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    基于微信的公共檔案館信息服務(wù)的研究

    2016-12-31 00:00:00黃海葉
    科技創(chuàng)新與應(yīng)用 2016年22期

    摘 要:以微信為代表的移動(dòng)社交媒體改變了人們的生活,一些公共檔案館也在應(yīng)用微信進(jìn)行信息服務(wù),以“十堰檔案”為例,介紹了基于微信的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息服務(wù)內(nèi)容,這給予了公共檔案館一定的啟示,如建立用戶(hù)溝通和反饋機(jī)制、消息推送形式多樣化、要有明確的功能定位以及提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù),從而提高檔案工作服務(wù)水平。

    關(guān)鍵詞:微信;公共檔案館;檔案信息服務(wù)

    近年來(lái),互聯(lián)網(wǎng)早已實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,其中,移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)更受人青睞,截至2015年12月,中國(guó)手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.20億,較2014年底增加6303萬(wàn)人,網(wǎng)民中使用手機(jī)上網(wǎng)人群占比由2014年的85.8%提升至90.1%。[1]這就進(jìn)一步促使了移動(dòng)社交媒體的發(fā)展,以2011年1月

    騰訊公司推出的微信為代表,此后加以逐步完善,具有了公眾平臺(tái)、朋友圈和消息推送等功能,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)送語(yǔ)音短信、視頻、圖片和文字,給人們的溝通交流提供了便利,給個(gè)人、企業(yè)和組織提供了信息服務(wù)。

    檔案部門(mén)給人以傳統(tǒng)和保守的印象,但面對(duì)移動(dòng)社交媒體的發(fā)展,檔案部門(mén)也積極主動(dòng)地去適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì),其中,湖北十堰市檔案局于2013年9月5日開(kāi)通微信公眾號(hào)“十堰檔案”,這是最早應(yīng)用微信的公共檔案館,截至2015年底,“十堰檔案”共發(fā)布微信信息3000余條,擁有粉絲1.6萬(wàn)余人[2],提高了檔案工作的影響力,尤其是基于微信的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息服務(wù)內(nèi)容,創(chuàng)新了檔案部門(mén)的信息服務(wù)方式。因此,以“十堰檔案”為例,可以深入了解當(dāng)前公共檔案館應(yīng)用微信的信息服務(wù)模式,從而提高檔案工作服務(wù)水平。

    1 基于微信的公共檔案館信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

    1.1 “十堰檔案”建設(shè)概況

    “十堰檔案”于2013年9月5日開(kāi)通,賬號(hào)主體是十堰市檔案局,主要功能是分享檔案相關(guān)知識(shí)和提供檔案查詢(xún),進(jìn)入公眾號(hào)后,首先可以看到蘭臺(tái)經(jīng)緯、趣味互動(dòng)和服務(wù)大廳這三個(gè)一級(jí)欄目。其中,蘭臺(tái)經(jīng)緯下設(shè)四個(gè)子欄目:信息快遞、檔案聯(lián)播、歷史鉤沉和出彩十堰,趣味互動(dòng)下設(shè)三個(gè)子欄目:答題闖關(guān)、檔案鑒賞和珍檔上傳,服務(wù)大廳下設(shè)四個(gè)子欄目:檔案查詢(xún)、服務(wù)指南、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站和官方微博。

    1.2 檔案信息服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)

    “十堰檔案”由專(zhuān)門(mén)的檔案信息服務(wù)人員運(yùn)作,實(shí)行制度化管理,市檔案局成立了信息聯(lián)絡(luò)小組[2],各科室選取一名工作人員組成,由他們負(fù)責(zé)采集相關(guān)信息,確保長(zhǎng)期的信息來(lái)源;再確定一名工作人員為專(zhuān)門(mén)微信信息發(fā)布者,通過(guò)與各科室相關(guān)人員溝通聯(lián)系來(lái)獲取信息,對(duì)信息進(jìn)行整合,在重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)發(fā)布,確保發(fā)布信息的及時(shí)性、持續(xù)性和實(shí)用性。

    1.3 檔案宣傳平臺(tái)互聯(lián)互通

    “十堰檔案”的服務(wù)大廳欄目下設(shè)了門(mén)戶(hù)網(wǎng)站和官方微博,這可以直接連接到十堰檔案信息網(wǎng)和官方微博,獲取更多的信息資源。檔案宣傳平臺(tái)的互聯(lián)互通,拓展了用戶(hù)獲取信息的渠道,用戶(hù)能依據(jù)自身情況選擇合適的渠道,從而促進(jìn)了檔案資源整合和共享。

    2 基于微信的公共檔案館信息服務(wù)內(nèi)容

    2.1 分享檔案知識(shí)

    “十堰檔案”蘭臺(tái)經(jīng)緯下設(shè)的四個(gè)欄目都是在分享與檔案相關(guān)知識(shí),如信息快遞主要是關(guān)于十堰市檔案局的工作動(dòng)態(tài),用戶(hù)可以了解近期市檔案局都開(kāi)展了哪些工作;檔案聯(lián)播主要是以新聞視頻形式分享檔案信息;歷史鉤沉是體現(xiàn)城市記憶,歷史上發(fā)生的與十堰相關(guān)事件;出彩十堰主要是十堰的現(xiàn)代化情況,如爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)文明城市等。用戶(hù)通過(guò)蘭臺(tái)經(jīng)緯里的相關(guān)內(nèi)容,可以了解到十堰檔案部門(mén)的工作情況,以及十堰的建設(shè)情況。

    2.2 開(kāi)展在線(xiàn)互動(dòng)

    “十堰檔案”開(kāi)設(shè)了趣味互動(dòng)欄目,可以與用戶(hù)很好的進(jìn)行在線(xiàn)互動(dòng),讓用戶(hù)參與檔案工作,了解檔案動(dòng)態(tài),提高檔案意識(shí)。如答題闖關(guān),市民可參加市檔案局答題闖關(guān)活動(dòng),每答對(duì)十題,可集卡一張,集齊十張卡,可到市檔案局領(lǐng)取珍貴檔案一份;檔案鑒賞是公布一些保存價(jià)值高的檔案,用戶(hù)可以了解檔案相關(guān)的歷史知識(shí);珍檔上傳是鼓勵(lì)用戶(hù)保護(hù)十堰的珍貴檔案,若擁有值得珍藏的檔案,可直接上傳到官方微信,這就拓寬了檔案征集渠道。

    2.3 提供查詢(xún)利用

    “十堰檔案”開(kāi)設(shè)的主要目的就是為社會(huì)各界利用者提供良好的服務(wù),因此在開(kāi)展來(lái)館查詢(xún)和網(wǎng)上查詢(xún)的基礎(chǔ)上,用戶(hù)可以直接使用微信查詢(xún)開(kāi)放檔案和現(xiàn)行文件[3],如同在網(wǎng)上查詢(xún)一樣,更方便、快捷、準(zhǔn)確和廣泛地獲得所需要的檔案信息資源,檔案館也能提升檔案信息服務(wù)能力,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

    3 “十堰檔案”對(duì)公共檔案館應(yīng)用微信信息服務(wù)的啟示

    3.1 建立用戶(hù)溝通與反饋機(jī)制

    目前,很多微信公眾號(hào)站是站在自己的立場(chǎng)向用戶(hù)做推送,檔案部門(mén)也不例外,這就導(dǎo)致檔案部門(mén)和用戶(hù)之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)很好的信息對(duì)接,檔案部門(mén)推送的信息用戶(hù)不喜歡,用戶(hù)想了解的信息檔案部門(mén)卻沒(méi)有及時(shí)的展現(xiàn)出來(lái),因此,要建立用戶(hù)溝通與反饋機(jī)制,且最重要的是,檔案館要做用戶(hù)調(diào)研,可以基于微信平臺(tái)進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查,了解用戶(hù)心理和需求,進(jìn)而推送用戶(hù)需要的信息;其次,檔案館要與用戶(hù)多開(kāi)展在線(xiàn)互動(dòng),如“十堰檔案”開(kāi)設(shè)的答題闖關(guān)和珍檔上傳活動(dòng),這就調(diào)動(dòng)了用戶(hù)參與活動(dòng)的積極性,提升了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

    3.2 消息推送形式多樣化

    檔案給公眾留下的多是沉悶的印象,而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有自由和包容的特性,那么檔案部門(mén)就可以利用微信來(lái)改變公眾對(duì)檔案的傳統(tǒng)印象,賦予檔案新的意義。目前,檔案館多是以文字推送為主,少數(shù)是圖文推送,以后可以多利用視頻和音頻,向用戶(hù)展現(xiàn)一些與檔案相關(guān)內(nèi)容,給予用戶(hù)視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)上的沖擊,而且可以結(jié)合影視劇,如之前熱播的《瑯琊榜》,劇中情節(jié)就展示了檔案歸檔的過(guò)程,檔案部門(mén)就可以將其截取再整合推送給用戶(hù),這就拉近了公眾與檔案的距離,增加了檔案信息服務(wù)內(nèi)容的趣味性。

    3.3 要有明確的功能定位

    個(gè)人和組織在設(shè)立微信公眾號(hào)時(shí)要明確設(shè)立的目的,以及要發(fā)揮何種功效,由于公共檔案館的主要業(yè)務(wù)工作是收集、保管和利用檔案,那么在設(shè)立微信公眾號(hào)時(shí)也要體現(xiàn)檔案工作的性質(zhì),發(fā)揮檔案的價(jià)值?!笆邫n案”的功能是分享檔案相關(guān)知識(shí)和提供檔案查詢(xún),這就極大的方便了公眾的查詢(xún)利用,目前多數(shù)檔案館的微信公眾號(hào)都能分享檔案相關(guān)知識(shí),但對(duì)于檔案查詢(xún)還較少涉及,這還有待開(kāi)發(fā)挖掘,公共檔案館的微信公眾號(hào)要明確功能定位,讓用戶(hù)接收有效的檔案信息,同時(shí)讓檔案在行政、業(yè)務(wù)、文化、法律和教育等方面發(fā)揮其憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值,以此來(lái)提升檔案信息服務(wù)的影響力。

    3.4 提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)

    公共檔案館除了在微信公眾號(hào)上做宣傳推廣以外,還要給用戶(hù)提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù),而不只是向用戶(hù)推送檔案館相關(guān)的工作動(dòng)態(tài)信息,不然這就只是在重復(fù)公布官方網(wǎng)站上的信息。由于現(xiàn)在人們的閱讀多是碎片化的,因此根據(jù)館藏內(nèi)容,整合相關(guān)信息,給用戶(hù)分享檔案知識(shí),是提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)的重要表現(xiàn),同時(shí),還要注意信息推送的實(shí)效性,要及時(shí)有效的給用戶(hù)發(fā)布信息。如“十堰檔案”的歷史鉤沉和檔案鑒賞欄目,就向用戶(hù)展示了十堰的社會(huì)記憶以及相關(guān)的檔案知識(shí),給用戶(hù)提供了學(xué)習(xí)平臺(tái)。公共檔案館利用微信提供有價(jià)值的檔案信息,這是對(duì)用戶(hù)的負(fù)責(zé)。

    如今微信已成為一種生活方式,改變了人與人、人與物之間的溝通交流,創(chuàng)造出了移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的新生態(tài)、新部落,檔案部門(mén)也應(yīng)該順應(yīng)這場(chǎng)變革,勇于接受新事物,創(chuàng)新檔案信息服務(wù),轉(zhuǎn)變公共檔案館的公共服務(wù),為檔案館和檔案部門(mén)樹(shù)立新形象,使公眾更多地了解檔案信息,提高公眾檔案意識(shí),提升檔案部門(mén)服務(wù)水平。

    參考文獻(xiàn)

    [1]第37次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》[R].中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心,2016.

    [2]邢杰,張娟.發(fā)揮“微”力十堰檔案宣傳打造“掌上”服務(wù)平臺(tái)[N].中國(guó)檔案報(bào),2016-4-7(003).

    [3]胡晶.十堰市檔案館開(kāi)通手機(jī)微信查檔業(yè)務(wù)[J].湖北檔案,2013(9):16.

    作者簡(jiǎn)介:黃海葉,2014級(jí)檔案學(xué)碩士研究生。

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