提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

高建會

摘要：本文分析了檔案管理科學化水平建設的必要性和當前檔案管理工作的現(xiàn)狀，闡述了檔案管理工作科學化水平建設的路徑。

關鍵詞：檔案管理科學化；路徑

一、提高檔案管理科學化水平的的必要性分析

第一，檔案管理科學化水平的提升是落實科學發(fā)展觀的重要途徑。檔案管理構成了我國精神文明建設的重要內容之一，其所涵蓋的內容也涉及到政治、經(jīng)濟和文化等多個層面的內容，檔案是對過去一段時間工作的總結，同時也是各個單位和組織借鑒過去的工作經(jīng)驗來應對未來工作挑戰(zhàn)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理能夠提供未來一段時間詳細規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)資源和基礎。在新時期檔案管理水平的科學化水平提升是檔案管理價值提升的重要途徑，是和諧社會構建的必然環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)人的全面發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案管理科學化水平的提升本身也是我國綜合實力提升的重要體現(xiàn)。

其次，檔案管理科學化水平的提升是檔案管理發(fā)展趨勢的重要體現(xiàn)。在社會不斷進步，經(jīng)濟發(fā)展愈加細化，檔案管理的內容也愈加繁雜，種類日益繁復，這使得檔案管理人員日常需要處理的工作量大大增加，工作難度也有顯著的提升。人工的檔案管理模式會導致檔案管理科學分類的不及時不和不到位，使得檔案管理工作的時效性和準確性大打折扣。很多企業(yè)和單位的計算機檔案管理工作范圍也僅僅停留在檔案的出庫和入庫的登記上，落后的檔案管理模式和檔案管理發(fā)展的步伐難以匹配，只有在提升檔案管理科學化水平的基礎上，檔案管理效率才能更上一層樓。

再次，檔案管理科學化水平的提升是信息化發(fā)展的必然要求。在信息化水平不斷提升的的情況下，信息化已經(jīng)成為人們生產(chǎn)和生活的主要趨勢和方向，檔案管理工作也要迎合信息化發(fā)展水平的要求，不斷提升檔案管理信息化水準。檔案的存放地點不再局限在檔案室、檔案館之中，還可以通過網(wǎng)絡存放在硬盤和云盤之中，方便人們便捷地通過網(wǎng)絡進行查閱，檔案的存檔和查閱工作變得更加高效和便捷，人們群眾可以享受到更加優(yōu)質的服務。

二、當前檔案管理工作中存在的主要問題

第一，檔案管理制度缺失。檔案管理在我國還沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)劃，檔案管理工作無序性傾向很高，標準化水平低下，建成的檔案難以實現(xiàn)共享，檔案管理舉例形成標準化和制度化的工作體系尚有一段距離?，F(xiàn)有的檔案管理制度對于檔案管理的很多細節(jié)工作都沒有進行明確的規(guī)定，一些基層檔案管理人員在工作時缺乏統(tǒng)一的標準和質量要求，檔案管理工作職權劃分不清，難以追究責任和進行獎懲。由于檔案管理的數(shù)據(jù)繁雜并且管理體系缺失，檔案無序和檔案丟失的情況比比皆是，檔案查找和使用工作受到了加大的阻礙。電子檔案管理也因為檔案管理制度的缺失而最終出現(xiàn)歸檔混亂、檔案內容無故篡改、檔案信息被認為破壞的情況。

第二，檔案管理理念相對落后。人們對檔案管理工作理念普遍存在著錯誤的認知，認為檔案管理工作只是附屬工作之一，不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，只要在日常工作中做好收集、保管和整理工作，不丟失檔案資料就會算做好檔案管理的本職工作了。這種對檔案管理工作缺乏足夠認識和不夠重視的態(tài)度使得檔案管理人員工作態(tài)度敷衍、工作情緒消極，導致了很多檔案管理工作還停留在比較原始的工作方法上，不能適應企業(yè)和組織的發(fā)展要求，也不能為企業(yè)和組織決策提供有用的信息。

第三，檔案管理人員綜合素質有待提升。檔案管理工作的重要性和電子化檔案管理的形勢要求檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備信息技術操作技能。檔案管理人員工作水平的高低直接影響著檔案管理的科學化水平。檔案管理工作中，專業(yè)人員和綜合素養(yǎng)高的人員依然處于供不應求的狀態(tài)，很多檔案管理人員工作經(jīng)驗貧瘠、專業(yè)知識儲備老化、計算機操作能力低下、創(chuàng)新能力不強，最終導致了檔案管理科學化受到嚴重的影響。

三、提升檔案管理科學化水平的途徑和方法

第一，要轉變檔案管理工作思維。傳統(tǒng)的檔案管理思維和時代發(fā)展已經(jīng)漸漸脫節(jié)，不再適應新時期檔案管理工作的需要，所以各個企業(yè)和組織需要摒棄傳統(tǒng)的檔案思維和主觀認識，從而作為提升檔案管理科學化水平的基礎和前提。轉變傳統(tǒng)的檔案管理思想和方式能夠促使企業(yè)和單位加大對檔案管理的資金和技術投入，從而使得檔案管理科學化水平得到保障。

第二，完善檔案管理制度。檔案管理科學化水平的提升需要檔案管理制度保駕護航，使得檔案管理科學化水平提升工作上升到法律和制度的層面，完善的法律、法規(guī)和制度對于提升方案管理科學化水平大有裨益。檔案管理人員在實際工作中要勇于創(chuàng)新，大膽探索，找到適合檔案管理科學化水平提升的管理手段，檔案管理部門也需要據(jù)此制定出配套的獎勵措施和懲罰措施，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，提升檔案管理工作的力度和熱情。

第三，運用先進的科學技術進行管理。檔案管理科學化水平的提升離不開現(xiàn)金的信息技術和科學技術，使得電子檔案在檔案管理中的比重在逐步提升，將檔案管理工作脫離紙質載體的限制，使得檔案在變得信息化和電子化，從而提升檔案查閱和調取的效率，節(jié)省檔案存儲的空間和費用，信息技術的引用不僅可以降低檔案管理的成本還可以提升檔案管理工作的價值。

第四，轉變檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式中檔案是存放在檔案科或者人才保障中心的，如果人事不調動的話，那么部分檔案即將永不會流動，檔案保密性工作做的非常好，個人的檔案在不被允許的情況下是不會被打開的。在社會逐漸進步和發(fā)展的進程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)落實和陳舊，科學化的檔案管理方式要求將檔案變?yōu)橛袃r值的資源，使得檔案的作用得到有效的發(fā)揮，檔案也從絕對保密的資源變?yōu)橄鄬_的資源，檔案可以真正地變?yōu)樵u價一個人的工具。

第五，提升檔案管理人員的素質。檔案管理中，檔案管理人員起到的作用不可小覷，檔案管理人員素質的高低直接決定了檔案管理水平的高低。所以要提升檔案管理科學化水平，就必須要提升檔案管理人員的素質。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅僅要有豐富的檔案管理學知識，還要具備熟練的現(xiàn)代信息技術操作技能，能夠熟練地運用計算機技術對檔案進行分類和整理，提升檔案管理的科學化水準。

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