如何做好檔案安全與保密工作

鮑曉梅

（天津經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)檔案館，天津 300457）

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如何做好檔案安全與保密工作

鮑曉梅

（天津經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)檔案館，天津 300457）

［摘 要］對于檔案管理工作而言，科學化、高效率的管理是必不可少的條件，除此之外，檔案涉及檔案用戶的信息安全，故其安全與保密工作也十分重要。為此，本文從檔案安全與保密工作的重要性入手，對檔案安全與保密工作中所遇到的問題進行分析，并提出做好檔案安全與保密工作的建議。

［關鍵詞］檔案安全；保密工作；基礎設施；人員素質(zhì)

檔案工作是一項責任重大、紛繁復雜的事務，不僅需要管理人員和機構的高效管理，還需要做好安全與保密工作。本文將針對檔案管理中的安全與保密工作進行分析。

1　檔案安全與保密工作的重要性

檔案信息是黨和國家的寶貴財富，是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)，因此檔案管理工作可謂是一項重點工作，而安全與保密工作是檔案管理工作的重中之重，可以說檔案的安全保密工作與企事業(yè)單位及國家的利益有著密切關系，甚至關系到社會活動的開展和人民的安居樂業(yè)。因此，做好保密工作是檔案工作人員應盡的義務。

2　檔案安全與保密工作中所遇到的問題

當前，檔案安全與保密工作中遇到了很多問題，影響了檔案的安全與保密工作。

2.1檔案庫房基礎設施不健全

檔案庫房是檔案保存的重要基礎設施，它是否健全，直接關系到檔案管理安全與保密工作能否順利開展。但目前很多檔案管理機構的庫房基礎設施不健全，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣城的檔案管理機構，防盜設備簡陋，火警報警設備不完善，缺乏恒溫、恒濕設備等，導致檔案安全面臨諸多威脅。

2.2檔案保管人員的素質(zhì)有待提升

檔案保管人員是直接管理與保存檔案的工作人員，他們可查看、調(diào)動檔案，因此與檔案的安全與保密工作關系密切。但當前一些檔案管理機構的檔案保管人員素質(zhì)有待提升，缺乏職業(yè)道德素質(zhì)，保密意識和安全責任意識也不強，工作態(tài)度不嚴謹，甚至會因失誤造成檔案內(nèi)容外泄。這些檔案保管人員的疏忽都將直接造成檔案安全與保密工作受阻。

2.3重保管輕視利用的理念仍存在

檔案機構對于檔案富有行政管理與保管利用的雙重職責，由此可見，檔案僅僅是保管還不足，還需要對其加以充分利用。然而，當前一些檔案管理機構或人員對于檔案的觀念依然是以保管為主，認為將檔案保管好就萬事大吉，對于檔案的正確利用則缺乏認識。殊不知，檔案的利用才是保管檔案的根本目的。

2.4互聯(lián)網(wǎng)技術增加了檔案安全與保密工作的難度

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，為檔案管理工作提供了良好條件，創(chuàng)造了良好的機遇，卻也對檔案的安全與保密工作增加了難度，尤其是網(wǎng)絡黑客的攻擊，如果檔案管理工作沒有過硬的防護設備和技術，很容易遭受攻擊，導致系統(tǒng)癱瘓或檔案泄密。

3　做好檔案安全與保密工作的建議

3.1健全檔案庫房基礎設施，增強檔案管理

檔案庫房是檔案的集中存放地，檔案庫房的基礎設施建設情況直接關系到檔案的安全與保密情況。因此，應加大投入，健全檔案庫房基礎設施建設，引進先進的防盜設備，完善火警報警系統(tǒng)，健全恒溫恒濕設備，增強檔案管理的可靠性，使檔案庫房處于一個相對安全、保密的環(huán)境中?？山柚跈n案庫房檔案安全保護智能化綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將溫濕度、防火、防盜、消毒殺菌、通風換氣、視頻監(jiān)控、門禁管理等集成于統(tǒng)一管理平臺，實現(xiàn)檔案安全保護的“八防”要求。

3.2提高檔案保管人員的素質(zhì)

檔案保管人員的素質(zhì)將直接影響檔案的安全與保密管理效率。為此，應加強工作人員的培訓與考核，切實提升檔案保管人員的思想政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、保密素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)等綜合素質(zhì)，使檔案保管人員從一點一滴做起，做好檔案的安全與保密工作。

3.3規(guī)范檔案安全與保密工作制度

制度是任何一項工作的直接保障。因此，要想做好檔案管理中的安全與保密工作，就需要規(guī)范檔案安全與保密工作制度，制定嚴格的規(guī)范，嚴格按照《檔案統(tǒng)計制度》《檔案保管保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等制度展開工作，明確規(guī)定保管人員的職責、獎勵與處罰規(guī)則，使保管人員在嚴密的工作制度下更盡職地進行檔案的管理工作。

3.4加大對檔案安全與保密工作的技術支持

在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作也應與時俱進，增強計算機技術的應用水平，通過病毒查殺、設立信息系統(tǒng)的防火墻等信息技術來阻止病毒和黑客的入侵，進行密碼訪問控制，購買安裝保密隔離卡，建立備份與恢復系統(tǒng)等，以保護檔案安全，防止泄密和資料丟失。

3.5正確處理檔案安全、保密與利用的關系

檔案管理工作中，不僅要做好安全和保密工作，還應注重對檔案的合理利用，及時選擇和恰當使用，但需注意切勿過分追求信息安全，而影響了檔案的正常使用，這會得不償失。

4　結 語

檔案管理人員在工作中應認識到檔案工作的復雜性，認識到自己的崗位職責，在以后的工作中腳踏實地、真抓實干，緊跟時代步伐，實施信息化、科技化管理，提高自己的工作水平。檔案工作人員應不斷探索，堅持職責，實現(xiàn)檔案管理的安全性與保密性，促進檔案管理事業(yè)的長遠發(fā)展。

主要參考文獻

［1］龐延莉.淺談保密在檔案管理中的作用［J］.科技促進發(fā)展,2012(8).

［2］王巖松.關于檔案保管過程中保密問題的若干研究［J］.城建檔案,2015(8).

［3］梁小潔.基于做好檔案保密管理與利用的研究［J］.科技創(chuàng)新導報,2015(16).

［收稿日期］2015-12-07

［中圖分類號］G271

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194(2016)02-0170-01

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.131