淺談科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合

楊麗敏

（陽泉市建設(shè)工程保險(xiǎn)與擔(dān)保管理站，山西 陽泉 045000）

淺談科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合

楊麗敏

（陽泉市建設(shè)工程保險(xiǎn)與擔(dān)保管理站，山西 陽泉 045000）

科技檔案是企業(yè)在科技技術(shù)開展研究時(shí)，對其中的重點(diǎn)信息進(jìn)行記錄的一些數(shù)據(jù)?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力在社會上已成共識，這說明了科技檔案的重要性，通過對科技檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，才能夠讓科技檔案發(fā)揮作用。本文就是結(jié)合科技檔案的實(shí)體化管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合問題來展開論述。

科技檔案；實(shí)體管理；信息技術(shù)

0　引 言

通常，由于企業(yè)在進(jìn)行科學(xué)技術(shù)研究時(shí)，會自覺地將一些重要的資料進(jìn)行整理，然后進(jìn)行歸檔處理，這些資料包括了研究過程中所產(chǎn)生的圖表、聲像和文字等相關(guān)數(shù)據(jù)。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)對企業(yè)的發(fā)展極為關(guān)鍵，是企業(yè)能夠獲得持續(xù)競爭力的重要手段。而且作為第一生產(chǎn)力，科學(xué)技術(shù)也已經(jīng)成為社會的共識?？萍紮n案作為科學(xué)技術(shù)資料的載體，如果通過科學(xué)的管理，就能夠進(jìn)一步挖掘這些檔案的重要作用，將之前的智慧結(jié)晶進(jìn)一步創(chuàng)新，從而讓企業(yè)能夠獲得更多的科技成果。所以企業(yè)一定要重視科技檔案的管理工作，這樣才能為檔案的作用發(fā)揮提供重要的管理基礎(chǔ)。

1　科技檔案實(shí)體管理的概念和作用

1.1科技檔案實(shí)體管理的概念

將科學(xué)技術(shù)的實(shí)體檔案進(jìn)行管理和利用被稱作這種檔案的實(shí)體管理。其主要工作內(nèi)容涉及到檔案的采集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計(jì)以及利用等，其中采集環(huán)節(jié)就是對能夠產(chǎn)生科技檔案的相關(guān)部門，通常是企業(yè)的研發(fā)部門，在研發(fā)過程中所形成的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行收集。然后將其集中到專業(yè)的科技檔案管理部門，從而為后續(xù)的管理奠定重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。整理資料并及時(shí)將采集到的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類處理。

1.2科技檔案實(shí)體管理的主要作用

在現(xiàn)代企業(yè)中，想要提升技術(shù)能力和發(fā)展技術(shù)，科技檔案的管理工作必不可少?？萍紮n案實(shí)體管理可為企業(yè)的技術(shù)發(fā)展提供重要的技術(shù)數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也為企業(yè)的科學(xué)管理提供重要的數(shù)據(jù)憑據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行科研的一個(gè)重要組成部分。對此企業(yè)應(yīng)該成立相關(guān)的部門，也就是成立檔案室來進(jìn)行管理。通過科技檔案實(shí)體管理，對信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，能夠發(fā)揮這些檔案信息的重要作用。

1.3科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)相結(jié)合的重要性

科學(xué)技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)在工作過程中所產(chǎn)生的成果就是這些科技檔案，這些文件資料具有極高的科技含量，而且若是得到充分的利用將產(chǎn)生更多的價(jià)值?，F(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，能夠通過信息管理模式，將圖紙、多媒體資料以及文字等相關(guān)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一的存儲。這對今后的科技研究和生產(chǎn)提供了重要的管理依據(jù)。無論是對國家還是對企業(yè)而言，加強(qiáng)科技檔案管理工作都極為重要，而信息化檔案管理技術(shù)能有效地提升管理效率，同時(shí)也有助于數(shù)據(jù)的分享和利用，所以將實(shí)體管理和信息技術(shù)管理進(jìn)行融合極為重要。

2　企業(yè)科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合

2.1科技檔案實(shí)體管理需與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)和諧發(fā)展

對于企業(yè)而言，科研的目的就是要研發(fā)出相應(yīng)的成果，并讓這些成果能夠在較短的時(shí)間里產(chǎn)生價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供助推力。在科研過程中，會產(chǎn)生很多重要的資料，這些資料往往是以多種形式存在，通過對這些資料進(jìn)行科學(xué)管理，才能更好地發(fā)揮這些科技結(jié)晶的重要作用?？萍紮n案是對研發(fā)過程的全面反映，且又不局限于某個(gè)具體的項(xiàng)目，而是諸多項(xiàng)目之間的綜合反映，所以科技檔案具有一定的專業(yè)性和綜合性。此外，科技檔案是由企業(yè)的科技實(shí)踐而生成的，這些檔案資料能為企業(yè)的研發(fā)提供重要的數(shù)據(jù)，進(jìn)而推動科研的發(fā)展。所以從這點(diǎn)來看，企業(yè)的科技檔案已經(jīng)成為其科技研究的重要條件。在這個(gè)背景下，科技檔案管理與科技研發(fā)工作緊密關(guān)聯(lián)，兩者具有顯著的促進(jìn)作用，因此就需要兩者實(shí)現(xiàn)和諧發(fā)展。將科技檔案管理工作放在一個(gè)重要的位置，通過科學(xué)地引入信息管理技術(shù)，促使科技檔案管理水平提升，進(jìn)而保障這些檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，為企業(yè)的科研奠定基礎(chǔ)。

2.2科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合要加強(qiáng)過程控制

企業(yè)科技檔案覆蓋企業(yè)科技研發(fā)工作的全部過程，企業(yè)在科研的諸多階段都會產(chǎn)生對應(yīng)的科技檔案，這兩者之間相互關(guān)聯(lián)。因此企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)對全過程的科研數(shù)據(jù)的順利采集，并納入科技檔案體系中，就必須對其進(jìn)行全面的管控。企業(yè)的科研工作往往具有顯著的階段性，不同的階段對應(yīng)相關(guān)階段的科技檔案。在管理這些檔案時(shí)，可采用分段的實(shí)體管理模式，對不同階段所產(chǎn)生的相關(guān)材料和數(shù)據(jù)文件進(jìn)行種類分析，并就這些文件資料的流向進(jìn)行準(zhǔn)確掌控，從而有助于分析這些檔案并由此總結(jié)出相關(guān)規(guī)律，為后續(xù)的科研工作提供重要的支持。企業(yè)檔案的采集、整理要和企業(yè)科技工作的開展進(jìn)度進(jìn)行密切融合，實(shí)體管理的工作人員必須明確企業(yè)科技項(xiàng)目計(jì)劃，然后結(jié)合這些計(jì)劃與相關(guān)實(shí)體管理部門進(jìn)行有效配合，并完成相關(guān)的階段性檢查，這樣就能夠?qū)萍紮n案的形成以及科研的進(jìn)度進(jìn)行準(zhǔn)確地了解。如果發(fā)現(xiàn)存在合格的科技項(xiàng)目檔案資料，就可以開展預(yù)驗(yàn)收工作。如果檔案材料不符合需求，就需提出相關(guān)的整改要求，確保歸檔的檔案資料和具體地的科研工作具有顯著的對應(yīng)關(guān)系，完成科研項(xiàng)目的全過程管控。在科研工作中，每個(gè)環(huán)節(jié)都必不可少，而且上下聯(lián)系緊密，上個(gè)環(huán)節(jié)是下個(gè)環(huán)節(jié)工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也制約下個(gè)環(huán)節(jié)工作開展。事實(shí)上企業(yè)在科研過程中所形成的歸檔材料也具有這種關(guān)系，每個(gè)階段的檔案材料具有顯著的上下層級關(guān)系，不可忽視其中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，否則就會對科研資料的完整性造成負(fù)面影響，進(jìn)而影響到這些檔案資料的科學(xué)運(yùn)用。另外還需完整收集和歸檔，構(gòu)建完整的控制體系，確保這些工作能夠順利完成。

2.3科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合必須要實(shí)現(xiàn)三個(gè)同步

要想提升科技檔案管理水平，就需要讓科技和檔案兩者之間具有同步性，也就是說，需要通過構(gòu)建三個(gè)同步機(jī)制來確保兩者的有效同步，具體同步模式如下。

第一，企業(yè)開展的科研項(xiàng)目必須要與相關(guān)科技文件材料歸檔要求同步。因?yàn)榭萍紮n案的時(shí)效性相對較強(qiáng)，需要將歸檔的范圍加以明確界定，將具體職責(zé)落實(shí)到位，而且還需要對檔案的移交時(shí)間給予限制，確保檔案歸檔和立項(xiàng)之間形成同步。

第二，使科技項(xiàng)目研發(fā)進(jìn)度的檢查和文件材料形成的檢查同步，這就要求檔案管理工作者要重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)的專利申請、實(shí)驗(yàn)報(bào)告以及材料計(jì)算和原始記錄，而且對重要的技術(shù)文件、圖紙和工藝文件進(jìn)行及時(shí)采集，確保這些資料的準(zhǔn)確和完整。

第三，當(dāng)科研成果進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收時(shí)，需要將這個(gè)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收和鑒定，使這兩者之間形成同步性，即對那些已經(jīng)成功研制的項(xiàng)目，進(jìn)行及時(shí)整理，并按照規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收和鑒定，只有符合要求的檔案資料才能進(jìn)行歸檔，否則需要對其進(jìn)行整改，合格之后才能夠歸檔。

3　結(jié) 語

對于企業(yè)的科研以及檔案的實(shí)體管理而言，為了能夠有效提升企業(yè)科技檔案的管理水平，就需要對科研過程中的每個(gè)階段情況進(jìn)行明確，然后制定與之配套的科技檔案管理體系，此外還需要對科技檔案管理工作人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而推動科技檔案的實(shí)體管理和檔案的信息技術(shù)融合，使科技檔案發(fā)揮更大的作用。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.117

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A

1673-0194（2016）16-0181-02

2016-07-20