外貿(mào)企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶

莊大健/杭州市輕工工藝紡織品進出口有限公司

外貿(mào)企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶

莊大健/杭州市輕工工藝紡織品進出口有限公司

【摘 要】隨著國家外向型經(jīng)濟策略的調(diào)整，以及面對競爭激烈的市場形勢，要想把一家外貿(mào)企業(yè)做成一個基業(yè)長青，長久發(fā)展使之成為在浙江乃至中國具有影響力的大企業(yè)實屬不易。本文作者基于30年從業(yè)經(jīng)歷，提出外貿(mào)企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶，對于同業(yè)來說具有可借鑒的實用價值。

【關(guān)鍵詞】外貿(mào)企業(yè)；長青；四大法寶

曾幾何時外貿(mào)公司是一個有著計劃經(jīng)濟政策保護的壟斷行業(yè)，隨著國家外向型經(jīng)濟策略的調(diào)整，市場經(jīng)濟的不斷壯大，國家保護政策的消失，外貿(mào)公司作為中國外貿(mào)主力軍的地位被撼動，昔日風光不再。在競爭激烈的市場經(jīng)濟形勢下，若想把外貿(mào)企業(yè)做成一個基業(yè)長青，長久發(fā)展使之成為在浙江乃至中國具有影響力的大企業(yè)，唯有一個專業(yè)有境界的領(lǐng)軍人物，方能繼續(xù)帶領(lǐng)企業(yè)開疆拓土，再創(chuàng)輝煌，筆者所在的外貿(mào)公司在這近三十年的發(fā)展歷程中總結(jié)出管理企業(yè)一些經(jīng)驗與同行分享。

貫徹管理“流水作業(yè)模式，全而專產(chǎn)品線，開展有序競爭，收入按勞分配”的四項原則，即是公司的業(yè)務(wù)可持續(xù)發(fā)展、隊伍穩(wěn)定壯大、國內(nèi)外行業(yè)知名度不斷提高，成為行業(yè)的標桿的四大法寶。以下將四大法寶逐一展開闡明論述:

1.流水作業(yè)：這是企業(yè)穩(wěn)定的基石

1.1 何為“流水作業(yè)模式”？

一家外貿(mào)公司傳統(tǒng)外貿(mào)的業(yè)務(wù)模式：一個或幾個業(yè)務(wù)員組成一個業(yè)務(wù)小組，對外洽談、接單，然后安排生產(chǎn)并落實后續(xù)的訂艙、報關(guān)、出運、單證制作和收匯退稅等。這個業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)小組要負責整個業(yè)務(wù)過程的各個環(huán)節(jié)，即便公司有單證、貨運和財務(wù)部等部門相關(guān)人員來幫助業(yè)務(wù)人員處理相關(guān)事務(wù)，但洽談、接單和排產(chǎn)、跟單這些環(huán)節(jié)都是由業(yè)務(wù)員一手跟蹤并完成的。

而在流水作業(yè)模式中，整個外貿(mào)的業(yè)務(wù)過程被分割成多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)由分屬不同部門的專人負責完成，一環(huán)扣一環(huán)，前一個環(huán)節(jié)的輸出便是后一個環(huán)節(jié)的輸入，前后呼應(yīng)，相互協(xié)同，構(gòu)成整條外貿(mào)業(yè)務(wù)的“流水線”。

以筆者所在公司為例，流水作業(yè)模式組成部門有客戶服務(wù)部、業(yè)務(wù)部、綜合部、單證科、貨運部、財務(wù)部和企管部?？蛻舴?wù)部將收到外商的需求發(fā)給經(jīng)營該產(chǎn)品或有能力經(jīng)營該產(chǎn)品的業(yè)務(wù)部，業(yè)務(wù)部則據(jù)此核算產(chǎn)品的報價并列出交貨期，客戶服務(wù)部綜合各項要素后將最符合外商需求的報價方案發(fā)給外商。一旦成功接單，客戶服務(wù)部則負責制作出口合同給外商確認，然后就進入了業(yè)務(wù)部的合同執(zhí)行階段，業(yè)務(wù)員與生產(chǎn)廠家簽訂完成外商此訂單的采購合同并進入后續(xù)的跟單流程。業(yè)務(wù)員要根據(jù)需求和操作流程的規(guī)定前往工廠檢查生產(chǎn)進度和產(chǎn)品質(zhì)量，綜合部則根據(jù)生產(chǎn)進度適時派出質(zhì)檢人員進行產(chǎn)品質(zhì)量的中檢和末檢，并向相關(guān)部門報告生產(chǎn)進度和質(zhì)量情況。客戶服務(wù)部則根據(jù)出口合同的規(guī)定交貨期以及業(yè)務(wù)部、綜合部反饋的生產(chǎn)、質(zhì)量情況向貨運公司提交訂艙需求，貨運公司將完成訂艙的信息提交給業(yè)務(wù)部后，業(yè)務(wù)部安排工廠將貨物送倉、報關(guān)出運。貨運公司將進倉信息提交后，單證科的人員就可以制作結(jié)匯單證，通過財務(wù)部的人員去完成收匯和后續(xù)的出口退稅等環(huán)節(jié)。

1.2 推行流水作業(yè)模式的必要性和其優(yōu)勢

1.2.1突破業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)模的瓶頸。以我們的經(jīng)驗，三五個人的團隊最多能完成的年出口額在800至1000萬美金左右，很難再有突破。要發(fā)展就必須要打破瓶頸，通過細分崗位，根據(jù)瓶頸所在，及時在問題工位增加人手，靈活可控。避免了傳統(tǒng)外貿(mào)的顧首不顧尾的尷尬局面。以筆者所在公司為例，2000年開始實施流水作業(yè)的操作時，出口規(guī)模是1.3億美金，而截止到2014年，出口規(guī)模已經(jīng)達到3.5億美金，人員并沒有太多的增加，這就是采用新模式后體現(xiàn)的效益。

1.2.2規(guī)避人才流失。外貿(mào)公司最重要的資源之一就是外貿(mào)業(yè)務(wù)骨干。骨干跳槽會連同外商、工廠資源和商業(yè)機密等全部帶走，這對外貿(mào)公司來講是巨大的損失，甚至是致命的打擊。有了流水作業(yè)模式后，每個崗位人員只專于整個業(yè)務(wù)鏈中的部分環(huán)節(jié)，公司的客戶資源由客戶服務(wù)部統(tǒng)一管理和維護，他們熟悉外商，了解公司各業(yè)務(wù)部門的專長，但是不和工廠打交道；而業(yè)務(wù)員雖然精通產(chǎn)品的開發(fā)、定價，但是他們無法與外商直接聯(lián)系；工廠聯(lián)絡(luò)員雖然每天的工作對象就是生產(chǎn)廠家，但是他們不具備外銷能力、也不認識外商。因此，這個模式就設(shè)立了一套完整的防火墻，即便有人跳槽，企業(yè)也能很快并且很方便的換上替補隊員，使這條“流水線”能繼續(xù)穩(wěn)定的運行。十多年來，我司也有人員跳槽的情況，有的甚至是中層業(yè)務(wù)骨干，但并沒有對公司的整體業(yè)務(wù)造成重大影響或沖擊。

1.2.3提升服務(wù)的專業(yè)性，提高產(chǎn)品的競爭力。

在當今激烈的競爭環(huán)境下，外商對產(chǎn)品的質(zhì)量和服務(wù)的要求也在不斷提高，對于綜合性外貿(mào)公司來講，經(jīng)營的產(chǎn)品面越廣，涉及到的業(yè)務(wù)部門也就越多。傳統(tǒng)外貿(mào)模式下，外商需要聯(lián)系多個業(yè)務(wù)部門，溝通的人力成本和時間成本變得很高。一個窗口對外，一則給外商減輕負擔，再者也提升了出口企業(yè)的整體形象，也不會出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門之間因為業(yè)務(wù)量的比重不同而對同一個外商有待遇上的不同，或為爭產(chǎn)品爭客戶訂單而出現(xiàn)不必要的內(nèi)耗等問題。產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品附加值在很大程度上取決于出口企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。有了流水作業(yè)模式就能大大提高服務(wù)的專業(yè)性，體現(xiàn)出我司的服務(wù)質(zhì)量。各個崗位的人員各司其職、各盡其力，把各自的工作做到位。

1.2.4快捷高效一站式服務(wù)。

國外綜合性進口商的采購對外貿(mào)公司來講就意味著跨部門采購，買手需要A 部門的產(chǎn)品，也想買B部門或C部門的貨，那么在傳統(tǒng)外貿(mào)公司來講，A部門為了個體的利益最大化，很可能去模仿B或C部門的產(chǎn)品，推銷給客戶，或者采取諸如對其他部門封鎖消息、低價競爭等手段。其結(jié)果是模仿的產(chǎn)品不專業(yè)，低價競爭則兩敗俱傷，各個部門之間互相設(shè)防，最新的產(chǎn)品不敢在公司內(nèi)部展出，最終受害的是整個公司和各個部門自身的利益。而在流水作業(yè)模式下，客戶服務(wù)部通過有效的統(tǒng)籌，使各個部門的專業(yè)性得到最大的實現(xiàn)，公司和客戶的利益都得到有效保證。

1.3保證流水作業(yè)模式運行的配套輔助措施

1.3.1這個流程看似平常簡單，但要做到位則需要各個環(huán)節(jié)密切配合，流程的設(shè)計和控制非常的精準，特別是各個環(huán)節(jié)的時間點要銜接良好，才能保證高效運轉(zhuǎn)。借助公司十多年前就建立并不斷在持續(xù)改進的質(zhì)量管理體系和環(huán)保、職業(yè)健康以及社會責任管理體系，我們對流水線上每個環(huán)節(jié)的崗位需求、職責、相互間的關(guān)系和工作時限等都有成文規(guī)定并定期檢查，從制度上提供保證。

1.3.2 在當今信息化時代互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)能為企業(yè)的快速發(fā)展提供必不可少的支撐。同樣流水作業(yè)模式的發(fā)展完善也得益于將多年積累的數(shù)據(jù)加以挖掘和分析利用。對內(nèi)，在公司自行開發(fā)的ERP系統(tǒng)中每筆業(yè)務(wù)進展進度都可以查詢。對外，外商可以在我們自行研發(fā)的客戶服務(wù)平臺上查詢訂單的生產(chǎn)進度、開發(fā)樣品和生產(chǎn)確認樣品的完成進度、貨物何時裝船、何時到港，船名航次等等，還可以通過平臺下載出口單據(jù)，方便外商及時了解其所關(guān)心的業(yè)務(wù)信息，便于合理安排銷售的各項準備工作。同時，公司管理層也可以通過這些數(shù)據(jù)，全面掌握整個公司的經(jīng)營狀況和對后續(xù)業(yè)務(wù)發(fā)展的研判及決策。

2.全而專產(chǎn)品線：這是企業(yè)處于行業(yè)優(yōu)勢的保障

2.1如何理解豐富齊全的產(chǎn)品線

中國是世界級的出口大國，產(chǎn)品種類從初級農(nóng)副產(chǎn)品、礦產(chǎn)品到日用消費品乃至尖端的高科技產(chǎn)品，一個企業(yè)能做什么、該做什么？必須準確定位，發(fā)揮特長。以我司主營的日用品和家居裝飾品為例，我們的目標就是針對我們的買家結(jié)構(gòu)和目標市場提供買家一站式購物的解決方案。形象的說，一個需要配中藥的客戶在我們這個“藥店”里可以三錢枸杞、二錢陳皮、一兩茯苓的抓藥，直到處方中的藥全部配齊。因此，在我們公司的產(chǎn)品系列中，一個家庭裝飾需要的從柜子、凳子、椅子、沙發(fā)、燈具到床上用品以及配套的靠墊、桌布、蠟燭臺、擺飾、相框、掛畫以及浴室內(nèi)的浴簾、地墊、健康秤，廚房的工具和外出購物所需的購物籃，海邊度假的沙灘包，各種材質(zhì)，各種系列，林林總總，應(yīng)有盡有。是一個家居裝飾品、日用品的超市。讓外商從我司能方便高效的采購到其想要的全部產(chǎn)品。

所以說，這里的豐富齊全首先是“全”，但同時也必須是“?！?。這個“?！笔菄@公司的主營方向和目標市場，把產(chǎn)品線做深做透，做到人無我有，人有我專。漫無目標的開發(fā)或者是趕潮流式一哄而上只會分散精力，事倍功半，甚至會全軍覆沒。

2.2如何實現(xiàn)豐富齊全的產(chǎn)品線

目標明確后各個業(yè)務(wù)分公司根據(jù)其自身經(jīng)營產(chǎn)品的強項與研發(fā)人員商討制定產(chǎn)品的開發(fā)計劃。在我司這個偌大的“超市”中，并不是簡單的引入生產(chǎn)廠商現(xiàn)有的產(chǎn)品，而是根據(jù)我們國外聘請的設(shè)計師提供的流行趨勢報告，結(jié)合公司專業(yè)人員的國際市場考察、客戶意見的收集等多個渠道匯集的信息分析梳理后制定的開發(fā)計劃來安排工廠專門制作樣品并加以搭配展示。一組圖案或一個色系的不同產(chǎn)品組合起來，才能使一個起居室或一個臥室、書房、浴室、廚房的產(chǎn)品相互搭調(diào)，相得益彰，從而吸引買家的眼球。這是一項耗時、耗資并且需要持續(xù)努力的工作，但也是保持企業(yè)優(yōu)勢的重要環(huán)節(jié)。只有向客戶提供獨特設(shè)計、精致展示的產(chǎn)品，才能保證這個“超市”的吸引力和生命力。持續(xù)不斷的投入給我們帶來豐盛的回報。二十多個業(yè)務(wù)部各有其專長的產(chǎn)品類別，其中再分常規(guī)產(chǎn)品和流行趨勢產(chǎn)品，兩條腿一起走，常規(guī)產(chǎn)品的重點放在降低成本、挖潛增效；流行趨勢產(chǎn)品則把握潮流，突出新意和風格，以點帶面，互為補充，錦上添花。

同時，公司打破傳統(tǒng)外貿(mào)原有的產(chǎn)品經(jīng)營類別的部門壟斷，引入競爭機制，“鯰魚效應(yīng)”使各業(yè)務(wù)部有了危機感，不再固守“唯我獨有，唯我第一”的經(jīng)營理念，壓力促使大家想方設(shè)法開發(fā)新產(chǎn)品、開拓新貨源、尋找新洼地，使產(chǎn)品種類大大的豐富、而成本大幅下降，企業(yè)的競爭力得到極大的提高，實現(xiàn)了企業(yè)、生產(chǎn)廠商和外商多贏的局面。

3.有序競爭：這是企業(yè)活力的催化劑

3.1如何理解有序競爭

總所周知，競爭無所不在，少了競爭有違常態(tài)。動物為食物而爭、為水源而爭、為領(lǐng)地而爭，人類要為更高的追求而競爭。通過競爭人類和社會不斷的得到進步和發(fā)展。在一個企業(yè)中員工之間、部門之間為了個人或部門的利益，大家相互之間展開競爭是一件非常正常的事。作為管理者重要的是要允許競爭甚至是主動創(chuàng)造產(chǎn)生競爭的環(huán)境，至少要能發(fā)現(xiàn)競爭的存在并通過一系列制度和游戲規(guī)則把其控制在公平、公正和合理的范圍內(nèi)，使相關(guān)方在競爭中互動、在競爭中促進、在競爭中提高。

3.2如何做到有序競爭

首先公司核心管理層對競爭要有一個超前和正確的認識和理解。超前就是要早于常人發(fā)現(xiàn)競爭的必要性和重要性，啟動競爭來打破壟斷，激活士氣；正確就是要從企業(yè)長遠健康發(fā)展的角度來看待競爭，而不是只著眼當下滿足于暫時的成就。其次就是為競爭提供足夠的人力、物力、管理等資源的支撐，再就是為競爭制定規(guī)則，讓員工參與規(guī)則的討論，使競爭有序、可控。此外，為競爭中出現(xiàn)異議的當事方提供討論、爭辯和申訴的機會和機制能使可能出現(xiàn)的問題得到更有效合理的解決。

以我司為例：家紡類產(chǎn)品一直以來就是我們出口的強項，銷售也始終火爆，似乎沒有什么可以擔心的。然而，在與一些大客戶的日常溝通中了解到，客戶對我們的價格偏高頗有微詞，而我們的業(yè)務(wù)員也很理直氣壯的表示，價格是合理的。這種情況引起決策者的深思和擔心，顯然這是壟斷造成的，因為整個公司就這一個部門經(jīng)營家紡產(chǎn)品。在綜合分析后公司果斷決定，創(chuàng)造競爭——新設(shè)一個經(jīng)營家紡產(chǎn)品的業(yè)務(wù)部。這里就體現(xiàn)了本文前述的對競爭有超前和正確的認識。新組建的家紡業(yè)務(wù)部沒有“等、靠、要”，而是白手起家，勇于創(chuàng)新和突破，很快就打開局面。原有家紡業(yè)務(wù)部失去了獨家經(jīng)營的優(yōu)勢，也不得不放下身段，積極應(yīng)對。不到一年的時間，客戶的抱怨沒有了，我們的產(chǎn)品更豐富了，供貨廠家更多了，價格也更具有競爭性了，大家的沖勁更足了。兩個家紡業(yè)務(wù)部都明白，誰不更努力，誰就會被淘汰。兩年多時間過去后，家紡產(chǎn)品一舉超過公司多年占據(jù)頭牌的工藝禮品成為銷售額最大的產(chǎn)品類別，也成為公司發(fā)展的新增長點。

毫無疑問，兩個經(jīng)營相同產(chǎn)品的業(yè)務(wù)部之間摩擦和競爭在新部門成立后不久就初現(xiàn)端倪，公司管理層對癥下藥，研究制定了有序競爭的管理規(guī)定并在此后的實際操作中不斷修改完善。同時，將有序競爭的做法逐步推行到其它業(yè)務(wù)部并納入全公司管理體系之中。公司企管部行使監(jiān)督檢查和協(xié)調(diào)仲裁的職能，配合制度的貫徹來保證管理方針的有效性。

正是因為引入了有序競爭機制，進一步激活了企業(yè)經(jīng)營的活力，壓力轉(zhuǎn)為了動力。

4.收入按勞分配：這是實現(xiàn)員工個人價值的保障

不少外貿(mào)公司還保留著傳統(tǒng)的收入分配制度，干好干壞收入差別不大。分配機制的僵化也是外貿(mào)人才流失的一個重要原因。我們實施按勞分配的最大特點就是收入向業(yè)務(wù)一線人員傾斜，實行上不封頂，下不保底，后勤管理人員則以適當高于社會平均收入為原則。公司細化核算，業(yè)務(wù)部門的經(jīng)營效益核算統(tǒng)計到每個業(yè)務(wù)員、每筆訂單直至每個產(chǎn)品貨號。合同審批采用分級管理，給予業(yè)務(wù)人員充分的授權(quán)。不同的業(yè)務(wù)崗位都有詳細的并且是量化的績效考核標準，獎金分配原則公開透明，通過這些措施，極大的調(diào)動了員工的積極性。效益好的業(yè)務(wù)人員年收入完全可以超過管理層，而業(yè)務(wù)出現(xiàn)連續(xù)虧損的，則只能拿到基本工資。此外，公司還制定了股份獎勵標準，在按勞分配的基礎(chǔ)上再進一步加大獎勵力度。通過堅定不移的推行按勞分配制度，充分體現(xiàn)了多勞多得和獎罰分明的公平公正原則，使大家干的舒心、開心，個人的追求與企業(yè)的目標相互吻合，個人的價值也得到充分的體現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展始終保持在良好的上升通道之中，業(yè)務(wù)規(guī)模和效益穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展，因此公司被評為市級和省級的和諧勞動關(guān)系模范企業(yè)。

5.結(jié)論

通過我們多年的實踐和總結(jié)，我們認為只有實行了流水作業(yè)模式，才能破解傳統(tǒng)外貿(mào)公司運營體制的軟肋，使企業(yè)得以穩(wěn)定；在此基礎(chǔ)上豐富齊全的產(chǎn)品線則能保證企業(yè)的行業(yè)優(yōu)勢，這是企業(yè)經(jīng)營的目標和效益的來源。而有序競爭的實施則能進一步激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)新活力，從而推動產(chǎn)品線的不斷豐富，按勞分配是在企業(yè)經(jīng)營和員工職業(yè)目標這個最終層面完成了價值的體現(xiàn)。這四者互為依存和關(guān)聯(lián)，形成良性循環(huán)，螺旋式上升。這就是外貿(mào)企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶。

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