水利工程檔案管理工作探析

汪福學(xué)，孫寶珍，周昌兵

（1.水利部辦公廳，100053，北京；2.水利部太湖流域管理局，200434，上海；3.水利部長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)信中心，430010，武漢）

水利工程檔案管理工作探析

汪福學(xué)1，孫寶珍2，周昌兵3

（1.水利部辦公廳，100053，北京；2.水利部太湖流域管理局，200434，上海；3.水利部長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)信中心，430010，武漢）

水利工程檔案作為水利工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄,貫穿于水利工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案，將在工程運(yùn)行管理及維護(hù)工作中發(fā)揮重要作用。就水利工程檔案管理普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，并就加強(qiáng)和改進(jìn)水利工程檔案管理工作提出了相關(guān)建議。

水利工程；檔案管理；探析

檔案工作作為水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，貫穿于工程建設(shè)各個(gè)階段，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收更是工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容和前置必要條件。做好重大水利工程檔案工作，責(zé)任重大，使命光榮。

一、充分認(rèn)識(shí)做好水利工程檔案管理工作的重要意義

近年，各級(jí)水利部門堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院興水惠民決策部署，立足當(dāng)前著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，補(bǔ)齊水利基礎(chǔ)設(shè)施短板，采取有力措施持續(xù)推動(dòng)水利建設(shè)，節(jié)水供水重大水利工程已累計(jì)開(kāi)工建設(shè)119項(xiàng)，在建投資規(guī)模超過(guò)9 000億元。

正在建設(shè)中的各項(xiàng)水利工程項(xiàng)目涉及面廣、投資巨大，工程建設(shè)完成后的最終成果除了工程建筑實(shí)體之外，留下的只有與之對(duì)應(yīng)的工程檔案。特別是水利工程的特性決定許多隱蔽工程或者水下工程，待工程建設(shè)完成后幾乎難以顯現(xiàn)，只有相關(guān)檔案才能見(jiàn)證工程施工建設(shè)過(guò)程，這些檔案具有不可替代的唯一性和權(quán)威性，其重要性不言而喻。因此工程建設(shè)完工后，形成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案，對(duì)日后各類工程運(yùn)行管理及維護(hù)工作具有重要意義。

檔案工作貫穿于水利工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。在建設(shè)過(guò)程中，檔案事關(guān)工程質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展；在建設(shè)完成后，檔案將是工程正常運(yùn)行管理的基本保障，完善的工程檔案能讓相關(guān)管理人員迅速熟悉整個(gè)工程的狀況，為工程維護(hù)以及維修改造提供重要的參考和依據(jù)。工程檔案工作開(kāi)展得好壞直接關(guān)系工程質(zhì)量的評(píng)定結(jié)果，關(guān)系工程階段驗(yàn)收能否順利開(kāi)展，也關(guān)系工程檔案驗(yàn)收是否能夠通過(guò)，更關(guān)系工程竣工驗(yàn)收能否順利進(jìn)行。各級(jí)水利部門要從全局和長(zhǎng)遠(yuǎn)的高度，充分認(rèn)識(shí)做好工程檔案工作的重要意義，把檔案工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來(lái)抓，切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理的各項(xiàng)工作，為水利工程順利完成各階段任務(wù)保駕護(hù)航。

二、水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題

總體上，在大規(guī)模水利建設(shè)過(guò)程中，各地水利工程檔案管理工作得到了明顯加強(qiáng)，普遍制定了水利工程檔案管理規(guī)章制度，落實(shí)了檔案管理工作責(zé)任。各地積極做好在建水利工程檔案收集、整理、歸檔、保管和利用工作，有效保障了工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及安全，有力地支持和保障了各項(xiàng)水利工程建設(shè)。但應(yīng)該看到，當(dāng)前的水利工程檔案工作與規(guī)范化管理要求相比還有較大差距，存在一些不容忽視的問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)工程檔案工作重視不夠，同步管理要求執(zhí)行存在差距

一是對(duì)檔案工作重視不夠。工程檔案作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容，一些單位對(duì)此不夠重視，雖然項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案管理工作都有部署、有相關(guān)制度，但因疏于管理，不能很好地落實(shí)。部分單位只重視工程施工，忽視檔案管理，導(dǎo)致檔案管理混亂、不規(guī)范。一旦項(xiàng)目法人不重視工程檔案工作，那么施工單位的具體工作人員對(duì)檔案工作往往是應(yīng)付了事，使得整個(gè)工程檔案管理出現(xiàn)進(jìn)度滯后、工作混亂、不夠規(guī)范的狀況。

二是同步管理的要求落實(shí)不到位。實(shí)行“檔案工作與工程建設(shè)同步開(kāi)展”是水利工程檔案管理工作的基本要求，同步管理的目的就是要在工程建設(shè)的全過(guò)程中，更好地完成工程檔案的收集、整理工作。但很多單位在開(kāi)展工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等檢查工作時(shí)，沒(méi)有將檔案工作納入同步檢查的范疇，對(duì)項(xiàng)目參建單位檔案工作監(jiān)督、檢查力度不夠；在項(xiàng)目合同簽訂、工程建設(shè)及項(xiàng)目驗(yàn)收等階段針對(duì) “檔案工作與工程建設(shè)同步開(kāi)展”缺乏行之有效的保障措施，對(duì)檔案整理質(zhì)量及移交等缺乏相應(yīng)的制約措施，使得部分施工單位在工程建設(shè)檔案收集、整理以及歸檔工作方面開(kāi)展不力，造成文件材料收集不全,影響工程檔案歸檔的完整性。一旦施工單位離場(chǎng)，發(fā)現(xiàn)檔案有缺漏而再想收集相關(guān)文件材料則基本已不可能。

2.工程檔案分類方案和整理細(xì)則不規(guī)范，影響文件材料歸檔質(zhì)量

一是制度規(guī)定缺乏可操作性。部分項(xiàng)目法人在工程項(xiàng)目建設(shè)初期階段，雖然制定了一些檔案管理制度，但很多制度屬于照抄照搬，沒(méi)有根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制訂符合工程建設(shè)內(nèi)容、特點(diǎn)的檔案分類方案和整理細(xì)則，影響了項(xiàng)目文件材料的全面收集與規(guī)范整理，容易造成應(yīng)歸檔文件材料的遺漏或散失。不同的工程類型建設(shè)內(nèi)容有很大差別，其檔案分類方案、整理細(xì)則也應(yīng)有所不同，如水利樞紐工程和水庫(kù)工程類似，但與江河湖泊治理工程相差較大，在檔案分類、整理細(xì)則上就有很大不同，不能生搬硬套，需要根據(jù)實(shí)際情況制定可操作性強(qiáng)的相關(guān)制度規(guī)定，以指導(dǎo)工作實(shí)踐。

二是檔案日常收集整理意識(shí)不強(qiáng)。部分參建單位檔案管理意識(shí)淡薄，工程建設(shè)過(guò)程中疏于文件材料收集和整理，不注重日常積累，而是到項(xiàng)目驗(yàn)收階段時(shí)突擊收集和整理，其檔案收集整理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。這樣一方面極易造成檔案材料的散失，另一方面對(duì)檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性缺乏及時(shí)鑒定把關(guān)，既影響應(yīng)歸檔文件材料的完整性，也影響檔案材料的形成質(zhì)量。有的施工單位參建工程建設(shè)工期長(zhǎng)，施工過(guò)程中稍有疏忽，就會(huì)發(fā)生檔案材料遺漏情況；有的施工單位在工程任務(wù)完成后即解散，如果檔案材料未能及時(shí)收集整理，則檔案完整性很難保障；有的施工單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的相關(guān)文件材料，由檔案員“一支筆”填寫(xiě)，檔案質(zhì)量難以保證。

三是對(duì)聲像檔案等收集重視不夠。部分項(xiàng)目參建單位對(duì)音視頻、照片等聲像材料重視程度不夠，有的根本沒(méi)有收集，有的雖開(kāi)展了收集，但收集得很不完整，工程重大事件、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重要部位、隱蔽工程、質(zhì)量缺陷處理、質(zhì)量監(jiān)測(cè)等聲像材料不全，且整理也不夠規(guī)范。部分單位對(duì)收集的聲像文件的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素注釋不完整。

3.工程項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，影響檔案整編質(zhì)量

一是參建單位檔案員專業(yè)知識(shí)欠缺。水利工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、參建單位多，文件材料涉及面廣、牽涉部門較多，工程檔案的形成和來(lái)源復(fù)雜且種類也較多，要求檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合知識(shí)儲(chǔ)備。大部分施工、監(jiān)理等參建單位均較少配備專職檔案員，一般是由新參加工作的同志擔(dān)任或由工程技術(shù)員兼任檔案員。從檔案員的專業(yè)綜合技能方面來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目法人單位專職檔案員熟悉檔案整編業(yè)務(wù)，但在工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)方面有所欠缺，對(duì)水利工程建設(shè)管理等業(yè)務(wù)不熟悉；參建單位兼職檔案員熟悉工程建設(shè)工作，但對(duì)工程檔案比較陌生、專業(yè)知識(shí)欠缺，對(duì)規(guī)范整編檔案業(yè)務(wù)不熟悉。特別是在工程項(xiàng)目建設(shè)后期開(kāi)始集中檔案整編工作時(shí)，檔案員不僅要熟悉工程建設(shè)過(guò)程、懂得工程建設(shè)內(nèi)容和各環(huán)節(jié)的相互關(guān)系，還要具備檔案整編的專業(yè)技能，專業(yè)知識(shí)的欠缺將直接影響對(duì)各類應(yīng)歸檔文件材料的科學(xué)分類、合理組卷和規(guī)范整編。

二是參建單位檔案員流動(dòng)性大、變動(dòng)頻繁。在工程建設(shè)過(guò)程中，參建單位人員變化相對(duì)較為頻繁，工程技術(shù)人員可能會(huì)在多個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)中輪換，特別是施工、監(jiān)理單位的兼職檔案人員流動(dòng)性大、變動(dòng)頻繁，造成工程項(xiàng)目文件材料交接斷檔或移交不完整，工作不連續(xù)，影響了檔案收集、整理進(jìn)度和檔案整編質(zhì)量。

4.監(jiān)理單位對(duì)文件材料審核把關(guān)作用發(fā)揮不夠

監(jiān)理單位對(duì)施工單位文件材料收集、整理的質(zhì)量負(fù)責(zé)審核把關(guān)，但由于水利工程各類施工項(xiàng)目較多，施工、監(jiān)理等參建單位行業(yè)來(lái)源不同，層級(jí)參差不齊，各參建單位對(duì)水利工程相關(guān)規(guī)范、行業(yè)表格及工程項(xiàng)目文件整理的做法不一致，導(dǎo)致檔案的形成材料、格式及整理要求不統(tǒng)一，在后期文件整理中很難形成統(tǒng)一規(guī)范的歸檔材料。部分監(jiān)理單位對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理不夠熟悉，對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，監(jiān)理工程師對(duì)參建單位檔案收集是否完整、整理是否規(guī)范等工作審核把關(guān)不嚴(yán)，未盡到應(yīng)有的責(zé)任。

5.檔案安全方面存在一定隱患

一是部分涉密工程項(xiàng)目法人及相關(guān)參建單位保密意識(shí)不強(qiáng)，工程建設(shè)文件材料存放未按照保密管理要求配備保密柜等相應(yīng)設(shè)備設(shè)施，保密管理制度缺失，涉密文件利用審批手續(xù)不完備。

二是大部分參建單位特別是施工單位檔案保管條件差，檔案資料臨時(shí)存放在工地搭建的辦公室中，在防火、防盜等防護(hù)方面存在一定安全隱患。

三、有關(guān)工作建議

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，落實(shí)工作責(zé)任

一是落實(shí)項(xiàng)目法人主體責(zé)任，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案主體責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)工程檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在簽訂項(xiàng)目有關(guān)合同協(xié)議時(shí)要對(duì)工程檔案的收集、整理和移交、歸檔工作提出明確要求。

二是落實(shí)工程檔案與工程項(xiàng)目建設(shè)的同步管理要求，在研究推進(jìn)水利工程建設(shè)時(shí)，要同步研究布置檔案工作；在檢查項(xiàng)目進(jìn)度、安全與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查檔案收集、整理情況。

三是將工程檔案納入水利部門工程稽察、檢查內(nèi)容，以引起項(xiàng)目法人和參建單位的重視，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改；在組織開(kāi)展水利工程項(xiàng)目稽察時(shí)，增加對(duì)工程檔案管理相關(guān)內(nèi)容的檢查。

2.重視人員管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)

一是要加強(qiáng)對(duì)參建單位檔案工作人員的指導(dǎo)監(jiān)督，明確工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，參建單位檔案人員應(yīng)保持相對(duì)固定，并將檔案管理工作開(kāi)展情況列為項(xiàng)目檢查與考核的內(nèi)容。

二是要增加檔案專業(yè)人員或聘請(qǐng)檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、分類整理等工作，充分發(fā)揮專業(yè)人員在水利工程檔案工作方面的知識(shí)優(yōu)勢(shì)和技術(shù)保障作用。

三是從水利工程項(xiàng)目建設(shè)程序和工程檔案規(guī)范化管理兩個(gè)方面加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，要組織參建單位檔案人員相互學(xué)習(xí)，提高各參建單位檔案管理人員復(fù)合管理能力。

3.健全管理制度，強(qiáng)化執(zhí)行力度

一是工程初期建立健全檔案管理制度。項(xiàng)目法人在工程建設(shè)之初，根據(jù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)定，即組織制定符合本工程項(xiàng)目實(shí)際情況的檔案管理細(xì)則、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍及保管期限等制度，簽訂合同時(shí)即下發(fā)給各參建單位，并要求各參建單位嚴(yán)格執(zhí)行。在制定檔案管理細(xì)則、檔案分類方案時(shí)，各級(jí)水利部門的檔案部門要主動(dòng)發(fā)揮指導(dǎo)作用。

二是建立檔案“預(yù)立卷”管理制度。項(xiàng)目法人應(yīng)要求各參建單位在工程建設(shè)初期就根據(jù)分類方案，將同步收集的各類應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行初步分類，按照文件材料形成的自然規(guī)律組卷，并嚴(yán)格按照水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整編，確保案卷質(zhì)量。

三是積極開(kāi)展工程檔案數(shù)字化工作。工程檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行。要將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),做到資源共享,不斷提高水利工程檔案的管理和利用水平。

4.加強(qiáng)檔案驗(yàn)收，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

一是充分發(fā)揮監(jiān)理單位對(duì)施工等其他參建單位檔案收集、整理、歸檔等工作的監(jiān)督職責(zé)。監(jiān)理單位未予審核簽字確認(rèn)的，檔案不得向項(xiàng)目法人移交，項(xiàng)目不得開(kāi)展驗(yàn)收。

二是建立檔案“預(yù)驗(yàn)收”制度。分部工程、合同工程完工驗(yàn)收前，由項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位檔案人員對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檔案預(yù)驗(yàn)收未通過(guò)的不得進(jìn)行分部工程或合同工程完工驗(yàn)收。

三是各級(jí)水利部門要嚴(yán)格按規(guī)定程序組織工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。依據(jù) 《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，凡檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收；對(duì)有一定問(wèn)題但已經(jīng)通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的，要按照專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)的要求，完成相關(guān)整改工作后才能申請(qǐng)工程竣工驗(yàn)收。

5.強(qiáng)化保密意識(shí)，重視檔案安全

一是建立健全保密管理制度。涉密工程項(xiàng)目法人要加強(qiáng)對(duì)參建單位人員的保密意識(shí)教育，相關(guān)文件材料管理人員要簽訂保密承諾書(shū)，參建單位要按照保密要求加強(qiáng)文件材料保管硬件環(huán)境建設(shè)，配備必要的保密設(shè)備設(shè)施，消除安全隱患。

二是加強(qiáng)對(duì)檔案資料利用審核把關(guān)。嚴(yán)格履行檔案借閱審批手續(xù)，確保檔案安全；加強(qiáng)檔案庫(kù)房防火、防盜等相關(guān)防護(hù)設(shè)備設(shè)施的配備，滿足檔案防護(hù)要求。

三是嚴(yán)格執(zhí)行《水利部關(guān)于加強(qiáng)重大水利工程圖紙資料管理的通知》。要落實(shí)管理責(zé)任，明確管理要求，防止重大水利工程敏感圖紙資料泄露情況發(fā)生。

[1]水利部辦公廳.水利工程檔案管理手冊(cè)[M].北京：中國(guó)水利水電出版社，2001.

[2]水利部辦公廳.水利檔案工作指南[M].北京：國(guó)防工業(yè)出版社，2014.

Discussions and evaluation on file management of water project//

Wang Fuxue,Sun Baozhen,Zhou Changbing

Project files run through entire process of proposal,designing,construction and check and acceptance of water project construction as the real record of construction and management.A set of project files which is completed,accurate and systematic will play an important role in operation and maintenance of the project.An in-depth analysis has been made on common issues related to file management of water project and suggestions are made concerning to strengthening and improvement file management during project construction.

water project;file management;discussion and analysis

TV+G271

B

1000-1123（2017）23-0052-03

2017-10-30

汪福學(xué)，檔案處處長(zhǎng)。

責(zé)任編輯 張金慧