊掌不可兼得”，而醫(yī)院內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的出現(xiàn)，可以將內(nèi)部控制的流程標準化，通過控制矩陣來對風險點進行重點監(jiān)督控制，并且它可以與醫(yī)院現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，做到易于操作、嚴于審核、利于評價，達到真正意義上的內(nèi)部控制。于是，為了完成醫(yī)院內(nèi)部控制的目標，避免內(nèi)部控制的風險，引入內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，是目前最為可行的一種解決辦法。

1 內(nèi)部控制的目標

內(nèi)部控制是指通過制定內(nèi)部控制制度、實施防范風險措施和執(zhí)行內(nèi)部控制程序，從而實現(xiàn)對單位經(jīng)濟活動風險的防范和管控，規(guī)范單位內(nèi)部經(jīng)濟和業(yè)務(wù)活動。 單位內(nèi)部控制的目標，具有具體性、可度量性、可實現(xiàn)性、相關(guān)性和時限性，主要包括：合理保證單位經(jīng)濟活動的合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實完整、有效防范 舞 弊和預(yù)防腐敗、提 高公共服務(wù)的效 率 和效果[1]。

2 目前醫(yī)院內(nèi)部控制存在的主要問題

2.1 管理者缺乏專業(yè)知識，內(nèi)控環(huán)境較差

大多數(shù)醫(yī)院的院長來自于醫(yī)院臨床科室的科室負責人或醫(yī)療骨干，這些院長沒有學習過管理方面的專業(yè)知識，對于內(nèi)部控制沒有準確的認識，甚至以為內(nèi)部控制就等同于審計。 醫(yī)院的內(nèi)部控制是一個大的整體，并不單單只是財務(wù)或者審計部門的工作，正是因為有些管理者無法認識到這一點，才會使得醫(yī)院的內(nèi)部控制工作無法得到有效開展。在醫(yī)院的日常工作中，很多涉及到具體問題時，醫(yī)療科室或者機關(guān)其他職能部門辦理業(yè)務(wù)以提高工作效率，加強部門之間協(xié)調(diào)靈活性為由，沒有嚴格按照審批的流程來進行審批，使醫(yī)院的會計控制制度無法達到應(yīng)有的效果，內(nèi)部控制制度成為一紙空談。

2.2 部分支出（支出的費用）無法掌控，醫(yī)院的結(jié)余逐漸減少

部分醫(yī)院的管理者為了增加收入，或者是為了醫(yī)院的宣傳等等理由，允許科室申請一部分業(yè)務(wù)費用或發(fā)展經(jīng)費。 對于這些支出醫(yī)院沒有明確的使用范圍，也無法對其監(jiān)管約束，這樣可能會導致科室使用經(jīng)費大手大腳、揮霍浪費，甚至可能會挪為私用，雖然這種做法可能會增加一些醫(yī)院的收入，但卻肯定會大大增加醫(yī)院的成本，最終并沒有給醫(yī)院的結(jié)余帶來預(yù)期的效果，反而可能會變盈為虧。有些醫(yī)院由于財產(chǎn)物資的內(nèi)部控制管理薄弱，尤其是藥庫與總務(wù)，藥品、耗材以及其他物資的管理雜亂無章，低值易耗品的采購、驗收、保管等職責未嚴格分離，存貨的發(fā)出未按照有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理，管理科室也不及時與財務(wù)的會計記錄相核對，長期沒有盤點過庫存，實物與賬面相差可能甚遠，致使大量的虧損隱藏在醫(yī)院的庫存中，加上經(jīng)濟往來中審查制度不健全等，造成了醫(yī) 院 資 產(chǎn)大量流失[2]。

2.3 會計信息失真

由于很多醫(yī)院規(guī)模不是很大，雖然業(yè)務(wù)種類齊全，但是業(yè)務(wù)量較少，醫(yī)院可能會為了減少人員成本，采取一個人兼任多個崗位的辦法。這樣一來，會計人員的分工無法相互制約，內(nèi)部控制變成了自查自糾，將會造成醫(yī)院會計工作秩序混亂，給醫(yī)院的資金安全帶來極大的隱患。

3 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)部控制管理，雖然也強調(diào)內(nèi)控制度與業(yè)務(wù)辦理流程，但遇到一些情況，就無法按照程序來辦理。 如分管的領(lǐng)導外出學習、出差，而業(yè)務(wù)又急需辦理，往往都是未經(jīng)審核就先行辦理。但是如果有了內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，不僅能在單位電腦上辦理，通過網(wǎng)絡(luò)，可以使用手機、 筆記本等便攜式移動設(shè)備進行業(yè)務(wù)的審核，查詢該筆業(yè)務(wù)的辦理流程、辦理進度、附件資料等。信息化系統(tǒng)的上線，可以將業(yè)務(wù)辦理的流程，在電腦里程序化，每一項業(yè)務(wù)都按照流程來層層推進，每一位負責人在系統(tǒng)里進行自己分工那一步的業(yè)務(wù)審核，而且能夠查詢到業(yè)務(wù)審核的時間、審核的意見。同時，這對于后期內(nèi)部控制分析評價也大有便利， 通過計算機的匯總與分析，不僅減少了人工操作的繁瑣與誤差，也防止了人為的造假。

4 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的基本模式

醫(yī)院建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的模式通常與企業(yè)一樣，有獨立模式、整合模式和附加模式。首先應(yīng)當對于醫(yī)院進行一次評估，分析看醫(yī)院適合用哪種模式來建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)：獨立模式的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)獨立于醫(yī)院管理系統(tǒng)，適用于醫(yī)院內(nèi)部體系建設(shè)的初期，那時的醫(yī)院在信息管理等方面還不夠健全，獨立的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)將給醫(yī)院內(nèi)部體系建設(shè)打好基礎(chǔ)；對于有些已經(jīng)使用管理信息系統(tǒng)的醫(yī)院和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成熟醫(yī)院，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)應(yīng)當采用整合模式，使內(nèi)部控制完全融入到醫(yī)院的管理決策和日常業(yè)務(wù)活動當中去；附加模式則是對于內(nèi)部控制信息基礎(chǔ)較好的醫(yī)院，在現(xiàn)有的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)中直接增加內(nèi)部控制管理的功能。

5 醫(yī)院內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的主要步驟

5.1 內(nèi)部控制體系的建立

醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范體系的要求，結(jié)合現(xiàn)狀，仔細梳理醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)的實施流程、實施風險和風險控制點，并制定出相應(yīng)的控制措施，形成醫(yī)院內(nèi)部控制制度。根據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)的風險控制點，以相互制約、相互牽制的原則來建立醫(yī)院內(nèi)部控制體系。

5.2 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的基本模式選擇

對醫(yī)院建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)進行可行性、必要性分析，并確定醫(yī)院內(nèi)控信息系統(tǒng)的基本模式和控制流程圖。5.3 對醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行更新改造

醫(yī)院根據(jù)內(nèi)控信息系統(tǒng)的可行性分析和控制流程圖，并結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有信息技術(shù)水平和管理狀況，按照分析確定的模式對原有系統(tǒng)更新改造或者使用獨立的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。

5.4 全面建成內(nèi)部控制信息系統(tǒng)

通過內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與原有信息系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的全面建設(shè)。

6 醫(yī)院內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的具體實施方案

6.1 成立內(nèi)部控制小組，明確小組負責人

醫(yī)院財務(wù)科可以負責牽頭，但是具體落實到內(nèi)部控制的內(nèi)容建設(shè)方面，財務(wù)科只能負責會計控制，其他內(nèi)部控制的內(nèi)容應(yīng)該由其他各個部門自行來負責建設(shè)。內(nèi)部控制是全員、全過程的系統(tǒng)工程，而不是財務(wù)工程。紀檢監(jiān)察、審計部門，也可以牽頭，但絕對不能由一個部門來負責所有建設(shè)，不能紀檢監(jiān)察、審計部門既充當內(nèi)控建設(shè)的參與者，又充當評判者。

6.2 內(nèi)部控制小組召開會議，討論內(nèi)部控制建立與實施的相關(guān)議題

會議應(yīng)當包括制定、啟動相關(guān)的工作機制、制定內(nèi)部控制工作方案、內(nèi)部控制工作分工及人員配備等問題。 在會議階段結(jié)束后，應(yīng)該對相關(guān)科室進行內(nèi)部控制專題培訓，明確各個部門的責任要求。

6.3 對現(xiàn)行的內(nèi)部控制進行調(diào)研

調(diào)研的方式可以選擇研討會、訪談的方式，對醫(yī)院各個部門進行內(nèi)部控制調(diào)研，調(diào)研的內(nèi)容包括科室崗位的職責范圍、人員分工、經(jīng)辦的業(yè)務(wù)流程、各項管理制度條例、辦法和實施細則等。在調(diào)研結(jié)束后，對現(xiàn)有內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進行分析，對于缺陷進行記錄，以待內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)上線后進行完善。

6.4 對內(nèi)部控制進行風險評估

風險的評估，可以采用單位自評和專業(yè)評估相結(jié)合的方式，找到醫(yī)院內(nèi)部控制管理的風險點。 如對于固定資產(chǎn)管理來說，風險點有：①固定資產(chǎn)購置不符合資產(chǎn)配置標準或未納入醫(yī)院預(yù)算；②固定資產(chǎn)驗收程序不規(guī)范、導致質(zhì)量不符合要求；③固定資產(chǎn)入賬不及時，形成賬外資產(chǎn)；④為了套取財政資金，虛構(gòu)固定資產(chǎn)或者固定其他資產(chǎn)；⑤固定資產(chǎn)保管或使用不當，造成固定資產(chǎn)丟失、毀損等情況；⑥固定資產(chǎn)的處置未經(jīng)過上級部門或財政部門的審批，處置收入流失或未按規(guī)定處理等。 對于風險評估后，應(yīng)當進行分析，總結(jié)出應(yīng)對的方法，形成風險評估報告。

6.5 業(yè)務(wù)流程規(guī)范與配套設(shè)計

對于醫(yī)院的業(yè)務(wù)繪制流程，形成流程圖，并制作控制矩陣，控制關(guān)鍵風險點。對于每一個風險點，都要有風險管控措施、執(zhí)行人，還要有對應(yīng)的控制制度。

6.6 內(nèi)部控制體系信息化的架構(gòu)

將之前工作中得到的制度、風險點、流程、控制矩陣，進行信息化，涵蓋到醫(yī)院的建設(shè)項目、和日常的業(yè)務(wù)中去。 同時建立數(shù)據(jù)中心和內(nèi)控基礎(chǔ)平臺，使內(nèi)部控制小組可以直觀地進行控制活動。

6.7 在內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)中增加內(nèi)控評價指標

系統(tǒng)將對于內(nèi)部控制的日常工作進行評價，可以使用信息化系統(tǒng)對日常業(yè)務(wù)進行隨機抽樣檢驗，審核業(yè)務(wù)的辦理是否違反內(nèi)部控制，手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定流程辦理，風險點是否得到良好的控制等。

內(nèi)部控制不是依靠一個人或是一個部門來完成，而是要靠每項業(yè)務(wù)的各個執(zhí)行部門、 負責人互相把控、互相監(jiān)督來完成的。 內(nèi)部控制信息化的建設(shè)，是內(nèi)部控制發(fā)展的必然趨勢，使用內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，可以讓部門與部門之間更加有效地進行監(jiān)督制約。目前在很多企業(yè)當中，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，并取得了非常好的效果，醫(yī)院內(nèi)部控制信息系統(tǒng)在接下來的一兩年里也一定會在醫(yī)院管理系統(tǒng)中普及，成為提高醫(yī)院經(jīng)濟管理水平，保障國有資產(chǎn)安全，防范舞弊與貪污的有利工具。

[1]財政部.《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》[Z].2012-11-29. [2]凌 平 .淺 談 新 形 勢 下 如 何 做 好 醫(yī) 院 財 務(wù) 管 理 工 作 [J].經(jīng) 營

者，2014（7）：79.

Analysis of Function of Internal Control Information Construction in the Hospital Management

HE Jia-wei
Second Affiliated Hospital of Bengbu Medical College,Bengbu,Anhui Province,233040 China

The internal control is a hot topic at present,many hospitals are promoting the job,and it is an important evaluation standard in the hospital management,however,currently,the internal control management in many hospitals is only with its shape but without its spirit,thus making the internal control work in the hospital only stay in the theoretical and systematical phases,however,the introduction of hospital internal control informational system makes the internal control business process and control the risk points,which can solve these problems and brings the hospital internal control to a new step.

Internalcontrol;Informational;Hospitalmanagement;Construction model;Majorprocedures;Implementation plan

R197.32

A

1672-5654（2017）02（a）-0118-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.04.118

2016-11-08）

何家偉（1990.11-），男，安徽蚌埠人，本科 ，主要主事醫(yī)院財務(wù)管理、工商管理工作。