企業(yè)電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設(shè)

摘要：文章以企業(yè)信息化管理的角度，從企業(yè)電子文檔的安全存儲及協(xié)同共享兩個方面入手，分析了建筑施工企業(yè)電子文檔存儲和使用現(xiàn)狀，淺議建設(shè)電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的必要性，并闡述了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)。通過電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設(shè)，加強(qiáng)建筑施工企業(yè)電子文檔的集中存儲管理，提高電子文檔的使用價值。

關(guān)鍵詞：電子文檔；安全管理；協(xié)同共享；信息化；企業(yè)管理 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：TP393 文章編號：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.33.072

1 概述

信息化時代，很多企業(yè)都開始實(shí)行無紙化辦公，用電子文檔資料替代紙質(zhì)資料。建筑施工企業(yè)項(xiàng)目較多，施工方案、工程圖紙等電子文檔資料文件數(shù)量巨大，這些電子文檔是企業(yè)的核心技術(shù)資料，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)。如何通過安全有效的存儲來提高電子文檔資料的使用價值，成為建筑施工企業(yè)面臨的一大難題。

2 電子文檔存儲和使用現(xiàn)狀

建筑施工企業(yè)電子文檔資料眾多，包括合同標(biāo)書、施工組織設(shè)計(jì)、工程圖紙、施工方案、施工日志、工程報(bào)表、工程竣工資料、影像資料、科研資料等，簡而言之，一切與工作相關(guān)的文檔資料都包含在內(nèi)。電子文檔資料數(shù)量不斷增加，面對這些泛濫成災(zāi)的電子文檔資料，很多企業(yè)手足無措，導(dǎo)致企業(yè)電子文檔資料存儲和使用混亂不堪?，F(xiàn)階段，在電子文檔的存儲和使用方面，建筑施工企業(yè)主要面臨著以下三個方面的問題：

2.1 缺乏管理，存儲混亂

建筑施工企業(yè)缺乏行之有效的電子文檔資料管理制度，導(dǎo)致電子文檔資料全部分散存儲在企業(yè)員工的工作電腦中，有些資料甚至存儲在員工的私人電腦內(nèi)。如果員工的電腦發(fā)生故障無法開機(jī)，就會導(dǎo)致電腦內(nèi)資料丟失無法找回；因員工工作調(diào)動或離職，在帶走個人電腦的同時也帶走了電腦中的文檔資料。另外，建筑施工企業(yè)員工流動性較大，員工電腦中可能存儲著若干個項(xiàng)目的文檔資料，資料繁多、存儲混亂。

2.2 版本混亂，不易維護(hù)

施工方案、圖紙等文檔資料，需要經(jīng)過多次修改與更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改過程中的多個中間版本，該不該保存呢？如果保存中間版本，在員工電腦中，同一個文件就會出現(xiàn)多個版本，這樣就會顯得不清晰，很混亂；如果只保存最新版，不保存中間版本，在修訂最新版需要回滾到以前的版本的時候就無法回滾，另外，每個中間修改版本，都有修改原因及修改記錄，對最新版文件能起到支撐和解釋的作用。

2.3 存儲分散，難于協(xié)同

建筑施工企業(yè)項(xiàng)目遍布全國各地，電子文檔資料也分散存儲在全國各地，這樣就導(dǎo)致了企業(yè)的電子文檔資料成為若干個孤立的小島，信息查找難度大，文件利用效率低。項(xiàng)目上的電子文檔資料很難被公司其他項(xiàng)目所利用或借鑒，公司機(jī)關(guān)各部門也只能通過線下溝通聯(lián)系方可獲取相應(yīng)電子文檔資料，然而線下獲取資料受到諸多因素限制，導(dǎo)致獲取資料不及時、工作效率低下等情況。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

針對上述問題，建筑施工企業(yè)應(yīng)建設(shè)一套企業(yè)級的電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，一方面可實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文檔集中存儲、安全管理；另一方面可實(shí)現(xiàn)協(xié)同共享，提高電子文檔使用價值。

電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺不同于以往的企業(yè)網(wǎng)盤或企業(yè)私有云，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺在做到集中存儲的同時，還提供了文件加密傳輸、系統(tǒng)安全備份、版本清晰明確、便捷協(xié)同共享、嚴(yán)謹(jǐn)權(quán)限控制、高效文件搜索、隨時隨地移動辦公等強(qiáng)大的功能。

3.1 系統(tǒng)功能設(shè)置

3.1.1 集中安全存儲。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺為企業(yè)建立企業(yè)級的數(shù)據(jù)存儲中心，通過互聯(lián)網(wǎng)將公司機(jī)關(guān)及各項(xiàng)目連接起來。機(jī)關(guān)及各項(xiàng)目員工通過系統(tǒng)操作，將電子文檔資料及時上傳至電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文檔資料集中存儲、統(tǒng)一備份，避免存儲過于分散，同時還能避免因誤操作或病毒感染等導(dǎo)致的重要文檔資料丟失、損壞，保障電子文檔資料的安全。

3.1.2 加密安全傳輸。為保證電子文檔資料的安全性，在文件上傳時，系統(tǒng)會對文件進(jìn)行必要的加密處理，加密后再進(jìn)行存儲。從服務(wù)器取得電子文檔資料后需要通過系統(tǒng)解密處理，還原文件的本來面目，以便用戶查閱。當(dāng)然，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的加密和解密是一個動態(tài)加密和動態(tài)解密的過程，無需用戶干預(yù)。

3.1.3 系統(tǒng)安全備份。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺提供自動備份功能，支持自動備份企業(yè)文檔文件、數(shù)據(jù)庫文件以及程序文件，備份的形式可選完整備份或增量備份。即使因某種原因?qū)е路?wù)器中文件丟失或數(shù)據(jù)損壞，系統(tǒng)也可以第一時間進(jìn)行恢復(fù)，減少企業(yè)損失。

3.1.4 版本清晰明確。電子文檔修改或更新后，系統(tǒng)能清晰地記錄文件的修改與更新版本，全程記錄文件的每一個歷史操作，自動為每個文件版本編號，并保存文件的所有版本。在系統(tǒng)前臺，顯示文件的最新版本，打開文件詳情后，在版本列表內(nèi)會顯示文件的所有版本，以便用戶查閱或回滾至以前版本。

3.1.5 便捷協(xié)同共享。系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部安全、高效的文檔分享平臺，通過文件發(fā)布、推薦、訂閱等功能，取代傳統(tǒng)QQ、郵件等形式，實(shí)現(xiàn)電子文件的快速共享，保障信息傳輸?shù)陌踩耘c時效性。分享更加高效，協(xié)作更加便捷。

3.1.6 嚴(yán)謹(jǐn)權(quán)限控制。除便捷高效的協(xié)同共享功能外，系統(tǒng)后臺還能夠建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的權(quán)限體系，不僅可以對員工所在部門或項(xiàng)目、職務(wù)、角色等進(jìn)行多維度授權(quán)，還可以對文件夾進(jìn)行多層級授權(quán)。通過嚴(yán)謹(jǐn)完善的權(quán)限體系，一方面，員工可以查閱自身權(quán)限下的所有文檔資料，解決了跨部門、跨項(xiàng)目借閱困難的問題；另一方面，員工不能查閱自身權(quán)限以外的文檔資料，避免了企業(yè)電子文檔集中存儲可能帶來的隱私和安全問題，保障了企業(yè)電子文檔整體的安全性。

3.1.7 高效文件搜索。系統(tǒng)內(nèi)置強(qiáng)大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根據(jù)時間、類別、標(biāo)簽、文件位置等多種條件進(jìn)行查找；支持通過全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，減少查找時間，提高工作效率；支持文件名稱、文件內(nèi)容、文件類型、文件格式、擴(kuò)展屬性以及全部搜索。搜索條件和上一次搜索條件進(jìn)行組合，支持無限次二次檢索。

3.1.8 隨時隨地移動辦公。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺采用B/S架構(gòu)（Brower/Server）與C/S架構(gòu)（Client/Server）相結(jié)合的方式，支持瀏覽器和客戶端兩種訪問方式，同時系統(tǒng)還為手機(jī)用戶開發(fā)了安卓客戶端和IOS客戶端，不論員工在辦公室還是在工地，均可隨時隨地登入系統(tǒng)查閱電子文檔資料。另外，系統(tǒng)支持200多種文件格式的在線預(yù)覽，無論是專業(yè)AutoCAD圖紙，還是各種流媒體文件，都可直接在線預(yù)覽，打破了文件必須下載到本地以及需要安裝專業(yè)軟件才能查看的限制，使得電子文檔查閱更加方便、快捷、高效。

3.2 系統(tǒng)建設(shè)

系統(tǒng)建設(shè)流程如圖1所示：

3.2.1 系統(tǒng)架設(shè)。系統(tǒng)初步籌劃后，在市面上選擇合適的軟件合作商，選擇軟件商時要對其提供的軟件產(chǎn)品以及售后服務(wù)做綜合考慮。同時購置系統(tǒng)運(yùn)行所需服務(wù)器，要綜合考慮企業(yè)自身的用戶規(guī)模、文件規(guī)模等因素來購置服務(wù)器。如1000用戶左右的企業(yè)，可購置一臺2U雙路機(jī)架式服務(wù)器，采用英特爾至強(qiáng)E5-2600處理器（雙CPU），最大支持8塊3.5寸硬盤或16塊2.5寸硬盤，最大可實(shí)現(xiàn)32T存儲容量。

3.2.2 基礎(chǔ)配置。系統(tǒng)安裝部署并初始化后，導(dǎo)入企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及人員信息，并確定文件夾結(jié)構(gòu)體系，可選擇按項(xiàng)目或職能機(jī)構(gòu)來建立文件夾體系，若按項(xiàng)目建立，每個項(xiàng)目文件夾中包含各職能機(jī)構(gòu)子文件夾；若按職能機(jī)構(gòu)建立，則每個職能機(jī)構(gòu)的文件夾中包含各項(xiàng)目子文件夾。建筑施工企業(yè)以項(xiàng)目為重點(diǎn)，為確保各項(xiàng)目電子文檔的完整性，建議建筑施工企業(yè)選擇按項(xiàng)目來建立文件夾體系。研究確定系統(tǒng)的權(quán)限體系，根據(jù)員工的部門及職務(wù)不同，設(shè)置不同的文檔查閱權(quán)限。

3.2.3 系統(tǒng)試運(yùn)行。系統(tǒng)經(jīng)調(diào)試后，選定某個項(xiàng)目作為試運(yùn)行單位，開展試運(yùn)行培訓(xùn)。在試運(yùn)行過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。試運(yùn)行結(jié)束后需總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，為系統(tǒng)正式推廣應(yīng)用做好準(zhǔn)備。

3.2.4 系統(tǒng)正式上線。企業(yè)需發(fā)布系統(tǒng)正式運(yùn)行的通知，并逐級開展培訓(xùn)工作。定期檢查監(jiān)督系統(tǒng)使用情況，定期開展考核，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3.3 系統(tǒng)運(yùn)行保障措施

3.3.1 領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。企業(yè)的任何一項(xiàng)工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能更好地開展，否則工作開展起來會困難重重。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣應(yīng)用工作也是這樣，如果領(lǐng)導(dǎo)能高度重視起來，將會起到一個良好的帶動作用，從而調(diào)動起各個部門、各個項(xiàng)目積極配合起來，更好地為電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺積累和充實(shí)原始數(shù)據(jù)，為系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，創(chuàng)造良好的條件。

3.3.2 完善的管理制度。隨著電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣和應(yīng)用，企業(yè)信息化主管部門應(yīng)下發(fā)相應(yīng)的管理制度。制度應(yīng)條理清晰，明確電子文檔上傳的范圍、格式、時間等要求，闡明系統(tǒng)權(quán)限體系、協(xié)同共享等事項(xiàng)，確保管理制度切實(shí)可行。

3.3.3 開展定期考核。系統(tǒng)推廣應(yīng)用后，企業(yè)信息化管理部門及各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對各項(xiàng)目開展系統(tǒng)應(yīng)用情況的定期考核，切實(shí)監(jiān)督各項(xiàng)目按時、按要求上傳電子文檔資料，確保企業(yè)電子文檔資料的完整性。

4 結(jié)語

通過電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設(shè)，一方面，可實(shí)現(xiàn)建筑施工企業(yè)電子文檔的集中安全存儲，加強(qiáng)企業(yè)電子文檔的管理效率；另一方面，通過實(shí)現(xiàn)電子文檔的協(xié)同共享和再利用，大大提高建筑施工企業(yè)電子文檔的使用價值。

參考文獻(xiàn)

[1] 王成良，曾德.企業(yè)信息集成平臺電子文檔安全存儲 管理技[J].重慶大學(xué)學(xué)報(bào)，2003，26（6）.

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作者簡介：姚順?。?986-），男，安徽黃山人，中交隧道局電氣化工程有限公司信息化部門經(jīng)理，研究方向：企業(yè)信息化。

（責(zé)任編輯：秦遜玉）