企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向—檔案知識管理

姚海燕

檔案管理工作經(jīng)歷了法國大革命中“檔案人權(quán)宣言”，檔案由封閉向開放發(fā)展，由服務(wù)少數(shù)階層，向服務(wù)民眾發(fā)展。而隨著信息技術(shù)的推進，知識經(jīng)濟的發(fā)展，圍繞檔案管理的新變革——檔案知識管理悄然推進，為企業(yè)檔案管理指明了發(fā)展方向。

企業(yè)檔案管理知識管理

一、何為知識管理

知識管理是管理科學(xué)更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發(fā)展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數(shù)據(jù)庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內(nèi)外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應(yīng)用活動進行管理和利用，以達到提高組織創(chuàng)造價值的能力。

知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業(yè)管理相結(jié)合才用其生命力。筆者認為，相對于企業(yè)而言，知識管理是指企業(yè)以信息化的手段來管理企業(yè)的各類智力資本，使之與企業(yè)其他資本相結(jié)合，為企業(yè)各項業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，推動企業(yè)整體向前發(fā)展。

二、知識管理與檔案管理的關(guān)系

檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數(shù)據(jù)、知識、經(jīng)驗、教訓(xùn)等，是知識的一種表現(xiàn)形態(tài)，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案留存歷史，服務(wù)當下的價值。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。

檔案管理與知識管理的關(guān)系，有學(xué)者認為，知識管理是現(xiàn)代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發(fā)利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發(fā)展方向，是組織檔案開發(fā)利用的一次升華。對于檔案來說大致經(jīng)歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權(quán)宣言”之稱；檔案的第二次革命是基于信息技術(shù)革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發(fā)展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。

或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內(nèi)容，而檔案是企業(yè)的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業(yè)的檔案資源并配置優(yōu)化。

三、企業(yè)檔案知識管理的開展需要哪些基礎(chǔ)工作

可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應(yīng)用知識管理的模式更是一個創(chuàng)新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結(jié)構(gòu)的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優(yōu)化，并沒有絕對的對錯之分。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，應(yīng)根據(jù)實際情況，實事求是，量力而行。

企業(yè)檔案管理要發(fā)展成知識管理，需要做好以下幾個方面：

第一，企業(yè)檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發(fā)達的基礎(chǔ)上。可以說檔案信息化是檔案知識管理的基礎(chǔ)。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎(chǔ)上，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上開展檔案知識管理，效率低、質(zhì)量差。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案系統(tǒng)與其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，收集電子文件，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析、語義處理與可視化數(shù)據(jù)挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術(shù)。

第二，企業(yè)檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關(guān)系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業(yè)的各項工作中，讓企業(yè)員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。

在信息技術(shù)尚未廣泛運用在企業(yè)日常管理之前，檔案管理位于整個企業(yè)線性管理的未端，與其他企業(yè)運營模塊之間是一種單程的點對點關(guān)系。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種信息系統(tǒng)中企業(yè)運營和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。信息化成為企業(yè)管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業(yè)發(fā)展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。

第三，企業(yè)檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業(yè)檔案管理體制中，由企業(yè)的的檔案部門集中統(tǒng)一管理全企業(yè)的檔案，需要同時負責收、管、存、用等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而企業(yè)的檔案負責人人數(shù)基本都是很少，在應(yīng)付基本的檔案管理工作已經(jīng)顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業(yè)通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業(yè)有如此的先進之名。企業(yè)檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發(fā)展成為企業(yè)全員參與，企業(yè)檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發(fā)中。甚至是開展企業(yè)檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責企業(yè)檔案知識開發(fā)和提供利用工作。

第四，應(yīng)作好用戶需求分析，根據(jù)需要，建立符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的知識管理體系。不同的企業(yè)對知識管理的需求是不一樣的，同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段也是不一樣的。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業(yè)實際的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，以及企業(yè)本身信息化建設(shè)的水平。并梳理各業(yè)務(wù)在檔案利用中的具體需求，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導(dǎo)向，以企業(yè)自身發(fā)展為牽引，建立符合企業(yè)長遠發(fā)展檔案知識管理系統(tǒng)。參考文獻：

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