信息化條件下如何做好電力企業(yè)檔案管理問題探索

◎李冰

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信息化條件下如何做好電力企業(yè)檔案管理問題探索

◎李冰

電力企業(yè)在社會的經(jīng)濟運行和人們的日常生活中都是不可或缺的部分，在國民經(jīng)濟中發(fā)揮著重要的作用。隨著企業(yè)不斷地生產(chǎn)運營，產(chǎn)生的信息量也在日益增多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的信息處理要求了。因此將計算機技術(shù)運用在企業(yè)的檔案管理中，使檔案管理能夠更加方便快捷、效率更高。本文對信息化條件下電力企業(yè)的檔案管理進行了分析，并對現(xiàn)階段的電力企業(yè)檔案信息管理中存在的一些問題進行探索，并提出了建議和策略。

當(dāng)今社會的市場競爭異常激烈，一個企業(yè)想要跟進時代的潮流實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就需要不斷地改進企業(yè)的管理方式。在如今的信息化時代，計算機技術(shù)在各個行業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)在電力事業(yè)發(fā)展中的地位是舉足輕重的，一個電力企業(yè)的檔案信息化程度主要看其檔案管理現(xiàn)代化水平。信息化的管理能不斷提高工作的效率，還能更精準的對數(shù)據(jù)進行存儲和管理。傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理都是使用紙質(zhì)的材料，手工進行管理。不僅會出現(xiàn)紙質(zhì)材料的丟失、腐蝕等情況，管理的效率和準確率也很低。在信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用與現(xiàn)代社會的發(fā)展。因此為了更高效的實現(xiàn)對電力系統(tǒng)的檔案進行管理，就必須加快信息化管理建設(shè)的進程。

信息化背景下電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題

檔案管理沒有很好的實現(xiàn)信息化。在信息化時代，計算機技術(shù)被應(yīng)用在人們生活的各個方面，尤其在現(xiàn)代化的辦公中起到非常重要的作用。然而在當(dāng)前的一些電力企業(yè)中，計算機技術(shù)并沒有得到合理的應(yīng)用，仍然存在有不重視現(xiàn)代化的檔案管理方式，信息化進程緩慢的情況。有些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)信息化的質(zhì)量不高，在電子檔案的存檔保管、查閱提取方面沒有建立明確的規(guī)章制度。而且在大量的紙質(zhì)文檔向電子版本轉(zhuǎn)換時保證不了速度和質(zhì)量，檔案管理系統(tǒng)的實用性不高，實現(xiàn)不了高效的信息化管理。

檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高。部分的電力企業(yè)對檔案信息化的管理不夠重視，對檔案管理人員的要求也偏低。一些電力企業(yè)的檔案管理人員管理業(yè)務(wù)不專業(yè)，在調(diào)閱檔案的時候不能很好的在技術(shù)上實現(xiàn)信息化管理，有些甚至依然采用比較傳統(tǒng)的手工操作方式。檔案管理人員手工操作的方式，對于信息的完整調(diào)取有著較大的難度，而且會造成檔案紙質(zhì)發(fā)暗、字跡褪色的情況。這樣的做法不僅會使查找使用檔案效率不高，而且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失和信息錯漏的情況，對檔案的完整性和安全性也有較大的影響。

檔案信息管理安全意識不強。檔案的安全性是十分重要的，對于一些使用信息技術(shù)管理檔案的電力企業(yè)來說，更要加強檔案的安全管理意識?，F(xiàn)階段的一些的電力企業(yè)使用信息化管理狀況良好，管理人員管理檔案信息的效率更高，操作也更簡潔方便，大大的提高了企業(yè)信息管理的效率。但仍然有一些企業(yè)的管理人員對檔案信息的安全意識不太重視，在網(wǎng)絡(luò)安全方面沒有防范，很可能會留下極大的數(shù)據(jù)安全隱患，不利于檔案的安全管理。

信息化背景下電力企業(yè)檔案管理問題的措施

合理利用計算機技術(shù)軟件。電力行業(yè)是政府較重要的基礎(chǔ)性支柱產(chǎn)業(yè)，檔案的及時接收和整理使用對企業(yè)的正規(guī)化發(fā)展有很大的影響作用，在電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理中需要科技的大力支持。將計算機技術(shù)融入到檔案的管理中，通過結(jié)合現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電力檔案管理系統(tǒng)軟件，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影婀芾砉ぷ?。對紙質(zhì)的文件進行數(shù)字化的信息處理，實現(xiàn)管理標準系統(tǒng)化，對檔案信息進行安全備份處理。同時，在加強計算機技術(shù)的使用時，還要特別注意數(shù)字處理過程中檔案的安全保密工作。

加強信息化檔案管理人員的專業(yè)性?，F(xiàn)代化的檔案管理工作，對檔案管理人員的知識技能提出了更高的要求。在檔案資源信息數(shù)字化處理過程中，要求管理人員具備多種的專業(yè)技能，包括圖書、檔案學(xué)等專業(yè)檔案管理知識，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息使用和處理能力，還要有電子文檔信息加工處理能力。電力企業(yè)的管理人員素質(zhì)的高低對檔案信息化安全管理有很大的影響，因此要重視對檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)。通過對檔案管理人員定時的專業(yè)知識技能培訓(xùn)，提高管理人員對檔案信息化安全管理的認識，使其具備更加專業(yè)規(guī)范、保密性更強的檔案管理技能。對檔案管理人員的專業(yè)知識和技能進行培訓(xùn)，培養(yǎng)更加高素質(zhì)高水平的檔案信息管理的專業(yè)人才，使他們能夠熟練的運用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的適應(yīng)電力行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求。

加強信息化檔案的安全性。在運用計算機技術(shù)實現(xiàn)更高效的檔案信息管理時，要注意加強計算機網(wǎng)絡(luò)的安全技術(shù)和保密管理的研究。對于一些大中型電力企業(yè)，最好在檔案信息化管理系統(tǒng)使用封閉式網(wǎng)絡(luò)，僅供內(nèi)部人員使用以保證信息的基本安全。在使用檔案信息系統(tǒng)時使用級別權(quán)限控制，對用戶的訪問權(quán)限進行區(qū)分，不同的級別檔案信息查閱的權(quán)限不同，未授權(quán)者無法對信息檔案進行操作管理。針對企業(yè)當(dāng)前的檔案管理工作和進程建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。此外，要重視和加強管理人員的個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，嚴格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。

電力企業(yè)在我國國民經(jīng)濟中扮演著非常重要的角色，對我國經(jīng)濟利益有著最大的貢獻。我們要提高對電力企業(yè)管理的重視程度，特別是加強對電力企業(yè)檔案綜合管理工作的重視度。電力行業(yè)檔案不僅是服務(wù)于政府、電力企業(yè)和電力行業(yè)，更重要的是服務(wù)于社會民眾。現(xiàn)階段的電力企業(yè)檔案管理中還存在一些不足，需要企業(yè)進一步的加強信息化的檔案管理技術(shù)，跟隨社會發(fā)展的趨勢潮流。本文對現(xiàn)代化社會中電力企業(yè)檔案管理中存在的一些問題提出了一些建議和解決方法，對電力行業(yè)檔案信息的安全性、高效性方面都有改進意義，確保檔案資料的信息化管理更安全有序的進行，為電力企業(yè)和社會發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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