現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)代表與總部及現(xiàn)場(chǎng)各部門(mén)的接口關(guān)系

王志煒　翟新娜　高婧宇

摘 要：福清1、2#項(xiàng)目是中國(guó)核電工程有限公司作為EPC總承包的首個(gè)核電項(xiàng)目，同時(shí)也為了適應(yīng)福清1～6#機(jī)組連續(xù)建設(shè)的要求，公司根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化組織機(jī)構(gòu)，結(jié)合福清項(xiàng)目實(shí)際情況，重新組織并優(yōu)化了福清項(xiàng)目部。在此背景下本著服務(wù)項(xiàng)目、立足現(xiàn)場(chǎng)的要求，采購(gòu)部成立了派駐現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)代表辦公室（文中簡(jiǎn)稱(chēng)采代），擬作為現(xiàn)場(chǎng)的獨(dú)立部門(mén)，處理甲供物項(xiàng)在現(xiàn)場(chǎng)的各類(lèi)問(wèn)題。文章是從接口關(guān)系角度所編寫(xiě)，將通過(guò)對(duì)采代在現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)工作中與其他部門(mén)的接口關(guān)系進(jìn)行梳理，旨在界定采代辦公室和各部門(mén)的工作職責(zé)和邊界。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)代表；采代；采代辦公室；接口；接口關(guān)系

根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，原則上現(xiàn)場(chǎng)采代辦公室屬于采購(gòu)部計(jì)劃處派駐各核電現(xiàn)場(chǎng)的分支機(jī)構(gòu)，作為總部采購(gòu)部在現(xiàn)場(chǎng)工作的延伸，設(shè)立在現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部下，受總部采購(gòu)部直接管理。文章對(duì)采代在現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)工作中與其他部門(mén)的接口關(guān)系進(jìn)行梳理，旨在界定采代辦公室和各部門(mén)的工作職責(zé)和邊界。

1 甲供物項(xiàng)到貨跟蹤

1.1 一般物項(xiàng)到貨流程

1.1.1 到貨計(jì)劃發(fā)布和審查。在采購(gòu)部發(fā)布或升版設(shè)備采購(gòu)三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃、年度到貨計(jì)劃、3個(gè)月滾動(dòng)到貨計(jì)劃等計(jì)劃時(shí)，采代通過(guò)對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際進(jìn)展情況、施工邏輯順序、現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)存情況等進(jìn)行了解和綜合分析，向總部采購(gòu)部反饋現(xiàn)場(chǎng)各部門(mén)及安裝單位提出需求的合理性和可行性，并提出關(guān)于到貨合理建議。

1.1.2 一般物項(xiàng)到貨催交。在設(shè)備按計(jì)劃執(zhí)行到貨的過(guò)程中，關(guān)于到貨通知、接貨檢查、開(kāi)箱檢驗(yàn)、移交入庫(kù)、出庫(kù)等環(huán)節(jié)，主要由現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)，采代辦公室主要與現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部進(jìn)行接口，同時(shí)與總部采購(gòu)部溝通，協(xié)調(diào)并反饋未按計(jì)劃到貨設(shè)備的情況和進(jìn)展，可直接與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和催交。

1.2 緊急采購(gòu)物項(xiàng)流程

1.2.1 緊急采購(gòu)的提出審查。緊急采購(gòu)是指安裝單位或現(xiàn)場(chǎng)其他部門(mén)由于遺失、損壞、安裝需求等原因，提出甲供物項(xiàng)補(bǔ)供需求，由采購(gòu)部進(jìn)行物項(xiàng)的緊急增補(bǔ)采購(gòu)工作。

物項(xiàng)緊急采購(gòu)需求部門(mén)負(fù)責(zé)編制現(xiàn)場(chǎng)緊急采購(gòu)委托申請(qǐng)單，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理或聯(lián)合調(diào)試隊(duì)主任批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)發(fā)現(xiàn)場(chǎng)采代辦公室執(zhí)行。

現(xiàn)場(chǎng)采代辦公室接收經(jīng)批準(zhǔn)的現(xiàn)場(chǎng)緊急采購(gòu)委托申請(qǐng)單后，需判斷緊急采購(gòu)方式：（1）總部采購(gòu)部合同變更；（2）集成供應(yīng)商的緊急采購(gòu)；（3）其它采購(gòu)方式。

1.2.2 總部采購(gòu)部合同變更。對(duì)于需總部采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)的物項(xiàng)，采代將委托單進(jìn)行登記后傳回總部計(jì)劃工程師，由計(jì)劃工程師正式下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃，由專(zhuān)業(yè)處、合同處執(zhí)行。

專(zhuān)業(yè)處和合同處接收采購(gòu)計(jì)劃后，由專(zhuān)業(yè)處負(fù)責(zé)具體執(zhí)行該采購(gòu)委托，并及時(shí)向SAP系統(tǒng)中錄入設(shè)備到貨信息等數(shù)據(jù)。采代定期查看SAP中緊急采購(gòu)設(shè)備的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，并定期通報(bào)現(xiàn)場(chǎng)緊急采購(gòu)需求提出部門(mén)采購(gòu)進(jìn)展。

1.2.3 集成供應(yīng)商的緊急采購(gòu)。委托集成供應(yīng)商供貨的原則為：市場(chǎng)上可以買(mǎi)到的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品、消耗品；集成供應(yīng)商供貨渠道比委托總部采購(gòu)更加快捷；或單批次價(jià)值較低（5萬(wàn)元以下）。

現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)集成供應(yīng)商的供貨原則進(jìn)行初步判斷，對(duì)于符合原則的急需物項(xiàng)，請(qǐng)集成供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)和工期反饋，接受反饋后下達(dá)明確的采購(gòu)信息。

2 現(xiàn)場(chǎng)消缺

現(xiàn)場(chǎng)甲供物項(xiàng)缺陷發(fā)生后，由采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)收集缺陷相關(guān)信息，并組織現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)部門(mén)及安裝單位、供應(yīng)商、運(yùn)輸分包商等確定責(zé)任主體。根據(jù)責(zé)任主體分為下述兩種情況：

2.1 供應(yīng)商和運(yùn)輸分包商為責(zé)任主體

由采代負(fù)責(zé)將缺陷信息發(fā)送給供應(yīng)商，并督促其制定消缺方案，按照消缺方案確定消缺主體，如供應(yīng)商自行消缺，采代僅需進(jìn)行跟蹤并參與見(jiàn)證最終消缺驗(yàn)證工作。

如供應(yīng)商無(wú)法進(jìn)行消缺工作，應(yīng)發(fā)送甲供物項(xiàng)消缺委托，由采代辦公室正式向安裝單位或其他消缺主體發(fā)送消缺委托函，并參與見(jiàn)證最終消缺驗(yàn)證。采代負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場(chǎng)合同部提供的消缺追償費(fèi)用資料，并定期報(bào)送總部采購(gòu)部，由總部采購(gòu)部負(fù)責(zé)相關(guān)追償工作。當(dāng)供應(yīng)商支付相關(guān)追償費(fèi)用后，采代將相關(guān)支付證明材料提交現(xiàn)場(chǎng)合同部，以便對(duì)消缺主體進(jìn)行相關(guān)支付。

2.2 安裝單位和現(xiàn)場(chǎng)其他部門(mén)為責(zé)任主體

對(duì)于非供應(yīng)商責(zé)任主體時(shí)，如安裝單位具備消缺能力，由現(xiàn)場(chǎng)施工部作為主要接口部門(mén)與安裝單位進(jìn)行接口負(fù)責(zé)全部消缺工作。

當(dāng)安裝單位不具備消缺能力時(shí)，由安裝單位提出消缺委托，施工部將消缺委托函發(fā)采代，由采代經(jīng)總部采購(gòu)部或直接協(xié)調(diào)廠家進(jìn)行消缺工作。最終消缺驗(yàn)證后，由施工部負(fù)責(zé)相關(guān)消缺費(fèi)用追償工作。

3 現(xiàn)場(chǎng)I類(lèi)CR單

現(xiàn)場(chǎng)采代辦公室成立后，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)I類(lèi)CR單流程進(jìn)行了重新梳理和優(yōu)化，簡(jiǎn)化了部分環(huán)節(jié)，如下圖所示：

3.1 I類(lèi)CR單處理流程

安裝單位發(fā)起CR單后，由現(xiàn)場(chǎng)施工部進(jìn)行判斷，如屬I(mǎi)類(lèi)CR單，從現(xiàn)場(chǎng)施工管理系統(tǒng)中點(diǎn)選現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)經(jīng)理主辦，現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)經(jīng)理安排相關(guān)專(zhuān)業(yè)采代負(fù)責(zé)處理。采代應(yīng)聯(lián)絡(luò)施工部、安裝單位等部門(mén)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)，必要時(shí)應(yīng)赴現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核實(shí)、取證。對(duì)于非設(shè)備、供應(yīng)商原因的CR單，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系施工部等部門(mén)將CR單回退，并協(xié)助其他部門(mén)解決。

I類(lèi)CR單本著立足于現(xiàn)場(chǎng)解決的立場(chǎng)，如采代可自行解決則直接回復(fù)；如需發(fā)廠家解決，現(xiàn)場(chǎng)采代可直接發(fā)函給供應(yīng)商（抄送總部采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人），并督促其在規(guī)定日期內(nèi)回復(fù)。收到供應(yīng)商反饋后，及時(shí)將CR單進(jìn)行回復(fù)，最終由施工部驗(yàn)證關(guān)閉。

3.2 I類(lèi)CR單臺(tái)賬管理和匯報(bào)

采代應(yīng)將現(xiàn)場(chǎng)I類(lèi)CR單在現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題跟蹤表中進(jìn)行及時(shí)記錄和更新，并由采代計(jì)劃主管負(fù)責(zé)清單的維護(hù)，對(duì)于長(zhǎng)期未能關(guān)閉的CR單進(jìn)行預(yù)警，定期將清單發(fā)總部采購(gòu)部，同時(shí)將現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法解決的CR單提請(qǐng)總部專(zhuān)業(yè)處處理，并上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理和采購(gòu)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)代表辦公室的成立，各部門(mén)力求通過(guò)采購(gòu)代表在現(xiàn)場(chǎng)的工作，可以更高效、快捷的解決甲供物項(xiàng)在現(xiàn)場(chǎng)的各種問(wèn)題。希望通過(guò)文章的闡述，使大家能夠更加深入的了解采代工作職責(zé)和接口關(guān)系。

參考文獻(xiàn)

[1] CNPE-MSW-6100-1223，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備協(xié)調(diào)管理程序（）[S].

[2] CNPE-FQ-1-10-018，I類(lèi)技術(shù)澄清管理程序[S].

[3] CNPE-FQ-1-07-088，設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)消缺管理[S].

[4] CNPE-FQ-1-09-038，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)部接口管理[S].