老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化的問題與對策分析

黃雯

摘要：老年人教育學(xué)籍檔案數(shù)字化作為一種符合信息化時代趨勢的檔案管理方式，對于促進(jìn)老年教育教學(xué)管理水平的提高、優(yōu)化老年教育質(zhì)量具有重要意義。因此將其作為本文的研究對象，并就其中存在的問題進(jìn)行分析，繼而提出相應(yīng)的解決對策，以期為實(shí)現(xiàn)我國老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的完善起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：老年教育；學(xué)籍檔案；數(shù)字化；問題與對策

一、老年教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀

在老年教育事業(yè)的起始階段，我國針對老年教育學(xué)籍檔案一直采取的是傳統(tǒng)的管理方式，且這種方式至今依然得到大范圍的使用。但是隨著老年教育事業(yè)的不斷發(fā)展及信息技術(shù)水平的不斷提高，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式逐漸體現(xiàn)出了諸多的弊端，難以保障老年教育體系對老年受教育者的信息進(jìn)行有效地保存與使用。例如，紙質(zhì)檔案的不斷增多導(dǎo)致檔案查閱的便捷性顯著降低，由此影響了老年教育工作的開展效率、紙質(zhì)檔案的安全性極易受到外界環(huán)境或突發(fā)事件的影響，不利于檔案的長久有效保存等。而老年教育學(xué)籍的數(shù)字化管理，能夠充分利用計算機(jī)運(yùn)算快、儲量大的特點(diǎn)對老年教育學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)保存，且有利于快速查詢使用，無論是在安全性還是使用的便捷性方面都是傳統(tǒng)檔案管理方式所無法比擬的。因此對老年教育學(xué)籍檔案予以數(shù)字化管理，是信息化時代下老年教育檔案管理方式的必然發(fā)展趨勢。

二、老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理方式應(yīng)用中存在的問題

（一）相關(guān)制度不健全

由于老年教育及終身教育事業(yè)在我國發(fā)展時間較短，因此至今為止我國并未針對老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理形成一套完善的管理制度。對老年教育檔案的數(shù)字化管理僅僅以各老年教育學(xué)校自身的規(guī)定為依據(jù)。但實(shí)際上，檔案的數(shù)字化管理具有一定的專業(yè)技術(shù)性及復(fù)雜性，各學(xué)校之間各不相同的管理規(guī)章不可避免地存在著各種各樣的漏洞，由此也就必將導(dǎo)致老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的開展難以取得預(yù)期的效果。

（二）數(shù)字化管理模式滯后

雖然信息數(shù)字化時代的到來使得部分老年教育學(xué)校意識到了對老年教育學(xué)籍進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性，但由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式長時間的影響，當(dāng)前大部分的老年教育學(xué)校缺乏對學(xué)籍檔案數(shù)字化管理模式的完整建設(shè)。由此也就導(dǎo)致在老年教育學(xué)校內(nèi)部存在學(xué)籍檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理方式并存的管理模式，不僅無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作勞動消耗量的降低，也難以保障檔案數(shù)字化管理過程中信息的完整度。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于老年教育學(xué)校以往聘請的檔案管理人員都是以傳統(tǒng)檔案管理方式為主要技能的，再加之部分老年教育學(xué)校依然沒有意識到專業(yè)化學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重要性，導(dǎo)致老年教育學(xué)校配備的檔案管理人員素質(zhì)呈現(xiàn)出參差不齊的現(xiàn)象。大部分的檔案管理人員都未經(jīng)歷過檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，且缺乏將檔案納入數(shù)字化系統(tǒng)的相關(guān)意識，由此便難以保障學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性與高效性。

（四）管理審查監(jiān)督機(jī)制欠缺

除了上文所述的在管理模式及相關(guān)技術(shù)方面存在的缺陷與不足之外，老年教育學(xué)籍檔案收集之后審查監(jiān)督機(jī)制的欠缺也是導(dǎo)致其真實(shí)性及完整性受到影響的重要原因。在檔案的收錄過程中，檔案收錄者往往只是簡單地將的檔案予以下放、回收及數(shù)字化處理，而未對其可信度予以考核，導(dǎo)致檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生。

三、老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理問題的對策

（一）提高檔案管理數(shù)字化重視程度

針對上文提到的老年教育學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度不健全的問題，本文認(rèn)為老年教育學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分提高對學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的重視程度并對相關(guān)的制度予以建立和完善。具體地來說，應(yīng)當(dāng)在老年教育學(xué)校內(nèi)部塑造人們自覺數(shù)字化地收集、保管、運(yùn)用檔案的觀念，并就檔案的收集、保管、運(yùn)用等步驟建立相關(guān)的管理?xiàng)l例，如檔案收集過程應(yīng)當(dāng)高效快速完成等，以促進(jìn)老年教育學(xué)籍檔案管理工作效率的提升。

（二）建立健全一套切實(shí)的管理模式

老年教育學(xué)籍管理過程中數(shù)字化管理模式與傳統(tǒng)管理模式的摻雜糅合是導(dǎo)致數(shù)字化管理效率較低的另一重要原因。因此本文認(rèn)為在老年教育學(xué)校內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立一種完善的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理模式，將數(shù)字化技術(shù)完全地應(yīng)用到學(xué)籍檔案的管理過程中。學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)以《檔案法》為基本參照依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校本身對檔案管理工作的實(shí)際需求，對檔案的收集、保存及運(yùn)用等過程的詳細(xì)操作模式予以盡可能科學(xué)化地規(guī)劃，達(dá)到建立一套完整且切實(shí)可行的管理模式的目的。

（三）努力提升數(shù)字化管理隊伍素質(zhì)

雖然老年教育學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理工作主要是依靠計算機(jī)技術(shù)予以完成的，但其中存在的一些必不可少的人工操作步驟及對新知識和新技術(shù)的要求導(dǎo)致其對檔案管理人員的數(shù)字要求較傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式下呈現(xiàn)出只升不降的趨勢。因此老年教育學(xué)校在挑選檔案管理人員的過程中應(yīng)當(dāng)充分重視其計算機(jī)技術(shù)、檔案管理水平等技術(shù)水平，并在人職之后對其應(yīng)變能力、實(shí)際操作能力等予以定期培訓(xùn)，充分保障檔案數(shù)字化管理隊伍素質(zhì)的提高。

（四）加大教育檔案可信度審查力度

為了最終保證老年教育學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案的收集質(zhì)量，在對制度模式及工作人員技術(shù)水平予以優(yōu)化的同時，加大對檔案信息可信度的審查力度也是一個重要的環(huán)節(jié)之一。檔案的可信度能夠?qū)n案的有用性程度產(chǎn)生決定性的影響。因此老年教育學(xué)校在檔案收集和保管過程中應(yīng)當(dāng)充分以《檔案法》為依據(jù)，對檔案中所包含信息的真實(shí)性及時效性予以考察審核，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的信息失真問題，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的責(zé)任追究制度并將其納入管理人員考核體制，以保障檔案管理工作質(zhì)量的提高。

總結(jié)

總的來說，老年教育學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)對于提升檔案管理效率具有重要意義。但由于這一工作在我國起步較晚因此依然存在著一些有待解決的問題，因此在老年教育的發(fā)展過程中，相關(guān)學(xué)校及學(xué)者應(yīng)當(dāng)對這些問題予以充分地觀察與研究，盡可能地為提高我國老年教育檔案管理工作的質(zhì)量出謀劃策。