運(yùn)用精益思維降低采購成本的有效方法初探

師榮薇，楊昕明

（云南省煙草公司文山州公司，云南 文山 663000）

運(yùn)用精益思維降低采購成本的有效方法初探

師榮薇，楊昕明

（云南省煙草公司文山州公司，云南 文山 663000）

在日益激烈的市場競爭中，如何通過管理成本來提高利潤，這對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營來說是至關(guān)重要的。采購活動(dòng)作為生產(chǎn)經(jīng)營的首要環(huán)節(jié)，是企業(yè)生產(chǎn)和銷售的重要基礎(chǔ)，也是成本所占比例最大的領(lǐng)域。據(jù)統(tǒng)計(jì)，采購成本平均每降低1%，就相當(dāng)于銷售額增長10%。因此，加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的成本管理，對提升效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力具有事半功倍的效果。然而，要想對采購成本實(shí)施有效控制，真正發(fā)揮采購在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的最大效益，就必須對整個(gè)采購流程進(jìn)行科學(xué)管理。結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)采購成本管理中存在的一些問題，初步探討如何利用精益思想有效管理采購成本。

精益管理；采購成本；管理方法

一、精益管理及采購成本概述

（一）精益管理的概述

精益管理是一種先進(jìn)的管理理念，是一種整合多種管理方法于一體的先進(jìn)管理模式。它的本質(zhì)是用最小的資源投入創(chuàng)造最大的價(jià)值，并最大限度地發(fā)揮效益；核心是消除所有消耗了資源卻未創(chuàng)造價(jià)值的浪費(fèi)。在具體工作的實(shí)施中，主要體現(xiàn)在企業(yè)服務(wù)水平和效率的不斷提高及成本的有效控制、投入產(chǎn)出比的最大化、生產(chǎn)經(jīng)營管理能力的日趨卓越方面。簡言之，就是“多”“快”“好”“省”地開展生產(chǎn)經(jīng)營管理。

（二）采購成本的定義

采購成本指的是在購買原材料的階段產(chǎn)生的與之有關(guān)的物流費(fèi)用，主要包含三個(gè)部分：（1）原材料的成本，主要是原材料費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)等；（2）采購過程成本，主要指采購部門人工和差旅費(fèi)等；（3）因采購不善而造成的管理成本，包含質(zhì)量成本、效率成本、資金占用成本、風(fēng)險(xiǎn)成本等。

（三）運(yùn)用精益思維進(jìn)行企業(yè)采購成本管理的重要性

在生產(chǎn)經(jīng)營管理中，采購成本管理是一個(gè)非常關(guān)鍵的因素，縮減采購成本能有效地促進(jìn)企業(yè)利潤的增長。但必須明確的一點(diǎn)，減少采購成本并非就是追求最低的采購價(jià)格。生產(chǎn)物資是否能以最合適的價(jià)格獲得，會(huì)直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營：采購成本太高，必定導(dǎo)致生產(chǎn)成本升高，進(jìn)而影響產(chǎn)品的銷售和利潤；而采購成本太低，則很有可能又會(huì)伴隨很多的風(fēng)險(xiǎn)，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)供貨風(fēng)險(xiǎn)等，這勢必又會(huì)降低了產(chǎn)品的品質(zhì)，削弱產(chǎn)品的市場競爭力。所以，在實(shí)際操作中，應(yīng)當(dāng)追求的是“采購最優(yōu)成本”。在這個(gè)過程中，探究如何通過減少生產(chǎn)經(jīng)營管理中存在的時(shí)間、空間、人力、資金、物資等方面的浪費(fèi)行為，嚴(yán)控成本費(fèi)用，來持續(xù)提升企業(yè)運(yùn)行效率和效益便顯得尤為重要。因此，在采購管理中導(dǎo)入精益理念，做好采購成本的精益管理，對于企業(yè)核心競爭力的不斷提升意義重大。

二、采購成本管理中存在的問題

（一）采購管理方式不科學(xué)

部分企業(yè)的采購管理方式過于簡單和程序化，常常為了簡化審批程序，而采取分散采購的方式來進(jìn)行物資購買，甚至刻意將采購項(xiàng)目化整為零來規(guī)避招標(biāo)，從而導(dǎo)致采購價(jià)格和物流費(fèi)用居高不下，售后服務(wù)難以保障。

（二）信息渠道不通暢及供應(yīng)商管理缺失

部分企業(yè)對原材料市場缺乏關(guān)注和研究，未能適時(shí)把握市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解供應(yīng)商信息，導(dǎo)致掌握的供應(yīng)商信息較為單一，失去了很多直接的采購機(jī)會(huì)，加大了采購成本。加之未能實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的有效管理，不注重與合格供應(yīng)商“雙贏”合作關(guān)系的搭建，繼而難以獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢。

（三）片面注重采購價(jià)格控制

在物資采購過程中，部分企業(yè)將關(guān)注重點(diǎn)僅放在與供應(yīng)商的價(jià)格談判上，忽略了售后服務(wù)承諾、與供應(yīng)商戰(zhàn)略性伙伴關(guān)系的建立和發(fā)展，以及對采購流程的優(yōu)化等，而對所采購原材料的質(zhì)量及交貨期限等因素通常也只是事后才來加以控制。這種僅以價(jià)格作為標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商的做法，顯然無法給企業(yè)帶來最大收益。

（四）采購管理制度不健全

采購管理是一門囊括了管理、貿(mào)易、法律、材料、工程技術(shù)、計(jì)劃控制、貯運(yùn)、物流管理等多項(xiàng)專業(yè)的復(fù)雜性的綜合管理科學(xué)。采購活動(dòng)本應(yīng)由具備專業(yè)知識(shí)技能的人員來承擔(dān)，但在一些企業(yè)中，由于缺乏相應(yīng)的采購管理制度和行為準(zhǔn)則的約束，采購?fù)灰暈橛退钭?、漏洞最大的環(huán)節(jié)，采購大權(quán)因此也被管理層牢牢把握在手中，憑個(gè)人主觀意識(shí)干預(yù)采購工作，抑或?qū)⒉少彮h(huán)節(jié)交給一些從未接受過采購專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)的親信來進(jìn)行管理，致使原材料質(zhì)量不符合要求、成本居高不下。在一些情況下，還會(huì)導(dǎo)致采購腐敗行為的發(fā)生，加大了采購成本和廉政風(fēng)險(xiǎn)。

三、運(yùn)用精益思維管理采購成本的有效方法

我們要充分認(rèn)識(shí)到精益管理的重要現(xiàn)實(shí)意義，用精益管理的思維和方法來解決采購成本管理中存在的問題，做到時(shí)間空間節(jié)約、資源消耗節(jié)約、成本費(fèi)用節(jié)約，實(shí)現(xiàn)由低增值高消耗向高增值低消耗的轉(zhuǎn)變。

（一）集中采購，體現(xiàn)規(guī)模優(yōu)勢最大化

在物價(jià)的一片“漲”聲中，最先容易想到的是利用集中采購帶來的規(guī)模效應(yīng)，來降低采購成本。集中采購，在單項(xiàng)物資上數(shù)量巨大，供應(yīng)商一旦中標(biāo)，無論是對其自身知名度的擴(kuò)大，還是對產(chǎn)品本身品牌價(jià)值的提升，作用都十分明顯，因此，往往能吸引到更多具有強(qiáng)競爭力的供應(yīng)商，有時(shí)甚至可以得到一線生產(chǎn)商的特價(jià)或特供產(chǎn)品。以大型家電企業(yè)海爾為例，電纜是其多數(shù)產(chǎn)品都必不可少的一個(gè)組成元件，采購部門和產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門通過對其家電產(chǎn)品所用的電纜重新進(jìn)行設(shè)計(jì)規(guī)劃，盡可能地使其標(biāo)準(zhǔn)化和通用化。通過這些改進(jìn)，使其所需電纜由原來的幾百種減少到十幾種。隨著原材料品類的減少，單類原材料的數(shù)量上升，便自然而然地實(shí)現(xiàn)了集中采購。據(jù)測算，光憑這一改進(jìn)，就使得海爾集團(tuán)在電纜項(xiàng)目的采購上節(jié)省了近20%的成本。

（二）以委托招標(biāo)代替自主招標(biāo)，減少采購腐敗的發(fā)生

采購活動(dòng)中的腐敗問題，很多時(shí)候是由于過多的人為因素?fù)诫s其中，以及信息的閉塞所導(dǎo)致。采用委托招標(biāo)的方式，可以很大程度上減少人為因素的影響，同時(shí)解決了信息不通暢的問題，減少采購腐敗的發(fā)生。通過公開招標(biāo)，選擇具有國家或有關(guān)部門資質(zhì)認(rèn)定的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，委托其對企業(yè)的原材料采購項(xiàng)目進(jìn)行公開招標(biāo)，不但可以利用招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)廣闊的招標(biāo)信息發(fā)布平臺(tái)解決采購信息無法廣為人知，讓更多供應(yīng)商參與競標(biāo)的問題，還可以利用招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的專家?guī)靸?yōu)勢做出更好的選擇。同時(shí)，由專家?guī)斓膶I(yè)技術(shù)人員通過評(píng)標(biāo)來確定中標(biāo)人，還有效杜絕了“領(lǐng)導(dǎo)打招呼”等有失公平的腐敗行為發(fā)生。

（三）加強(qiáng)供應(yīng)商管理，獲得最優(yōu)采購資源

首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，創(chuàng)設(shè)供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫，分類管理供應(yīng)商信息檔案，通過對以往采購數(shù)據(jù)信息的整合分析，可為最優(yōu)貨品來源選取決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考；其次，應(yīng)建立可量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)，通過對供應(yīng)商進(jìn)行績效管理，運(yùn)用績效考評(píng)的結(jié)果來權(quán)衡是否繼續(xù)與之開展采供合作：增大或削減采購份額、延長或縮短合作期限等；再次，對不同的供貨商采取差異化激勵(lì)和獎(jiǎng)懲，以此促進(jìn)其不斷優(yōu)化貨物供給行為，保證優(yōu)質(zhì)高效的供貨；最后，在確定合適供應(yīng)商后，企業(yè)應(yīng)注重與供應(yīng)商建立和維持戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，謀求共同發(fā)展。如此，企業(yè)便能夠?qū)崟r(shí)掌握最新的市場供貨信息，便于企業(yè)適時(shí)調(diào)整應(yīng)對策略，提高經(jīng)濟(jì)效益。

（四）運(yùn)用電子采購，提高采購效率

物資采購的電子化是企業(yè)運(yùn)營信息化必不可少的重要組成部分。它能使得企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)，尋求到合適的供貨商和貨品，實(shí)時(shí)了解市場行情和庫存情況，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，在線采購所需的原材料，并對采購訂單和原材料進(jìn)行實(shí)時(shí)在途管理、臺(tái)賬管理以及庫存管理，實(shí)現(xiàn)采購過程數(shù)據(jù)的自動(dòng)整合分析。采用電子采購的方式進(jìn)行采購，不但高效便捷、交易成本低，而且信息公開程度高。在完成采購活動(dòng)的同時(shí)，很好地利用通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對采購全程的各個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了規(guī)范管理，有效地整合了企業(yè)的資源，幫助供求雙方降低了成本，提高了企業(yè)的核心競爭力。

（五）樹立全方位成本管理理念，提高采購質(zhì)量

企業(yè)要控減采購成本，不可單純地只關(guān)注采購價(jià)格的降低，而是要樹立一個(gè)全方位的成本管理理念。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)把所購物資的綜合性價(jià)比作為采購決策的依據(jù)，也就是說，既要考慮貨物的采購價(jià)格，又要注重貨物的質(zhì)量、性能和供應(yīng)商的承諾，如售后服務(wù)、保質(zhì)期、交貨期、送貨與安裝等。除此之外，產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案的創(chuàng)新在成本控制上的作用也不可小覷，應(yīng)在保證產(chǎn)品質(zhì)量、性能的前提下，積極探索最優(yōu)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案，通過改變材料的使用狀況來減少原材料消耗，或嘗試用新材料替代原材料來降低物資采購成本。

（六）建立和完善企業(yè)采購管理制度，規(guī)范采購行為

制定嚴(yán)格的采購管理制度和操作規(guī)程，不但能使企業(yè)的采購活動(dòng)規(guī)范化、高效化，而且還可以進(jìn)一步明晰各相關(guān)責(zé)任人的工作權(quán)力范圍，理順采購的程序、有關(guān)部門的責(zé)任及關(guān)系。企業(yè)應(yīng)在采購活動(dòng)的事前、事中、事后實(shí)施有效的全過程監(jiān)管，制定包括采購計(jì)劃/申請/預(yù)算管理制度、招標(biāo)管理制度、物資驗(yàn)收管理制度、供應(yīng)商管理制度、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理制度、評(píng)委管理制度、財(cái)務(wù)結(jié)算管理制度等在內(nèi)的一整套行之有效的采購管理制度和行為準(zhǔn)則，全方位抓好采購管理，規(guī)范采購行為，保障采購質(zhì)量，降低采購成本。

總而言之，采購在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中扮演著非常重要的角色。我們想要追求采購過程的經(jīng)濟(jì)效益最大化，就要學(xué)會(huì)以最低的投入去獲取最高的收益，而要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，關(guān)鍵是要樹立全方位成本管理理念，將“多、快、好、省”的精益管理方法運(yùn)用到采購管理活動(dòng)中，運(yùn)用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的采購技術(shù)，努力推動(dòng)采購的科學(xué)化、高效化，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

［1］尹強(qiáng).采購就是這么簡單［M］.北京：中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2004.

［2］吳洪剛.企業(yè)降低采購成本的途徑淺析［J］.中國市場，2007，（Z2）.

［3］吳戈.降低采購成本是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的前提［J］.中國流通經(jīng)濟(jì)，2006，（8）.

［4］鄧新紅.淺談企業(yè)降低采購成本之策略［J］.現(xiàn)代企業(yè)文化，2009，（18）.

［5］殷元元，趙麗清，王承明，叢蕾.優(yōu)化采購流程降低采購成本［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2007，（11）.

［責(zé)任編輯吳明宇］

F275

A

1673-291X（2016）25-0086-02

2016-08-16

師榮薇（1986-），女，云南文山人，經(jīng)濟(jì)師，從事經(jīng)濟(jì)學(xué)研究。