高校校友檔案管理的價(jià)值、問題和對策

◎呂璐璐

高校校友檔案管理的價(jià)值、問題和對策

◎呂璐璐

高校校友檔案管理應(yīng)該具有服務(wù)于學(xué)校和校友的雙重價(jià)值功能。當(dāng)前校友檔案管理中缺乏對校友檔案的常態(tài)化收集管理，對校友檔案的開發(fā)利用不足以及校友檔案管理的功利性凸顯等問題。校友檔案管理需要注重檔案資料的收集，強(qiáng)化檔案資料的開發(fā)利用和提升檔案資料的服務(wù)功能。

高校校友檔案管理具有重要的價(jià)值

高校校友檔案管理就是把高校的在校生和畢業(yè)生的各種信息資料通過收集歸類整理成規(guī)范的檔案信息的過程，包括校友在校學(xué)習(xí)工作期間形成的各種歷史記錄檔案的收集整理，校友離校后的工作生活事業(yè)狀況以及校友向?qū)W校捐贈的個(gè)人檔案等。高校校友校檔案管理有著重要的價(jià)值功能，完整的校友檔案管理對學(xué)校和對校友都有著重要的價(jià)值。

利用校友檔案，服務(wù)于校友發(fā)展。完善的校友檔案記錄了校友在校期間的成長過程，是對校友在學(xué)校期間表現(xiàn)的一種肯定和證明。校友在離開學(xué)校以后的工作生活中可能還會需要有學(xué)校提供其在校期間的一些原始檔案記錄，比如學(xué)籍注冊、學(xué)業(yè)成績等相關(guān)資料信息。如果缺乏完善的檔案資料管理將會增加校友在以后工作的困難。特別是在當(dāng)前整體就業(yè)比較困難的情況下，通過對校友檔案信息的整理收集，可以為校友提供一系列跟蹤服務(wù)，比如持續(xù)關(guān)注那些在就業(yè)工作中的弱勢群體，為其提供力所能及的幫助就有利于校友的快速成長。而且校友本身也有一種內(nèi)在歸屬感的需求，雖然離開學(xué)校但是他仍然在不停的關(guān)注于學(xué)校的發(fā)展，如果學(xué)校檔案管理部門能夠通過一定的方式告知校友學(xué)校正在發(fā)生的點(diǎn)滴變化，必然會增加校友的內(nèi)在歸屬感。

利用校友檔案，服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。校友是學(xué)校發(fā)展的一種重要資源，不僅可以利用校友捐贈為學(xué)校發(fā)展提供資金支持，而且可以利用校友檔案促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。學(xué)?？梢岳脙?yōu)秀校友檔案為在校學(xué)生樹立一種榜樣，增強(qiáng)其學(xué)習(xí)動(dòng)力。學(xué)校檔案管理部門把優(yōu)秀校友在學(xué)校期間的和工作期間的風(fēng)采、先進(jìn)事跡、工作業(yè)績等信息資料，制成展板、光盤、圖文畫冊， 并以各種形式組織師生觀看， 讓在校生了解校友取得的優(yōu)異成績， 進(jìn)一步增強(qiáng)成才的信心，為在校大學(xué)生樹立了學(xué)習(xí)的好榜樣。優(yōu)秀的校友是學(xué)生的楷模學(xué)習(xí)的對象，通過收集到的檔案資料反饋給在學(xué)的學(xué)生能夠增加其學(xué)習(xí)的動(dòng)力。學(xué)校還可以從校友檔案中了解校友綜合情況， 邀請優(yōu)秀校友回母校參與教學(xué)、管理工作， 聘請合適的校友擔(dān)任校外輔導(dǎo)員， 參加學(xué)校組織的學(xué)生座談會， 對在校生進(jìn)行人生教育、就業(yè)指導(dǎo)、傳授工作經(jīng)驗(yàn)， 介紹他們的創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷， 盡可能幫助學(xué)生解決一些思想問題和實(shí)際問題。

當(dāng)前高校校友檔案管理中存在的問題

缺乏對校友檔案的常態(tài)化收集管理。校友日常學(xué)習(xí)生活工作中的檔案資料的收集是完善檔案信息資料的前提，校友在校期間的各種原始檔案資料詳細(xì)記錄了學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)和生活情況，對于學(xué)生來說是一種寶貴的回憶和記錄。但是當(dāng)前我們的檔案管理部門在檔案收集上存在一些問題。首先，校友檔案資料數(shù)據(jù)不完善，檔案資料的收集過于簡單粗暴。對于校友檔案資料的收集主要側(cè)重于學(xué)生學(xué)籍等重要信息檔案的收集管理，而忽視了日常生活的一些重要原始檔案資料的收集，比如學(xué)生在大型藝術(shù)節(jié)、運(yùn)動(dòng)會、科研活動(dòng)、社會實(shí)踐活動(dòng)等具有代表意義的活動(dòng)照片等同樣具有重要的檔案價(jià)值。只側(cè)重于文字資料檔案收集而忽略了圖片、視頻、語音等原始檔案資料的收集，只側(cè)重于特殊時(shí)期（比如校慶時(shí)期）檔案資料的收集而忽視常態(tài)化檔案資料的收集。其次，檔案收集后缺乏檔案資料的及時(shí)整理歸類保存和檔案資料的信息更新。對于收集的檔案資料如果不及時(shí)歸類整理保存就容易遺失，就體現(xiàn)不了檔案資料的原始價(jià)值，如果不對校友的各種處于變動(dòng)中的檔案資料進(jìn)行更新就會出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的錯(cuò)誤。再者，缺乏對已畢業(yè)校友檔案資料的保存管理收集。當(dāng)前學(xué)校在校友檔案管理中存在一些不負(fù)責(zé)任，對校友的檔案管理漫不經(jīng)心，缺乏對校友檔案的跟蹤管理。比如學(xué)生一旦畢業(yè)無論其是否落后工作崗位或有新的檔案接受部門，學(xué)校為了減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)就會直接把其檔案退回原籍，可能會造成學(xué)生檔案資料的丟失。

對校友檔案的開發(fā)利用不足。校友檔案資料的收集整理只是校友檔案管理工作的一方面，校友檔案的開發(fā)利用才是校友檔案收集的最終目的。高校校友檔案的開發(fā)利用對于學(xué)校來說是一種寶貴的資源，不僅能提供學(xué)校改革發(fā)展需要的人才智力資源，還能提供物力、財(cái)力、信息、社會關(guān)系與社會美譽(yù)等資源。當(dāng)然這一切都是潛在的資源。如果我們對于收集起來的檔案資料置之不理讓其處于沉睡狀態(tài)，那就是對校友檔案資料的極大浪費(fèi)。比如學(xué)校管理部門可以利用優(yōu)秀校友檔案資料再現(xiàn)優(yōu)秀校友當(dāng)年的學(xué)習(xí)生活工作風(fēng)采，給予在校大學(xué)生更多的正能量的思想政治教育，可以邀請優(yōu)秀校友回到學(xué)校開展講座服務(wù)于學(xué)校的科研教學(xué)，同樣也可以聯(lián)絡(luò)校友對學(xué)校進(jìn)行捐款等。同樣也可以利用校友檔案對畢業(yè)的校友進(jìn)行跟蹤服務(wù)，繼續(xù)為其職業(yè)發(fā)展提供幫助等。原始的各種檔案資料只有充分的利用讓其服務(wù)于學(xué)校服務(wù)于校友發(fā)展才能使得檔案資料的收集保存管理具有真正的價(jià)值。

校友檔案管理中服務(wù)功能不足，功利化傾向嚴(yán)重。由于高校校友工作往往把校友視為高校的人力資源、教育資源、財(cái)力資源，因此偏重于強(qiáng)調(diào)校友檔案在爭取校友支持、開展學(xué)生思想政治教育、豐富校園文化等方面的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和利用手段，體現(xiàn)了以高校自身為指向的校友檔案價(jià)值觀。因此學(xué)校在校友檔案的開發(fā)利用中，相對于利用檔案資料服務(wù)于校友的功能，學(xué)校更傾向于校友對學(xué)校的回報(bào)功能，從校友身上索取挖礦的功能凸顯，都是以母校需求來指導(dǎo)工作，工作目的功利化十分明顯。當(dāng)前在校友檔案的管理工作中更多的強(qiáng)調(diào)利用校友檔案開發(fā)校友資源、服務(wù)學(xué)校發(fā)展，具體的校友工作是以以母校的需求來開展，如校慶時(shí)需要校友捐錢捐物，每年安排畢業(yè)生實(shí)習(xí)、安排工作等，在校友檔案管理中我們更多的強(qiáng)調(diào)高校校友資源是高校取之不盡、用之不竭、世代延續(xù)的寶貴資源，是高校的一種無形資產(chǎn)，希望能夠充分利用校友資源服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。因此在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理部門更注重整理收集具有一定社會地位的校友檔案信息，主要下大功夫整理從學(xué)校走出的名人校友的檔案，而有意或無意的忽視了一般校友的檔案管理工作，這是典型的嫌貧愛富功利化的檔案管理行為。當(dāng)然從學(xué)校的角度，建立校友檔案，開發(fā)校友資源服務(wù)于學(xué)校并沒有過錯(cuò)，畢竟優(yōu)秀校友的檔案有著更多的價(jià)值，但是還應(yīng)該從校友主體性的角度，滿足廣大校友的需求，避免檔案管理功能的單一化。一方面我們利用校友檔案服務(wù)于學(xué)校，另外我們也需要利用校友檔案更好的服務(wù)于校友，檔案管理工作既要滿足于學(xué)校發(fā)展的需要，同時(shí)也要滿足于校友的需要，特別是從學(xué)校走出來的處于弱勢群體層面的校友更需要學(xué)校對其未來發(fā)展的持續(xù)關(guān)注以及提供力所能及的幫助。如果學(xué)校能夠及時(shí)的掌握校友的各種檔案資料且伸出援助之手，解決校友生活工作的困頓，就會增加校友對學(xué)校的認(rèn)同感和歸屬感。實(shí)際上一般校友檔案資料的收集和整理才體現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作中的以人為本服務(wù)于校友的理念。

高校校友檔案管理的策略

注重校友檔案的收集整理。收集工作是開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)， 要保證校友信息數(shù)據(jù)庫資料的完整和準(zhǔn)確， 需要有大量的歷史數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)。這就要求在校友檔案資料的收集中需要注意靜態(tài)檔案信息整理和動(dòng)態(tài)檔案信息并重，重要檔案信息和一般檔案信息并重，確保檔案信息的翔實(shí)完整。在檔案資料收集的過程既要關(guān)注學(xué)籍學(xué)業(yè)等原始重要檔案的收集，還要注意日常生活中體現(xiàn)校友風(fēng)貌風(fēng)采的檔案資料的收集，既要關(guān)注文字文本資料檔案的收集，還要關(guān)注語音視頻圖片等資料的收集，既要關(guān)注在校校友檔案資料的收集還要注意已離開學(xué)校校友的檔案收集，既要關(guān)注知名校友的檔案資料收集還需要注意一般校友檔案資料的收集。既要注意保存已經(jīng)收到的各種校友檔案資料還需要對校友檔案資料信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。特別是隨著校友持續(xù)不斷的流動(dòng)，需要密切關(guān)注校友檔案信息的變化，不斷更新檔案資料使這些檔案信息具有真實(shí)的價(jià)值。而且由于檔案是更易受損的物質(zhì)，而且一旦發(fā)生實(shí)體破壞的現(xiàn)象，將造成無法挽回的損失。原始的書面校友檔案一般只能起到通訊錄的作用，在編研校友檔案的基礎(chǔ)上，還需要建立并應(yīng)用校友檔案開發(fā)校友檔案互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺， 校友檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

注重校友檔案的開發(fā)利用。校友檔案管理中要注意檔案資料的收集保存和利用并重。完整的檔案資料只有得到充分的利用才能體現(xiàn)檔案存在的價(jià)值，校友檔案管理的價(jià)值在于其得到有效利用，在于服務(wù)于學(xué)校發(fā)展，服務(wù)于校友發(fā)展。當(dāng)前校友檔案管理中要兩手并重，一方面強(qiáng)化校友檔案信息的收集整理保存，檔案部門要通過各種方式各種手段完善校友檔案的數(shù)據(jù)資料，另一方面強(qiáng)化檔案信息的開發(fā)利用，讓具有靜態(tài)特征的檔案資料充分發(fā)揮動(dòng)態(tài)的功能，通過檔案資料增加校友和學(xué)校之間的良性互動(dòng)，不斷服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和校友發(fā)展。

注重校友檔案的雙重服務(wù)功能。校友檔案管理中要服務(wù)于校友和服務(wù)于學(xué)校并重。在校友檔案管理中要以人為本，以服務(wù)于校友作為建立校友檔案資料的第一要?jiǎng)?wù)，其次才是服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。服務(wù)于校友就需要充分的關(guān)注校友生活學(xué)習(xí)工作中的點(diǎn)滴，加強(qiáng)對校友的情感關(guān)懷，加強(qiáng)對校友工作生活的支持，時(shí)刻關(guān)注校友的發(fā)展，加強(qiáng)校友與學(xué)校之間的溝通與互動(dòng)，讓已經(jīng)畢業(yè)的校友能夠享受于在學(xué)校時(shí)同等的待遇。特別是對于處于發(fā)展低潮期困惑期迷茫期的校友亟須母校在多方面予以關(guān)懷，如果母校能夠幫助他們在人生的道路上走得更順利， 通常而言，老校友都會非常感懷，一旦母校需要，大都會盡心盡力。所以服務(wù)于校友本身也就是服務(wù)于學(xué)校，兩者并不矛盾，因此在檔案的開發(fā)利用，應(yīng)以校友為本，一切從校友的需求出發(fā)，為校友提供熱誠服務(wù)，幫助校友建功立業(yè)。當(dāng)然服務(wù)于校友的同時(shí)也增加校友對學(xué)校的認(rèn)同歸屬感，最終服務(wù)于學(xué)校發(fā)展，實(shí)現(xiàn)校友和學(xué)校的合作共贏。

（作者單位：南陽農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院學(xué)生工作處）