新時期做好醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)的思考

張靜

醫(yī)院檔案是醫(yī)院整個發(fā)展歷史的真實(shí)寫照和原始記錄，不斷加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理力度，對貫徹落實(shí)醫(yī)療政策、法律法規(guī)，促進(jìn)醫(yī)院健康有序、可持續(xù)發(fā)展，弘揚(yáng)醫(yī)院文化，均具有十分重要的意義。

醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)是做好醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)，如何建設(shè)成能夠涵蓋石家莊市第四醫(yī)院三個院區(qū)文書、基建、設(shè)備、科技、榮譽(yù)等多方面檔案信息的綜合檔案室，充分發(fā)揮檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化作用，是新時期石家莊市四院綜合檔案管理工作急需解決的問題。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫(yī)院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產(chǎn)醫(yī)院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之首，是省會最具影響力的品牌醫(yī)院之一。但由于醫(yī)院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規(guī)劃面積較小，發(fā)展空間受限。

2.醫(yī)院檔案用房不固定。隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，特別是二胎政策的放開，醫(yī)院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫(yī)療業(yè)務(wù)用房，行政用房全部改造為醫(yī)療用房，檔案室隨之遷移，同時由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務(wù)水平受影響。

3.檔案室信息化設(shè)備不完善。各院區(qū)檔案室分散，檔案室設(shè)施較簡陋，雖然醫(yī)院很重視此項(xiàng)工作，不斷加大資金投入，持續(xù)改進(jìn)檔案室設(shè)備設(shè)施，但終因環(huán)境受限，科技、設(shè)備等檔案不得就近單設(shè)檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務(wù)能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎(chǔ)環(huán)境。

二、對檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，醫(yī)院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現(xiàn)象，主要表現(xiàn)：一是在年度目標(biāo)管理工作中沒有將綜合檔案納入醫(yī)院管理體系中；二是醫(yī)院投入到綜合檔案管理的資源不足，現(xiàn)代化設(shè)備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執(zhí)行權(quán)限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨(dú)立的管理狀態(tài)，沒有形成共同管理的工作架構(gòu)，如設(shè)立綜合檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權(quán)力執(zhí)行的內(nèi)容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫(yī)院只制定了院內(nèi)規(guī)章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統(tǒng)化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實(shí)際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責(zé)理解不清晰。其次，沒有規(guī)范綜合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍，許多本應(yīng)納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，職能部門只是根據(jù)各自的理解和使用習(xí)慣對檔案資料進(jìn)行簡單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個人年度工作目標(biāo)責(zé)任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關(guān)心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統(tǒng)方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區(qū)已完成主體建設(shè)，新院區(qū)總建筑面積128000平方米，規(guī)劃、設(shè)計及建設(shè)省市一流的科學(xué)化、現(xiàn)代化的綜合檔案室已列為醫(yī)院重點(diǎn)工作計劃。因此，針對目前醫(yī)院綜合檔案建設(shè)及檔案管理工作現(xiàn)狀，筆者作了以下幾點(diǎn)思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構(gòu)。要建立綜合檔案管理辦公室，根據(jù)醫(yī)院管理架構(gòu)建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權(quán)，明確考核量化標(biāo)準(zhǔn)，逐級逐人落實(shí)，確保檔案各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行順暢。建議成立“綜合檔案室建設(shè)項(xiàng)目攻堅(jiān)小組”，由院長任組長，由院辦室、設(shè)備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點(diǎn)研究綜合檔案室的建設(shè)項(xiàng)目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導(dǎo)、督促各部門按時、按質(zhì)、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項(xiàng)活動提高醫(yī)院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動為醫(yī)院決策層提供有價值的檔案數(shù)據(jù)，加深醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識；最后，建立檔案管理獎懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關(guān)人員對待檔案工作的熱誠度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際，有針對性的制定一套健全醫(yī)院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責(zé)、權(quán)限和移交流程等；其次，醫(yī)院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細(xì)列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標(biāo)準(zhǔn)、保管期限，方便職能部門區(qū)分檔案資料，保證醫(yī)院的歷史能在檔案中得到真實(shí)、全面的記錄和延續(xù)。

4.強(qiáng)化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學(xué)習(xí)國內(nèi)先進(jìn)檔案室建設(shè)與管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合醫(yī)院多院區(qū)一體化管理的實(shí)際情況，研究制定綜合檔案室建設(shè)方案，按照《國家二級檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《石家莊市單位機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理設(shè)計檔案室。同時爭取上級相關(guān)部門支持，加大資金投入。按照現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化硬件及軟件設(shè)備設(shè)施的配備，確保綜合檔案室可容納三個院區(qū)檔案保管、檢索、利用，實(shí)現(xiàn)三個院區(qū)檔案信息資源共享。同時，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，做好檔案知識培訓(xùn)及崗位練兵工作，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保崗位職責(zé)清晰。

5.加強(qiáng)綜合檔案電子化建設(shè)力度。電子檔案是新時期檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，醫(yī)院在利用好電子檔案的同時嚴(yán)格按照電子檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，首先，要按電子檔案歸檔要求，既快制定電子文件歸檔制度和辦法，明確電子檔案管理要求，規(guī)范電子檔案移交要素及格式；其次，利用現(xiàn)代化技術(shù)達(dá)到電子檔案可認(rèn)證的目標(biāo)，例如二維碼技術(shù)、電子印章等，確保電子檔案唯一性、真實(shí)性；最后，按音頻、圖像等區(qū)分電子文件存儲載體，并按年份集中備份，確保檔案保管質(zhì)量。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要記錄文獻(xiàn)，而建設(shè)科學(xué)化、現(xiàn)代化信息化的綜合檔案室是踐行多院區(qū)一體化管理的有力保障，因此，我們將不斷探索，努力建設(shè)科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的綜合檔案室，持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，充分發(fā)揮綜合檔案室的服務(wù)能力和水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：石家莊市第四醫(yī)院 ）