基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

張慶超

摘要：現(xiàn)如今，財(cái)務(wù)共享作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣。隨著財(cái)務(wù)共享模式的逐步發(fā)展與興起，會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生一定的變化。會(huì)計(jì)檔案管理工作在財(cái)務(wù)共享模式下運(yùn)行，從多方面來看與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理有著本質(zhì)性的區(qū)別。為此，本文從會(huì)計(jì)檔案環(huán)境變化入手，剖析了財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵，并對(duì)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑提出見解。關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式；電子會(huì)計(jì)檔案；電子化；管理財(cái)務(wù)共享服務(wù)源于公司國(guó)際化、信息化發(fā)展和經(jīng)營(yíng)規(guī)模高速增長(zhǎng)。它是將共同的重復(fù)的財(cái)務(wù)基本業(yè)務(wù)從企業(yè)個(gè)體中抽出，轉(zhuǎn)移到一個(gè)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程。2015年12月，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力?；谪?cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理更是將不同區(qū)域的會(huì)計(jì)檔案集中至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一保管，實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動(dòng)了電子會(huì)計(jì)檔案的在線傳遞和線上應(yīng)用。一、會(huì)計(jì)檔案環(huán)境的變化（一）電子會(huì)計(jì)檔案方面共享財(cái)務(wù)模式的建立通常會(huì)引起財(cái)務(wù)體制重心從過去經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系轉(zhuǎn)變成為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（FSSC）的管理標(biāo)準(zhǔn)。在財(cái)務(wù)管理模式的影響下，工作人員開始以影像系統(tǒng)提供的影像資料來管理會(huì)計(jì)檔案。而在此過程中，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在此過程中所受到的重視程度會(huì)明顯降低。并且在財(cái)務(wù)管理模式的影響下，檔案、收集、管理保管等方式受到一定的約束。（二）會(huì)計(jì)形成過程根據(jù)會(huì)計(jì)形成的過程中就可以了解到，會(huì)計(jì)檔案的形成鏈條正在逐漸的加長(zhǎng)。實(shí)行財(cái)務(wù)共享模式，企業(yè)的管理模式將逐漸從屬地模式轉(zhuǎn)變成為FSSC的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。該過程相對(duì)較長(zhǎng)、鏈條較長(zhǎng)。其中還會(huì)有不同的崗位角色參入于其中。不同的同坐內(nèi)容共同形成，會(huì)產(chǎn)生出交叉的現(xiàn)象。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風(fēng)險(xiǎn)問題往往到會(huì)計(jì)檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無(wú)法發(fā)現(xiàn)。二、財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理（一）會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)成屬地管理轉(zhuǎn)變?yōu)镕SSC管理在會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的過程中，各種資料是否一致、是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對(duì)原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)重新標(biāo)準(zhǔn)化均已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)容。同時(shí)在此過程中就需要面對(duì)新的防控點(diǎn)進(jìn)行防范。如果不加以防范就會(huì)影響整體的質(zhì)量。從這就可以看出，在財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，風(fēng)險(xiǎn)控制將成為其工作的第一涵義。（二）流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求越來越嚴(yán)格財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作必須根據(jù)相應(yīng)的流程與標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)行。保持會(huì)計(jì)檔案管理的均衡性、標(biāo)準(zhǔn)化之間的差異后，進(jìn)入到FSSC進(jìn)行處理。在FSSC的處理下進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化管理會(huì)計(jì)檔案，將直接成為影響會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，避免出現(xiàn)偏差，就應(yīng)當(dāng)預(yù)防自身可能性產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，以此保證財(cái)務(wù)共享整體的服務(wù)質(zhì)量?？梢?，財(cái)務(wù)共享下的會(huì)計(jì)檔案管理需要有質(zhì)量保證，預(yù)防FSSC處理下，出現(xiàn)檔案處理質(zhì)量瑕疵、不一致風(fēng)險(xiǎn)以及失誤等多種情況。（三）集中化管理會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)施的過程中，要想將會(huì)計(jì)檔案外部風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部質(zhì)量問題充分考慮，就需要實(shí)行集中化管理會(huì)計(jì)檔案。集中化管理會(huì)計(jì)檔案就是要針對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量提升、規(guī)范化管理等諸多問題進(jìn)行充分的考慮。而在實(shí)際操作的過程中，就需要對(duì)各類資料進(jìn)行有效的管理、整理。從這就可以看出，在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要和各方面的影響因素，綜合考慮多種變化，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。三、強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑（一）健全會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理體系對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作來說，應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部控制與內(nèi)部約束機(jī)制的重要作用，同時(shí)落實(shí)企業(yè)管理者的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)水平與職業(yè)道德素質(zhì)。國(guó)家政府相關(guān)部門作為國(guó)家監(jiān)督權(quán)力的執(zhí)行者，應(yīng)明確主體、統(tǒng)一權(quán)責(zé)利，發(fā)揮會(huì)計(jì)師事務(wù)所、注冊(cè)會(huì)計(jì)師的重要作用，通過內(nèi)外雙重保障，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量。（二）會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)分類企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識(shí)到科學(xué)分類的重要性，為會(huì)計(jì)檔案的保管、鑒定、利用等奠定基礎(chǔ)。通過科學(xué)分類，更利于管理與利用檔案，提高工作效率與管理質(zhì)量。在進(jìn)行檔案分類過程中，應(yīng)結(jié)合檔案的固有特點(diǎn)或客觀規(guī)律，確保檔案之間保持密切關(guān)系，構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)計(jì)檔案管理體系。（三）強(qiáng)化內(nèi)部質(zhì)量管理職能企業(yè)應(yīng)關(guān)注會(huì)計(jì)檔案的形成過程，強(qiáng)化內(nèi)部質(zhì)量管理職能，不斷提升會(huì)計(jì)檔案的處理質(zhì)量，減少失誤。應(yīng)該注意的是，在財(cái)務(wù)共享模式下，各種電子會(huì)計(jì)檔案涌現(xiàn)出來，并與紙質(zhì)檔案共存，為了確保雙方質(zhì)量的一致性，應(yīng)獲得政府相關(guān)部門的審核與認(rèn)可，積極推廣電子會(huì)計(jì)檔案，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案作為補(bǔ)充，奠定檔案使用的現(xiàn)代化模式基礎(chǔ)。（四）增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理人員作為直接執(zhí)行者，其素質(zhì)的高低對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理水平產(chǎn)生直接影響。一方面，作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，做到廉潔奉公、自律守紀(jì)，同時(shí)遵循會(huì)計(jì)檔案的保密性原則；另一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)工作的重視與支持，才能不斷滿足現(xiàn)代化管理手段的進(jìn)步，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。四、結(jié)語(yǔ)總而言之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展的情況下，會(huì)計(jì)檔案管理工作在財(cái)務(wù)共享模式的影響下，已經(jīng)發(fā)生一定的變化。財(cái)務(wù)人員需要盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以新的眼光審視和積極把握，提高檔案管理的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。參考文獻(xiàn)：[1]張慶龍，田春紅.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理[J].中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，2012（8）：57-60.[2]王慶東.傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案的比較研究[J].蘭臺(tái)世界，2014（2）：60-61.（作者單位：普聯(lián)軟件股份有限公司）endprint